Cara membuat carta kerja pada projek dalam Excel dalam 10 langkah

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Menggunakan alat biasa editor hamparan MS Excel yang paling popular, anda boleh merangka gambar rajah visual kerja pada projek, yang akan membantu anda menjejaki kemajuan setiap tugasan dan berapa banyak yang perlu dilakukan.

Jika anda menguruskan projek, adalah penting untuk sentiasa mengetahui berapa banyak tugasan yang anda ada dan bila ia perlu diselesaikan. Dan jika anda membuat gambar rajah visual, lebih mudah untuk menerangkan perkara utama dalam kehidupan projek kepada pasukan yang terlibat dalam kerja, serta kepada pihak berkepentingan lain.

Program khas sering digunakan untuk mengurus projek, tetapi anda juga boleh membuat jadual yang jelas dan boleh diakses dalam MS Excel yang biasa.

Gambar rajah kerja projek menunjukkan bagaimana peristiwa dan tugasan berkaitan antara satu sama lain dari semasa ke semasa. Gambar rajah yang direka dengan baik menggambarkan maklumat penting tentang pelaksanaan tugas tertentu dan pembangunan projek secara keseluruhan, membantu melihat gambaran besar.

Untuk mencipta carta sedemikian dalam MS Excel (versi 2007 dan lebih baru), anda perlu mengambil hanya 10 langkah.

Apakah yang terdapat dalam rajah ini? Butiran utama ditunjukkan dengan garisan dan papan berwarna:

• garisan hari semasa - garis menegak merah yang menunjukkan kedudukan anda hari ini;
• tarikh akhir tugas - bar mendatar kelabu yang menunjukkan tempoh masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas;
• kesediaan tugas - garisan mendatar hijau yang menunjukkan pada peringkat mana tugas itu sedang diselesaikan dan berapa banyak yang perlu dilakukan.

Dalam versi MS Excel yang berbeza, tindakan mungkin sedikit berbeza, tetapi satu cara atau yang lain prosesnya adalah universal dan mana-mana pengguna boleh mengatasi penjadualan.

Anda boleh menonton arahan video terperinci (dalam bahasa Inggeris), masa anda akan mengambil masa setengah jam.

Langkah 1. Permulaan, fikirkan tentang hasilnya

Untuk menangani tugas tanpa sebarang masalah, cetak atau lukis pada helaian kertas jadual seperti yang sepatutnya kelihatan pada akhirnya. Pegang sekeping kertas di hadapan anda untuk membandingkan setiap langkah dengan corak. Gambar rajah tidak perlu dilukis dengan teliti, cuma betulkan bentuk gambar rajah dan pastikan ia berguna, ia akan menjadi peringatan yang baik.

Langkah 2. Buat jadual dengan data

Untuk membina graf, anda perlu membuat jadual terlebih dahulu. Dalam contoh, projek dibahagikan kepada empat fasa, masing-masing dengan tugas.

Bentuk jadual di bawah graf. Baris ke-30 mengandungi tajuk lajur.

Mari kita fikirkan maksud data dalam jadual:

• fasa: "Fasa 1", "Fasa 2", "Fasa 3", "Fasa 4" atau "Hari ini". Menunjukkan peringkat projek yang mana acara itu sepadan.
• Jenis: "Fasa", "Tugas", "Hari ini". Menunjukkan jenis acara, mengehadkan tugas dan fasa pelaksanaan projek.
• Tarikh mula: tarikh mula acara.
• Acara: menunjukkan nama peristiwa dalam rajah.
• Masa: menunjukkan berapa hari yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan.
• Peratusan kesediaan: menunjukkan tahap penyiapan bagi setiap tugasan dan fasa, 0% - tugasan belum bermula, 100% - selesai. Penunjuk untuk kategori "Fasa" ini tidak berkaitan dengan penyiapan tugas dan ditetapkan sebagai anggaran. Untuk memutuskan dengan berapa peratus fasa selesai, anda perlu menggunakan peraturan anda sendiri.
• Siap dalam beberapa hari: tempoh di mana penunjuk kesediaan acara dicapai dalam peratus. Untuk tugasan yang mengambil masa 10 hari dan 50% siap, angka ini ialah lima hari (10 hari × 50%).
• Ketinggian: nilai ketinggian adalah penting untuk hiasan kerana ia menentukan berapa tinggi atau rendah acara itu akan ditunjukkan dalam peta jadual. Anda boleh menentukan sebarang nilai, tetapi lebih baik untuk mengambil nombor kecil yang hampir kepada sifar. Contoh menggunakan julat dari +25 hingga -25. Jika ketinggian adalah positif, peristiwa akan ditunjukkan pada carta di atas paksi mendatar, jika negatif - di bawah paksi.

Langkah 3. Buat carta dengan paksi X dan Y, tambahkan data pertama daripada lajur "Garis Masa" padanya

Sudah tiba masanya untuk membuat carta untuk menggambarkan data acara daripada jadual yang dibuat dalam langkah sebelumnya. Gunakan plot taburan dengan paksi X dan Y kerana ia membolehkan anda meletakkan koordinat asas pada kedua-dua paksi secara bebas.

Ikut arahan:

• Pilih tab "Sisipkan" dalam menu utama.
• Kemudian pilih "Carta" → "Scatter" → "Scatter with markers", carta kosong akan muncul di hadapan anda.
• Cangkuk tepi carta dan ubah saiz dan ubah saiz carta supaya medan carta meliputi julat dari sel B4 ke sel K26 (tekan dan tahan kekunci Alt untuk menjajarkan kawasan carta tepat ke sempadan sel).
• Klik kanan pada rajah dan pilih item menu "Pilih data".

Tambahkan satu siri data pada julat dengan mengklik pada butang "Tambah" dalam kotak dialog yang terbuka.

1. Untuk menukar nama "Nama siri" letakkan dalam medan yang sepadan nilai sel E30 "Tarikh".
2. Untuk nilai paksi-X, pilih medan yang sesuai dan pilih sel C33: C46 Tarikh Mula.
3. Untuk nilai paksi Y, pilih medan yang sesuai dan pilih sel H33: H46 Ketinggian.
4. Klik OK untuk menutup tetingkap tambah data.
5. Klik OK untuk menutup tetingkap pemilihan data.

Langkah-langkah ini akan memberi kami carta serakan mudah dengan pemformatan automatik.

Mari jadikan penanda acara menjadi hijau:

• Klik kanan pada mana-mana penanda data yang dipilih, pilih tukar "Format siri data".
• Dalam senarai yang dibuka di sebelah kiri, pilih tab "Parameter penanda", kemudian pilih jenis penanda terbina dalam "Kristal". Tingkatkan saiz kepada 10 pt.
• Pada tab Isian Penanda, pilih isian pepejal. Tukar warna isian kepada hijau.

Kami kini mempunyai plot berselerak yang mewakili garis masa. Setakat ini, penanda hijau hanya menunjukkan permulaan tugas.

Tukar nama carta: klik dua kali pada medan teks dengan nama dan masukkan nama anda.

Kami akan kembali kepada pilihan masa dalam langkah 5, tambah bar mendatar di sepanjang paksi X, tetapi buat masa ini teruskan memformat carta.

Langkah 4. Mengatur rupa rajah dan menambah nama peristiwa

Kami menyingkirkan apa yang kami tidak perlukan dalam rajah.

paksi Y … Sembunyikan paksi menegak, kerana ia tidak membawa beban maklumat. Pilih gambar rajah, dalam menu utama pada tab "Bekerja dengan gambar rajah", pilih "Layout". Kemudian pilih Axes → Main Vertical Axis → Do Not Show.

Panduan mendatar … Mereka juga tidak berguna. Pilih carta, dalam menu utama, pergi ke tab Layout, kemudian pilih Grid → Horizontal Gridlines Along Major Axis → Do Not Show.

Lagenda carta … Kami kemudian akan menggantikannya dengan yang lebih cantik, tetapi buat masa ini lumpuhkannya: "Susun Letak" → "Legenda" → "Tidak".

Akhir sekali, kami memaparkan label data untuk setiap penanda. Dalam menu utama pada tab "Layout", pilih "Tandatangan Data" → "Kiri".

Bagaimana untuk menukar data dalam tandatangan token

Memasukkan data tentang setiap peristiwa dalam rajah adalah panjang dan sukar, kerana anda perlu memilih setiap penanda secara berasingan dan menamakannya semula.

Tetapi proses ini boleh dipercepatkan empat kali:

• Klik pada kapsyen penanda pertama (sudut kiri atas carta) untuk memilih semua nilai sekaligus. Jangan klik pada penanda hijau, ini akan memilih objek lain!
• Klik sekali lagi pada kapsyen penanda untuk mengedit nama tunggal.
• Dalam medan input formula, taip simbol =.
• Klik pada sel D33, ia mengandungi acara "Fasa 1", tekan Enter.
• Ulang empat langkah pertama untuk baki label untuk setiap penanda.

Bagaimana untuk menyemat kawasan

Adalah berguna untuk menyematkan kawasan pada baris 28 supaya anda sentiasa dapat melihat gambar rajah semasa mengerjakan dokumen.27 baris pertama akan kekal di hadapan mata anda, walaupun anda menatal ke seluruh baris yang lain.

Untuk membekukan kawasan:

• Pilih sel A28.
• Pilih tab "Lihat" daripada menu utama.
• Pilih Tetingkap → Kawasan Bekukan.
• Pilih "Bekukan Kawasan" daripada menu lungsur.

Garis mendatar hitam akan muncul di atas baris ke-28. Segala-galanya di atas kini berlabuh dan hanya garis bawah akan bergerak apabila menatal.

Langkah 5. Tambahkan bar ralat untuk memaparkan garis masa untuk menukar carta menjadi jadual waktu visual

Bar ralat mendatar pada rajah akan menunjukkan tempoh masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Untuk melakukannya:

• Serlahkan graf.
• Daripada menu Alat Carta utama, pilih tab Reka Letak.
• Dalam senarai lungsur di penjuru kiri sebelah atas (kawasan plot), pilih siri data "Garis masa".
• Pada tab Reka Letak, pilih Bar Ralat → Tetapan Bar Ralat Lanjutan. Kotak dialog akan dibuka.
• Dalam senarai lungsur di penjuru kiri sebelah atas, pilih bar ralat paksi X untuk memformat carta.
• Dalam kotak dialog untuk menukar bar mendatar, pilih kotak semak untuk pin Plus. Gaya Tamat → Tiada Titik.
• Dalam senarai "Nilai ralat", pilih item "Tersuai" dan klik butang "Tentukan nilai". Dalam tetingkap baharu "Mengkonfigurasi bar ralat" yang terbuka, nyatakan "Nilai ralat positif". Untuk melakukan ini, letakkan kursor dalam medan yang sesuai dan pilih julat sel dari E33 hingga E74. Klik OK.

Sekarang garisan kelabu memanjang dari penanda hijau ke kanan, ia menunjukkan berapa banyak masa yang anda perlukan untuk tugasan ini atau itu. Mereka perlu diformatkan untuk kejelasan:

• Dalam tetingkap Bar Ralat Format, pergi ke tab Warna Garis. Pilih Garis Pepejal. Jadikan isi berwarna kelabu.
• Pada tab Linetype, tambahkan lebar baris kepada 4 pt.

Untuk menavigasi gambar rajah dengan lebih baik, lukis garis menegak nipis ke bawah dari penanda. Untuk melakukan ini, dalam senarai juntai bawah di sudut kiri atas, pilih "Bar ralat di sepanjang paksi Y". Kotak dialog memaparkan bar ralat menegak. Pilih arah Tolak, Gaya Tamat → Tiada Titik, Jumlah Ralat → Nilai Relatif, masukkan 100% dalam medan ini. Pilih sendiri warna dan ketebalan garisan.

Langkah 6. Tambahkan nilai kesediaan pada carta

Sudah tiba masanya untuk menambah satu siri data pada carta yang menunjukkan peratusan tugasan selesai.

Jika tugasan mengambil masa 10 hari dan 50% siap, bar untuk disiapkan adalah separuh penuh. Ini adalah ukuran untuk kerja pengesanan dan tidak termasuk hujung minggu dan cuti. Untuk menambah maklumat baharu pada carta, ikut arahan di bawah.

• Klik kanan pada kawasan carta, pilih "Pilih Data" daripada menu konteks.
• Klik butang "Tambah", dalam tetingkap yang muncul, tentukan "Nama Baris" dengan memilih sel G30. Julat data untuk paksi X dan Y adalah sama seperti dalam langkah # 3.
• Penanda merah akan muncul pada rajah, yang akan menyembunyikan yang hijau.

Langkah 7. Memformatkan metrik data baharu

Untuk menjadikan carta mencerminkan gaya yang sama, dan data tidak bertindih, kami memformatkan penanda:

• Dalam senarai juntai bawah di penjuru kiri sebelah atas, pilih "Barisan Sedia". Sejurus di bawah senarai juntai bawah terdapat butang "Format serpihan yang dipilih". Klik padanya, kotak dialog akan dibuka.
• Tukar parameter penanda. Pilih jenis bentuk "Kristal", tetapkan saiz kepada 10 pt, dan pilih isian hijau pepejal untuk penanda. Tutup dialog.
• Tanpa mengalih keluar pemilihan penanda, dalam menu utama pada tab "Layout", klik butang "Label data", pilih item "Jangan tunjukkan" dalam menu yang muncul.

Langkah 8. Tambah bar ralat untuk menjejak peratusan penyiapan tugas

Kini anda perlu menambah papan baharu supaya anda boleh melihat sepintas lalu di peringkat mana tugasan itu berada.

• Pilih Baris Sedia sekali lagi daripada senarai juntai bawah di sebelah kiri. Tekan butang "Bar ralat" dalam menu utama. Pilih "Pilihan Lanjutan" daripada menu lungsur. Kotak dialog akan dibuka. Tetapkan selat menegak kepada nilai tetap dengan memasukkan sifar dalam medan yang sepadan.
• Tukar kepada parameter papan selari dengan paksi X. Tetapkan arah kepada "Plus". Gaya Tamat → Tiada Titik, Jumlah Ralat → Tersuai. Dalam kotak dialog Nilai Ralat Positif, tentukan julat sel G33-G47.
• Tukar warna garisan kepada hijau dengan memilih isian pepejal. Tetapkan lebar garisan kepada 7 pt.

Garisan hijau mendatar menunjukkan sama ada tugasan telah diselesaikan sebahagian atau sepenuhnya.

Langkah 9. Tambahkan garis menegak yang mewakili hari semasa

Garis merah menunjukkan hari itu, dan menjelaskan cara projek secara keseluruhan sesuai dengan tarikh akhir.

• Panggil menu konteks untuk gambar rajah dengan butang kanan. Pilih "Pilih Data".
• Klik butang "Tambah", masukkan perkataan "Hari ini" dalam medan "Nama siri". Masukkan julat sel C31-C32 untuk nilai paksi-X dan H31-H32 untuk nilai paksi-Y.

Dua penanda baharu telah muncul pada carta. Labelkannya: pilih label data dan tulis perkataan "Hari ini" dalam bar formula. Klik kanan pada tandatangan dan pilih item "Format Data" dalam menu konteks. Letakkan kedudukan kapsyen "Atas".

• Pergi ke menu utama pada tab "Layout".
• Pilih "Barisan Hari Ini" dalam senarai juntai bawah di penjuru kiri sebelah atas.
• Tambah bar ralat dengan parameter tambahan mengikut arahan seperti dalam langkah kelima. Anda memerlukan papan di sepanjang paksi menegak, dengan arah Tolak, gaya akhir Tiada titik, dengan nilai relatif 100%.

Anda kini mempunyai garis menegak yang mewakili hari semasa. Tukar warna garisan kepada merah, besarkan saiz kepada 3 pt.

Dalam sampel, tarikh semasa ditetapkan, jadi ia tidak akan berubah. Tetapi untuk projek yang dibangunkan secara aktif, cara merekod data yang berbeza disyorkan. Untuk melakukan ini, letakkan tarikh dalam sel B2 dengan memasukkan formula = HARI INI () dan tentukan dalam kotak dialog pemilihan data untuk nilai sel paksi X B2 dan bukannya julat yang anda tentukan sebelum ini.

Langkah 10. Tambah blok teks

Kini gambar rajah hanya kekurangan lagenda untuk lagenda itu supaya ia dapat difahami oleh seluruh pasukan.

• Pilih gambar rajah, pergi ke menu utama pada tab "Sisipkan". Pilih "Huruf".
• Letakkan kawasan label di penjuru kanan sebelah atas carta. Pilih sempadan kotak teks dengan butang tetikus kanan, pilih item "Bentuk Format" dalam menu konteks. Dalam tetingkap yang terbuka, pilih jenis isian "Pepejal", warnanya kelabu. Formatkan label. Anda boleh memasukkan sebarang bilangan blok.

Kini anda boleh membuat rajah dalam masa 20-30 minit menggunakan hanya editor kegemaran anda MS Excel.