Bagaimana untuk menggunakan sistem GTD dengan lebih baik

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Penulis dan blogger Leo Babauta menerangkan cara untuk terus merancang dan menyingkirkan segala-galanya yang menghalang anda daripada menjadi produktif.

Mengapa sistem ini diperlukan

Getting Things Done (GTD) ialah sistem yang terkenal untuk menyelesaikan sesuatu oleh David Allen. Apabila menggunakannya, benar-benar semua maklumat masuk direkodkan dan dibahagikan kepada senarai. Matlamatnya adalah untuk menyelesaikan sesuatu dengan menghabiskan lebih banyak masa pada perkara yang benar-benar penting.

Dengan sistem GTD, anda boleh mencapai kejayaan yang sangat hebat. Berikut adalah beberapa daripada mereka:

• Anda mengendalikan banyak tugas.
• Anda menjadi lebih yakin dengan diri sendiri.
• Anda kurang berlengah-lengah dan kurang terganggu.
• Mereka lebih mempercayai anda: orang lain tahu bahawa anda sentiasa membawa segala-galanya ke penghujungnya.
• Anda lebih kerap dijemput untuk bekerja kerana pendekatan yang kukuh terhadap perniagaan sedang diminati.
• Anda berubah menjadi lebih baik - anda menyedari apa yang benar-benar penting bagi anda, anda menjadi ingin tahu, anda mula belajar, membina hubungan yang kukuh dengan orang ramai dan menyingkirkan corak persepsi lama yang menghalang anda.
• Anda mendapat lebih banyak.
• Anda mampu mencipta permulaan yang berjaya atau membina syarikat yang hebat.
• Anda boleh berkongsi idea anda - dalam buku, blog atau kuliah.

Tetapi untuk mendapatkan semua faedah ini, anda perlu memahami cara menggunakan sistem dengan berkesan dan mengetahui apa yang menghalangnya. Leo Babauta, penulis dan pengarang blog popular Zen Habits, menerangkan perkara yang perlu anda lakukan untuk ini.

Cara menggunakan sistem GTD dengan lebih cekap

Ketahui perkara yang menghalang anda daripada menjadi produktif

Tabiat suka berlengah-lengah. Anda teragak-agak untuk mendekati tugas itu kerana kerumitannya: sama ada anda merasakan bahawa anda tidak akan dapat mengatasinya, atau anda tidak memahaminya sama sekali. Ini adalah penangguhan.

Tabiat gangguan. Anda berjaya memulakan, tetapi anda segera beralih kepada tugas lain. Semua keraguan dan ketidakpastian yang sama mendorong anda untuk menangguhkannya demi latihan yang lebih mudah atau hanya mula menghabiskan masa. Pertukaran berterusan ini membawa kepada kehilangan tumpuan. Pada masa yang sama, nampaknya anda akan sibuk tanpa henti.

Perfeksionisme. Anda tidak boleh turun bekerja untuk masa yang lama, kerana sekarang bukan masa yang sesuai untuk itu. Atau anda menangguhkan menyiapkannya kerana ia tidak sempurna.

Sebagai contoh, anda ingin memulakan blog, tetapi tidak, kerana sehingga anda menemui platform dan tema yang sesuai untuknya, anda tidak mempunyai masa lapang yang mencukupi dan masih tidak mempunyai senarai idea yang hebat. Atau anda menulis artikel dan tidak menerbitkannya kerana bahan itu masih perlu dimuktamadkan - sebenarnya, anda tidak berani.

Persekitaran. Orang menggagalkan rancangan anda, tidak melakukan apa-apa tepat pada masanya, merumitkan segala-galanya, merosakkannya, mengeluh dan menjengkelkan. Dan, bergantung pada orang lain, kadangkala sukar untuk mencapai matlamat anda. Lebih kerap daripada tidak, ini hanyalah alasan untuk diri sendiri.

Gangguan. Ini adalah orang, sebarang peristiwa, masalah. Mereka mengganggu kerja anda. Sesuatu yang anda boleh kawal, ada yang anda tidak boleh.

Keletihan. Anda letih, lapar, letih, keliru, atau bosan. Masalah seperti ini menghalang tumpuan dan menyelesaikan sesuatu.

Dalam kes ini, anda hanya perlu mengecas semula: tidur sebentar, berjalan-jalan, bermeditasi.

Atau lakukan tugas yang tidak memerlukan banyak tenaga: susun mel anda, lakukan rutin pentadbiran. Jika keletihan telah diperhatikan untuk masa yang lama, semak semula diet dan tidur anda.

Ketakutan, keraguan, perasaan tidak berdaya dan keraguan diri. Mereka berada di tengah-tengah kebanyakan halangan yang disebutkan di atas.

Tentukan apa yang anda hilang untuk bekerja dengan lebih cekap

Titik yang dipilih akan menjadi penyelesaian kepada masalah yang dinyatakan di atas.

Keupayaan untuk memberi keutamaan. Anda boleh mencapai kejayaan jika anda menumpukan sebahagian besar masa anda untuk tugas-tugas penting. Apabila anda sibuk dengan aktiviti yang tidak penting atau sentiasa bertukar antara aktiviti, anda kurang berkesan. Anda perlu memilih satu masalah penting dan fokus padanya sahaja.

Secara beransur-ansur, anda akan belajar untuk mengenal pasti tugas dan projek yang sangat bernilai kepada anda. Adakah lebih penting untuk membalas mesej daripada menulis artikel? Apakah yang lebih bermanfaat untuk kerjaya, kebahagiaan, kesihatan anda?

Keupayaan untuk memulakan perniagaan dengan betul. Kecenderungan untuk berlengah-lengah adalah salah satu masalah yang paling biasa dan menyakitkan yang menghalang pencapaian matlamat. Oleh itu, perkara yang paling penting dalam menyelesaikan tugasan adalah untuk bermula.

Fokus pada langkah pertama, terkecil. Sekecil mungkin. Cipta persekitaran yang memudahkan untuk bermula. Sebagai contoh, apabila Leo sendiri ingin mengembangkan tabiat berlari, dia hanya menumpukan pada memakai kasutnya dan keluar dari rumah.

Kerja pecut. Pendekatan ini membantu anda mengatasi pelbagai tugas dan gangguan. Teknik ini juga dipanggil Pomodoro. Ia berdasarkan pembahagian kerja ke dalam selang pendek 15-25 minit (pecut), di mana anda perlu menumpukan perhatian hanya pada satu tugas, tanpa terganggu oleh apa-apa lagi.

Ini diikuti dengan rehat pendek, selepas itu anda memulakan pecut baru. Jika anda tidak pernah menggunakan kaedah ini, anda boleh mengatur beberapa segmen kerja sedemikian sehari, dan selepas seminggu, mulakan secara beransur-ansur meningkatkan bilangannya.

Pengurusan senarai tugas. Membantu untuk menumpukan perhatian dan menghadapi segala yang dirancang. Tetapi cuba untuk tidak terlalu rumit. Cari program perancang yang mudah, tulis semua perkara yang perlu anda lakukan dalam masa terdekat, dan setiap hari pilih tugas yang akan anda fokuskan hari ini.

Jadualkan tiga tugasan penting dan tiga tugasan kecil untuk hari itu - nombor ini mungkin berubah bergantung pada tempoh hari bekerja anda, kerumitan tugas dan kelajuan penyiapannya.

Kebolehan menerima kesilapan. Perfeksionisme menghalang untuk menyelesaikan sesuatu. Oleh itu, jangan risau tentang kesempurnaan kerja anda tetapi tentang penyiapannya. Berpegang pada peraturan "draf pertama yang buruk" oleh penulis Ann Lamotte.

Dia yakin bahawa satu-satunya cara untuk mula menulis dengan baik (dan mula melakukannya sama sekali) adalah dengan melakar draf yang lemah dan tidak berguna. Selepas beberapa ketika, anda akan kembali kepada hasilnya dan menggilapnya.

Bekerja dalam keadaan tidak menentu. Ketakutan dan kesukaran sering menghantui anda. Oleh itu, adalah sangat berguna untuk belajar cara bekerja dalam keadaan ketidakpastian ini: untuk mengawal diri anda, tidak menyembunyikan daripada tugas dan pengalaman dalaman, dan tidak mengeluh.

Untuk melakukan ini, setiap kali anda melihat sesuatu seperti ini di belakang anda, letakkan segala-galanya dan cuba rasakan keadaan anda. Terimalah. Beri perhatian kepada sensasi fizikal anda. Pastikan rasa tidak selamat dan ketidakselesaan itu tidak mengapa. Belajar menghargai detik-detik yang ada.

Keupayaan untuk melihat gambaran besar. Ia adalah satu perkara untuk memberi tumpuan sepenuhnya kepada satu tugas, dan agak lain untuk dapat melihat keadaan secara keseluruhan. Analisis umum keadaan perlu dilakukan pada waktu pagi dan petang, serta beberapa kali pada siang hari - sekiranya anda perlu menyesuaikan pelan tindakan.

Kita semua kadang-kadang terganggu, terganggu, dan menghadapi kesukaran yang tidak dijangka. Untuk kekal produktif, anda perlu belajar mengubah fokus apabila diperlukan.

Keupayaan untuk bertanggungjawab. Pertama sekali, ini bermakna tidak menyalahkan orang lain atas semua kesulitan yang anda hadapi dalam perjalanan untuk mencapai matlamat anda. Ambil tanggungjawab sepenuhnya untuk bahagian kerja anda.

Jadilah seorang pemimpin - tunjukkan inisiatif, ikuti kejayaan seluruh pasukan, walaupun anda seorang bawahan yang mudah di dalamnya.

Komunikasi terbuka. Supaya semua orang memahami dengan jelas tanggungjawab dan sempadan mereka, serta akibat daripada ketidakpatuhan. Ini akan membantu mewujudkan struktur di mana semua orang yang terlibat boleh bekerja dengan lebih mudah dan lebih cekap. Cuba melayan orang dengan ikhlas dan positif, walaupun semua kelemahan mereka.

Kebolehan merancang. Banyaknya tugas dalam diari tidak menyumbang kepada pencapaian matlamat dalam apa cara sekalipun. Sebaliknya, sebaiknya buat senarai minimum dengan menjawab soalan mudah. Bagaimana untuk memulakan hari untuk menyelesaikan tugas penting? Bagaimana untuk berlari pecut supaya tiada siapa yang mengganggu anda? Apa yang anda perlu bertanggungjawab? Bilakah patut mengambil mel anda? Pukul berapa saya harus menjadualkan mesyuarat? Bagaimanakah anda menilai hari anda?

Jawapannya akan membantu anda merancang hari anda. Jangan berusaha untuk menjadi sempurna. Dengan menganalisis apa yang berlaku, dari masa ke masa anda akan menemui pilihan terbaik.

Di mana untuk memulakan penambahbaikan

Buat rancangan mudah. Ia sama sekali tidak perlu untuk cuba menguasai semua kemahiran yang hilang sekaligus. Sebagai permulaan, sebaiknya fokus pada empat yang pertama yang akan anda amalkan setiap hari:

• Mengutamakan dan menentukan tugasan untuk hari tersebut.
• Kerja pecut.
• Meditasi - apabila anda berasa takut, tidak pasti atau tidak selamat.
• Analisis pada penghujung hari dan semakan rancangan.

Perhatikan apa yang anda akan lakukan dan bagaimana. Tunjukkan rancangan yang terhasil kepada seseorang yang anda kenali dan laporkan semula kepadanya setiap hari selama seminggu. Berjanji setiap minggu untuk berkongsi kejayaan, cabaran dan cara anda akan bersedia untuk permulaan tempoh tujuh hari yang baharu.

Luangkan masa 10 minit setiap petang untuk menyemak perjalanan hari anda dan sama ada anda menyelesaikan semua mata dalam rancangan anda. Tulis apa yang berlaku, apa yang menghalang, bagaimana anda boleh mempercepatkan pergerakan ke hadapan.

Lama kelamaan, lari pecut, meditasi dan kemahiran lain akan menjadi lebih mudah untuk anda. Kemudian mula belajar pendekatan baharu dan berkesan sambil anda memperbaiki sistem anda secara beransur-ansur. Perkara utama adalah ingat untuk berlatih.