Cara mengatur ruang kerja dan waktu pejabat

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Semua kerja di pejabat bermula dengan ruang kerja mereka sendiri, tetapi selalunya orang tidak memberi perhatian yang cukup pada saat ini. Ruang kerja bukan sahaja perabot dan komputer, tetapi juga perancangan, aliran kerja, alat tambahan. Artikel ini mengandungi petua mudah tentang cara mengatur tempat kerja anda dengan betul.

Semuanya bermula dari tempat kerja.

D. Carnegie

Kerja bermula dengan tempat kerja dan organisasinya. Sudah tentu, terdapat pengecualian dalam bentuk personaliti kreatif dan unik yang isu ini tidak begitu penting. Tetapi walaupun mereka mempunyai sistem gangguan kreatif mereka sendiri, walaupun mereka tidak mengakuinya. Kebanyakan orang bekerja di meja biasa di ruang pejabat biasa, dan petua berikut ditujukan untuk mereka.

Desktop

Persekitaran kerja yang betul menyesuaikan minda dengan irama yang betul. Anda tidak membiarkan rumah anda dalam keadaan huru-hara dan anda tahu dengan tepat di mana dan apa. Ia adalah sama di tempat kerja: semuanya harus berada di tempatnya, dan tiada apa-apa yang berlebihan yang boleh mengalih perhatian daripada tugas utama.

Bagaimanakah semuanya bermula apabila anda baru datang bekerja? Dari desktop. Dan selalunya ada timbunan kertas, alat tulis bertaburan, mug, cenderahati yang tidak berguna dan habuk di komputer. Dan apakah keadaan dalaman di sebalik tempat kerja sedemikian? Belum dipasang. Anda, tentu saja, tidak akan berfikir begitu, tetapi minda bawah sedar telah memutuskan segala-galanya. Walau apa pun realiti yang ada, anda juga begitu. Dan kesedaran mengambil pemikiran ini, dan mood anda hilang.

Pastikan meja anda kemas setiap masa. Mulakan hari anda dengan membersihkan habuk, laraskan pencahayaan, tulis maklumat berguna pada pelekat, basuh cawan kopi anda, isi kalendar anda - cergaskan diri anda. Tindakan mudah ini akan memberi tenaga kepada kerja yang berikutnya.

Tempat kerja yang ideal ialah alat untuk kerja, pencahayaan yang selesa, alat tulis penting dan perabot ringkas untuk pekerja.

Bagaimana untuk bekerja: berdiri atau duduk? Awak tentukan. Saya fikir duduk adalah lebih baik, tetapi anda pasti perlu berehat: berjalan kaki, lakukan sedikit pemanasan, dapatkan udara segar, naik 2-3 tingkat ke atas tangga. Jadual kerja saya: 45 minit - tugas tanpa gangguan, rehat 15 minit, kemudian 1 jam kerja berterusan dan 15 minit rehat. Beginilah susunan hari bekerja.

Jangan lupa tentang loker atau arkib anda sendiri, kerana setiap pekerja sentiasa mempunyai fail peribadi atau arkib kertas sendiri. Anda juga boleh menyimpan barang peribadi di dalam loker yang anda tidak mahu pamerkan. Setiap rak dan kabinet harus memenuhi fungsinya dan tidak bersilang dengan elemen lain. Ini akan menjadikannya lebih mudah untuk bekerja dengan dokumen dan pelbagai aksesori.

Pengurusan dokumen elektronik

Buat salinan sandaran kerja, dokumen, projek, maklumat perkhidmatan anda yang disimpan pada komputer kerja anda dan hantarkannya ke pelayan atau storan awan syarikat.

Berapa banyak tenaga dan saraf yang dibelanjakan orang kerana maklumat yang hilang! Komputer terhempas, digantung, seseorang secara tidak sengaja memadam data penting. Jangan ulangi kesilapan mereka dan buat sandaran. Jangan biarkan keadaan mengawal anda dan kerja anda.

Jangan pasang aplikasi yang tidak perlu, kebanyakan operasi yang diperlukan dilakukan dalam pakej perisian standard. Jika anda fasih menggunakan alat tertentu untuk kerja, minta pihak pengurusan atau jabatan IT untuk memasangnya, mewajarkan kerja berkesan anda di dalamnya.

Satu lagi petua mudah: cuba berpegang pada satu perkara dalam ruang elektronik anda. Jika anda suka perkhidmatan Yandex, pilih mereka, jika perkhidmatan Google - bekerjasama dengan mereka. Anda akan mengetahui semua kekuatan dan kelemahan alatan, dan anda juga akan dapat menyediakan sistem anda dengan cepat di tempat baharu. Perlumbaan untuk program baru tidak selalu wajar.

Di stesen kerja, cipta hierarki elektronik ringkas peribadi anda. Anda harus mencari mana-mana dokumen lama anda dalam masa yang singkat. Ini amat penting apabila anda dikehendaki menyelesaikan sesuatu dengan segera, dan anda terlupa di mana maklumat ini disimpan.

Imbas semua dokumen yang paling penting. Banyak konflik kerja antara jabatan timbul kerana beberapa kertas penting yang hilang.

Perancangan

Adakah anda perasan bahawa kerja kadang-kadang berubah menjadi kucar-kacir: sekumpulan tugas, perbualan, mesyuarat, menyemak kertas. Dan anda berputar dalam ini tanpa henti. Anda nampaknya bekerja, tetapi sukar untuk memanggilnya bekerja. Di sebalik semua ini, gambaran umum tentang apa yang berlaku tidak dapat dilihat, dan ini adalah salah satu masalah produktiviti moden: terdapat tindakan, keputusan juga ada, tetapi mereka tidak begitu ketara dalam rutin.

Untuk mengelakkan ini, adalah perlu untuk merangka pelan tugas dan aktiviti untuk hari, minggu dan juga selama sebulan.

Kebanyakan menggunakan buku nota atau diari. Ya, itu bagus, tetapi kertas adalah "memori akses rawak", ia menyimpan semua kecairan, dan maklumat utama hilang dalam banyak halaman. Buku nota atau diari sudah menjadi cara perancangan kuno. Dalam diari, anda tidak melihat keseluruhan gambaran peristiwa, tidak memikirkan bila lebih baik untuk melakukan satu perkara, dan apabila yang lain, dan anda juga boleh terlepas beberapa acara penting. Tidak ada cara untuk menarik data yang diperlukan dan menjalankan analisis yang komprehensif. Bayangkan berapa banyak halaman yang anda perlu selak untuk mengumpulkan maklumat yang diperlukan.

Kini terdapat banyak aplikasi dan perkhidmatan dalam talian untuk mengatur masa bekerja anda. Percayalah, ini perlu dilakukan jika anda ingin bekerja secara produktif tanpa mengira situasi dan mood. Senarai tugasan hari ini adalah mengenai pengurusan tugas dan masa yang berkesan.

Saya menggunakan sistem perancangan konteks dalam persekitaran Outlook Gleb Arkhangelsky. Apa yang saya suka tentangnya: kesederhanaan dan kecekapan alat, aplikasi yang terkenal, gabungan kalendar, tugas dan mel dalam satu ruang maklumat, integrasi dengan aplikasi pejabat. Mana-mana pekerja boleh dilatih dalam sistem perancangan ini dalam masa yang singkat.

Berikut ialah beberapa petua untuk mengatur masa bekerja anda:

• Rancang secara fleksibel, dalam konteks, bukan tegar mengikut masa.
• Belajar untuk memahami apa yang penting dan apa yang tidak.
• Mudah berpisah dengan perkara yang tidak penting.
• Hargai kualiti masa yang diluangkan, bukan masa itu sendiri.
• Katakan tidak kepada diri sendiri dan orang lain apabila perlu.
• Mulakan hari anda dengan tugas yang mencabar dan tidak menyenangkan.
• Apabila merancang tugas dan projek di tempat kerja, tetapkan tarikh akhir untuk mereka.

Helah psikologi yang kuat ialah memotong tugas yang telah selesai atau meletakkan tanda di hadapannya. Ini akan memberi anda tenaga dalaman tambahan untuk mencapai hasil yang hebat. Anda akan melihat bahawa segala-galanya tidak sia-sia.

Bekerja dengan mel

Bagaimana untuk mengatur kerja dengan mel?

Pertama, anda perlu menetapkan masa operasi dengannya untuk mengurangkan bilangan gangguan. Adalah lebih baik untuk melakukan ini pada waktu pagi, apabila tugas mula terbentuk, dan pada sebelah petang, apabila anda perlu menyemak keadaan.

Kedua, anda tidak sepatutnya menjawab surat yang samar-samar. Anda perlu memikirkan segala-galanya: rayuan, pembinaan respons, maklumat tambahan. Cuba pastikan subjektiviti serendah mungkin. Lupakan balasan pantas, seperti yang biasa dilakukan oleh semua orang di rangkaian sosial.

Ketiga, jangan membebankan teks surat dengan maklumat yang hanya boleh difahami oleh pengirim sendiri. Cuba jawab dengan ringkas dan padat, timbang setiap perkataan. Dalam era digital kita, ini sangat penting: tiada siapa yang berminat untuk mengharungi kesimpulan yang unik.

Dan akhirnya, jangan lupa tentang netiquette: menangani penerima, gaya penulisan, maklumat kes, maklumat hubungan. Ketahui cara menulis surat, menganalisis perkara yang telah anda tulis dan cara memohon.

Alat tambahan

Satu lagi perkara yang membantu menjadikan kerja anda lebih cekap ialah papan putih. Alat yang sangat diperlukan, terutamanya apabila jabatan sedang bercadang atau menyelesaikan masalah serius dengan peringkat pertengahan.

Dalam kerjaya profesional saya, lembaga adalah sifat yang sangat diperlukan dalam persekitaran kerja. Ia juga berguna dari segi penjimatan kertas. Anda tidak akan percaya berapa banyak helaian dibelanjakan untuk menerangkan idea dan penyelesaian anda.

Terima kasih kepada pemikiran visual (semua orang memilikinya), orang ramai boleh melukis bersama-sama di papan tulis, menerangkan pemikiran mereka dan mencadangkan penyelesaian terbaik untuk masalah. Semua orang boleh melihat dan memahami segala-galanya.

Saya ingin menambah bahawa muzik membantu saya dalam kerja saya. Ia memberi kesan positif pada produktiviti saya, terutamanya apabila saya perlu bekerja dengan tugasan berulang pada komputer atau merangka satu pakej dokumen yang besar. Secara umum, adalah baik untuk memulakan pagi dengan muzik yang positif. Tetapi anda tidak sepatutnya menghidupkannya untuk semua orang, ingat: anda tidak bekerja sendirian, untuk seseorang muzik hanya akan mengganggu.