Peraturan mudah untuk menghuraikan mel akan membantu anda menjimatkan masa dan menjadi lebih produktif

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Pengarang sistem Mendapatkan Perkara Selesai (GTD) berkongsi penggodaman hayat yang membantunya menangani tugas-tugas kecil dengan cepat.

Mesej yang belum dibaca terkumpul serta-merta dalam mel. Ini adalah gangguan yang berterusan dan menyukarkan untuk menguruskan masa anda dengan cekap.

Guru produktiviti David Allen menggunakan apa yang dipanggil peraturan dua minit untuk membantu anda menangani peti masuk yang sesak. Sebaik sahaja surat baru tiba, Allen membuat keputusan. Jika ia boleh dijawab dalam masa dua minit atau kurang, ia akan bertindak balas serta-merta. Sekiranya jawapan itu perlu dipertimbangkan dengan serius, dia melangkau surat itu.

Jangan tangguh sehingga kemudian apa yang anda boleh lakukan dalam masa dua minit.

Surat-surat yang perlu difikirkan, dia tangguhkan ke masa lain. "Membuat keputusan secara mental meletihkan kami," jelas Allen. "Memilih kasut yang hendak dipakai pada waktu pagi adalah membuang tenaga mental, sama seperti ketika memutuskan siapa yang hendak diupah."

Walaupun keputusan kecil menyebabkan keletihan. Oleh itu, Allen kembali kepada surat individu apabila dia mempunyai masa dan tenaga untuk mereka. Selalunya, dia berurusan dengan mereka pada waktu pagi.

Cuba layan mel dengan cara yang sama. Jika anda tidak mahu terganggu oleh setiap surat baharu, susun peti masuk anda apabila anda mempunyai masa lapang atau apabila anda tidak mempunyai tenaga untuk tugasan besar.

Peraturan dua minit akan membantu mengosongkan peti masuk dan kepala anda. Cuma jangan gunakannya pada semua tugasan: anda tidak boleh melakukan tugasan dua minit sepanjang hari.

Peraturan ini sesuai apabila anda perlu menyingkirkan kes kecil dan bekerja secara produktif pada projek besar.