Cara merancang masa anda dalam Notion menggunakan GTD

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kumpul semua urusan anda dalam satu meja berguna untuk kawalan mudah.

Apakah GTD

Penggodam hayat telah berulang kali menerbitkan artikel mengenai teknik GTD - Mendapatkan Perkara. Ia telah dicipta dan diterangkan secara terperinci dalam bukunya oleh jurulatih perniagaan David Allen. Secara ringkas, peraturan asas sistem ini boleh diterangkan seperti berikut:

1. Tangkap semua maklumat … Tulis semua idea, tugas, dan perbuatan. Jika ada sesuatu yang anda tidak boleh lakukan sekarang, buat tanda tanpa bergantung pada ingatan. Semua yang anda rakam disimpan dalam Peti Masuk yang dipanggil.
2. Kekalkan ketertiban. Apabila folder dengan "Tugas Masuk" terisi, anda perlu menyusun kandungannya, mengisih tugas ke dalam kategori dan membuat penjelasan serta nota supaya anda tidak terlupa apa-apa.
3. Utamakan … Setiap tugas harus mempunyai tarikh akhir dan tahap kepentingan supaya anda tahu apa yang perlu dilakukan dahulu dan apa yang boleh menunggu.
4. Simpan segala-galanya dekat dengan tangan … GTD tidak mempunyai tempat untuk prinsip "tulis kemudian". Senarai tugasan dan nota anda hendaklah sentiasa ada dalam pandangan anda: pada komputer, telefon pintar, tablet dan peranti lain anda. Dengan cara ini, jika idea menarik terlintas di fikiran atau anda memikirkan beberapa kes yang tidak direkodkan, anda boleh menuliskannya dengan segera. Apabila tarikh akhir untuk tugasan menghampiri, anda akan menerima peringatan, kemuliaan kepada pemberitahuan yang ada di mana-mana.

Anda boleh membaca lebih lanjut mengenai GDT dalam panduan kami.

Teknik ini bagus untuk serba boleh. Penciptanya, David Allen, agak kuno: dengan "Peti Masuk" dia bermaksud folder kertas sebenar. Dia juga mencetak e-mel dan meletakkannya pada set fail.

Tetapi dengan kejayaan yang sama GTD boleh digunakan pada fail dan folder komputer, menggunakan sistem ini bersama-sama dengan beberapa perkhidmatan. Contohnya, anda boleh menggunakan teknik ini untuk mengisih e-mel Gmail anda, menulis tugasan ke "", atau mengawal sepenuhnya kehidupan anda dengannya. Akhirnya, banyak pengurus tugas seperti Wunderlist yang sama dipertajam di bawah falsafah GTD.

Dan sudah tentu, anda boleh menggunakan teknik ini dalam program yang hebat dan serba boleh seperti Notion.

Ia adalah gabungan Google Docs, Evernote, Trello dan sedozen aplikasi lain. Notion boleh melakukan hampir semua yang anda perlukan untuk bekerja. Nota, hamparan, pangkalan pengetahuan, senarai tugasan, papan kanban, dokumen - program ini mempunyai semuanya. Adalah berdosa jika tidak menggunakannya untuk mengatur urusan anda dalam gaya GTD.

Dan Maria Aldrey, seorang perunding perniagaan yang membantu pemimpin perniagaan mengatur kerja mereka, mencipta sistem berasaskan GTD miliknya sendiri untuk Notion. Dia berkongsi perkembangan ini dalam blognya.

Cara menggunakan GTD dalam Notion

Saya tidak begitu teratur. Jadi apabila saya mengetahui tentang GTD David Allen, hidup saya benar-benar berubah. Sekarang ini adalah sejenis agama bagi saya. Secara beransur-ansur, saya membina sistem saya sendiri, yang membolehkan saya mengikuti segala-galanya, bekerja pada rentak biasa saya.

Saya menggunakan amalan yang saya panggil Perancangan Mingguan. Saya memperuntukkan satu jam setiap Ahad (atau Isnin) untuk merancang minggu hadapan. Tabiat ini membantu saya menyelesaikan masalah yang kompleks dengan memecahkannya kepada yang lebih kecil dan lebih mudah diurus. Jadi saya lebih banyak selesai, kurang keletihan, dan lebih mudah fokus pada kerja.

Bagi saya, Notion adalah seperti permainan. Ia mengambil masa untuk menyediakan sistem. Tetapi apabila dia sudah bersedia, menyelesaikan tugasan menjadi menyeronokkan, mudah dan pantas.

Setiap minggu, saya mengklik butang dalam Notion, dan hamparan kosong muncul di hadapan saya. Terdapat satu kosong di sini, yang boleh anda ambil dan gunakan.

Berikut ialah proses langkah demi langkah yang saya gunakan untuk menjadualkan tugas saya dengan Notion.

1. Kumpul idea anda

Luangkan masa 10 minit untuk menyenaraikan dan menulis semua idea anda dalam lajur ini. Mereka akan bertukar menjadi tugasan yang perlu anda selesaikan pada minggu akan datang.

1. Senaraikan semua projek anda yang belum siap.
2. Semak tugasan anda untuk tiga bulan sebelumnya untuk mencari mana-mana tugasan yang cemerlang.
3. Lihat kalendar anda: mungkin ada sesuatu yang dirancang di sana juga.
4. Semak buku nota kertas anda, jika ada. Mungkin ada juga beberapa idea yang perlu dipindahkan ke Notion.
5. Fikirkan sama ada terdapat apa-apa tugas lain yang perlu anda lakukan atau orang untuk bekerjasama.

Kumpulkan semua idea ini bersama-sama dan senaraikannya dalam lajur pertama. Ini adalah rancangan anda untuk tujuh hari akan datang.

2. Berikan tindakan yang sesuai

Idea tidak buruk, tetapi tanpa tindakan aktif, ia akan kekal sebagai idea. Tanya diri anda, "Apakah yang perlu saya lakukan untuk memindahkan tugasan ini ke penghujung?"

Sebagai contoh:

• Teruskan mengisi tapak dengan kandungan → Tulis draf bahagian "Perihal saya".
• Cipta kalendar penerbitan kandungan → Lukis peta memori untuk siaran dan tetapkan tarikh.
• Buat video untuk blog → Tulis skrip video.
• Temui Chris → Hantarkan e-mel kepadanya dengan tarikh dan tempat mesyuarat.

Ingat, jika lebih daripada satu tindakan diperlukan untuk menyelesaikan tugas, anda mesti memutuskan perkara yang perlu dilakukan terlebih dahulu.

3. Tetapkan segera

Seterusnya, anda mesti menentukan kesegeraan setiap tugas. Ini adalah perlu untuk memberi tumpuan kepada perkara yang benar-benar penting, dan bukan hanya melakukan banyak kerja.

Untuk memahami perkara yang perlu dilakukan dahulu, saya menyusun idea saya kepada empat kategori:

• Tugas penting - perkara yang membawa kita lebih dekat untuk mencapai matlamat.
• Tugasan mendesak - tindakan yang memerlukan perhatian segera.
• Ia tidak akan menyakitkan - kategori ini termasuk perkara yang mungkin tidak mendesak dan tidak penting, tetapi pelaksanaannya akan menjadikan hidup anda lebih mudah untuk tujuh hari akan datang.
• Boleh tunggu - ini adalah tugasan yang boleh dijadualkan semula untuk seminggu lagi.

4. Tentukan tahap kepekatan

Malangnya, kita semua mempunyai jumlah perhatian, masa dan tenaga yang terhad. Setiap tugas menggunakan peratusan tertentu sumber penting ini. Oleh itu, nilaikan tugas yang dijadualkan dan tetapkan nombor yang sepadan kepadanya dalam lajur keempat.

Sebagai contoh, menulis draf untuk catatan blog mengambil kira-kira 20% perhatian saya. Dan surat untuk Chris adalah tiga baris panjang - hanya 2%.

5. Berikan keutamaan

Kotak semak ini menandakan tugasan yang mempunyai teg "Penting" dan "Urgent". Iaitu, mereka perlu dilakukan, tidak kira apa. Ini senarai keutamaan anda.

Apabila anda selesai memilih tugasan ini, tambahkan peratusan daripada lajur sebelumnya untuk melihat jumlah sumber yang akan anda belanjakan untuk tugasan tersebut. Jika ternyata lebih daripada 90%, maka anda terlalu menilai kekuatan anda dan menggigit lebih daripada yang anda boleh kunyah. Jadualkan semula sebahagian daripadanya ke minggu depan, atau anda akan terlalu bekerja dan tidak mempunyai masa untuk apa-apa.

By the way, petua berguna: Notion membolehkan anda menapis kandungan baris jadual - ini adalah cara anda boleh memilih tugas keutamaan.

6. Jadualkan tugasan

Tanda semak dalam lajur seterusnya menunjukkan jika tugasan dijadualkan pada kalendar anda. Tentukan bila anda akan menjalankannya dan buat acara yang sesuai.

Ngomong-ngomong, jika anda tidak menggunakan Kalendar Google atau sesuatu, dapatkan sendiri Notion. Di sana anda boleh menambah tugasan yang dijadualkan untuk minggu itu.

7. Mewakilkan tugas

Ya, anda mempunyai bilangan jam yang sama setiap hari seperti Beyoncé, tetapi dia mempunyai pasukan pembantu yang besar yang melakukan kerja kotor untuknya, jadi dia melakukan lebih banyak lagi. Walau bagaimanapun, jika anda juga mempunyai seseorang yang anda boleh mengalihkan beberapa tugas di atas bahunya, berbuat demikian dan tandakan tugas yang diwakilkan dalam lajur yang sesuai.

8. Selesaikan tugasan

Nah, semuanya mudah. Apabila anda menyelesaikan projek anda atau menyelesaikan tugas, tandai kotak dalam lajur terakhir.

Bonus

Berikut ialah beberapa langkah untuk membantu anda menjadi lebih teratur:

1. Semak perbelanjaan anda sepanjang minggu lalu dan rancang belanjawan anda untuk seterusnya.
2. Fikirkan menu anda untuk minggu ini, tambahkan produk pada senarai beli-belah.
3. Proseskan Peti Masuk anda untuk tujuh hari yang lalu tepat pada masanya dan susun semua yang terkumpul di sana.
4. Rancang sekurang-kurangnya satu hari seminggu untuk bersenam.

Ingat bahawa GTD agak fleksibel dan boleh disesuaikan mengikut keperluan anda. Jangan ragu untuk melaraskan templat Notion. Sebagai contoh, ruangan Perhatian Maria nampaknya berlebihan kepada saya. Bagi saya, catatan sudah memadai sama ada tugas itu mendesak atau tidak. Anda boleh memadamkan lajurnya dengan mudah dan menambah lajur anda sendiri. Jadi, saya mencipta lajur berlabel "Kerja", "Rumah", "Kreativiti" dan lain-lain untuk mengisih tugas mengikut kategori. Anda boleh melakukannya dengan cara anda.