Bagaimana untuk membuat jadual untuk setiap hari dan tidak pernah melanggarnya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Masa tidak diragukan lagi adalah sumber paling berharga yang kita miliki. Oleh itu, kemahiran pengurusan masa adalah kritikal. Tetapi membuat jadual yang baik tidak mencukupi. Petua ini akan membantu anda menyusunnya supaya anda tidak mahu melanggar perintah yang telah ditetapkan.

Kesejahteraan anda, produktiviti, mood yang baik bergantung pada cara anda menguruskan masa anda. Gunakan petua ini dan buat jadual yang hampir menjadi dosa besar untuk dipecahkan.

1. Anda perlu bekerja tanpa gangguan

Jika anda terlibat terutamanya dalam kerja intelektual (contohnya, anda seorang pereka, jurutera, penulis, saintis), anda perlu memberi tumpuan kepada tugas yang ada dan menangkap aliran yang dipanggil. Untuk bekerja dengan baik dan produktif, biarkan dalam jadual waktu yang jelas di mana anda tidak akan terganggu, terganggu atau meninggalkan tempat kerja anda. Gunakan tingkap masa ini hanya untuk kerja.

Jumlah masa yang optimum mudah dikira mengikut peraturan yang dicadangkan oleh pengurus Facebook David Gillis.

Jadual mingguan anda harus mempunyai sekurang-kurangnya enam jurang, sekurang-kurangnya tiga setengah jam panjangnya, diketepikan dengan ketat untuk kerja tanpa henti.

Memang sukar, tetapi perlu berusaha untuk mencapainya. Pada asasnya, anda perlu bekerja tiga setengah jam setiap hari sehingga waktu makan tengah hari. Dan cari hari apabila anda akan bekerja tiga setengah jam tanpa henti dan pada sebelah petang.

Semak jadual anda. Adakah terdapat tempat di dalamnya untuk peraturan ini dilaksanakan? Jika tiada ruang, anda mempunyai masalah. Dan anda perlu menyelesaikannya dengan segera.

Apa yang berlaku jika anda tidak mematuhi peraturan ini?

• Anda tidak akan produktif.
• Anda perlu menyelesaikan kerja selepas waktu kerja, pada waktu malam, atau menghabiskan hujung minggu anda padanya.

Anda jelas tidak akan bertahan lama dalam keadaan ini. Jadi cuba susun semula jadual anda agar sesuai dengan peraturan. Untuk melakukan ini, anda boleh:

• jadualkan semula mesyuarat supaya mereka tidak mengalihkan perhatian anda dari kerja;
• cari hari di mana tidak akan ada mesyuarat, tiada mesyuarat, tiada mesyuarat perancangan;
• bercakap dengan pengurus anda: pasti dia bersedia untuk mengoptimumkan hari anda supaya anda bekerja dengan lebih cekap.

Sebaik sahaja anda telah menyusun jadual yang mentakrifkan blok masa ini dengan tegas, layan ia seolah-olah ia adalah perhiasan nenek. lembu suci. Botol wain koleksi.

Untuk memudahkan anda mengikuti jadual baharu, terangkan kepada diri anda mengapa anda memerlukannya. Tetapkan matlamat untuk diri sendiri. Sebagai contoh, katakan, "Saya mahu menyelesaikan projek dalam masa seminggu."

Ia akan menjadi mudah dan menyenangkan untuk anda bekerja. Cari tempat yang selesa, matikan pemberitahuan pada telefon anda, minum kopi. Tangkap aliran dan libatkan diri dalam proses itu.

2. Semak jadual anda setiap minggu

Tentukan keutamaan anda

Jadual anda sepatutnya mempunyai tetingkap 30 minit yang dijadualkan pada hari Isnin. Gunakan masa ini untuk menyemak kalendar anda untuk minggu hadapan. Tentukan tiga matlamat utama yang perlu anda capai dalam tujuh hari akan datang. Apakah keutamaan anda?

Pastikan anda menyemak semua janji temu untuk minggu ini. Mereka tidak boleh mengganggu blok masa bekerja.

• Jika anda dijemput untuk menyertai acara yang anda tidak tahu apa-apa, tulis kepada penganjur dan tanya atur cara acara tersebut.
• Jika anda mengadakan pertemuan berjadual dengan seseorang, tetapi anda tiada apa-apa untuk dibincangkan kali ini, batalkannya.
• Jika anda mempunyai mesyuarat atau pembentangan yang dijadualkan, tetapkan masa persediaan juga.
• Jika tiada mesyuarat yang dijadualkan, tetapi anda mempunyai beberapa soalan penting untuk seseorang atau pasukan, jadualkan mesyuarat, mesyuarat atau sekurang-kurangnya panggilan telefon.

Perancangan aktif bukanlah mudah. Tetapi sebagai balasan, anda akan mendapat perasaan yang menyenangkan untuk mengawal sepenuhnya masa anda selama tujuh hari.

3. Tanya diri anda sama ada ini adalah bagaimana anda perlu berada dalam mesyuarat ini

Mesyuarat, mesyuarat, pembentangan - semua ini memakan banyak masa anda. Biasanya, acara sebegini dijadualkan dengan menyusahkan dan tidak berkesan sama sekali. Mengapa mereka diperlukan sama sekali?

Mengapa kita muncul pada mereka?

• Kami tidak mahu menyusahkan orang lain. Dia membuat temu janji untuk anda, bermakna dia perlu membincangkan sesuatu. Dengan berat hati, anda bersetuju untuk datang ke mesyuarat itu, mengorbankan urusan penting anda.
• Kami berasa terlibat dalam proses itu. Sebagai contoh, jika seluruh pasukan berkumpul untuk membincangkan projek, anda rasa anda sepatutnya datang. Jika tidak, rakan sekerja anda akan berfikir bahawa anda tidak berdedikasi seperti orang lain.
• Keinginan untuk mengetahui. Jika mesyuarat itu kelihatan penting (contohnya, seseorang daripada pihak pengurusan akan hadir padanya atau keputusan yang menentukan akan dibuat), sudah tentu anda mahu berada di sana.

Malah, kecekapan anda mungkin lebih tinggi jika anda tinggal di tempat kerja dan tidak melepaskan diri daripada proses tersebut. Bagaimanakah anda tahu mesyuarat mana yang perlu anda hadiri dan yang mana satu boleh anda langkau? Gunakan peraturan ini.

Anda perlu hadir ke mesyuarat jika:

a) anda yakin bahawa kehadiran anda akan menjejaskan keputusan mesyuarat, b) anda akan meningkatkan kecekapan anda melalui mesyuarat ini.

Untuk melihat sama ada kehadiran anda akan menjejaskan keputusan mesyuarat, tanya diri anda sama ada anda akan bercakap tentang kerja anda atau jika anda mahu duduk diam. Mungkin akan ada seseorang di dalam dewan yang boleh menyatakan pendapat anda dengan lebih yakin dan lebih baik.

Untuk melihat sama ada anda akan menjadi lebih berkesan selepas mesyuarat ini, tanya diri anda sama ada anda akan mempelajari sesuatu yang baharu dalam mesyuarat ini. Jika anda tidak belajar sesuatu yang baru, jangan berniat untuk bertanya soalan, jangan bercakap tentang kerja anda dan, oleh itu, jangan mengharapkan kritikan yang membina, maka keberkesanan anda tidak mungkin meningkat.

Jika dalam kes pertama atau kedua anda tidak dapat menjelaskan kepada diri sendiri mengapa anda perlu menghadiri mesyuarat ini, langkaunya. Masa anda terhad dan anda perlu menggunakan setiap minit dengan bijak.

4. Jadikan mesyuarat anda berkesan

Mesyuarat dan janji temu tertentu boleh menjadi lebih cekap dan produktif. Semak sama ada acara kerja anda memenuhi kriteria ini dan jawab beberapa soalan.

• Terdapat agenda dan tujuan mesyuarat yang jelas. Jika tidak, minta penganjur mengumumkan dengan tepat apa yang perlu dicapai pada akhir mesyuarat.
• Adakah mereka yang tidak menghadiri mesyuarat hadir di mesyuarat tersebut? Lebih besar mesyuarat perancangan, lebih banyak kos setiap ahli pasukan, lebih banyak kemahiran dan kebolehan diperlukan daripada pemimpin.
• Bolehkah anda membahagikan mesyuarat besar kepada beberapa mesyuarat yang lebih kecil? Oleh itu, seluruh pasukan akan bekerja semasa mesyuarat, menyatakan pendapat mereka, membincangkan kerja yang dilakukan.
• Adakah perbincangan akan diketepikan? Jejaki masa: Apabila topik perbualan berubah, mudah untuk terganggu dan lupa tentang berapa minit lagi sehingga tamat mesyuarat. Jangan biarkan diri anda membuang masa berharga anda tanpa berfikir panjang. Ingatkan rakan sekerja anda: "Kami mempunyai 10 minit lagi, dan kami tidak menyentuh beberapa isu."

5. Tinggalkan masa untuk belajar dan kreativiti

Tidak semua tugas penting perlu diselesaikan dengan segera. Tetapi pastikan anda menjadualkan masa untuk aktiviti ini.

Bergantung pada matlamat yang anda tetapkan untuk diri sendiri, tinggalkan ruang untuk belajar, kreativiti atau mencari inspirasi. Ia boleh menjadi agak kecil - hanya beberapa jam. Tetapi dalam beberapa tahun, anda akan mengucapkan terima kasih kepada diri sendiri untuk waktu gembira ini. Pelaburan sekecil itu pun akan mendapat keuntungan di masa hadapan.

Sebagai contoh, saya sangat suka melukis dan saya percaya bahawa kemahiran ini tidak boleh hilang. Oleh itu, dalam jadual saya terdapat dua jam diperuntukkan hanya untuk melukis. Saya melukis pada hari Ahad, iaitu hari yang paling tidak sibuk dalam jadual saya. Ini sudah cukup untuk berseronok dan jangan lupa cara memegang berus di tangan anda.

6. Ingat: anda perlu melakukan semua yang anda telah rancangkan

Tidak kira sama ada anda suka melakukannya atau tidak.

Saya sangat menyukai burger keju berganda, tetapi saya memakannya lebih jarang daripada salad, bijirin dan sup. Semata-mata kerana makan burger keju berganda sepanjang masa tidak akan menjadi sihat dan kuat. Kadang-kadang sangat sukar untuk memaksa diri untuk makan makanan yang betul. Tetapi kelemahan ini perlu diatasi, kerana ia baik untuk kesihatan anda.

Begitu juga dengan jadual anda. Buat apa yang kamu suka. Lakukan apa yang anda suka bukan, tetapi apa yang baik untuk anda, kerjaya anda, kesihatan, pembangunan. Item dalam jadual anda muncul atas sebab: kami telah membuang semua yang tidak perlu, hanya ada perkara yang akan membantu anda menjadi lebih baik.

Sekarang jadual tidak boleh dilanggar.