Cara Menggunakan Gmail Dengan Berkesan: 25 Petua

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-01-13 02:30

Walaupun anda bekerja dengan Google Mail setiap hari, kemungkinan besar anda tidak mengetahui semua keupayaannya. Berikut ialah 25 petua untuk menggunakan Gmail dengan berkesan yang akan memudahkan banyak tugasan dan menjimatkan masa anda.

1. Di mana untuk bermula

Tukar latar belakang

Daripada melihat latar belakang Gmail putih biasa, tambahkan peti masuk anda dengan sesuatu yang mencolok. Hanya pilih bahagian "Tema" dalam tetapan di penjuru kanan sebelah atas untuk menetapkan latar belakang baharu daripada pilihan yang dicadangkan, atau muat naik imej anda sendiri.

Sebagai alternatif, anda boleh mencuba tetapan antara muka. Dalam mod "Spacious" anda akan mempunyai banyak ruang kosong dan "Compact" adalah bagus apabila anda perlu memuatkan seberapa banyak mesej pada skrin yang mungkin.

Tambah rakan (dan mesej)

Untuk menambah kenalan dan mesej lama anda pada sistem (tidak kira jika anda menggunakan Gmail buat kali pertama atau membuat akaun tambahan), pergi ke "Tetapan" → "Akaun dan Import" dan pilih pautan "Import mel dan kenalan". Ini akan membolehkan anda menambah data anda daripada peti mel lain.

Jadikan Gmail Seperti Outlook

Dalam Tetapan → Makmal, dayakan ciri Anak Tetingkap Pratonton untuk melihat teks penuh mesej di sebelah kanan, sama seperti dalam Outlook. Tabiat adalah sifat kedua, jadi jika anda telah bekerja dengan e-mel korporat sepanjang hidup anda dan baru sekarang cuba selesa dengan Gmail, Viewport akan memudahkan peralihan anda.

Setelah didayakan, anda akan melihat pilihan paparan yang berbeza dalam menu lungsur di sebelah kiri tetapan.

Fokus pada perkara penting

Gmail boleh menentukan mesej yang lebih penting kepada anda. Pandai kan? Di bawah Tetapan → Peti masuk, pilih Jejaki aktiviti e-mel saya … untuk membolehkan Gmail menganalisis mesej anda.

Anda juga boleh memilih fungsi "Sertakan penanda" atau "Abaikan penapis" (kami akan membincangkan lebih lanjut mengenai penapis di bawah) dan menukar jenis folder supaya mesej penting dipaparkan di bahagian atas. Kemudian dalam menu "Tetapan" → "Umum" dalam bahagian "Pemberitahuan desktop" (jika anda menggunakan penyemak imbas Chrome, Firefox atau Safari), anda boleh memilih pilihan "Dayakan pemberitahuan e-mel penting."

Buang benang huruf

Terdapat dua jenis orang: mereka yang menyukai ciri Chaining dan mereka yang membencinya dengan kuasa seribu matahari. Jika anda tergolong dalam kumpulan kedua, pergi ke bahagian "Tetapan" → "Umum" dan matikan "Rantaian huruf".

2. Jaga ketertiban

Arkibkan segalanya

Gmail memungkinkan untuk mengarkibkan mesej dan bukannya memadamkannya. Ini dilakukan supaya anda tidak perlu risau tentang ketersediaan ruang kosong dan sentiasa membersihkan laci anda. Jika anda ingin mengarkibkan mesej, bukanya dan klik pada ikon kedua dari sebelah kiri (kotak dengan anak panah menunjuk ke bawah). Mesej itu akan menunggu anda dalam tab Semua Mel di bar sisi kiri.

Jejaki arkib anda

Tidak kira berapa banyak ruang yang disediakan oleh Gmail untuk storan fail percuma, sudah 2016 dan orang ramai menghantar lebih banyak lampiran. Jika anda telah mencapai had ingatan anda, sudah tiba masanya untuk membuang beberapa mesej. Klik pada anak panah dalam kotak carian, tandai item "Terdapat lampiran", pilih saiz 10 MB dan klik pada butang dengan kaca pembesar. Ini akan menunjukkan kepada anda semua mesej melebihi 10 MB. Tandai kotak untuk surat yang anda pasti tidak perlukan lagi dan hantar ke tong sampah.

Balas dan arkibkan

Mengapa meninggalkan e-mel dalam peti masuk anda apabila anda sudah menjawabnya? Gunakan fungsi "Hantar dan Arkib" untuk mengelakkan kekacauan mesej masuk anda semasa anda menunggu balasan surat anda. Pergi ke "Tetapan" → "Umum" dan pilih "Tunjukkan butang" Hantar dan arkibkan "sebagai tindak balas". Kini anda boleh membalas dengan cara biasa, mengumpul mesej dalam peti masuk anda jika anda mahu, atau segera mengarkibkan e-mel yang tidak perlu apabila membalas.

Gunakan label dan penapis

Anda boleh menambah label pada setiap mesej. Pintasan baharu akan muncul di bar sisi kiri. Cuma buka surat itu dan klik pada ikon "Label" - ia kedua dari kanan. Sekarang buat pintasan baharu atau pilih yang sedia ada (dengan cara ini, anda boleh menyeret pintasan dari bar sisi terus ke dalam mesej anda).

Klik pada butang "Lagi" dan pilih "Tapis e-mel serupa" dan kemudian "Buat penapis berdasarkan pertanyaan ini." Anda boleh menulis artikel berasingan tentang penapis Gmail, jadi lihat bahagian "" untuk mendapatkan butiran lanjut.

Beli ruang simpanan tambahan

Jika anda benar-benar bosan dengan masalah menyimpan fail, anda boleh membelanjakan wang untuk ruang tambahan. Tatal ke bawah halaman mesej dan di sudut kiri bawah anda akan melihat berapa banyak ruang yang anda tinggalkan, serta pautan "Urus".

Jika anda mempunyai hampir 100% ruang yang tersedia, ikuti pautan. Pelan 100 GB berharga 139 rubel sebulan, dan ruang tambahan boleh digunakan bukan sahaja untuk Gmail, tetapi juga dalam Google Drive dan Google Photos, jika anda menggunakannya.

3. Ambil serius

Tukar mod paparan e-mel pada halaman

Cuba tingkatkan bilangan mesej setiap halaman kepada 100, supaya anda boleh melihat keseluruhan tatasusunan surat anda sepintas lalu. Pergi ke Tetapan → Umum → Saiz Halaman Maksimum. Di sana anda juga boleh memilih untuk memaparkan 10, 15, 20, 25 dan 50 mesej setiap halaman.

Edarkan semuanya mengikut warna

Anda boleh menandakan mesej sebagai penting dengan cepat, tetapi mesej yang berbeza boleh mempunyai tahap kepentingan yang berbeza. Pergi ke Tetapan → Umum → Bintang dan pilih Semua Bintang. Sekarang, jika anda mengklik pada bintang, menandakan huruf itu, ia akan berubah warna dengan setiap klik. Ini akan membantu anda mengisih mesej penting anda mengikut kandungannya.

Tukar mesej kepada senarai tugasan

Kemungkinannya, anda sudah menganggap peti masuk anda sebagai satu senarai tugasan yang besar. Jadi mengapa tidak menjadikan e-mel anda sebagai tugas yang boleh anda hapuskan? Klik pada butang "Lagi" dalam perbualan aktif dan pilih "Tambah pada tugasan". Urutan ini kini akan muncul dalam Tugasan Google bersama-sama dengan pautan ke siaran asal.

Jejaki bilangan mesej yang belum dibaca

Dalam bahagian "Tetapan" → "Makmal", dayakan fungsi "Ikon mesej belum dibaca". Jika anda, seperti mana-mana orang biasa, membuka tab mel anda sepanjang hari, anda akan sentiasa melihat berapa banyak mesej yang belum dibaca yang telah anda tinggalkan. Ini sekiranya anda kurang tekanan.

Bekerja di luar talian

Jika anda menggunakan penyemak imbas Google Chrome, anda mempunyai peluang untuk bekerja dalam mel luar talian. Sudah tentu, anda tidak akan dapat menghantar dan menerima mesej baharu, tetapi anda boleh mengalihkan huruf dari folder ke folder dan membuat draf. Untuk mendayakan ciri ini, pergi ke Tetapan → Luar Talian.

Beri akses kepada akaun anda kepada setiausaha

Jika anda masih tidak dapat menangani surat-surat, anda boleh menyampaikan semua seram ini kepada setiausaha anda. Untuk melakukan ini, pergi ke "Tetapan" → "Akaun dan Import", pilih "Berikan akses kepada akaun anda" dan tambah pengguna Google yang lain. Mereka tidak akan mempunyai hak untuk menukar tetapan dan kata laluan anda, tetapi mereka akan dapat membaca, mengarkibkan mesej dan, sudah tentu, membalasnya. Surat tersebut akan ditandatangani dengan nama anda dan nama setiausaha anda dalam kurungan untuk mengelakkan kekeliruan.

4. Kawal faktor manusia

Sekat alamat

Ada yang tidak mendapat petunjuk sama sekali. Nasib baik, anda boleh menyekat mana-mana orang (atau tapak web) dengan hanya beberapa klik. Selepas menerima mesej daripada seseorang yang anda ingin tambahkan ke senarai hitam, klik pada anak panah di sudut kanan atas dan pilih fungsi "Sekat pengguna".

Sekarang semua mesej dari alamat ini akan terus ke spam.

Cari surat lama

Mahu mencari semua mesej daripada rakan dengan cepat sekaligus? Hanya tuding kursor pada nama pengirim, sama ada dari peti masuk atau dari surat tertentu dan kad kenalan akan muncul. Kemudian klik pada pautan "Perbualan" untuk melihat semua mesej daripada kenalan itu.

Batalkan mesej yang salah hantar

Kami semua secara tidak sengaja telah menghantar surat ke alamat yang salah pada satu ketika. Nasib baik, dalam Gmail, anda boleh membuat asal hantaran. Pergi ke bahagian "Tetapan" → "Umum" dan dayakan fungsi "Buat asal hantar". Di sini anda juga boleh memilih tempoh masa untuk membatalkan penghantaran: dari 5 hingga 30 saat. Kali seterusnya anda menghantar mesej, anda akan melihat "Batal" di bahagian atas.

Langkau mesej kumpulan

Anda boleh keluar dari urutan mesej kumpulan dengan mudah dengan mengklik butang Lagi dan memilih Abaikan. Sekarang anda akan melangkau semua mesej kecuali yang anda adalah satu-satunya penerima surat itu.

Jika anda ingin kembali ke mesej kumpulan, masukkan pertanyaan ialah: diredam dalam kotak carian, jadi anda akan melihat semua urutan yang diabaikan. Kemudian pilih Jangan Abaikan daripada menu Lagi. Kecuali, sudah tentu, anda tidak berasa kasihan kepada diri sendiri sama sekali.

5. Menjimatkan masa

Buat akaun baharu semasa dalam perjalanan

Katakan anda ingin menapis mesej dengan berhati-hati atau, sebagai contoh, buat akaun tambahan untuk perkhidmatan yang sudah menggunakan akaun Gmail utama anda. Dalam kes ini, anda boleh mencipta alamat mel maya yang dikaitkan dengan alamat utama dengan hanya menambah "+ sebarang perkataan" sebelum simbol @ semasa anda menaip. Contohnya, "alamat anda ialah [email protected]" untuk membeli-belah dalam talian.

Semua mesej balasan akan pergi ke alamat Gmail utama anda.

Hantar mesej dalam tidur anda

Buat pelanggan dan rakan sekerja menganggap anda gila kerja gila dengan memprogramkan mereka untuk menghantar mesej pada waktu malam menggunakan sambungan yang tersedia untuk Chrome, Safari dan Firefox. Dengan versi percuma, anda boleh menghantar sehingga 10 mesej setiap bulan.

Selain itu, sambungan ini akan menjadikan e-mel anda sebagai peringatan, tidak memaparkannya dalam peti masuk anda sehingga anda bersedia untuk membalasnya. Ini sesuai untuk membuat penampilan peti masuk kosong pada malam Jumaat.

Jawab permintaan pendua secara automatik

Jika pelanggan yang menjengkelkan membanjiri anda dengan jenis permintaan yang sama, anda tidak perlu menaip respons yang sama berulang kali. Hanya hidupkan fungsi "Templat respons" dalam bahagian "Tetapan" → "Makmal". Pada kali seterusnya anda mencetak respons, simpannya sebagai templat dan jangan ragu untuk menghantarnya kepada semua permintaan yang sama.

6. Klik kurang

Beri rehat tetikus anda

Hampir semua perkara dalam Gmail boleh dilakukan menggunakan papan kekunci. Pintasan papan kekunci asas berfungsi secara lalai, tetapi jangan lupa pergi ke Tetapan → Umum dan dayakan ciri Pintasan Papan Kekunci. Simpan perubahan anda dan kemudian klik pada tanda soal untuk melihat kemungkinan pintasan papan kekunci.

Berhenti menyemak peti mel lain

Dalam bahagian "Tetapan" → "Akaun dan Import", klik pada pautan "Tambah akaun mel POP3 anda" dan Gmail akan memuat turun mel anda dari peti mel lain. Kemudian sediakan penghantaran mesej: anda boleh membalas dari kedua-dua alamat Gmail anda dan dari alamat e-mel lain.