Bagaimana untuk membersihkan Dokumen Google

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kami mencari "Folder baharu" yang tidak berkesudahan dan menyingkirkan dokumen dengan nama yang tidak dapat difahami.

Jika anda banyak bekerja dengan Google Docs, atau Google Docs, maka anda mungkin menghadapi masalah bahawa terdapat terlalu banyak fail, dan halaman utama perkhidmatan bertukar menjadi loteng yang bersepah. Lifehacker memberitahu bagaimana anda boleh membuat susunan daripada huru-hara.

Gunakan alat pengisihan terbina dalam

Google Docs mempunyai beberapa alat pengisihan terbina dalam untuk membantu anda mencari fail yang anda inginkan dengan cepat. Untuk melakukan ini, hanya pilih pilihan yang sesuai dengan mengklik pada salah satu simbol di bahagian atas kanan skrin utama.

1. Mengikut format paparan

Perkhidmatan ini membolehkan anda menyesuaikan cara pilihan untuk memaparkan fail: senarai atau grid. Untuk melakukan ini, hanya klik pada ikon yang sepadan.

2. Mengikut tarikh atau tajuk

Anda boleh mengisih dokumen dengan mudah mengikut tarikh ia dilihat, tarikh perubahan yang dibuat oleh anda atau semua pengguna, dan juga mengikut tajuk.

3. Oleh pemilik

Dokumen Google membenarkan berbilang pengguna untuk bekerja pada dokumen sekaligus, itulah sebabnya perkhidmatan ini sangat mudah. Jika anda bukan sahaja mencipta dokumen, tetapi juga bekerja dengan orang yang tidak dikenali atau bekerja secara kolektif, pengisihan mengikut pemilik (pencipta) dokumen akan membantu anda. Untuk menggunakannya, cuma klik pada item yang sesuai pada skrin utama dan pilih pilihan yang sesuai.

4. Jika boleh akses

Untuk melihat semua fail yang dibuat oleh pengguna lain dan tersedia untuk anda, klik pada ikon folder di sudut kanan atas skrin utama dan pilih "Tersedia".

Teratur di Google Drive

Semua fail daripada Google Docs (serta Helaian dan Slaid) tersedia di Google Drive. Oleh itu, sebahagian besarnya, pesanan dalam Cakera ialah syarat pesanan dalam Dokumen. Inilah yang boleh anda lakukan untuk menangani huru-hara.

1. Isih dokumen ke dalam folder

Anda boleh membuat folder dengan mudah di Google Drive. Untuk melakukan ini, anda perlu mengklik pada butang besar "Buat" dan pilih item "Folder".

Berikan fail dan folder anda nama yang jelas dan khusus. Daripada nama "Folder baharu", "Untitled", "1" atau "lvpdlvarp" tidak jelas apa yang ada di dalamnya. Di samping itu, fail dan folder sedemikian akan menjadi lebih sukar untuk dicari di kalangan yang lain. Tajuk "Laporan September", "Senarai Hubungan Pelanggan pada 15.10" atau "Artikel Bioteknologi" akan membantu anda menyimpan rekod anda dengan lebih cekap.

Anda boleh memindahkan fail ke folder dengan mengklik kanan padanya dan memilih item yang sesuai.

Menu folder boleh dibuka dari skrin utama Google Docs.

2. Gunakan warna dan label folder yang berbeza untuk fail penting

Secara lalai, semua folder dalam Google Drive berwarna kelabu, tetapi anda boleh mengklik kanan padanya dan memilih salah satu daripada 24 warna daripada menu lungsur.

Anda juga boleh menandakan fail yang diperlukan pada Cakera. Ini dilakukan dengan mengklik kanan dan memilih "Add to marked".

Anda boleh melihat fail yang ditandakan terus dalam "Dokumen".

3. Padam yang tidak perlu

Dengan penggunaan intensif perkhidmatan Google, mereka mengumpul sejumlah besar dokumen yang tidak diperlukan dan lapuk. Anda boleh memadam kedua-duanya dalam "Dokumen" dan "Cakera" dengan mengklik kanan pada dokumen yang diperlukan dan memilih "Padam".

Jika anda telah memadamkan dokumen secara tidak sengaja (Dokumen Google tidak meminta pengesahan tindakan semasa memadam), anda boleh mengklik butang timbul "Batal".

Dan jika anda memadamkannya, tetapi selepas beberapa hari mengubah fikiran anda, pergi ke "Sampah", klik kanan pada fail yang dikehendaki dan pilih "Pulihkan".

Fail dalam tong kitar semula disimpan selama 30 hari, selepas itu ia dipadamkan secara automatik.

4. Gunakan Filewatch untuk menyingkirkan perkara yang tidak perlu

Filewatch boleh membantu anda mencari fail yang masih boleh anda akses, katakan, tempat kerja lama anda: ia menunjukkan kepada anda orang yang anda berkongsi dokumen dan membolehkan anda melepaskan diri daripadanya. Perkhidmatan ini juga dapat mencari fail yang telah tersedia kepada terlalu ramai pengguna (contohnya, bocor ke Rangkaian) supaya anda boleh menukar tetapan untuk mengaksesnya.

Filewatch disertakan dalam pustaka Google Workspace Marketplace, yang bermaksud ia diperakui oleh Google, jadi data sensitif anda tidak jatuh ke tangan yang salah. Perkhidmatan ini percuma.

• Muat turun daripada Pustaka Google →
• Muat turun dari tapak web Filewatch →