Sistem mudah untuk mengatur kehidupan moden yang kompleks

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Hari ini kami ingin memberitahu anda tentang sistem yang akan membantu anda menstruktur semua projek kerja, tugas dan urusan anda. Dengan bantuannya, anda akan belajar cara menetapkan matlamat dengan betul dan membangunkan rancangan untuk mencapainya.

Dalam dunia moden, seseorang perlu melakukan pelbagai tugas. Projek, mesyuarat, urusan, tugas, tarikh akhir yang hampir tidak dapat dielakkan … Selalunya sukar bagi kita untuk mengatur kehidupan kita sedemikian rupa sehingga kita mempunyai masa untuk menangani urusan kerja.

Hari ini kami ingin memperkenalkan anda kepada sistem yang akan membantu anda mengatur semua matlamat, urusan dan tugas anda. Sistem ini dibangunkan oleh Chris Winfield, seorang usahawan New York City.

Hidup susah.

Kami menikmati bekerja 40+ jam seminggu, kami berbangga dengannya dan suka memberitahu semua orang dan semua orang betapa sibuknya kami, kerana ia membuatkan kami berasa penting dan tidak boleh diganti. Nah, atau sebaliknya, kita hanya berfikir bahawa ia sepatutnya begitu.

Begitu juga dengan saya. Sehingga saya memutuskan untuk mengubah segala-galanya.

Ia tidak boleh berterusan seperti ini, saya terpaksa memulakan semula dan mengubah segala-galanya. Saya mahu menjalani kehidupan sepenuhnya dan tidak mahu terlepas satu saat pun.

Tetapi ada satu masalah. Saya tidak tahu bagaimana untuk melakukan ini. Saya telah membuang terlalu banyak masa dan bekerja dengan tidak berkesan. Jadi saya mula mencari cara yang boleh membantu saya menyelesaikan masalah itu.

Saya membaca banyak buku dan blog tentang produktiviti dan akhirnya menghasilkan sistem empat keping.

Sistem mudah ini, yang akan dibincangkan kemudian, membantu saya meningkatkan produktiviti saya, dengan bantuannya saya dapat mengatur hari, minggu, bulan, malah hanya beberapa jam. Terima kasih kepadanya, saya boleh melakukan lebih banyak dalam masa yang singkat.

Saya benar-benar ingin mengatakan bahawa saya dengan mudah dan cepat datang ke sistem ini, tetapi ini tidak begitu: Saya menghabiskan beratus-ratus jam bereksperimen, saya terpaksa melalui banyak kegagalan, kesilapan dan kekecewaan.

Hari ini saya boleh melakukan lebih banyak dalam 17 jam berbanding sebelum ini dalam 40 jam. Bukan itu pun. Saya mampu mencapai lebih banyak dalam satu minggu berbanding beberapa bulan lalu.

Saya dapat bekerja secara serentak dengan beberapa projek, pelanggan, syarikat dan pada masa yang sama mengekalkan keseimbangan antara kerja dan kehidupan peribadi.

Saya bekerja, saya menghabiskan masa dengan keluarga saya, saya berjalan kaki, saya berkomunikasi dengan orang lain, saya mengajar orang lain apa yang saya tahu sendiri, dan saya melakukan banyak lagi. Setiap hari. Dan semua ini hanya disebabkan oleh fakta bahawa saya telah membangunkan sistem yang sesuai dengan saya, yang saya sentiasa patuhi. Sistem ini agak mudah, tetapi anda tidak boleh lupa bahawa:

Hanya tidak selalu bermakna mudah.

Salah satu perkara utama yang saya sedar ialah jika anda meluangkan masa untuk merancang hari anda dan mempunyai idea yang jelas tentang apa yang anda ingin capai (buat gambaran tertentu tentang hari anda), maka semuanya akan menjadi lebih mudah. Anda akan bekerja lebih sedikit dan lebih berjaya, kerana anda akan bekerja dengan semangat, anda akan melihat matlamat di hadapan anda.

Sistem saya mempunyai empat elemen utama:

1. Bermimpi dan tetapkan matlamat. Apa yang anda mahukan dalam hidup? Apakah impian, matlamat, cita-cita anda? Jika anda tidak mengetahui jawapan kepada soalan ini, maka komponen lain dalam senarai ini tidak akan memberi manfaat kepada anda.
2. Putuskan otak anda. Pindahkan fikiran dari kepala anda ke kertas. Anda tidak perlu memikirkan butiran luar jika anda benar-benar ingin menjadi produktif.
3. Buat peta mental. Mereka akan membantu anda mencari kelemahan kepada matlamat utama anda. Dalam erti kata lain, anda akan faham bagaimana untuk mendapatkan atau mendapatkan apa yang anda inginkan dengan cepat.
4. Urus masa anda dan pecahkan tugas yang kompleks kepada elemen konstituennya. Ini akan membantu anda mencapai matlamat utama anda dalam masa yang sesingkat mungkin.

Tiada siapa yang akan mempertikaikan fakta yang jelas bahawa semua orang mempunyai 24 jam sehari. Orang yang berjaya mempunyai dua sifat:

• Mereka tahu apa yang mereka mahukan.
• Mereka berusaha untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan.

Adakah anda bersedia untuk mengambil risiko dan berusaha untuk menjadi berjaya? Kemudian bacalah.

1. Mimpi. Menetapkan matlamat. Mengambil tindakan

Mulakan dengan membayangkan matlamat utama.

Stephen Covey

Langkah pertama ialah membentuk gambaran besar tentang hidup anda. Anda mesti memahami apa yang anda ingin capai, jenis orang yang anda mahu menjadi, dengan kata lain, fikirkan bagaimana rupa kehidupan ideal anda.

Apabila saya mula-mula melakukan ini, saya mahu banyak perubahan dalam hidup saya. Mungkin, seperti saya kemudian, nampaknya banyak perkara tidak boleh diubah, tetapi jangan putus asa dan jangan berputus asa, kerana perasaan ini adalah normal.

Mengikuti nasihat Mark Allen, saya mengetepikan satu halaman untuk setiap matlamat saya. Batasan ruang sedemikian diperlukan supaya anda mempunyai peluang untuk melukis setiap matlamat secara terperinci, memecahkannya kepada elemen asas, membuat rancangan terperinci untuk mencapai matlamat ini, tetapi spesifikasi matlamat harus tanpa air.

Terdapat sesuatu yang penting untuk diingati: anda tidak memegang pelan anda dalam darah, matlamat anda boleh berubah pada bila-bila masa. Kita tidak boleh mengatakan dengan pasti apa yang akan berlaku kepada kita dalam satu jam, dan lebih-lebih lagi tiada siapa yang boleh mengatakan bahawa matlamat dan rancangan hidupnya tidak akan berubah pada bulan depan atau tahun depan.

Tetapi perancangan sedemikian adalah berfaedah kerana anda mempunyai idea yang jelas tentang apa yang anda ingin capai, jenis orang yang anda impikan untuk menjadi.

Juga, jangan risau jika anda tidak berjaya merangka pelan pencapaian untuk setiap matlamat. Tidak mengapa, perkara utama ialah anda mempunyai matlamat, dan apabila tiba masanya, anda akan mencari cara untuk membantu anda mencapainya.

2. Putuskan beban otak anda

Semoga fikiran anda sentiasa cerah dan jernih, seperti langit yang luas, lautan yang luas dan puncak gunung yang tertinggi.

Morihei Ueshiba

Ingatan kita dalam banyak cara adalah alat kelangsungan hidup. Kita paling mudah mengingati perkara yang penting dan perlu bagi kita. Memori adalah perkara yang menakjubkan: dalam keadaan force majeure, sebagai contoh, kita boleh mengingati pelajaran sekolah tentang keselamatan hidup dan memberikan pertolongan cemas kepada seseorang.

Anda mempunyai beratus-ratus pemikiran dalam fikiran anda, butiran kecil, butiran yang tidak perlu. Sebagai contoh, anda cuba mengingati semua nuansa, walaupun butiran terkecil projek yang anda lakukan. Walaupun kesedaran sedemikian adalah dihormati, ia juga sering menjadi kebimbangan dan tekanan. Kesimpulan: buang sampah ini, bongkarkan otak anda.

Jangan simpan semua butiran ini dalam kepala anda - tuliskannya dalam diari anda, biarkan semuanya terkandung pada pemacu keras komputer anda, atau di tempat lain. Ini akan membolehkan anda memberi tumpuan yang lebih baik pada perkara yang penting pada masa ini, sambil tidak melupakan hal ehwal semasa.

Susun, Bahagi dan Takluk

Sekarang anda telah menyelamatkan diri anda daripada banyak pemikiran yang tidak perlu atau tidak begitu penting, sudah tiba masanya untuk mula mengatur urusan anda. Tengok rancangan sendiri. Mungkin anda tidak malas dan membuat rancangan bukan sahaja untuk minggu dan bulan akan datang, tetapi juga untuk sepanjang tahun.

Anda perlu menyusun semua yang anda perlu lakukan. Cuba rancang semua projek, tugas dan urusan lain anda sedemikian rupa sehingga mereka tidak mengganggu satu sama lain: ambil masa yang berasingan untuk setiap tugas, jangan mengejar dua burung dengan satu batu, tetapi bahagikan dan takluki.

Jangan risau jika anda tidak mempunyai rancangan konkrit untuk mencapai semua yang anda rancang. Perkara utama ialah anda mempunyai matlamat, dan minda bawah sedar anda akan membantu anda dalam selebihnya.

Dalam kes ini, minda bawah sedar anda boleh dibandingkan dengan navigator GPS. Anda tetapkan destinasi anda dan ketahui cara untuk sampai ke sana.

3. Buat peta minda

Apa yang anda perlukan ialah pelan, peta jalan dan keberanian untuk sampai ke destinasi anda.

Earl Nightingale

Peta minda ialah gambar rajah yang membantu anda menggambarkan dan menyusun maklumat. Peta minda boleh digunakan untuk hampir semua perkara daripada mengambil nota kepada membangunkan strategi yang serius. Mereka akan membantu anda menguraikan objek kompleks kepada bahagian komponennya.

Dengan bantuan peta minda, anda boleh membina hierarki projek, hasil dan tugasan. Gunakan saiz dan warna fon untuk menyerlahkan perkara yang penting atau mendesak. Anda juga boleh memasukkan pautan ke sumber atau dokumen Internet yang penting pada komputer anda.

Peta ini akan membantu anda melihat sekilas pandang projek mana yang paling banyak mengambil masa daripada anda atau memerlukan perhatian yang paling tinggi (tugas dan tarikh akhir yang diserlahkan dengan warna merah akan menjerit kesegeraan dan kepentingannya).

Dengan menyemak peta minda anda setiap minggu, anda akan melihat projek yang hampir siap, dan ini akan mendorong anda untuk meneruskan. Padamkan projek yang telah siap dan isi dengan yang baharu.

4. Urus masa anda dan pecahkan tugas yang sukar kepada elemen asas

Tentukan hari ini bahawa anda akan menjadi pakar dalam mengurus masa dan prestasi anda sendiri.

Brian Tracy

Memandangkan anda sudah mempunyai rancangan, anda perlu memastikan bahawa anda boleh mengendalikan semua tugasan lebih awal tepat pada masanya. Terdapat pelbagai teknik dan sistem yang direka untuk membantu anda dengan ini. Sebagai contoh:

• Kanban ialah sistem yang akan membantu anda menangani tugasan dengan cekap. Terdapat alat dalam talian yang berguna, KanbanFlow, yang direka bukan sahaja untuk solo tetapi juga untuk kerja berpasukan.
• Teknik keberkesanan peribadi GTD biasa yang akan membantu anda menyelesaikan sesuatu sehingga akhir.

Jangan lupa tentang hari ini

Peta minda, GTD, Kanban semuanya hebat dan tidak dapat dinafikan diperlukan untuk anda mencapai matlamat anda. Tetapi jangan lupa bahawa ini adalah perancangan strategik. Kadangkala anda memerlukan rancangan yang ringkas dan praktikal untuk hari itu. Bukan untuk esok. Bukan untuk sebulan atau setahun. Untuk hari ini.

Impian menjadi matlamat apabila tindakan diambil untuk mencapainya.

Bo bennet

Terdapat teknik Pomodoro yang boleh membantu anda merancang masa anda dengan cekap. Anda boleh mengetahui lebih lanjut mengenainya di sini.

Sentiasa mencapai matlamat anda, menyelesaikan tugas tepat pada masanya, mencapai kejayaan - inilah yang semua orang harus berusaha. Tetapi jangan lupa kemahiran ketujuh Stephen Covey - mengasah gergaji.

Bayangkan seorang lelaki yang telah menggergaji pokok selama lima jam, tetapi apabila anda menyuruhnya berhenti selama beberapa minit untuk mengasah gergaji, dia menjawab: “Saya tidak mempunyai masa untuk mengasah gergaji! Saya perlu potong!"

Ingatlah untuk meluangkan masa untuk kesihatan anda, keluarga dan rakan anda, dan sentiasa cuba berehat apabila anda rasa anda memerlukannya.