Mengapa tidak ada masa dan tenaga yang cukup untuk perkara yang paling penting dan apa yang perlu dilakukan mengenainya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Perangkap mendesak harus dipersalahkan. Kami memikirkan cara ia berfungsi dan bagaimana untuk tidak memasukinya.

Berapa kali pada penghujung hari yang sukar dan sibuk, anda menyedari bahawa anda seolah-olah berputar seperti tupai dalam roda selama berjam-jam dan menyelesaikan banyak masalah, tetapi tidak menumpukan masa untuk projek yang sangat penting? Berapa kali anda berjanji kepada diri sendiri untuk mengambil perkara peribadi yang bermakna kepada anda: sukan, kreativiti, belajar, tetapi tidak dapat memulakannya selama berbulan-bulan? Jika ini berlaku kepada anda, maka, seperti kebanyakan orang, anda telah jatuh ke dalam perangkap mendesak.

Apakah perangkap mendesak

Penyelidikan daripada Sekolah Perniagaan Universiti Johns Hopkins telah menunjukkan bahawa lebih kerap daripada tidak, kami meninggalkan tugas yang menarik dan penting demi tugas yang mendesak. Dan kami secara literal cenderung untuk menangguhkan projek penting untuk kemudian, pertama sekali, mengambil projek yang, seperti yang kami nampak, perlu dilakukan sekarang.

Ini dipanggil perangkap mendesak. Ia membawa kita kepada tekanan, keletihan emosi dan, anehnya, kehilangan wang. Penyelidik telah mendapati bahawa kita cenderung untuk mengambil tugas yang kelihatan lebih mendesak, walaupun kita membayar lebih sedikit daripada tugas dengan tarikh akhir yang lebih lembut. Ini berlaku atas beberapa sebab.

Mengapa kita jatuh ke dalam perangkap mendesak

1. Kita menderita jika tidak dapat menyiapkan tugasan

Perkara ini telah ditemui pada tahun 1927, dan kemudian ia disahkan lebih daripada sekali: orang ramai berasa tidak selesa jika ada urusan yang belum selesai bergantung kepada mereka. Ciri pemikiran ini dipanggil kesan Zeigarnik. Dan kerana tugas-tugas mendesak, sebagai peraturan, cukup kecil dan tidak mengambil banyak masa, kami tidak boleh menangguhkannya, kerana item seterusnya dalam senarai tugasan tidak akan dicoret. Dan kami mengambil tugas kecil ini, menyelesaikannya satu demi satu dan tidak boleh berhenti. Seperti sebungkus kerepek: sehingga anda makan segala-galanya, anda tidak akan tenang.

2. Kami terperangkap dalam terowong dan tidak nampak apa-apa di sekeliling

Iaitu, kita mendapati diri kita begitu tertekan dengan urusan jangka pendek sehingga kita benar-benar tidak boleh menghembus nafas, melihat jadual kita dari luar dan menilai apa yang benar-benar penting dan apa yang tidak. Keadaan ini boleh dibandingkan dengan penglihatan terowong: kita tidak melihat gambaran yang lengkap, tetapi hanya serpihan yang berada di tengah-tengah perhatian kita sekarang.

3. Kami tidak dapat mengatur hari bekerja dengan betul

Jika proses tidak dinyahpepijat kerana kesalahan anda atau melalui kesalahan pengurusan, tugas rutin mula benar-benar memakan masa dan usaha. Katakan anda terlalu malas untuk membuat templat untuk dokumen dan surat - dan setiap kali anda menghabiskan banyak masa berharga bekerja dengan dokumentasi atau mel masuk. Atau pengurus projek anda tidak bersetuju dengan pelanggan untuk membuat semua suntingan sekaligus, dan anda perlu terganggu oleh komen baharu berkali-kali.

4. Nampaknya jika kita mengabaikan tugas yang mendesak, bencana akan berlaku

Pemimpin atau pelanggan yang jahat akan datang dan dia akan banyak bersumpah, anda akan dilucutkan wang, langit akan jatuh ke tanah, kita semua akan mati.

Semua pemberitahuan mesej baharu, panggilan, suntingan, pesanan kecil tambahan ini mencipta ilusi bahawa ia tidak boleh ditangguhkan. Walaupun, sebenarnya, tidak begitu banyak tugas yang benar-benar membakar.

Bagaimana untuk mengelak daripada terperangkap dalam keadaan mendesak

1. Mulakan hari anda dengan tugas penting dan tidak mendesak

Buku pengurusan masa klasik mengatakan perkara pertama yang perlu dilakukan ialah "makan katak." Iaitu, untuk menghapuskan tugas yang kecil dan tidak begitu menyenangkan. Terdapat logik dalam pendekatan ini: selepas membuat panggilan yang sukar atau menjawab surat yang membosankan, kami berasa seperti pemenang dan semakin meningkat kami mengambil perkara lain.

Tetapi ada risiko bahawa "katak" pertama akan diikuti oleh yang kedua, kemudian yang ketiga, yang keempat … Dan sekarang sudah petang, "katak" telah dimakan dengan tidak terkira, tetapi tangan belum mencapai yang benar-benar penting. tugasan. Oleh itu, anda boleh mencuba sebaliknya: mulakan hari dengan apa yang lebih penting, tetapi tidak mendesak, dan hanya kemudian beralih kepada semua timbunan tugas kecil ini.

2. Belajar untuk berehat

Jangan tergesa-gesa untuk segera membalas mesej baharu dan melaksanakan sebarang tugasan dan permintaan kecil. Tarik nafas dalam dan keluar dan hargai betapa mendesaknya perkara ini. Sekiranya tugas itu merugikan, tangguhkannya dengan mengutamakan projek yang lebih besar dan lebih berharga.

3. Cuba bekerja dalam blok

Katakan 40 minit untuk tugasan penting dan 15 minit untuk tugasan mendesak. Tetapkan pemasa supaya rutin kecil tidak terlalu membebankan anda, dan sebaik sahaja ia berbunyi bip, kembali kepada perkara yang besar. Kemungkinan besar, panggilan atau surat akan dapat menunggu selama 40 minit seterusnya.

4. Menggabungkan perkara

Banyak perkara kecil boleh dilakukan semasa anda menaiki kereta bawah tanah, berdiri dalam barisan di pejabat pos, menunggu kanak-kanak dari pelajaran lukisan. Tidak mungkin untuk terlibat dalam disertasi, buku, laporan atau rancangan pada saat-saat sedemikian, tetapi agak mungkin untuk membalas mesej dengan cepat, mengisi beberapa borang, membuat suntingan kecil.

5. Ingat bahawa tugas yang mendesak tidak akan berakhir

Adalah satu kesilapan yang sangat besar untuk berfikir bahawa sekarang anda akan segera membersihkan semua rutin ini: membuat temu janji dengan doktor, menjawab surat, memesan kasut baru untuk anak anda, mengisi kad laporan - dan kemudian, dengan hati yang ringan, anda akan mengambil kerja penting dan projek peribadi: kemas kini portfolio dan resume anda, baca buku dalam bahasa asing, cari maklumat untuk penyelidikan. Malangnya, ini tidak akan begitu. Perkara-perkara kecil akan terus menimpa anda sehingga anda mengawalnya.