6 petua untuk pengurusan e-mel yang berkesan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

E-mel ialah salah satu alat komunikasi terbaik dan, mungkin, satu-satunya yang digunakan oleh semua pengguna tanpa pengecualian. Anda mungkin atau mungkin tidak suka messenger segera, menggunakan sembang Skype atau Facebook, tetapi anda mungkin mempunyai alamat e-mel.

Setiap hari kami menerima dalam peti masuk kami bukan sahaja mesej daripada rakan dan rakan sekerja, tetapi juga berpuluh-puluh surat pengiklanan, pemberitahuan, hanya spam. Untuk mengelakkan lemas dalam jumlah mesej masuk yang banyak, adalah sangat penting untuk membangunkan dan menggunakan kemahiran e-mel yang berkesan.

hak cipta

Jadualkan masa semakan e-mel

Jika anda merasakan bahawa anda menghabiskan terlalu banyak masa memproses mel, dan bilangan surat dalam peti masuk anda masih tidak berkurangan, maka cuba rancang dengan lebih tegar masa untuk menyemak peti mel anda. Biasanya kita mula menyemak mel, mencari pautan yang menarik dalam surat itu, pergi ke tapak, dari sana ke yang lain … dan selepas setengah jam kita ingat dan kembali ke menghurai huruf. Akibatnya, masa telah berlalu, tetapi perkara itu tidak berganjak.

Oleh itu, cuba peruntukkan masa terhad tertentu untuk diri anda bekerja dengan mel. Setiap orang boleh menetapkan kekerapan dan tempoh selang ini untuk diri mereka sendiri, bergantung pada jumlah surat-menyurat mereka. Mungkin satu jam pada waktu pagi dan satu jam pada penghujung hari bekerja, atau mungkin lebih mudah untuk anda log masuk ke akaun mel anda setiap jam selama lima minit. Paling penting, cuba mematuhi jadual yang ditetapkan untuk diri sendiri dan tidak terganggu oleh apa-apa orang luar. Kesedaran itu masa anda terhad, sudah pasti akan membawa kepada peningkatan kecekapan pemprosesan resit pos.

Setiap huruf bermakna tindakan

Peraturan utama yang perlu anda gunakan semasa menghuraikan mel ialah setiap surat terbuka memerlukan anda melakukan sesuatu. Jika anda telah membuka surat, maka anda tidak boleh meninggalkannya dalam Peti Masuk sekali lagi. Anda mesti sama ada segera membalas surat itu, atau memajukannya kepada seseorang yang lebih mahir dalam menangani isu ini, atau menjadualkan tugasan untuk diri sendiri dalam Tugasan Google atau kalendar - dalam apa jua keadaan, akibat tindakan anda, surat itu harus dipadamkan atau dipindahkan ke arkib, iaitu tinggalkan peti masuk … Jika anda mengikuti peraturan mudah ini, peti masuk anda akan dibersihkan lambat laun.

hak cipta

Penapis dan pintasan

Jika anda menerima sejumlah besar e-mel setiap hari, maka menghuraikannya memerlukan banyak masa dan usaha di pihak anda. Mengapa anda tidak menggunakan sumber perkhidmatan pos untuk ini, terutamanya kerana kebanyakan perkhidmatan mempunyai ciri ini dan dilaksanakan dengan sempurna?

Ini mengenai menyediakan penapis untuk pemprosesan mel automatik. Daripada mengklik secara manual pada setiap siaran dan setiap klik anda adalah masa dan usaha yang sama, cuma tetapkan penapis yang anda mahukan sekali. Sebagai contoh, semua mesej daripada alamat saudara-mara anda secara automatik akan pergi ke folder Keluarga dan ditandakan dengan penanda sebagai penting. Semua siaran akhbar pergi ke folder berasingan memintas folder Peti Masuk, dan pemberitahuan daripada rangkaian sosial segera dihantar ke Sampah.

Dengan cara ini, anda boleh mengkategorikan mesej mengikut topik utama dan menyediakan sewajarnya untuk pemprosesannya. Anda tidak akan mempunyai situasi di mana otak anda, apabila menghuraikan mel, beralih daripada kerja rumah kepada isu perniagaan, dan kemudian serta-merta kepada mel hiburan, dan kemudian kembali.

Terdapat sejumlah besar pilihan untuk mencipta pelbagai penapis, dan saya pasti bahawa sebaik sahaja anda membina sistem penapisan automatik, anda akan menjimatkan hari dan bulan masa anda. Selain itu, menggunakan label yang ditetapkan atau pengedaran mengikut folder, anda boleh mencari huruf yang anda perlukan dengan mudah dalam arkib (adakah anda ingat bahawa folder Peti Masuk kami kosong sepenuhnya?).

Gunakan carian

Ramai pengguna, terutamanya pemula, menyimpan semua e-mel mereka dalam Peti Masuk mereka kerana mereka merasakan mereka tidak akan menemuinya lagi apabila mengarkibkan. Jika anda menyediakan sistem penapis dan pintasan, seperti yang diterangkan dalam perenggan sebelumnya, maka arkib anda sudah teratur dan lebih mudah untuk dinavigasi di dalamnya. Tetapi jangan lupa tentang bar carian juga. Sebagai contoh, dalam Gmail, sistem untuk mencari huruf sangat sempurna (siapa yang akan meraguinya!) Sehingga tidak sukar untuk mencari sebarang surat.

Gunakan tanda

Banyak perkhidmatan e-mel mempunyai ciri untuk menandakan mesej dengan penanda khas (dalam Gmail, ini adalah bintang). Dengan bantuan mereka, adalah mudah untuk menyerlahkan mesej yang diperlukan yang memerlukan perhatian anda dan meletakkannya dalam folder yang berasingan. Dalam Gmail, anda boleh memilih set bendera anda sendiri dan menggunakannya dengan agak fleksibel. Oleh itu, sekali pandang pada kandungan peti masuk anda sudah cukup untuk membezakan e-mel mengikut kepentingannya.

Gunakan pintasan papan kekunci

Menggunakan kekunci pintas boleh mempercepatkan pemprosesan surat-menyurat sehingga berbaloi untuk menghabiskan beberapa jam mempelajarinya. Tetapi sebelum itu, lihat pada tetapan (dalam Gmail ia Tetapan - Umum - Pintasan) dan pastikan ia dihidupkan. Selepas itu, hanya tekan tanda soal pada papan kekunci dan anda akan melihat gesaan dengan semua kekunci panas Gmail.

E-mel ialah alat komunikasi yang hebat, tetapi itu tidak bermakna anda perlu menumpukan separuh daripada hidup anda untuk proses ini. Automasi maksimum semua proses, balasan pantas atau pemajuan mesej, merancang masa anda, bersama-sama dengan petua lain daripada artikel ini, akan membolehkan anda menangani sebarang bilangan surat dengan cepat dan menjimatkan lebih banyak masa untuk aktiviti yang lebih menyeronokkan.