Kaedah Sifar Peti Masuk ialah cara terbaik untuk menangani beribu-ribu e-mel yang belum dibaca

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Memastikan peti masuk anda kosong adalah mudah. Ini akan membantu anda menjadi lebih produktif dan tidak pernah terlepas mesej penting.

Sekumpulan e-mel yang belum dibaca yang sentiasa berjuntai dalam peti masuk anda akan menggerunkan sesiapa sahaja. Jika anda mempunyai ramai rakan kongsi perniagaan dan rakan sekerja yang berinteraksi dengan anda melalui surat-menyurat, anda hanya perlu memastikan peti masuk e-mel anda bersih dan kemas.

Ketua Pegawai Eksekutif JotForm Aytekin Tank ialah cara yang menarik untuk mengatur e-mel yang dipanggil Inbox Zero. Seperti namanya, kaedahnya adalah dengan hanya memastikan peti masuk anda kosong.

Secara umum, Tank tidak mencipta sesuatu yang baru. Inbox Zero telah lama dicipta oleh penulis dan blogger Merlin Mann, dan ia merupakan kaedah yang terbukti dan terkenal. Kira-kira teknik yang sama bekerja dengan dokumen telah diterangkan oleh David Allen dalam bukunya "Bagaimana untuk mengatur sesuatu". Tangki hanya menyesuaikannya untuk antara muka web Gmail.

Usahawan Aytekin Tank, pengasas dan Ketua Pegawai Eksekutif JotForm

Saya menerima dan menghantar beratus-ratus e-mel setiap hari. Tetapi pada penghujung hari, peti mel saya sentiasa kosong. Saya tiada setiausaha untuk menguruskan surat-menyurat saya. Saya mematuhi prinsip yang dipanggil Inbox Zero. Ini tidak sukar.

Tank menyenaraikan faedah kaedah Inbox Zero:

• Anda tidak akan terlepas mesej penting jika peti masuk anda kosong.
• Anda tidak akan membuat penerima anda menunggu lama, kerana anda boleh segera membalas surat mereka.
• Beratus-ratus dan beribu-ribu surat yang belum dibaca tidak akan terkumpul dalam peti mel anda.
• Anda akan menjimatkan lebih banyak masa pada tugas yang benar-benar penting dan tidak menghabiskan berjam-jam bermain-main dengan e-mel.

Saya tahu ramai orang yang menyimpan semua surat mereka dengan berhati-hati tanpa memadamkan satu pun. Akibatnya, peti masuk mereka mula kelihatan seperti suapan Twitter. Ia tidak selesa. Anda akan sentiasa tersesat dalam e-mel.

Tangki Aytekin

Katakan anda menggunakan Gmail - walaupun kaedah ini boleh disesuaikan dengan mana-mana ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) atau klien e-mel (Outlook, Thunderbird atau Sylpheed). Mari kita lihat deposit mesej yang belum dibaca dan mulakan.

1. Kosongkan peti mel anda

Jadi, dengan kaedah Inbox Zero, anda mesti bertindak tegas. Buka "Peti Masuk", pilih semua huruf yang terkumpul di sana dan arkibkan semuanya sekaligus. Bagi sesetengah orang, ini akan kelihatan seperti kegilaan semata-mata, tetapi Tank mengesyorkan melakukan perkara itu.

Anda perlu bermula dengan peti mel kosong. Panduan ini tidak akan membantu anda jika anda mempunyai puluhan ribu e-mel dalam Peti Masuk anda. Jadi arkibkan segala-galanya dan mulakan dengan batu tulis yang bersih.

Tangki Aytekin

2. Proses e-mel anda dalam susunan kronologi

Untuk membangunkan tabiat sihat ini, anda memerlukan sejumlah disiplin. Semasa anda memproses e-mel anda, mulakan dengan mesej yang paling lama dan teruskan ke arah yang terbaharu. Dengan cara ini anda akan mengekalkan susunan kronologi dan tidak akan keliru.

Terdapat dua fungsi untuk membantu anda mengendalikan e-mel dalam Gmail:

Hidupkan Auto Suis. Untuk melakukan ini, buka "Tetapan" → "Umum", cari item "Auto suis" dan aktifkannya. Kini, apabila membalas atau mengarkibkan e-mel, Gmail tidak akan mengembalikan anda ke peti masuk, tetapi akan memaparkan e-mel seterusnya. Dengan cara ini anda akan dapat memproses surat satu persatu mengikut susunan yang diterima, tanpa sebarang gangguan.

Kemudian dayakan butang Hantar dan Arkib jika anda tidak memilikinya. Buka "Tetapan" → "Umum" dan cari item "Tunjukkan butang" Hantar dan arkibkan "sebagai tindak balas". Ini akan menjimatkan masa anda. Lagipun, jika anda sudah membalas surat itu, tidak ada gunanya anda menyimpannya dalam Peti Masuk anda, bukan? Klik pada butang hantar dan e-mel akan diarkibkan secara automatik.

Dan inilah satu lagi perkara penting:

Jangan gunakan e-mel sebagai sembang. Tidak ada yang lebih buruk daripada menghasilkan rantai balasan yang panjang dari surat yang dipetik secara berterusan. Jika anda perlu bercakap, gunakan messenger, sembang Slack, atau hubungi melalui telefon. E-mel tidak sesuai untuk ini.

Tangki Aytekin

3. Dijawab - arkib

Peraturan utama kaedah Inbox Zero ialah peti masuk anda bukanlah tempat untuk menyimpan mel anda. Semua e-mel dalam peti masuk mesti diproses dengan segera. Baca satu per satu dan sama ada balas dan arkibkan jika mesej memerlukan respons, atau arkibkan sahaja jika mesej tidak memerlukan respons.

Jika anda tidak dapat membalas e-mel dengan segera, terdapat dua pilihan:

• Simpannya ke apl penganjur anda. Ia boleh jadi Evernote, OneNote atau beberapa jenis pengurus tugas. Tetapkan tarikh supaya program mengingatkan anda untuk menulis jawapan anda pada masa yang betul.
• Jika anda boleh menulis respons dengan segera, tetapi penerima akan menerimanya selepas beberapa ketika, gunakan ciri penghantaran tertunda dalam Gmail. Outlook, Thunderbird dan pelanggan lain boleh melakukan perkara yang sama.

4. Buat sahaja

Segala-galanya menurut ajaran David Allen yang agung dan perkasa. Jika e-mel memerlukan tindakan yang akan mengambil masa beberapa minit, lakukan sahaja sekarang. Jangan salin surat itu ke senarai tugasan anda. Jangan tinggalkan dalam peti masuk anda.

Jika anda perlu membuat pembayaran, buat sahaja sekarang. Jika anda perlu menghantar maklum balas kepada rakan sekerja, hantarkannya dengan segera. Jika kes itu mengambil masa beberapa minit, tidak ada gunanya menangguhkannya.

Tangki Aytekin

5. Gunakan pintasan papan kekunci

Pintasan papan kekunci dengan ketara mengurangkan masa yang dihabiskan untuk memproses e-mel. Dengan mereka, anda tidak perlu menggerakkan kursor tetikus ke depan dan ke belakang. Tank mengesyorkan mengingat dan menggunakan tiga kekunci pintas:

• Kekunci E membolehkan anda mengarkibkan mesej dengan cepat. Kami membacanya, menekan E, mengarkibkannya. Mudah sahaja.
• Kekunci R digunakan untuk menulis respons dengan cepat. Jika anda perlu menjawab surat, tekan, masukkan jawapan, tekan Enter.
• Kekunci F ke hadapan menerima surat kepada penerima lain.

Saya rasa anda tidak memerlukan sebarang kekunci panas lain. Dalam Gmail, saya hanya menggunakan tiga pintasan papan kekunci. Untuk segala-galanya, terdapat tetikus. Tetapi kekunci pintas ini membolehkan anda melakukan tiga daripada tindakan e-mel yang paling biasa dengan pantas, supaya ia boleh menjimatkan banyak masa anda.

Tangki Aytekin

6. Sediakan penapis

Penapis E-mel ialah alat yang sangat berguna yang melakukan banyak kerja untuk anda. Anda hanya perlu mengkonfigurasinya sekali, dan ia akan menjimatkan banyak masa anda.

Jika dalam Peti Masuk anda anda kerap menemui surat yang tidak penting (pemberitahuan perkhidmatan Internet, mel automatik dan sebagainya), maka sama ada berhenti melanggannya atau sediakan penapis supaya surat tersebut diarkibkan secara automatik.

7. Peti masuk kosong - tutup mel

Apabila anda cuba menumpukan perhatian pada kerja anda, anda tidak seharusnya sentiasa terganggu dengan e-mel. Jadi mari kita berpegang pada peraturan: Apabila peti masuk anda kosong, tutup tab Gmail atau klien e-mel anda dan lupakan mel untuk beberapa jam seterusnya. Sibuk saja.

Matikan semua pemberitahuan e-mel masuk. Mereka sangat mengganggu.

Anda boleh membuka mel anda semula selepas beberapa jam, memproses mesej yang terkumpul di sana, dan kemudian kembali bekerja. Matlamat kaedah Inbox Zero adalah untuk memaksa diri anda tidak terganggu oleh e-mel masuk. Anda perlu menguruskan peti mel anda, bukan anda.

Tangki Aytekin

Jika anda telah mencuba teknik Inbox Zero dan bersedia untuk memberitahu anda apa yang anda dapat, atau ingin mencadangkan kaedah yang lebih baik, tulis dalam ulasan.