"GTD juga berfungsi di angkasa." Temu bual Lifehacker dengan bapa produktiviti David Allen

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

David Allen, pengarang How to Get Things Done: The Art of Stres-Free Productivity, yang majalah Time menamakan buku perniagaan terbaik dalam dekad ini, memberitahu Lifehacker apa itu GTD dan siapa yang memerlukannya, cara menulis buku dan tidak mabuk., dan bagaimana struktur tugas yang kompleks boleh menjadikan hidup anda lebih mudah.

Tiga puluh empat tahun yang lalu, David Allen menyedari bahawa anda boleh memberi nasihat kepada orang ramai dan menjana pendapatan yang lumayan - dia membuka syarikat perundingnya sendiri dan membangunkan sistem Mendapatkan Perkara, yang membolehkan anda bergerak antara kes dan meluangkan masa untuk apa anda sangat menikmati. Sejak itu, pelanggannya telah memasukkan angkasawan di ISS, pemuzik rock dan CEO syarikat besar, dan Forbes memasukkannya dalam 5 jurulatih perniagaan terbaik di Amerika Syarikat.

GTD ialah teknik yang agak mudah untuk meningkatkan kecekapan anda sendiri, yang memerlukan disiplin yang sangat serius pada peringkat awal. Menurut GTD, untuk berjaya melakukan satu perkara, anda perlu membebaskan kepala anda daripada semua tugas lain dan fokus padanya. Maksudnya, daripada menyibukkan fikiran dengan menghafal segala urusan yang mendatang, tugasan ditetapkan mengikut sistem tertentu.

David, beritahu kami tentang penonton anda. Siapa yang harus mengikut nasihat anda dan menjalani sistem GTD?

- GTD adalah sama relevan untuk semua orang, tetapi mereka yang benar-benar menggunakannya tidak bersatu mengikut prinsip sosial, umur atau geografi - mereka adalah orang yang mempunyai pemikiran tertentu. Sesiapa sahaja yang berminat dengan GTD, selepas 18 bulan, perhatikan bagaimana kehidupan mereka berubah menjadi lebih baik. Malah, sistem ini boleh berfungsi secara sama berkesan untuk kedua-dua remaja dan CEO syarikat besar, atau ia boleh menjadi tidak berguna untuk mereka.

Adakah anda menggunakan semua yang anda cadangkan?

- Ya, jika tidak, saya tidak dapat mengatasinya - semuanya akan menjadi tidak terkawal untuk saya. Imej seorang peluncur di atas papan, di atas ombak besar, terlintas di fikiran saya. Anda mungkin perasan bahawa ia diikat pada papan dengan tali khas. Untuk apa? Untuk dapat kembali dengan cepat ke papan selepas jatuh. Apa yang GTD ajar ialah menjadi on wave, menjadi kreatif dan produktif. Tetapi orang yang paling berkesan pun membiarkan diri mereka keluar dari kawalan. Jika anda tidak secara berkala jatuh dari papan, maka anda memilih gelombang yang terlalu mudah. GTD membolehkan anda menyedari bahawa anda telah keluar daripada keadaan produktif dan kembali ke keadaan itu dengan cepat.

Apabila anda menjalankan perniagaan baharu, langgan tugas yang luar biasa - anda boleh dengan mudah hilang dari papan. Tiada yang salah dengan itu, tetapi dengan pendekatan berstruktur, anda tahu perkara yang perlu ditangani dan bagaimana untuk keluar dari air.

Apakah masalah yang paling kerap mereka hadapi, apa yang mereka adukan?

- Kebanyakan orang beralih kepada kerana tekanan, keadaan kebimbangan umum akibat kesesakan otak. Terlalu sedikit masa dan terlalu banyak untuk dilakukan. Tetapi sebenarnya, masalahnya bukan pada masanya, tetapi pada hakikatnya orang mahukan lebih banyak ruang mental, mahu menjadi lebih kreatif dan melakukan apa yang menggembirakan mereka.

Kes yang paling luar biasa?

“Kami melakukan latihan untuk angkasawan ketika mereka berada di stesen angkasa. Antaranya ialah Catherine Coleman, salah seorang angkasawan wanita pertama. Ini adalah sesi yang menarik, kerana kami terpaksa mengganggu apabila dia berada di seberang planet, dan kemudian kembali ke perbualan apabila dia menghubungi semula.

Apa yang paling anda banggakan?

- Menulis buku pertama saya, Mendapatkan Perkara: Seni Produktiviti Tanpa Tekanan, mengambil masa dan usaha yang besar di pihak saya. Saya hampir menjadi seorang peminum alkohol semasa menulis buku tentang cara hidup tanpa tekanan. Tetapi kemudian saya bekerja sepenuh masa dan tidak mampu menyediakan masa yang berasingan untuk menyediakan buku itu. Paling penting, saya tidak pasti sama ada saya boleh memindahkan pengetahuan yang terkumpul selama 25 tahun dengan cara yang benar-benar membantu orang ramai. Kami masih menerima surat daripada pembaca yang berterima kasih secara tetap, tetapi ada satu masalah: selepas membaca beberapa orang, mereka mendapati diri mereka terharu dengan maklumat, kerana saya telah memasukkan dalam buku itu semua yang diperlukan oleh manusia sekiranya saya dilanggar bas.

Apakah perbezaan antara GTD dan senarai tugasan harian standard? Hampir semua daripada kita menulis senarai sedemikian setiap hari, dan kadangkala ia mengambil masa yang lebih lama untuk menyusun senarai daripada memadamkannya

- Selalunya, orang hanya merekodkan perkara yang paling penting, dan beratus-ratus kes yang tidak begitu penting tidak diambil kira sama sekali. Orang percaya bahawa jika perkara itu tidak penting, maka ada kemungkinan untuk tidak menuliskannya, tetapi hanya tugas kecil seperti itu, menatal melalui kepala, menggunakan sebahagian besar sumber otak.

Untuk bebas dan dapat memberi tumpuan kepada isu yang paling penting, anda perlu menyingkirkan semua yang tidak begitu penting.

Ya, tetapi perkara boleh menjadi sangat tidak penting sehingga mengambil masa lebih lama untuk menulisnya daripada melakukannya

- Tetapi, jika anda tidak melakukannya dengan segera, mereka akan mengganggu anda, dan anda akan kembali kepada mereka berulang kali. Berapa kali anda ingin mengingatkan diri anda untuk membeli makanan untuk kucing anda? Atau anda perlu menghubungi kakak anda? Setiap kali anda membuat beberapa tugasan walaupun yang paling kecil, anda perlu mengeluarkan buku nota dan menuliskannya, melainkan anda bercadang untuk menyelesaikan tugasan ini sekarang.

Berapa banyak kategori senarai sedemikian yang anda ada?

- Sejujurnya, saya tidak ingat - mari kita lihat. Terdapat kira-kira 20 secara keseluruhan, tetapi terdapat kira-kira lapan peringatan langsung untuk tindakan.

Saya mempunyai kategori "Projek", "Perbualan" - tugasan disimpan di sini, mengikut mana langkah seterusnya adalah membincangkan topik dengan orang lain.

Kemudian terdapat "Panggilan", diikuti dengan "Perkara yang perlu saya lakukan pada komputer saya" dan, ambil perhatian, yang tidak memerlukan Internet. Saya mempunyai banyak penerbangan, dan tidak semua pesawat mempunyai Wi-Fi, dan, oleh itu, ini adalah satu-satunya senarai yang boleh saya gunakan.

Kategori seterusnya ialah "Bekerja pada komputer yang disambungkan". Nah, semuanya jelas. Saya juga mempunyai senarai "Menulis teks", ini juga berfungsi pada komputer, tetapi ia memerlukan keadaan yang sama sekali berbeza, dalam suasana dan konteks tertentu.

"Perolehan" - soalan yang boleh diselesaikan semasa dalam perjalanan. "Rumah" - tindakan yang perlu saya lakukan semasa di rumah.

Saya juga mempunyai senarai sedemikian, saya memanggilnya "Melayari". Ini adalah pelbagai jenis video lucu atau pendidikan, contohnya, kucing bermain piano, secara umum, video yang dihantar kepada saya atau yang saya jumpa. Saya hampir tidak pernah melihat ke sana, tetapi, pada dasarnya, apabila saya mempunyai sambungan, masa dan keinginan, saya boleh kembali kepada mereka.

Dan berikut ialah senarai "Soalan yang saya tunggu untuk maklumat atau tindakan orang lain." Dan sudah tentu, kalendar adalah rangka atau landskap utama dalam hidup saya. Bayangkan meletakkan semua perkara ini dalam satu senarai - akan ada kekeliruan yang nyata. Oleh itu, saya mencipta struktur yang lebih kompleks untuk memudahkannya. Jika hari ini saya hanya mempunyai beberapa minit percuma, saya mungkin akan lupa tentang teks kreatif yang perlu saya tulis. Jika saya tiada di rumah, tidak ada gunanya melihat senarai Rumah. Saya menyusun segala-galanya supaya tidak melupakan apa-apa dan tidak membuang ruang mental saya untuk menghafal, sambil dapat dengan cepat beralih kepada tugas yang saya ada masa.

Adakah anda lebih suka media kertas atau aplikasi elektronik? Apakah nasihat yang boleh anda berikan?

- Untuk tidak melupakan sesuatu, saya sentiasa membawa buku nota kecil dengan saya, di mana saya merakam segala-galanya. Selepas itu, saya memasukkan semua tugasan ke dalam komputer. Secara umum, mana-mana pengurus tugas akan melakukannya. Orang ramai cuba menggunakan kepala mereka sebagai pejabat, dan semua penggodaman kehidupan pada dasarnya adalah versi otak luar. Bagaimanakah saya boleh membuat peringatan yang sesuai untuk melihat perkara yang perlu saya lakukan pada masa saya perlu melakukannya.

Terpulang kepada anda untuk memutuskan sama ada gaya hidup ini sesuai untuk anda, dan GTD sebenarnya bukanlah satu sistem teknik, tetapi gaya hidup di mana, dalam satu tangan, semuanya dikawal dengan jelas, dan di sisi lain, terdapat peluang untuk pergi terus ke dalamnya, apa yang anda suka, dan jangan sibukkan kepala anda dengan kertas yang boleh disimpan.

Anda boleh membaca lebih lanjut tentang GTD dalam edisi terkini Getting Things Done: The Art of Stres-Free Productivity, yang akan dikeluarkan di Rusia pada September 2015.