7 petua Gmail daripada bekas pekerja Google

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Jika beratus-ratus e-mel masuk dan gangguan berterusan untuk menyemak mel anda tidak membenarkan anda menumpukan pada aktiviti utama anda, maka artikel ini adalah untuk anda. Rudolphe Dutel, bekas pekerja Google, menerangkan cara bekerja dengan Gmail dengan betul tanpa sakit kepala.

Pada tahun 2011, Rudolf Dutel mengambil kerja di Google. "Hari pertama saya di pejabat Google adalah seperti ketibaan Harry Potter di Hogwarts: anda sangat bimbang, seperti budak sekolah pada tarikh pertama, dan tidak jelas apa yang perlu dilakukan," ingat Rudolph. "Oleh itu, saya gembira dengan apa-apa pekerjaan yang diamanahkan kepada saya dan peluang untuk mempelajari sesuatu yang baru dalam proses itu."

Dua tahun berikutnya dia ditakdirkan untuk melibatkan diri secara rapat dalam melatih pekerja syarikat untuk bekerja dengan perkhidmatan mel Gmail, serta jualan korporatnya.

Dütel bukan lagi ahli Google; dia kini pekerja Buffer dan pengasas projek Remotive, majalah mingguan elektronik untuk pekerja jauh. Walau bagaimanapun, dia masih menggunakan beberapa helah yang dia ajarkan kepada bekas rakan sekerjanya.

Cara Melatih E-mel Anda: 7 Petua Membunuh untuk Bekerja dengan Gmail

Kadangkala membuka Peti Masuk anda pada pagi Isnin adalah satu pendedahan. Nampaknya mustahil secara fizikal untuk menyelesaikan aliran surat yang tidak berkesudahan.

E-mel hari ini tidak digunakan kecuali di kampung terpencil, di mana tidak ada elektrik atau menara sel. Menurut penyelidikan dari Institut Global McKinsey, kami membelanjakan purata satu pertiga daripada hari kerja kami untuk menjawab e-mel.

Purata pekerja mahir membelanjakan sehingga 28% daripada masa berguna mereka untuk menghuraikan e-mel. Itu kira-kira 13 jam seminggu.

Sudah tentu, saya tidak mahu bersetuju dengan statistik yang menyedihkan itu. Lebih-lebih lagi, semua orang mahu menghabiskan masa mereka untuk sesuatu yang lebih berguna. Untuk tujuan ini, Dutel menghabiskan banyak masa untuk menguji keupayaan Gmail, utiliti dan perkhidmatan, menyerlahkan tujuh yang paling berguna, pada pendapatnya, untuk kegunaan harian. Mungkin, surat-menyurat bekerja bukanlah perniagaan yang panjang.

1. Gunakan butang "Batalkan penghantaran"

Pernahkah anda melihat beberapa kesilapan menaip yang menjengkelkan dalam surat anda selepas mengklik "Hantar"? Saya pasti ya.

Mulai sekarang, tiada apa yang perlu ditakuti lagi: anda mempunyai fungsi membatalkan penghantaran, menggunakan yang merupakan prasyarat yang ketat bagi mereka yang memutuskan untuk serius mengambil pengurusan masa kerja yang berharga.

Anda boleh mengaktifkan fungsi dengan pergi ke menu dan meletakkan tanda di hadapan fungsi yang sepadan: "Tetapan" → "Umum" → "Batalkan penghantaran". Secara pilihan, tempoh pembatalan boleh ditetapkan kepada 10, 20 atau 30 saat.

Cuba sendiri, saya sendiri menyukainya!

2. Gunakan templat untuk menjimatkan masa

Kami menulis sejumlah besar huruf dari jenis yang sama, serupa antara satu sama lain seperti dua titik air. Kadang-kadang kita mengambil sebagai asas untuk surat baru yang telah kita tulis kepada orang lain. Sebagai contoh, untuk jurujual, ini mudah dan boleh menjimatkan masa dengan ketara.

Jadi mengapa tidak menyediakan beberapa templat untuk mesej jenis ini dan bukannya menulis semula perkara yang sama berulang kali? Lagipun, menggantikan beberapa perkataan dan frasa adalah lebih mudah daripada menulis semula. Perkara utama adalah jangan lupa untuk membaca semula kemudian.

Sediakan dan simpan beberapa respons templat yang boleh anda gunakan kemudian jika perlu.

Untuk mendayakan fungsi "Templat Respons", pergi ke tab "Makmal" dalam menu tetapan.

Terima kasih kepada ciri yang sangat berguna ini, Rudolph dan abangnya berjaya menghantar butiran hubungan mereka secara manual kepada 1,500 pelanggan Remotive pertama dalam surat mel standard.

3. Gunakan fungsi akses luar talian

Satu lagi helah yang kami pelajari daripada Dutel ialah cara untuk terus bekerja dengan Gmail tanpa akses kepada Internet.

Mungkin sesetengah daripada anda suka memutuskan hubungan daripada orang lain untuk seketika untuk menumpukan diri sepenuhnya kepada tugas kreatif. Walau bagaimanapun, dalam kebanyakan kes, anda tidak boleh melakukannya tanpa folder "Peti Masuk", di mana anda, sebagai contoh, telah menggugurkan tugas teknikal. Bagaimana untuk menjadi?

Untuk semua perjalanan dengan kereta api, kes dengan akses berbayar atau terhad kepada rangkaian Wi-Fi dan keadaan lain yang tidak dijangka, anda boleh menggunakan fungsi "Luar Talian". Ia membolehkan anda membaca, membalas, mencari dan mengarkibkan e-mel tanpa akses Internet.

Ini benar-benar sangat mudah, kerana mod ini membolehkan anda bekerja bukan sahaja dengan mel, tetapi juga dengan Google Drive dan Google Docs.

4. Tiada masa? jeda

Ada kalanya, mesej masuk hanya masuk ke dalam kotak satu demi satu, menjengkelkan dan mengganggu kerja yang kita fokuskan. Satu, dua, empat, sepuluh surat baru … Bagaimana jika ada sesuatu yang penting?

Penyelesaian terbaik untuk masalah ini, menurut Dutel, ialah fungsi Jeda Peti Masuk. Maksud fungsi ini sangat mudah: anda menangguhkan aliran surat-menyurat masuk jika anda sibuk dengan sesuatu yang penting, dan apabila anda dibebaskan daripada beban kebimbangan dan kalendar yang penuh dengan acara, anda kembali kepada mereka seolah-olah anda menerimanya pada saat yang sama dengan pergi ke halaman dengan tab mel.

5. Nyahlanggan daripada senarai mel yang tidak perlu

Kebetulan sukar untuk menghapuskan sepenuhnya semua jenis mel yang masuk ke peti masuk e-mel kerja anda. Bagaimanakah anda menyingkirkan perkara yang sama sekali tidak menarik bagi anda?

Lihat Unroll.me, utiliti yang boleh membantu anda menyusun e-mel anda dengan cara yang terbaik dalam beberapa minit. Sebaik sahaja anda mendaftar untuk perkhidmatan tersebut, buka senarai mel yang anda langgan. Kemudian berhenti melanggan daripada yang tidak perlu.

6. Hidupkan Pengesahan 2 Langkah

Nampaknya Gmail mengetahui hampir segala-galanya tentang kita: dengan siapa kita berkomunikasi, gambar yang kita cari dalam carian, perkara yang kita simpan dalam "Dokumen". Kita boleh mengatakan bahawa ini adalah sejenis pusat kawalan penerbangan dan ibu pejabat arahan utama - semua pautan menuju ke sini, seperti jalan ke Rom. Ini bermakna keselamatan perlu dijaga terlebih dahulu.

Pengesahan Dua Langkah ialah penyelesaian terbaik untuk tugasan ini. "Dua-", kerana untuk melindungi maklumat anda, anda memerlukan bukan sahaja kata laluan anda untuk peti mel, tetapi juga kod unik, yang akan anda terima setiap kali anda cuba mengakses peti mel anda daripada aplikasi mudah alih atau mesej SMS.

Rudolph juga menasihatkan untuk memberi perhatian kepada perkhidmatan 1Password.

Banyak perkhidmatan popular lain seperti Dropbox, Facebook dan Twitter juga menggunakan Pengesahan 2 Langkah untuk akses.

Ngomong-ngomong, untuk keselamatan data anda, adalah penting untuk memastikan bahawa akaun Gmail anda tidak digunakan pada beberapa peranti serentak, contohnya, pada dua komputer pada masa yang sama.

7. Gunakan pemberitahuan yang lebih bermaklumat

Ramai utusan menggunakan beberapa status untuk mesej serentak: "Dihantar", "Dihantar", "Baca". Di sesetengah tempat, seperti Facebook, ikon digunakan untuk mewakili pemberitahuan ini.

Untuk perkhidmatan Gmail, terdapat penyelesaian yang sama - Sidekick. Ini adalah permohonan yang baik untuk mereka yang sedang mencari pekerjaan, atau mereka yang aktivitinya berkaitan dengan jualan: sangat mudah untuk mendapatkan status e-mel anda yang dihantar.

Kini anda tahu lebih sedikit tentang keselamatan dan penjimatan masa apabila bekerja dengan Gmail. Kami berharap nasihat pakar berpengalaman akan membantu anda menjadi lebih produktif.