Cara menggunakan sistem GTD dengan berkesan dalam kehidupan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Pelan langkah demi langkah, berikutan anda boleh melaksanakan teknik produktiviti ini dengan mudah dalam hidup anda, tetapkan keutamaan dan sentiasa dapat mencari masa untuk perkara penting.

Bahan ini adalah kesinambungan artikel "". Pertama, adalah wajar membiasakan diri dengannya, kerana banyak konsep yang digunakan dijelaskan secara terperinci di sana.

Artikel ini ialah panduan langkah demi langkah tentang cara menggunakan GTD dalam kehidupan sebenar. Semasa menulis, saya mematuhi prinsip berikut:

• serba boleh. Idea yang diterangkan di sini adalah universal, dan dengan bantuan mereka semua orang akan membina sistem GTD untuk diri mereka sendiri yang akan berfungsi dengan tepat dengan perkhidmatan yang mereka gunakan.
• Kesederhanaan. Sistem ini sepatutnya mudah digunakan secara intuitif. Masa dan tenaga minimum harus dibelanjakan untuk memasukkan dan memproses maklumat, serta merancang langkah seterusnya. Hanya selepas itu sistem akan berfungsi dalam jangka panjang dan walaupun selepas rehat yang panjang: contohnya, jika anda pergi bercuti selama sebulan, maka apabila anda kembali, anda akan dapat memulihkan pendekatan anda terhadap pengurusan perniagaan.
• Kebolehpercayaan. Perkara yang paling penting ialah yakin dengan sistem anda, iaitu, anda tidak akan melupakan apa-apa yang dirancang, kerana anda akan melihat peringatan pada masa yang tepat.
• Tumpuan pada perkara yang penting. Sistem ini harus membantu anda memfokuskan kedua-dua perkara yang anda lakukan pada masa ini dan perkara-perkara yang penting dalam jangka panjang.
• Keseronokan. Sistem pengurusan kes dan tugas sepatutnya membawa keseronokan kepada anda. Contohnya, apabila anda berbaring di atas sofa selepas seharian bekerja dengan telefon di tangan anda, anda menyeberangi tugasan yang telah selesai daripada senarai dan mendapat keseronokan sebenar daripadanya. Terutama apabila ia masih digambarkan oleh pertumbuhan graf produktiviti anda.

5 peringkat utama sistem GTD

Peringkat 1. Mengumpul maklumat

Adalah perlu untuk mengumpul secara mutlak semua kes, walaupun yang paling kecil, maka kesedaran kita akan menjadi tulen dan kita akan bertindak secara produktif yang mungkin.

Itulah sebabnya senarai tugasan standard tidak berfungsi, kerana kebanyakan orang sering merekodkan perkara yang paling penting sahaja, dan beratus-ratus tugas yang tidak begitu penting tidak diambil kira sama sekali. Tetapi tugas-tugas kecil seperti itu, selalu mengingatkan diri mereka sendiri, yang menggunakan sebahagian besar sumber otak dan mencipta pengalaman tambahan yang membawa kepada keletihan dan tekanan.

Salah satu prinsip penting sistem GTD ialah memunggah sepenuhnya semua tugas dari kepala anda dan meletakkannya dalam sistem yang boleh dipercayai yang akan membantu anda mengingati perkara penting pada masa yang tepat.

Anda juga perlu mengambil kira bahawa perlu ada bilangan bakul minimum untuk mengumpul maklumat masuk. Sebaik-baiknya, satu. Kemudian ia akan menjadi paling mudah untuk dikendalikan.

Peringkat 2. Pemprosesan maklumat

Pada peringkat ini, kami memproses maklumat yang ada dalam Peti Masuk kami.

Terdapat tiga pilihan bagaimana kita boleh meneruskan pada peringkat ini:

• Tandai tugas sebagai "Tindakan", menunjukkan langkah seterusnya untuk penyiapannya dan tarikh akhir. Anda boleh melangkau menentukan tarikh akhir jika anda belum mempunyai pemahaman yang jelas tentang masa anda perlu menyelesaikan tugas.
• Alihkan maklumat ke "Direktori" jika anda tidak perlu melakukan apa-apa dengannya, tetapi ia mungkin berguna pada masa hadapan.
• Padamkan maklumat, menentukan bahawa ia adalah "Sampah": iaitu, anda tidak perlu berbuat apa-apa dengannya dan ia tidak akan berguna pada masa hadapan.

Peringkat 3. Penganjuran aktiviti

Semua tindakan melalui corong seterusnya.

Penapis 1 - "Keratan"

Tanya diri anda soalan: patutkah saya benar-benar melakukan tindakan ini? Jika ragu-ragu, padamkannya.

Penapis 2 - "Delegasi"

Tanya diri anda soalan: jika ini perlu dilakukan, maka adakah saya benar-benar perlu melakukannya secara peribadi? Jika tidak, kami mewakilkan dan menunjukkan orang yang bertanggungjawab, keputusan akhir, peringkat pertengahan kawalan (titik nod) dan tarikh akhir.

Jika tindakan itu hendak dilakukan oleh anda, pergi ke penapis seterusnya.

Penapis 3 - "Tindakan"

Tanya diri anda soalan: adakah tindakan ini mengambil masa lebih daripada 2-5 minit? Jika tidak, lakukan sekarang dan bebaskan kepala anda. Jika ya, sila daftar.

Tindakan dalam sistem boleh terdiri daripada jenis berikut.

"Tindakan berikut" - tugas mudah yang terdiri daripada satu tindakan (panggil, tulis, pergi, dan sebagainya). Sebagai contoh, tindakan "Tukar tayar musim sejuk pada roda" akan terdiri daripada tindakan mudah berikut: hubungi dan daftar untuk perkhidmatan kereta, jadualkan masa dalam kalendar dan pandu ke perkhidmatan kereta pada masa yang sesuai.

Adalah mudah untuk mengumpulkan tindakan sedemikian ke dalam senarai mengikut tempat dan keadaan (senarai kontekstual). Ia boleh jadi senarai Dalam Kedai, tempat anda menyenaraikan semua yang anda perlukan untuk beli semasa anda berada di kedai, atau senarai Dalam Kerusi, tempat anda menambah perkara dan tugasan yang boleh anda lakukan pada waktu petang selepas bekerja di kerusi kegemaran anda. Atau senarai "soalan bos", di mana anda menulis semua soalan yang anda ada untuk bos anda, supaya anda boleh menyelesaikannya sekali gus.

Saya biasanya merekodkan semua tindakan sedemikian sama ada dalam "Kalendar Google" (temu janji dan acara), atau dalam Todoist, perkhidmatan awan yang memudahkan untuk mengatur tugas.

"Projek" - tugasan yang memerlukan lebih daripada satu langkah untuk diselesaikan. Untuk mengeluarkan projek itu, anda perlu menerangkan langkah pertama untuk pelaksanaannya dan meninggalkan peringatan mengenainya dalam sistem yang boleh dipercayai. Akibatnya, projek itu bertukar menjadi rangkaian tindakan mudah, setiap satunya boleh dilakukan dalam lima minit seterusnya dan mendapatkan hasilnya.

Saya menyiarkan projek pada kad Trello. Kad ini merupakan bekas yang sesuai untuk projek di mana anda boleh meletakkan:

• penerangan dan tujuan projek;
• pautan ke dokumen lain mengenai projek;
• nama mereka yang bertanggungjawab;
• tarikh akhir;
• senarai semak dengan langkah-langkah berikut;
• ulasan mengenai projek itu;
• fail yang diperlukan dan sebagainya.

Tindakan Tertangguh … Jika kami tidak dapat merancang tindakan seterusnya tanpa acara atau maklumat tambahan (contohnya, kami sedang menunggu rakan menghantar nombor telefon perkhidmatan kereta, di mana ada kemungkinan untuk menukar tayar dengan menguntungkan), kami meletakkan tindakan sedemikian dalam "Ditunda. "senarai. Secara pilihan, anda boleh menetapkan peringatan untuk menyemak sesuatu.

Senarai tugasan sedemikian juga boleh distrukturkan sebagai senarai kontekstual. Contohnya, buat senarai dengan tugasan yang telah anda berikan kepada pembantu anda.

Senaraikan "Suatu Hari nanti" mengandungi tugasan yang tidak memerlukan tindakan aktif sekarang, tetapi yang ingin kami lakukan pada masa hadapan.

Ia boleh menjadi:

• buku, latihan video dan kursus yang anda ingin beli;
• kemahiran berguna yang anda ingin kuasai;
• tempat yang anda ingin lawati;
• barang yang anda ingin beli.

Anda perlu melihat senarai ini secara berkala, mencatat nota dan mengubahnya menjadi matlamat yang akan anda usahakan.

Peringkat 4. Semakan berkala

Untuk sistem berfungsi, adalah perlu untuk menyemak tugas dan projek utama secara berkala untuk memadamkan tugasan yang tidak lagi berkaitan, dan menyusun yang baharu mengikut keutamaan dan menghantarnya ke tempat kerja.

Untuk mengekalkan ulasan ini secara tetap, ikuti petua ini:

• Tinggalkan 30-60 minit dalam jadual anda untuk semakan (pada mulanya sekali seminggu sudah memadai).
• Buat senarai semak atau rancang untuk semakan sedemikian, di mana urutannya dinyatakan, apa yang berlaku selepas apa. Pelan ini tidak sepatutnya terlalu rumit dan semakan tidak seharusnya membawa anda terlalu lama, atau anda tidak akan melakukannya dengan kerap.

Di bawah ialah contoh senarai semak gambaran keseluruhan mingguan saya. Saya membuatnya dalam format helaian cheat dengan urutan tindakan, yang menggambarkan perkhidmatan / dokumen yang saya lihat. Anda boleh menyusunnya dengan senarai biasa atau melukis gambar rajah bebas yang sesuai untuk anda.

Cetak empat senarai semak ini setiap bulan. Semasa semakan mingguan, ambil salah satu daripadanya di tangan dan silang item yang telah siap daripada senarai. Latihan mudah ini akan mendorong anda untuk terus melakukan ulasan ini.

Peringkat 5. Tindakan

Apabila rancangan untuk minggu itu disediakan, maka ia kekal untuk bertindak. Elakkan salah satu kesilapan pemula GTD terbesar apabila anda menghabiskan terlalu banyak masa mengatur tugasan dan bukannya menyelesaikannya.

Berikut ialah beberapa petua untuk menjadikan tindakan anda lebih berkesan.

1. Buat rancangan untuk hari itu berdasarkan rancangan untuk minggu itu. Pecahkan hari anda kepada beberapa blok, buat 2-3 blok untuk tugasan penting dan beberapa blok untuk tugasan lain. Tempoh blok adalah 60-120 minit secara purata. Masukkan masa lapang antara blok untuk tugas yang tidak dijangka.
2. Bekerja pada sistem Pomodoro, untuk ini anda boleh menetapkan pemasa pada telefon anda. Intipatinya mudah: setiap 25-30 minit bekerja, berehat selama lima minit, dan selepas blok kerja ketiga - rehat yang lebih lama (15-30 minit). Jumlahnya ialah tiga blok 30 minit, dengan rehat lima minit, diikuti dengan rehat panjang 15-30 minit. Anda boleh melakukan 2-4 kitaran sedemikian setiap hari, bergantung pada kekerapan anda terganggu.
3. Semasa menyekat dengan perkara penting, cuba jangan terganggu oleh orang lain dan bunyi luar (untuk ini, anda boleh menghidupkan muzik khas untuk penumpuan dalam fon kepala).
4. Tentukan bila tahap tenaga anda paling tinggi (contohnya, dari 7 hingga 9 pagi), dan pada masa ini, lakukan perkara paling penting yang membawa anda lebih dekat kepada matlamat peribadi anda.
5. Jangan merancang terlalu banyak perkara penting untuk hari itu: 1-3 sudah memadai. Adalah penting bahawa pada penghujung hari, selepas melihat tugas yang dicoret dalam rancangan anda, anda berpuas hati dan membuat rancangan realistik yang sama untuk esok.