"0 masuk" - sistem yang jelas untuk mengekalkan peti masuk sifar

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Dengan membaca artikel ini, anda akan menjadi raja e-mel. Sejujurnya.

Bagi kebanyakan orang, e-mel masih menjadi alat kerja yang tidak dapat dipertikaikan dan penderitaan harian. Seseorang mempunyai tujuh surat masuk, dan dia akan segera menyelesaikannya sekarang. Seseorang mempunyai 46 orang yang masuk, tetapi dia juga akan mengaut mereka dalam sehari, kerana dia sudah biasa dengannya. Bagi setiap orang, terdapat ambang tertentu untuk bilangan e-mel masuk setiap hari, yang boleh dia hadapi tanpa melengahkan pemprosesan pada hari berikutnya dan, dengan itu, tanpa membuat sekatan dalam kotak e-mel. Anda boleh memanggil ambang ini "semula jadi".

Jika terdapat lebih banyak e-mel daripada yang boleh diproses oleh seseorang, maka anda perlu menukar pendekatan anda terhadap pengurusan e-mel. Ini akan meningkatkan ambang kepada nilai yang diperlukan dalam kes tertentu. Perlu menguruskan 100 e-mel sehari? Ini bermakna anda boleh melakukan 100, hanya gunakan metodologi yang betul apabila bekerja dengan mel. Yang mana satu? Mari beritahu anda sekarang.

Satu-satunya penunjuk bahawa seseorang boleh mengendalikan mel ialah sifar mel masuk pada penghujung hari bekerja. Prinsip utama pemprosesan yang cekap bagi mesej masuk ialah memahami jenis surat yang ada di hadapan anda. Mula-mula anda perlu belajar cara mengklasifikasikan huruf dengan jelas dan mengetahui perkara yang perlu dilakukan dengan setiap jenis.

Semua e-mel masuk boleh dibahagikan kepada tujuh kategori:

1. Anda tidak perlu menjawab, anda tidak perlu membaca. Terdapat dua cara untuk surat sedemikian: arkib atau padam. Jika anda menerima surat berita lain yang tidak pernah anda baca, bantulah diri anda - berhenti melanggan. Satu tindakan sebagai pertukaran untuk menyingkirkan berpuluh-puluh e-mel sedemikian pada masa hadapan. Kami ingin belajar bagaimana untuk menghadapi aliran surat dalam sehari? Kurang aliran lebih mudah dikendalikan. Jangan takut terlepas sesuatu yang penting. Maklumat yang benar-benar diperlukan akan sampai kepada anda dengan cara yang berbeza dan akan muncul di hadapan anda sekurang-kurangnya sekali lagi.
2. Dengan fail yang dilampirkan. Ini boleh menjadi pemberitahuan tentang keperluan untuk membayar sesuatu atau maklumat untuk kerja semasa atau akan datang. Ia berguna untuk membuat folder berasingan untuk surat sedemikian, tetapi tanpa fanatik. Terlalu banyak folder? Permudahkan. Untuk mencari sesuatu yang anda perlukan kemudian, anda tidak memerlukan seribu folder, tetapi keupayaan untuk menggunakan fungsi carian pengirim.
3. Jawab sesuka hati. Jawapannya nampaknya pilihan, tetapi kadangkala budi bahasa membantu. Di sini, bertindak secara eksklusif mengikut situasi.
4. Dengan sedikit masa untuk suai kenal. Menarik untuk dibaca, tetapi tidak perlu. Cuba kategorikan sebanyak mungkin e-mel dalam kategori ini dan sebelumnya. Ini adalah kunci kepada pengendalian mel yang berkesan.
5. Saya perlu menjawab hari ini. Semuanya mudah di sini: ambil dan jawab sama ada sekarang, jika ada sesuatu yang sangat mendesak, atau pada penghujung hari bekerja.
6. Saya perlu menjawab, tetapi tidak hari ini. Keindahan e-mel ialah ia bukan sembang atau telefon. Tiada siapa menjangkakan dan tidak sepatutnya mengharapkan respons segera melalui e-mel, jika ini tidak dinyatakan dalam pengepala surat. Jika hari tertentu dinamakan sebagai tarikh akhir untuk respons, atau anda sendiri tahu dan faham berapa lama anda perlu memberikan jawapan, maka letakkan huruf tersebut dalam folder yang sesuai. Contohnya, "Balas pada hari Isnin," "Balas pada hari Selasa," dan seterusnya. Sekarang buat sendiri senarai semak, yang mengandungi item "Pada waktu pagi, proses mel ditangguhkan untuk hari ini." Terdapat juga alat automasi khusus untuk tujuan tersebut: untuk Gmail, dan.
7. Surat yang tidak dapat difahami. Terdapat huruf yang sukar untuk dikategorikan. Jangan seksa diri anda dengan renungan dan bersetuju dengan diri anda untuk mengklasifikasikan huruf sedemikian dalam salah satu kategori yang disenaraikan di atas.

Berdasarkan klasifikasi ini, kami memerlukan folder untuk kategori 2, 3, 4 dan 6.

Peraturan Pemprosesan E-mel yang Berkesan

• Luangkan masa 30 minit pada penghujung hari kerja anda untuk membawa peti masuk anda kepada sifar. Ini lebih berkesan daripada cuba membalas serta-merta setiap e-mel. Orang ramai tidak melakukan pelbagai tugas. Kurang gangguan dan penukaran, lebih kecekapan.
• Apa yang perlu dilakukan dengan e-mel segera? Tetapkan sendiri selang waktu anda menyemak peti masuk anda sepanjang hari. Contohnya, sekali sejam. Semak peti masuk anda untuk e-mel penting yang mendesak dan, jika tiada, kembali bekerja. Ingat kelebihan mel: ia bukan satu cara komunikasi segera. Ada kemungkinan masalah yang dinyatakan dalam salah satu e-mel tidak mendesak akan diselesaikan tanpa penyertaan anda pada penghujung hari, atau pada penghujung hari anda akan menerima lebih banyak maklumat, yang akan membolehkan anda menyelesaikan masalah dengan lebih cepat dan lebih cekap.
• Setiap kali anda tidak menyemak mel anda, pastikan pengirim mel ditutup. Matikan pemberitahuan. Selamatkan diri anda daripada merenungkan jumlah surat yang masuk. Sekarang anda mempunyai pekerjaan lain, dan masa untuk mel belum tiba. Pada saat-saat keraguan tentang ketepatan pendekatan ini, ingat: anda tidak berada di loji kuasa nuklear, tetapi walaupun anda berada di sana, anda tidak akan dimaklumkan tentang reaktor yang terlalu panas melalui e-mel.
• Gunakan keinginan anda untuk menyelesaikan hari kerja anda tepat pada masanya untuk mempercepatkan pemprosesan mel. Itulah sebabnya disyorkan untuk membuka peti masuk kepada sifar pada penghujung hari. Anda mempunyai 30 minit dan anda mahu menyelesaikannya dengan cepat. Pada asasnya, ia ternyata menjadi sejenis permainan, tetapi anda juga boleh secara sengaja memperagakan pemprosesan e-mel.
• Jadi pendek dan tepat sasaran.
• Bersikap positif dan mesra. E-mel boleh membina dan memusnahkan hubungan. Daripada menyelesaikan isu yang benar-benar penting, orang kadangkala tergelincir ke dalam percubaan untuk memanggil pihak lawan sebagai bodoh sehalus dan senyap yang mungkin, dan keseluruhan teks adalah berdasarkan perkara ini. Tidak ada yang pelik dalam menyatakan sikap positif anda kepada penerima dengan frasa kecil yang menyenangkan dalam badan surat itu. Keramahan anda akan kembali kepada anda, dan surat-menyurat anda akan menjadi lebih bermakna dan berkesan.
• Anda perlu mengaut huruf dalam susunan terbalik. Dan hanya begitu. Nampaknya lebih logik untuk bermula dengan huruf lama, tetapi matlamat kami adalah sifar peti masuk, yang bermaksud bahawa menjelang penghujung hari bekerja kami akan sampai ke surat pertama yang diterima. Jika anda memanjakan diri anda dan mula meninggalkan surat terakhir yang anda terima hari ini untuk esok, maka keseluruhan teknik berhenti berfungsi. Mengapa anda mahu belajar mel yang baik sama sekali jika anda tidak mengikut peraturan asas? Teruskan bekerja seperti dahulu dan menderita.
• Buka hanya huruf yang anda perlukan, hantar selebihnya ke arkib atau untuk dipadamkan. Kami terlalu menggunakan langganan kepada perkara yang tidak perlu (langganan kepada Lifehacker, sebaliknya, sangat diperlukan) dan akibatnya kami mendapat lebih banyak maklumat daripada yang boleh kami baca. Bagaimana untuk membezakan huruf yang anda mahu? Terdapat satu peraturan yang mudah tetapi sangat berkesan: buka hanya surat-surat yang ditujukan kepada orang tertentu secara peribadi kepada anda. Selebihnya - dalam salah satu kategori yang diterangkan pada permulaan artikel mengikut situasi.
• Buat templat. Selalunya, respons kepada e-mel adalah agak standard, iaitu, anda menulis perkara yang sama. Adakah anda perasan bahawa anda sering menulis frasa ini? Buat templat untuk salin-tampal pantas atau buatnya dalam perkhidmatan mel itu sendiri.
• Jika mel telah diproses, dan masih ada masa, maka anda perlu menggunakannya secara rasional. Kami pergi ke kategori huruf nombor 3, 4 dan 6 dan menyusun perkara di sana.

Tutorial ini, yang berdasarkan pengisihan yang betul, seperti yang anda lihat, merupakan tambahan yang bagus kepada petua e-mel yang lebih umum daripada Ketua Pegawai Eksekutif LinkedIn Jeff Weiner. Juga, jangan ketinggalan 10 petua e-mel Leo Babauta. Sebenarnya, terdapat banyak cara tambahan untuk memanfaatkan e-mel anda sepenuhnya. Cuba teknik yang digunakan untuk anda, analisa hasilnya, dan jangan lupa tinggalkan dalam komen petua anda sendiri untuk meningkatkan kecekapan bekerja dengan e-mel.