8 perkara yang perlu dipelajari untuk menjadi lebih produktif

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Urus masa anda, serlahkan perkara yang penting dan jangan berusaha untuk mencapai kesempurnaan.

Thomas Oppong, seorang blogger dan usahawan popular, percaya bahawa menjadi produktif dan sibuk bukanlah perkara yang sama. Dia bercakap tentang apa yang bagus untuk belajar jika anda ingin mencapai matlamat anda.

1. Utamakan

Jika anda tidak tahu ke mana anda pergi, maka anda pasti akan datang ke tempat yang salah.

Yogi Berra pemain besbol Amerika, pemain Liga Utama

Untuk mencapai sesuatu, anda perlu memahami apa sebenarnya yang anda mahukan. Orang yang berjaya dan cekap tahu apa yang perlu dilakukan dan bila dan alat yang hendak digunakan. Kemahiran ini mempengaruhi kejayaan di tempat kerja dan dalam kehidupan secara amnya.

Untuk memprioritaskan tugasan dengan betul, kenal pasti tugas yang paling penting, asingkan yang mendesak daripada yang penting, peringkatkannya mengikut kepentingan, dan tambahkan anggaran masa memimpin untuk setiap satu. Letakkan semua ini pada senarai tugasan anda sambil memastikannya sesingkat mungkin. Panggil ia "senarai kejayaan" anda.

Mengapa ini diperlukan, jelas Gary Keller, pengarang Start with the Essentials! 1 Undang-undang Kejayaan Fenomena Yang Sangat Mengejutkan ":" Berjam-jam lamanya dihabiskan untuk menyelesaikan tugasan dari rancangan, mengakhiri hari dengan tong sampah penuh, dan desktop yang dibersihkan dengan sempurna tidak menambah kecekapan anda dan tiada kaitan dengan kejayaan. Daripada senarai tugasan, anda mahukan senarai kejayaan berdasarkan usaha untuk mendapatkan hasil yang cemerlang.

Senarai tugasan biasanya sangat panjang; senarai kejayaan adalah pendek. Satu menarik anda ke semua arah; yang lain dalam satu pasti. Yang pertama ialah satu set tindakan yang bercampur aduk, dan yang kedua ialah arahan yang jelas. Jika senarai itu tidak berdasarkan kejayaan, anda tidak mungkin mendapat apa yang anda inginkan. Jika anda menulis segala-galanya ke dalamnya, maka anda akan melakukan segala-galanya berturut-turut, kecuali apa yang anda perlukan."

2. Ambil nota

Jangan terlalu bergantung pada ingatan anda: ia akan mengecewakan anda pada saat yang paling tidak sesuai. Sebaliknya, sentiasa tulis segala-galanya.

Terdapat beratus-ratus pilihan mengambil nota, daripada pelekat biasa kepada apl seperti Evernote, Any.do dan Wunderlist.

Dengan menangkap semua yang perlu dilakukan dalam seminggu, anda akan mempunyai idea yang lebih jelas tentang tugas mana yang perlu dimulakan dahulu. Ini akan memudahkan untuk membuat keutamaan.

3. Asingkan yang mendesak daripada yang penting

Apa yang kelihatan mendesak hari ini mungkin tidak penting esok. Tugas anda adalah untuk mengetahui apa yang memerlukan tindak balas segera dan apa yang boleh ditangguhkan. Kemudian anda akan dapat memberi lebih perhatian kepada setiap tugasan dan menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat.

Untuk mendapatkan hasil, penting bukan sahaja untuk memilih apa yang perlu difokuskan, tetapi juga untuk memahami apa yang perlu diabaikan.

Peter Bregman penulis, perunding pembangunan peribadi

Tetapkan peraturan dan sempadan yang jelas supaya anda tidak membebankan diri anda untuk menggembirakan semua orang. Bebaskan diri anda daripada beberapa kewajipan. Contohnya, luangkan masa anda dengan balasan e-mel atau minta seseorang untuk menyelesaikannya supaya anda boleh menumpukan pada tugasan anda.

Mewakilkan beberapa kerja. Ini akan mengurangkan beban kerja dan mengendalikan semuanya dengan lebih cepat.

4. Fokus pada satu perkara

Keupayaan untuk fokus adalah kemahiran yang diremehkan. Tetapi tugasan tunggal mengubah segala-galanya: ia membuatkan anda kekal fokus pada kerja dan menyelesaikannya dengan lebih cepat.

Jika anda sengaja menangani satu tugas sahaja, tanpa gangguan, kecekapan meningkat sebanyak 2-5 kali ganda.

Anda perlu jelas mengutamakan dan memilih satu tugas. Ini akan membantu anda mencapai lebih banyak dalam masa yang singkat dan dengan kurang tekanan.

5. Gunakan prinsip 80/20

Anda mungkin pernah mendengar tentang prinsip Pareto, juga dikenali sebagai peraturan 80/20. Menurutnya, kira-kira 80% daripada keputusan bergantung kepada 20% daripada tindakan. Jadi fokus pada hanya beberapa tugasan yang paling banyak memberi manfaat kepada anda.

Mungkin anda mahu melakukan semuanya sekaligus dan tidak tahu apa yang perlu dilakukan. Kemudian luangkan sedikit masa dan menilai: apa yang penting, apa yang mendesak, apa yang boleh anda wakilkan, dan apa yang biasanya membazir tenaga.

Untuk melakukan lebih banyak perkara dalam masa yang lebih singkat, jejak berapa banyak masa yang anda luangkan dan apa. Jawab soalan berikut. Apa yang membawa anda lebih dekat dengan matlamat anda? Apa yang membuang masa? Apa yang boleh diwakilkan?

Pilih 20% daripada tugasan anda yang memberikan 80% daripada hasil dan hanya lakukannya. Wakilkan selebihnya atau padamkan sahaja.

Gunakan peraturan ibu jari. Setiap hari, pilih tiga tugas utama dan tumpukan sepenuhnya untuk menyelesaikannya untuk masa tertentu.

6. Cari masa lapang dan gunakan dengan bijak

Hanya anda yang bertanggungjawab untuk masa anda. Dan hanya anda yang boleh memutuskan berapa banyak yang perlu dikhaskan untuk berfikir, bercakap, bertindak dan juga hiburan yang akan membawa anda lebih dekat kepada kejayaan.

Anda tidak boleh membiarkan orang lain menentukan rancangan anda.

Warren Buffett pelabur dan usahawan

Jika anda memerlukan 20% daripada usaha untuk mendapatkan 80% daripada hasil, maka bayangkan: anda hanya perlu menghabiskan 20% masa anda untuk bekerja. Oleh itu, lindungi ia sebagai sumber anda yang paling berharga.

Orang yang sangat produktif menumpukan pada memanfaatkan setiap minit percuma. Tetapi memiliki masa anda bukan sahaja bermakna mempunyai banyak masa. Anda perlu membelanjakannya dengan cekap dan tahu dengan tepat apa yang anda ingin capai.

Ingat, jika anda tidak mengutamakan hidup anda, orang lain akan melakukannya untuk anda.

Ahli psikologi Greg McKeon, penulis blog, pengarang buku mengenai pertumbuhan peribadi

Setiap cabaran yang anda tetapkan untuk diri sendiri hendaklah boleh dicapai, realistik dan terhad masa. Perkara utama: ia harus memberikan kemajuan kepada matlamat anda untuk hari, minggu atau bulan. Dengan mengenal pasti tugas anda dengan jelas, anda akan sentiasa tahu perkara yang perlu difokuskan sebaik sahaja anda mempunyai beberapa jam percuma.

Analisis masa anda, dan tiba-tiba anda mempunyai banyak minit percuma untuk mencapai matlamat hidup anda, berehat dan menghilangkan tekanan, meluangkan masa bersama keluarga dan rakan, membaca atau bermain sukan.

Dan itu akan menjadi salah satu perkara paling penting yang boleh anda lakukan.

7. Elakkan perfeksionisme

Kerja anda menderita akibat mengejar kecemerlangan yang berterusan. Anda lambat menyelesaikan beberapa tugasan, terus menangguhkan tugasan lain dan secara amnya menjadi kurang produktif.

Anda membuang masa yang berharga dan ini menjengkelkan bos anda. Lebih buruk lagi jika anda adalah bos anda sendiri, kerana kerja itu mungkin tidak akan dibawa ke ideal.

Kesempurnaan mungkin akhirnya menjadi musuh anda. Selalunya ia hanya ilusi: anda terus memperbaiki sesuatu yang sudah baik.

Larry Kim Pengasas dan Ketua Pegawai Eksekutif MobileMonkey

Dengan mengalahkan perfeksionisme, anda akhirnya akan berhenti menandakan masa, takut akan kesilapan dan menangguhkan penyiapan tugas. Kegagalan akan menjadi sebab pertumbuhan, bukan ketakutan. Kerja akan berjalan lebih cepat, dan anda akan mula melakukannya dengan lebih cekap.

8. Analisis usaha dan hasil anda

Ukur diri anda bukan sahaja dengan apa yang telah anda capai, tetapi juga dengan apa yang anda boleh capai jika anda telah menggunakan kaedah kerja yang terbaik.

Semak kemajuan anda sentiasa. Ukur kos dan hasil anda dengan teliti. Luangkan masa untuk menilai perkara yang sedang berlaku dan fikirkan cara untuk melakukan perkara yang lebih berguna. Jika tidak, ia akan menjadi sia-sia - kepada tindakan yang mempunyai sedikit kesan pada produktiviti anda.

Kebenaran yang menyedihkan adalah ini: kita hidup dalam dunia di mana banyak perkara yang tidak penting memakan masa kita, tetapi tidak memberikan hasil yang hebat. Walau bagaimanapun, sangat sedikit perkara yang sangat berharga.

Adalah mustahil untuk melebih-lebihkan tahap tidak penting apa-apa.

John Maxwell penulis, penceramah awam, pakar kepimpinan

Sentiasa tulis di mana masa anda dibelanjakan dan sama ada anda mendapat hasil yang diharapkan. Ini mungkin kelihatan seperti latihan sia-sia pada mulanya. Tetapi tidak lama lagi anda akan melihat betapa berharganya data sedemikian, dan mula menganalisis setiap minggu anda telah hidup.