Rahsia surat-menyurat e-mel perniagaan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kami membentangkan kepada anda artikel oleh Artem Turovets mengenai sistem penganjuran surat-menyurat perniagaan. Ini bukan satu set "teknik produktiviti super" atau kuliah mengenai pemasaran e-mel. Artyom hanya akan berkongsi pengalaman syarikatnya, di mana mereka cuba menyediakan kerja dengan e-mel supaya semua orang selesa.

Apakah e-mel? Dalam dunia perniagaan moden, ini adalah:

• Muka anda. Dengan bantuan e-mel, anda boleh mencipta imej positif di mata rakan niaga atau merosakkan tanggapan pertama.
• Alat kerja anda. Banyak komunikasi dengan dunia luar berlaku melalui e-mel. Oleh itu, dengan menguasai alat ini dengan baik, anda boleh menjadikan hidup anda lebih mudah.
• Gangguan yang kuat. Dunia luar cuba membawa anda, mengalih perhatian dan menyesatkan anda melalui e-mel.

Dari sudut pandangan ini, mari kita lihat bekerja dengan e-mel. Mari kita mulakan dengan mudah.

Reka bentuk surat

Saya menggunakan klien mel Mozilla Thunderbird, jadi saya akan menggunakannya sebagai contoh. Mari buat surat baharu dan pergi dari atas ke bawah dalam senarai medan.

Kepada siapa. Salinan. Salinan tersembunyi

Seseorang mungkin tidak tahu, tetapi "Kepada" Mozilla boleh ditukar kepada "Sk" atau "Skt".

• Kepada: kami menulis penerima utama atau beberapa penerima dipisahkan dengan koma bertitik.
• Salinan: kami menulis kepada seseorang yang sepatutnya membaca surat itu, tetapi daripadanya kami tidak mengharapkan balasan.
• Bcc: kami menulis kepada orang yang sepatutnya membaca surat itu, tetapi harus tetap tidak diketahui oleh penerima surat yang lain. Ia amat sesuai untuk mel besar-besaran surat perniagaan, sebagai contoh, pemberitahuan.

Tidak betul dalam mel besar-besaran, nyatakan penerima melalui medan "Sk" atau "Kepada". Beberapa kali setahun saya menerima surat di mana 50–90 penerima disenaraikan dalam medan "Sk". Terdapat pelanggaran privasi. Tidak semua penerima anda perlu mengetahui dengan siapa lagi anda bekerja dengan topik yang sama. Ada baiknya jika mereka ini adalah orang yang anda kenali. Bagaimana jika senarai itu termasuk syarikat pesaing yang tidak mengenali antara satu sama lain? Sekurang-kurangnya, anda perlu bersedia untuk penjelasan yang tidak perlu, secara maksimum, untuk penamatan kerjasama dengan salah seorang daripada mereka. Jangan buat macam ni.

Betul hantar mel besar-besaran ke nama anda sendiri, dan letakkan semua penerima dalam medan "Skt".

Subjek surat

Kepentingan baris subjek sering ditulis (kadang-kadang masuk akal) dalam blog korporat mereka oleh perkhidmatan mel profesional. Tetapi di sana selalunya kita bercakap tentang surat jualan, di mana baris subjek menyelesaikan masalah "e-mel harus dibuka".

Kami sedang membincangkan surat-menyurat perniagaan harian. Di sini tema menyelesaikan masalah "surat dan pengarangnya harus dikenal pasti dengan mudah dan kemudian dijumpai." Selain itu, ketekunan anda akan kembali kepada anda dalam bentuk karma surat jawapan yang banyak, hanya dengan awalan Re: atau Fwd, di antaranya anda perlu mencari surat yang dikehendaki mengenai topik tersebut.

Dua puluh huruf ialah jumlah surat-menyurat sehari pengurus pertengahan. Saya tidak bercakap tentang usahawan dan pemilik perniagaan sama sekali, bilangan surat mereka kadang-kadang berubah menjadi 200 atau lebih setiap hari. Jadi sekali lagi: jangan hantar e-mel dengan baris subjek kosong.

Jadi bagaimana untuk merumuskan baris subjek anda dengan betul?

Kami dalam "Langit" kami mengesyorkan dalam surat luar untuk menulis dalam subjek: "Langit." Dalam dalaman - hanya kandungan baris subjek dalam tiga hingga lima perkataan tanpa awalan.

Kesilapan #1: hanya nama syarikat dalam subjek. Contohnya, "Langit" dan itu sahaja. Pertama, pasti anda bukan salah satu syarikat anda yang berkomunikasi dengan rakan niaga ini. Kedua, topik sedemikian tidak membawa apa-apa makna, kerana nama syarikat anda sudah boleh dilihat dari alamat. Ketiga, teka bagaimana rupa peti mel anda sendiri dengan pendekatan surat-menyurat ini? Sesuatu seperti ini.

Adakah mudah untuk mencari topik seperti ini?

Kesilapan #2: tajuk yang mencolok dan menjual. Sangat bagus jika anda tahu cara menulis tajuk seperti ini. Tetapi adakah wajar untuk menggunakan kemahiran ini dalam surat-menyurat perniagaan? Ingat tujuan baris subjek surat perniagaan: bukan untuk menjual, tetapi untuk memberikan pengenalan dan carian.

Tidak betul	Betul
Cepat beli kapak dengan harga yang berpatutan!	Tawaran komersial untuk pembekalan kapak
Kita mesti tergesa-gesa untuk menyemak peratusan! Rodion sedang dalam perjalanan!	Untuk kelulusan tindakan perdamaian atas kepentingan dengan Alena Ivanovna
PERHATIAN! Porfiry Petrovich menyelesaikan rahsia Raskolnikov, dan akan menyelesaikan masalah kita	Tawaran daripada perunding: potongan psikologi

»

Teks surat

Terdapat banyak panduan menulis untuk pelbagai majlis. Sebagai contoh, banyak perkara yang berguna daripada, dan lain-lain tuan perkataan. Saya menasihati anda untuk membaca artikel mereka sekurang-kurangnya untuk meningkatkan literasi umum dan meningkatkan gaya penulisan umum.

Dalam proses menulis surat, kita mesti konsisten membuat beberapa keputusan.

Soal budi bahasa … Pada permulaan surat, anda boleh mengaburkan dalam kesopanan atau kelembutan dalam semangat "Rodya sayangku, selama lebih dari dua bulan sekarang, saya tidak bercakap dengan anda secara bertulis, yang mana saya sendiri menderita dan tidak tidur lagi semalam berfikir." Ia sangat sopan dan sangat mahal, baik dari segi masa untuk mengarang pengenalan seperti itu, dan untuk masa teman bicara membacanya. Ini surat-menyurat perniagaan, ingat? Bukan esei genre epistolari untuk pertandingan dan bukan surat kepada ibu Raskolnikov, tetapi surat-menyurat perniagaan.

Kami menghormati masa kami dan masa penerima!

Adalah masuk akal untuk memperkenalkan diri anda dan mengingatkan keadaan kenalan hanya dalam surat pertama yang dihantar selepas pertemuan sekejap di pameran. Jika ini adalah kesinambungan kerjasama atau surat-menyurat semasa, dalam surat pertama hari itu kami menulis: "Hello, Ivan", dalam yang kedua dan seterusnya: "Ivan, …".

Rayuan … Saya sentiasa bimbang tentang siapa yang perlu dihubungi dalam surat jika terdapat beberapa penerima. Saya baru-baru ini menulis surat kepada tiga gadis bernama Anna. Tanpa teragak-agak, saya menulis "Hello, Anna" dan tidak mandi. Tetapi ini tidak selalu berlaku.

Bagaimana jika terdapat tiga atau tujuh penerima dan mereka tidak berkongsi nama yang sama? Anda boleh menyenaraikan mereka mengikut nama: "Selamat petang, Rodion, Pulcheria, Avdotya dan Pyotr Petrovich." Tetapi ia panjang dan mengambil masa. Anda boleh menulis: "Hello, rakan sekerja!"

Untuk diri saya sendiri, saya menggunakan peraturan untuk merujuk nama kepada orang yang berada dalam medan "Kepada". Dan kepada mereka yang dalam salinan, jangan memohon sama sekali. Peraturan ini pada masa yang sama membolehkan anda menentukan dengan lebih tepat (satu!) Penerima surat dan tujuan surat ini.

Petikan … Selalunya, surat-menyurat adalah rangkaian surat dengan soalan dan jawapan - dalam satu perkataan, dialog. Ia dianggap sebagai bentuk yang baik untuk tidak memadamkan sejarah surat-menyurat dan menulis jawapan anda di bahagian atas teks yang dipetik, supaya, kembali ke surat-menyurat ini seminggu kemudian, anda boleh membaca dialog dari atas ke bawah dengan mudah dalam tarikh menurun.

Atas sebab tertentu, tetapan lalai dalam Mozilla ialah "Tempatkan kursor selepas teks petikan". Saya mengesyorkan menukarnya dalam menu "Alat" → "Tetapan akaun" → "Mengarang dan menangani". Sepatutnya macam ni.

Tujuan surat … Surat perniagaan terdiri daripada dua jenis:

• apabila kita hanya memaklumkan kepada lawan bicara (contohnya, laporan mengenai kerja yang dilakukan selama sebulan);
• dan apabila kita inginkan sesuatu daripada lawan bicara. Contohnya, supaya dia meluluskan invois yang dilampirkan untuk pembayaran.

Sebagai peraturan, terdapat banyak surat yang lebih menggalakkan daripada melaporkan. Sekiranya kita ingin mencapai sesuatu daripada lawan bicara, sangat penting untuk mengatakannya dalam surat dalam teks biasa. Seruan bertindak hendaklah disertakan dengan seruan tindakan mengikut nama dan diikuti dengan ayat terakhir dalam surat itu.

Tidak betul: "Porfiry Petrovich, saya tahu siapa yang membunuh wanita tua itu."

Betul: "Porfiry Petrovich, saya menggodam wanita tua itu sehingga mati, tolong, ambil langkah untuk menangkap saya, saya bosan dengan penderitaan!"

Mengapa wartawan perlu memikirkan untuk anda apa yang perlu dilakukan dengan surat ini? Lagipun, dia boleh membuat keputusan yang salah.

Tandatangan dalam teks … Dia mesti. Selain itu, semua pelanggan mel membenarkan anda untuk mengkonfigurasi penggantian automatik bagi tandatangan, sebagai contoh, klasik "Yang ikhlas, …". Di Mozilla, ini dilakukan di bawah Alat → Pilihan Akaun.

Untuk menulis atau tidak menulis kenalan dalam tandatangan adalah urusan peribadi setiap orang. Tetapi jika anda dalam apa jua cara berkaitan dengan jualan - pastikan anda menulis. Walaupun transaksi tidak berlaku berdasarkan hasil komunikasi, pada masa hadapan anda akan mudah ditemui oleh kenalan dari tandatangan.

Akhir sekali, satu lagi ciri badan surat untuk mereka yang tidak suka (tidak boleh, tidak mahu, tidak mempunyai masa) untuk menjawab surat anda. Tentukan lalai dalam teks surat. Contohnya, "Porfiry Petrovich, jika anda tidak datang untuk menangkap saya sebelum pukul 12:00 pada hari Jumaat, maka saya menganggap diri saya diampunkan." Sudah tentu, tarikh akhir mestilah nyata (anda tidak sepatutnya menghantar teks daripada contoh pada hari Jumaat pada 11:50). Penerima mesti secara fizikal boleh membaca dan memutuskan surat anda. "Diam" ini membebaskan anda daripada tanggungjawab untuk tidak memberi respons daripada lawan bicara. Seperti biasa, penggunaan ciri ini mesti didekati dengan bijak. Sekiranya seseorang membalas surat anda tepat pada masanya dan kerap, ultimatum seperti itu boleh, jika tidak menyinggung perasaannya, kemudian membebankannya sedikit atau membawa kepada keputusan untuk tidak membalas surat itu sekarang, tetapi membuat anda menunggu hari Jumaat.

Lampiran

Surat sering disertakan dengan lampiran: resume, tawaran komersial, anggaran, jadual, imbasan dokumen - alat yang sangat mudah dan pada masa yang sama sumber ralat popular.

Ralat: saiz lampiran yang besar. E-mel dengan lampiran sehingga 20 MB sering diterima. Sebagai peraturan, ini adalah imbasan beberapa dokumen dalam format TIFF, dengan resolusi 600dpi. Program mel wartawan hampir pasti akan digantung selama beberapa minit dalam percubaan yang sia-sia untuk memuat turun pratonton lampiran ini. Dan Allah melarang penerima untuk cuba membaca surat ini di telefon pintar …

Secara peribadi, saya memadam surat sebegitu serta-merta. Tidak mahu surat anda berakhir di tong sampah sebelum dibaca? Semak saiz lampiran. Adalah disyorkan bahawa ia tidak melebihi 3 MB.

Bagaimana jika ia melebihi?

• Cuba konfigurasikan semula pengimbas anda kepada format dan peleraian yang berbeza. Sebagai contoh, dalam PDF dan 300dpi, imbasan yang agak boleh dibaca diperolehi.
• Fikirkan program seperti WinRar atau 7zip. Sesetengah fail dimampatkan dengan sempurna.
• Bagaimana jika lampiran itu besar dan anda tidak boleh memampatkannya? Sebagai contoh, pangkalan data perakaunan yang hampir kosong mempunyai berat 900 MB. Penyimpanan awan maklumat akan datang untuk menyelamatkan: Dropbox, Google Drive dan seumpamanya. Sesetengah perkhidmatan, seperti Mail.ru, menukar lampiran besar secara automatik kepada pautan ke storan awan. Tetapi saya lebih suka menguruskan sendiri maklumat saya yang disimpan dalam awan, jadi saya tidak mengalu-alukan automasi daripada Mail.ru.

Dan satu lagi cadangan yang tidak jelas tentang pelaburan - mereka nama … Ia mesti difahami dan diterima oleh penerima. Sebaik sahaja kami dalam syarikat itu sedang menyediakan tawaran komersial yang ditujukan kepada … biarlah Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Saya menerima surat daripada pengurus dengan cadangan projek untuk kelulusan, dan lampiran termasuk fail bernama "DlyaFedi.docx". Dengan pengurus yang menghantar saya ini, dialog berlaku seperti ini:

- Pengurus yang dihormati, adakah anda secara peribadi bersedia untuk mendekati orang yang dihormati ini dan menamakannya di hadapan Fedya?

- Entah bagaimana tidak, lelaki yang dihormati, semua orang memanggilnya dengan nama pertama dan patronimiknya.

- Mengapa anda memanggil pelaburan itu "Dlya Fedy"? Kalau saya hantar dia sekarang, awak rasa dia akan beli kapak dari kita untuk CP ni?

- Saya akan menamakan semula kemudian …

Mengapa menyediakan bom jangka - penolakan pelanggan yang berpotensi - atau lakukan sendiri kerja tambahan untuk menamakan semula fail? Mengapa tidak segera namakan lampiran dengan betul: "Untuk Fedor Mikhailovich.docx" atau lebih baik lagi - "KP_Nebo_Topory.docx".

Oleh itu, kami telah menyelesaikan lebih kurang dengan e-mel sebagai "muka". Mari kita beralih kepada melihat e-mel sebagai alat untuk kerja yang berkesan dan bercakap tentang gangguannya.

Bekerja dengan surat

E-mel adalah gangguan yang kuat. Seperti mana-mana gangguan, mel perlu ditangani dengan mengetatkan peraturan dan memperkenalkan jadual kerja.

Sekurang-kurangnya, anda perlu mematikan SEMUA pemberitahuan tentang ketibaan mel. Jika klien mel dikonfigurasikan secara lalai, anda akan dimaklumkan dengan isyarat bunyi, dan ikon di sebelah jam akan berkelip, dan pratonton surat akan ditunjukkan. Pendek kata, mereka akan melakukan segala-galanya untuk menjauhkan anda dari kerja yang susah payah, dan kemudian menjerumuskan anda ke dalam jurang surat yang belum dibaca dan surat yang tidak kelihatan - tolak satu atau dua jam dari kehidupan.

Kemahuan kuat seseorang membolehkan mereka tidak terganggu oleh pemberitahuan, dan bagi orang biasa adalah lebih baik untuk tidak menggoda nasib dan mematikannya. Dalam Mozillla Thunderbird, ini dilakukan melalui menu "Alat" → "Pilihan" → "Umum" → "Apabila mesej baharu muncul".

Jika tiada pemberitahuan, bagaimana untuk memahami bahawa surat telah tiba?

Sangat ringkas. Anda sendiri, secara sedar, memperuntukkan masa untuk menghuraikan mel, membuka klien mel dan melihat semua mesej yang belum dibaca. Ini boleh dilakukan dua kali sehari, contohnya, pada waktu makan tengah hari dan pada waktu petang, atau semasa waktu henti paksa, contohnya, dalam kesesakan lalu lintas.

Sering ditanya, bagaimana pula dengan masa tindak balas dan e-mel segera? Jawapannya ialah: anda tidak mempunyai surat mendesak dalam mel. Melainkan anda bekerja di bahagian sokongan pelanggan (jabatan sedemikian mempunyai peraturan sendiri untuk bekerja dengan mel).

Sekiranya terdapat surat segera, pengirim akan memberitahu anda tentang perkara ini melalui saluran lain - telefon, SMS, Skype. Kemudian anda akan masuk ke dalam klien mel dan memproses mel segera. Semua guru pengurusan masa (contohnya, Gleb Arkhangelsky dengan "Pemandu Masa") mengisytiharkan standard untuk membalas e-mel sehingga 24 jam. Ini adalah peraturan biasa untuk bentuk yang baik - jangan mengharapkan balasan segera daripada lawan bicara melalui e-mel. Jika ada surat yang mendesak, maklumkan mengenainya melalui saluran komunikasi yang lebih pantas.

Jadi, kami mematikan pemberitahuan dan kini kami menghidupkan klien mel mengikut jadual kami.

Apakah yang perlu kita lakukan apabila kita masuk ke dalam mel dan mula melakukan aktiviti yang dipanggil "parse email"? Di manakah permulaan dan penghujung kerja ini?

Saya telah mendengar banyak tentang sistem peti masuk sifar, tetapi malangnya saya tidak bertemu seorang pun menggunakannya. Saya terpaksa mencipta semula roda saya. Terdapat artikel mengenai topik ini di Lifehacker. Sebagai contoh, "". Di bawah saya akan bercakap tentang sistem peti masuk sifar dalam tafsiran saya. Saya akan berterima kasih jika guru GTD akan menyemak komen, menambah atau menambah baik sistem yang diterangkan.

Adalah penting untuk memahami dan menerima bahawa e-mel bukanlah penjadual tugas atau arkib untuk aktiviti anda. Oleh itu, folder "Peti Masuk" hendaklah sentiasa kosong. Sebaik sahaja anda mula menghuraikan peti masuk anda, jangan berhenti atau terganggu oleh apa-apa sehingga anda mengosongkan folder ini.

Apa yang perlu dilakukan dengan e-mel dalam peti masuk anda? Anda perlu membaca setiap huruf secara berurutan dan memadamkannya. Ya, cuma pilih dan tekan Padam pada papan kekunci anda. Jika anda tidak boleh memadamkan surat itu, anda perlu memutuskan apa yang perlu dilakukan dengan surat itu.

1. Bolehkah anda menjawabnya dalam masa tiga minit? Adakah saya perlu menjawabnya? Ya, ia perlu, dan jawapannya akan mengambil masa tidak lebih daripada tiga minit, kemudian jawab dengan segera.
2. Anda perlu menjawab, tetapi menyediakan jawapan akan mengambil masa lebih daripada tiga minit. Jika anda menggunakan perancang tugas yang membolehkan anda menukar e-mel kepada tugasan, jadikan e-mel anda sebagai tugasan dan lupakan seketika. Sebagai contoh, saya menggunakan perkhidmatan Doit.im yang sangat menarik. Ia membolehkan anda menjana alamat e-mel peribadi: anda memajukan surat kepadanya, dan ia bertukar menjadi tugas. Tetapi jika anda tidak mempunyai penjadual tugas, alihkan surat itu ke subfolder "0_Run".
3. Selepas respons pantas kepada surat, mengubahnya menjadi tugas atau suai kenal mudah, anda perlu memutuskan perkara yang perlu dilakukan dengan mesej ini seterusnya: padamkannya atau hantar ke salah satu folder untuk simpanan jangka panjang.

Berikut ialah folder storan jangka panjang saya.

• 0_Lari. Saya tidak mempunyai folder sedemikian, tetapi jika anda tidak mempunyai perancang, saya ulangi, anda boleh meletakkan surat yang memerlukan kajian terperinci di sini. Folder ini juga perlu dibersihkan dengan kerap, tetapi dengan pendekatan yang bijak pada masa yang ditetapkan khas.
• 1_Ruj. Di sinilah saya meletakkan surat dengan maklumat latar belakang: surat alu-aluan dengan log masuk daripada pelbagai perkhidmatan web, tiket untuk penerbangan akan datang dan sebagainya.
• 2_Projek. Arkib surat-menyurat mengenai rakan kongsi dan projek yang mempunyai hubungan semasa disimpan di sini. Sememangnya, folder berasingan dicipta untuk setiap projek atau rakan kongsi. Dalam folder rakan kongsi, saya meletakkan surat bukan sahaja dari pekerjanya, tetapi juga surat dari pekerja "Syurga" yang berkaitan dengan rakan kongsi ini. Sangat mudah: jika perlu, semua surat-menyurat mengenai projek tersedia dalam beberapa klik.
• 3_Muzium. Di sini saya melemparkan surat-surat yang sayang untuk dipadam, dan manfaatnya tidak jelas. Selain itu, folder dengan projek tertutup daripada "2_Projects" berhijrah ke sini. Pendek kata, calon pertama untuk dipadamkan disimpan dalam "Muzium".
• 4_Dokumen. Berikut adalah surat dengan sampel elektronik dokumen yang mungkin berguna pada masa hadapan untuk perakaunan, sebagai contoh, penyata perdamaian daripada pelanggan, tiket untuk perjalanan. Folder ini mempunyai banyak persamaan dengan folder "2_Projects" dan "1_Sprav", hanya maklumat perakaunan disimpan di dalamnya dan maklumat pengurusan disimpan dalam folder "2_Projects". Dalam "4_Documents" - maklumat mati, dan dalam "2_Projects" - hidup.
• 5_Pengetahuan. Di sinilah saya hanya menambah mel yang sangat berguna yang saya ingin kembali selepas beberapa ketika untuk inspirasi atau mencari penyelesaian.

Terdapat tetapan lain klien mel yang penting untuk pengendalian sistem ini. Pertama, secara lalai, Thunderbird mempunyai kotak semak Tandakan mesej sebagai dibaca. Saya lebih suka melakukannya dengan sengaja, jadi kotak semak hilang! Untuk melakukan ini, pergi ke menu "Alat" → "Pilihan" → "Lanjutan" → "Baca dan paparkan".

Kedua, kita gunakan penapis … Sebelum ini, saya secara aktif menggunakan penapis yang memajukan surat secara automatik ke folder yang sesuai berdasarkan alamat pengirim. Sebagai contoh, surat daripada peguam telah dialihkan ke folder "Peguam". Saya menolak pendekatan ini atas beberapa sebab. Pertama: surat daripada peguam dalam 99% kes merujuk kepada projek atau rakan kongsi, yang bermaksud bahawa mereka mesti dipindahkan ke folder rakan kongsi atau projek ini. Kedua, saya memutuskan untuk menambah kesedaran. Anda sendiri mesti memutuskan di mana surat tertentu harus disimpan, dan lebih mudah untuk mencari mesej yang tidak diproses hanya di satu tempat - dalam peti masuk. Sekarang saya menggunakan penapis hanya untuk mengkategorikan huruf biasa automatik dari pelbagai sistem ke dalam folder, iaitu surat yang tidak memerlukan saya membuat keputusan. Penapis dalam Mozilla Thunderbird dikonfigurasikan dalam menu Alat → Penapis Mesej.

Jadi, dengan pendekatan yang betul, e-mel perlu mengambil masa dari 10 hingga 60 minit sehari, bergantung kepada jumlah surat-menyurat.

Ya, dan satu perkara lagi. Anda telah pun mematikan pemberitahuan tentang ketibaan surat baharu, bukan?;)