Cara mengumpulkan tugasan dengan betul untuk mengikuti segala-galanya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Tingkatkan produktiviti dengan mengemas senarai tugas anda.

Semua orang telah lama mengetahui bahawa berbilang tugas bukanlah perkara yang baik: ia menghalang kita daripada memberi tumpuan secara berkesan pada satu perkara.

Masalahnya ialah menukar dari satu tugas ke tugas lain mengambil banyak masa - ini disahkan oleh kajian Multitasking: Kos penukaran. Orang bekerja paling berkesan apabila mereka memasuki keadaan aliran: menumpukan sepenuhnya pada satu aktiviti, tanpa terganggu oleh perkara lain.

Malangnya, ia tidak selalu mungkin untuk menangkap aliran, kerana kita sentiasa dibanjiri dengan sekumpulan perkara berbeza yang memerlukan perhatian kita. Walau bagaimanapun, terdapat satu helah yang membolehkan anda meminimumkan pembaziran masa dan tenaga bertukar antara aktiviti yang berbeza. Ia dipanggil kumpulan tugasan.

Intipati teknik ini adalah seperti berikut: anda menggabungkan tugasan jenis yang sama ke dalam pakej yang dipanggil, dan kemudian melaksanakannya secara pukal. Mudah sahaja.

Mengapa ia berguna untuk tugasan kumpulan

Paling mudah untuk melakukan sesuatu secara rawak: anda tidak perlu bersusah payah dengan perancangan, keutamaan dan perkara lain yang membosankan. Anda teringat sesuatu - dan anda melakukannya. Dan kemudian kami bergerak ke tugas seterusnya.

Walau bagaimanapun, pendekatan ini tidak begitu berguna untuk keupayaan anda untuk fokus. Menurut kajian The True Cost Of Multi-Tasking, yang diterbitkan dalam Psychology Today, seseorang kehilangan sehingga 40% produktiviti mereka apabila bertukar antara tugas yang tidak berkaitan.

Dalam erti kata lain, jika anda mula-mula menulis laporan, kemudian mula membalas e-mel, kemudian menyusun dokumen kertas, dan kemudian kembali ke laporan itu semula, kemudian setiap kali anda membuang masa menumpukan pada tugas baru yang tidak seperti yang sebelumnya. Tom DeMarco, pengarang The Human Factors: Successful Projects and Teams, mendakwa bahawa "penukaran gear" ini boleh mengambil masa sehingga 15 minit atau lebih.

Tugas kumpulan batch memudahkan untuk berpindah dari satu aktiviti ke aktiviti lain. Semakin serupa tugasan anda, semakin mudah, selepas selesai satu, untuk melaksanakan tugas seterusnya.

Cara menggunakan pemprosesan kelompok

1. Buat senarai tugasan

Mula-mula, tuliskan perkara yang anda ingin lakukan dalam senarai ringkas, baris demi baris. Anda boleh melakukannya di atas kertas atau menggunakan banyak aplikasi pengurusan tugas. Perkara utama adalah untuk membetulkan segala-galanya. Adalah sesuai untuk mengetepikan masa perancangan setiap hari (atau sekurang-kurangnya sekali seminggu).

2. Bahagikan tugas kepada kategori

Setelah senarai itu sedia, pecahkan semua itemnya ke dalam kategori. Mereka boleh berbeza - pilih apa yang anda mahu. Perkara utama ialah ia mudah dan visual.

Contohnya, kumpulkan tugasan seperti "Balas e-mel" atau "Panggil rakan sekerja" dalam bahagian "Rundingan" dan "Tulis artikel" dan "Buat pengeditan" dalam bahagian "Teks". Buat kategori berasingan untuk kerja rumah, tugas kerja, membeli-belah dan banyak lagi. Ia akan menjadi lebih mudah untuk menavigasi dalam senarai tersusun sedemikian.

Pilihan lain ialah mengumpul tugasan dalam pakej mengikut tempat yang sepatutnya dilakukan. Contohnya, pautkan semua pembelian ke lokasi "Pasar Raya" dan tugasan kerja ke lokasi "Pejabat", dan sebagainya. Dengan cara ini, jika anda mendapati diri anda berdekatan dengan kedai, anda boleh melihat senarai tugasan anda dan segera melihat semua pembelian yang anda perlukan.

3. Sekat masa

Pemprosesan kumpulan tugasan berfungsi dengan baik bersama-sama dengan apa yang dipanggil teknik menyekat masa. Sebaik sahaja anda telah memecahkan senarai ke dalam kategori, peruntukkan masa tertentu dalam hari untuk setiap kategori. Dan tambahkan blok yang sepadan pada kalendar anda. Dalam satu blok masa, lakukan hanya perkara dari satu kategori dan abaikan yang lain.

Pilihan lain ialah mengikat teknik Pomodoro yang popular kepada kumpulan tugas. Selama 25 minit anda terlibat dalam tugas tanpa gangguan dari satu pakej. Kemudian berehat selama 5 minit. Kemudian ulangi kitaran dengan kumpulan kes lain.

4. Pertimbangkan produktiviti puncak anda

Tentukan masa hari anda paling produktif. Kebanyakan orang mempunyai pagi ini, tetapi terdapat juga burung hantu malam yang lebih mudah untuk fokus dalam gelap. Cari puncak produktiviti anda dan cuba selesaikan tugasan daripada kategori keutamaan tertinggi di dalamnya.

5. Hilangkan gangguan

Apabila anda mula melaksanakan kumpulan tugasan seterusnya, pastikan anda tidak diganggu oleh pemberitahuan yang tidak disengajakan atau panggilan telefon. Anda boleh mengetepikan masa khas untuk menyemak telefon pintar anda. Semasa anda menangani tugas dari satu kategori, jangan fikirkan yang lain.

Apakah tugasan yang boleh dikumpulkan

Malah, secara umum, mana-mana. Scott Young, penulis, pengaturcara, usahawan dan peminat besar pemprosesan kelompok, memberikan beberapa contoh:

• E-mel. Tim Ferris, pengarang Cara Bekerja 4 Jam Seminggu, kadangkala mendapat 300 e-mel sejam. Dan, walaupun kelantangan sedemikian, dia menjawabnya hanya sekali sehari, khususnya memperuntukkan masa hanya untuk ini.
• Membaca. Membaca sesuatu di antaranya hampir tidak berguna, kerana anda tidak akan ingat banyak. Lebih baik tentukan sendiri bila lebih mudah untuk anda mengambil maklumat dengan teliti, dan tempah kali ini untuk membaca.
• Panggilan telefon. Tulis nama orang yang perlu anda hubungi dan nombor telefon mereka dalam satu senarai. Kemudian panggil semua calon dalam senarai sekali gus. Pertama, anda tidak akan terganggu oleh perbualan telefon sekali lagi. Kedua, anda akan dapat memilih masa hari apabila orang kurang sibuk dan akan dapat bercakap dengan anda.
• Rekreasi dan hiburan. Pindahkan semua hiburan - filem, permainan komputer, jalan-jalan - ke penghujung hari. Ini akan mendorong anda untuk menyelesaikan kerja secepat mungkin, dan lebih mudah untuk anda berehat kerana mengetahui bahawa segala-galanya untuk hari ini telah dibuat semula.
• Perjalanan membeli-belah. Sebelum meninggalkan rumah, kumpulkan semua tugasan, pembelian dan tugasan secara bertimbun-timbun dan selesaikannya sekali gus. Sebagai contoh, anda boleh melawat pasar raya, pejabat pos dan cucian kering pada masa yang sama. Menjimatkan bukan sahaja masa tetapi juga petrol.
• Surat-menyurat dalam rangkaian sosial. Luangkan masa satu jam pada waktu petang untuk bersembang dalam talian. Dan sepanjang masa, pastikan pemberitahuan pelanggan media sosial dilumpuhkan.
• Memasak makanan. Kemungkinannya, anda sentiasa tidak mempunyai masa yang cukup untuk memasak sesuatu setiap hari. Nasib baik, tamadun telah memberikan kita unit seperti ketuhar gelombang mikro. Ketepikan 1–2 hari untuk menyediakan makanan untuk minggu berikutnya, dan kemudian hanya panaskan semula.
• baiki. Berkumpul akhirnya dan lakukan semua kerja-kerja kecil di sekitar rumah yang telah menunggu di sayap sejak sekian lama. Gantikan mentol lampu yang terbakar, betulkan tombol pintu dan paip yang menitis.
• Renungan. Adakah anda berfikir sepanjang masa, cuba merancang sesuatu, menyelesaikan beberapa masalah, tetapi tiada apa yang berhasil untuk anda? Scott Young menasihatkan walaupun perkara seperti berfikir untuk dilakukan pada masa yang ditetapkan dengan ketat. Biasakan merancang 2-3 jam setiap minggu apa yang akan anda lakukan seterusnya dan matlamat yang ingin anda capai.

Ya, dan untuk perkara itu, tugasan kumpulan juga merupakan tugas. Oleh itu, peruntukkan masa khas, sebaik-baiknya pada waktu petang, untuk mengedarkan item dalam senarai anda untuk esok.