Cara menghantar pekerja dalam perjalanan perniagaan tanpa kertas kerja: pengalaman peribadi

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kami memberitahu anda tentang masalah utama dengan perjalanan perniagaan dan menerangkan cara anda boleh menyelesaikannya.

Masalah # 1. Sistem kelulusan yang lembap

Setiap perjalanan adalah sekumpulan surat-menyurat di mana saya bertindak sebagai perantara. Ia mengambil banyak masa untuk menghantar mesej, selain terdapat peluang untuk keliru dan melakukan kesilapan, terutamanya apabila beberapa orang sedang terbang.

Pernah saya salah faham dengan pekerja dan bersetuju tiket untuk penerbangan yang salah. Ia tidak boleh dikembalikan, jadi syarikat itu terpaksa membelanjakan wang untuk tiket kedua, dengan tarikh yang betul, dan kehilangan kira-kira 10 ribu rubel.

Bagaimana untuk menyelesaikan masalah

Pendek: mengautomasikan proses.

Perkhidmatan untuk tempahan perjalanan dalam talian mengatasi tugas ini - saya mengujinya. Ia boleh digunakan untuk merancang perjalanan perniagaan, membeli tiket penerbangan dan kereta api, dan menempah hotel. Anda tidak perlu membayar untuk menyambung dan menggunakan perkhidmatan tersebut.

Perkhidmatan ini boleh digunakan bukan sahaja oleh ketua dan pengurus pejabat, tetapi juga oleh semua pekerja syarikat. Tiada had pada bilangan pengguna, jadi saya segera memuat naik data semua lelaki yang pergi dalam perjalanan perniagaan ke profil Lifehacker di OneTwoTrip for Business. Anda boleh menambahkannya secara manual atau daripada fail XLS dan CSV. Untuk melakukan ini, dalam bahagian "Pekerja" terdapat butang "Import".

Apabila menambah pengguna, anda boleh segera memasukkan data pasport Rusia dan asing, supaya tidak mengisinya lagi setiap kali.

Bagi setiap pekerja, anda boleh menetapkan had perjalanan dan menyekat hak akses. Sebagai contoh, tetapkan had untuk satu pesanan dan pilih hotel sehingga tiga bintang. Apabila pekerja keluar, profil mereka disekat. Dia tidak akan dapat memasukkan akaun peribadinya, tetapi keseluruhan sejarah dan laporan mengenainya akan kekal.

Ini sangat memudahkan kerja saya: seorang pekerja boleh log masuk ke akaun peribadinya dengan kata laluannya, pilih penerbangan dan hotel yang dikehendaki dan menempahnya tanpa membayar. Untuk bersetuju dengan tiket, anda tidak perlu menghantar tangkapan skrin ke Telegram: pengarah, sebagai pentadbir, melihat tempahan dan pesanan semua pekerja di bahagian "Pesanan".

Masalah # 2. Kos yang tinggi

Kami cuba merancang perjalanan lebih awal untuk membeli tiket dengan lebih murah. Benar, ini tidak selalu berjaya.

Bagaimana untuk menyelesaikan masalah

Pendek: menjimatkan tiket dan hotel dengan membelinya melalui perkhidmatan pelancongan dalam talian.

OneTwoTrip for Business menjamin bahawa harga tiket penerbangan adalah sama atau lebih murah berbanding individu.

Penjimatan dicapai melalui perolehan yang tinggi dan kontrak terus dengan syarikat penerbangan dan hotel.

Tapak ini menawarkan kira-kira 2 juta pilihan penginapan untuk belanjawan yang berbeza: hotel, pangsapuri, asrama. Lebih daripada 1,000 yang paling popular mempunyai hubungan mereka sendiri dengan OneTwoTrip for Business. Jika objek yang pelanggan perlukan tiada dalam sistem, perkhidmatan boleh membuat kontrak dengannya atas permintaan.

Jika rancangan disahkan dan perjalanan diluluskan, tiket boleh dibeli dalam dua klik. Jika tidak, batalkan sahaja tempahan anda. Semua kad kesetiaan syarikat penerbangan adalah sah, jadi anda boleh terus mengumpul batu. Perkhidmatan ini mengatur promosi dengan bank: contohnya, ia boleh mengembalikan wang tunai dengan bonus untuk pembelian dengan kad korporat.

Masalah # 3. Tiket panjang dan pengebilan

Apabila tiket dan hotel telah dipersetujui dengan pengurus, saya menghubungi syarikat penerbangan dan hotel untuk menerima invois pembayaran. Setiap organisasi mempunyai peraturan pembayaran sendiri untuk entiti undang-undang: di suatu tempat anda perlu menulis ke e-mel, di suatu tempat anda perlu mengisi fail Excel dengan butiran syarikat, di suatu tempat - borang di laman web. Kebetulan saya terpaksa berulang kali menghubungi talian hotline untuk mendapatkan dokumen. Ia mengambil banyak masa, dan pengeluaran tiket kadangkala mengambil masa beberapa hari. Sesetengah syarikat tidak mengeluarkan invois kepada entiti undang-undang sama sekali. Dalam kes sedemikian, anda perlu berhenti membeli dan mencari penerbangan atau hotel lain.

Bagaimana untuk menyelesaikan masalah

Pendek:bayar tiket dan hotel dengan satu invois di tapak web perkhidmatan untuk menganjurkan perjalanan perniagaan.

Di OneTwoTrip for Business, saya dan pekerja lain yang mempunyai akses yang sesuai boleh menempah dan membayar tiket dan hotel semudah individu. Seluruh proses mengambil masa 2-3 minit: anda masukkan akaun peribadi anda, isikan tarikh dan destinasi dan pilih penerbangan yang diingini. Anda tidak perlu memasukkan data pasport dan nombor kad bonus, ia akan dimuatkan secara automatik apabila anda memilih pekerja daripada senarai.

Selain itu, anda boleh membuat jadual perjalanan yang kompleks atau mengatur perjalanan anda dengan lebih fleksibel. Sebagai contoh, terbang satu hari dengan syarikat penerbangan yang berbeza: pada waktu pagi dari Ulyanovsk ke Moscow dengan Aeroflot, dan pada waktu petang kembali ke Pobeda. Ini dibenarkan kerana perkhidmatan dalam talian boleh "melekat" tiket dari syarikat penerbangan yang berbeza dalam satu pesanan. Jika anda mengatur perjalanan anda sendiri, dalam kes ini, ia akan mengambil lebih banyak masa: surat-menyurat dengan dua syarikat penerbangan, dua invois untuk pembayaran, dua kali lebih banyak dokumen penutupan.

Anda boleh membayar tiket dan hotel dalam dua cara: dengan deposit dan menggunakan kad bank korporat. Saya menggunakan deposit - anda perlu menambahnya terlebih dahulu untuk sebarang jumlah dengan membuat invois daripada bahagian "Akaun". Pembelian berlaku serta-merta, dan bukan sahaja semasa waktu buka bank.

Untuk sebarang masalah, anda boleh menghubungi pasukan sokongan perkhidmatan. Dia bekerja sepanjang masa dan akan memberikan bantuan, walaupun force majeure berlaku pada waktu petang atau pada hujung minggu.

Masalah No 4. Penutupan dokumen

Perjalanan perniagaan tidak berakhir dengan pembelian tiket dan tempahan hotel. Lebih banyak usaha diperlukan untuk menyediakan dokumen penutup. Mereka mesti diminta secara berasingan daripada syarikat penerbangan dan hotel, yang menghantarnya secara eksklusif dalam bentuk kertas. Selalunya, penghantaran tidak sampai melalui pos dan hilang. Ini didedahkan semasa tempoh pelaporan, jadi anda perlu segera mencari kenalan seseorang yang boleh menduplikasi dokumen penutupan.

Bagaimana untuk menyelesaikan masalah

Pendek:mengamanahkan pembentukan dokumen penutup OneTwoTrip for Business.

Dalam OneTwoTrip for Business dengan invois dan laporan, semuanya lebih mudah. Setiap bulan kami menerima tindakan untuk semua perkhidmatan dan invois untuk hotel dengan VAT, setiap suku tahun - tindakan penyelarasan. Semua invois dan laporan disimpan dalam bahagian "Dokumen". Anda boleh mengkonfigurasi pekerja mana yang mempunyai akses kepada mereka - setiausaha, akauntan, pengurus. Dokumen tidak mempunyai had pada tempoh penyimpanan dalam akaun peribadi anda dan tersedia pada bila-bila masa.

Apa hujung pangkalnya

Menganjurkan perjalanan perniagaan melalui menjimatkan wang dan masa. Perkhidmatan ini membolehkan anda:

• menolak surat-menyurat panjang dengan syarikat penerbangan dan hotel;
• menyelaraskan perjalanan secara langsung dengan kepala;
• menempah pilihan penerbangan dan penginapan yang paling menguntungkan;
• mengeluarkan tiket dan hotel dalam 2-3 minit di satu tempat;
• membayar tiket tanpa menunggu invois;
• memudahkan penyediaan dan penyimpanan dokumen penutup.