Bagaimana untuk merancang sesuatu menggunakan kaedah ALPEN dan mengikuti segala-galanya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Pengurusan masa dengan ketepatan Jerman.

Apakah kaedah ALPEN

Ini adalah satu lagi cara untuk merancang sesuatu supaya anda dijamin mempunyai masa untuk segala-galanya dan pada masa yang sama tidak gila dengan beban. Ia dicipta oleh profesor ekonomi Jerman dan pakar pengurusan masa Lothar Seivert.

Pengarang kaedah telah membahagikannya kepada lima komponen. Huruf pertama dalam nama langkah akhirnya terbentuk menjadi perkataan Jerman ALPEN (dalam bahasa Rusia "Alps"):

A - membuat senarai tugasan (Aufgaben);

L - anggaran masa yang diperlukan (L änge schätzen);

P - merancang masa penimbal (Pufferzeiten einplanen);

E - keutamaan tugas (Entscheidungen treffen);

N - meringkaskan (Nachkontrolle).

Intipati kaedah ini adalah untuk memahami tugas mana yang benar-benar bernilai mengambil masa, dan yang mana boleh ditinggalkan untuk kemudian. Selain itu, bersikap realistik tentang masa yang perlu anda luangkan, dan ingat bahawa bekerja tanpa gangguan adalah jalan menuju keletihan.

Pada dasarnya, kaedah ALPEN ialah gabungan penjadualan blok dengan matriks Eisenhower daripada pengurusan masa klasik.

Cara merancang kes menggunakan kaedah ALPEN

Membuat senarai

Tulis semua - semua perkara yang anda ingin lakukan hari ini. Tulis sahaja: dalam buku nota kertas, buku nota atau perancang pada telefon anda.

Godaan untuk membuat senarai mental, sudah tentu, hebat, tetapi sumber daya ingatan "bekerja" manusia tidak terhad. Menurut beberapa laporan, ia boleh menyimpan sehingga empat tugas atau objek secara serentak.

Jangan buang masa untuk mengutamakan perkara dahulu - tulis sahaja apa sahaja yang terlintas di fikiran. Senarai itu pasti menjadi sangat mengagumkan. Tidak mengapa, sepatutnya begitu.

Anggarkan berapa lama masa yang diambil

Sesiapa yang telah cuba merancang sesuatu sekurang-kurangnya sekali hampir pasti melangkah pada kegemaran pendatang baru dalam pengurusan masa: dia membuat senarai 15 tugas, tetapi pada akhirnya dia tidak melakukan walaupun separuh, kerana mereka, ternyata, secara fizikal tidak sesuai dengan hari bekerja. Akibatnya, saya kecewa dan meninggalkan semua teknik pengurusan masa yang bermodel baru ini.

Untuk mengelakkan perkara ini berlaku, anda perlu memahami kos masa. Fikirkan tentang berapa minit atau jam setiap tugasan dalam senarai anda akan mengambil masa. Jadilah realistik yang mungkin. Bina pada pengalaman lepas, dan jangan lupa ciri keperibadian anda jika, sebagai contoh, anda cepat letih atau berlengah-lengah. Harus diingat bahawa semua perkara ini adalah untuk anda, bukan untuk superman khayalan.

Apabila anda selesai mengira, tulis anggaran masa di sebelah setiap item.

Rancang masa penimbal anda

Satu lagi kesilapan biasa ialah merancang sesuatu satu persatu. Strategi sedemikian, pertama, tidak mengambil kira bahawa seseorang perlu berehat, dan kedua, ia membawa kepada fakta bahawa semua rancangan menghadapi risiko runtuh kerana satu kelewatan kecil atau force majeure.

Pertemuan itu berlangsung sedikit lebih lama daripada masa yang dijadualkan, kontraktor memberi arahan sedikit kemudian, beberapa rakan sekerja lewat, anda terperangkap dalam kesesakan lalu lintas, kanak-kanak itu berpakaian lama di tadika - dan itu sahaja, perkara berikut perlu ditangguhkan, malah dibatalkan dan dilukis semula sepanjang hari sama sekali. Ini biasanya sangat marah dan mengecewakan.

Oleh itu, selepas setiap tugas, adalah penting untuk memasukkan dalam pelan apa yang dipanggil masa penampan, iaitu, satu yang anda tidak duduki dengan apa-apa.

Jika berlaku masalah, slot kosong ini akan membantu anda mengatasi perniagaan yang lain. Dan jika tiada force majeure berlaku, anda menggunakan masa penampan untuk berehat: minum kopi, berjalan-jalan, membaca buku atau hanya duduk diam. Akhir sekali, anda boleh menumpukan masa ini untuk tugas tambahan atau projek peribadi.

Anda mesti menentukan sendiri saiz blok penimbal. Sebaik-baiknya, mengikut kaedah ALPEN, mereka harus menyumbang sehingga 40% daripada masa bekerja.

Utamakan tugasan

Pada peringkat ini, biasanya menjadi jelas bahawa, berdasarkan masa yang diperlukan dan blok penimbal, senarai tugasan yang pertama kali disusun oleh orang itu secara fizikalnya mustahil untuk diatasi dalam sehari. Oleh itu, anda perlu memberi keutamaan dan memilih tugasan yang harus disimpan dan yang harus dibatalkan atau dijadualkan semula.

Untuk ini, alat klasik sesuai - matriks Eisenhower. Menurutnya, semua tugas dari senarai dibahagikan secara bersyarat kepada empat kategori:

1. Penting dan mendesak. Mereka perlu ditangani terlebih dahulu.
2. Penting tetapi tidak mendesak. Anda boleh mengambil sedikit masa untuk ini selepas anda berurusan dengan kumpulan pertama.
3. Mendesak tetapi tidak penting … Adalah lebih baik untuk mewakilkan mereka atau menjadikan mereka di tempat ketiga selepas yang penting, supaya tidak menumpukan mereka sepanjang hari dan tidak jatuh ke dalam perangkap mendesak.
4. Tidak mendesak dan tidak penting … Ini harus dipadamkan, diserahkan kepada seseorang atau diletakkan pada penunu belakang.

Oleh itu, senarai anda akan berkurangan dengan ketara dan akan menjadi lebih dekat dengan realiti.

ringkaskan

Pada penghujung hari, buka perancang hari anda dan tanya diri anda beberapa soalan:

• Apa yang anda berjaya lakukan dan apa yang tidak?
• Adakah anda mempunyai masa yang mencukupi untuk semua tugas yang dijadualkan?
• Adakah saya telah menganggarkan masa yang diperlukan dengan betul, atau perlukah saya memasukkan lebih banyak masa seterusnya?
• Adakah terdapat masa penampan yang mencukupi dalam rancangan saya untuk mengimbangi force majeure dan mempunyai masa untuk berehat?
• Adakah saya mempunyai masa untuk menangani kedua-dua perkara penting dan mendesak supaya tidak mengganggu tarikh akhir, tetapi pada masa yang sama tidak terperangkap dalam rutin?
• Apakah yang boleh anda lakukan untuk menjadikan rancangan itu lebih selesa untuk saya pada masa akan datang?

Apabila anda menjawabnya, jadualkan semula tugasan yang belum anda selesaikan ke hari berikutnya. Dan buat rancangan baharu dengan "membetulkan kesilapan" dalam fikiran.