Cara memberi maklum balas untuk mencapai matlamat anda dan tidak menyinggung perasaan sesiapa

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Peraturan mudah yang perlu diketahui oleh setiap pengurus.

Pekerja memerlukan maklum balas tentang kerja kerana mereka melihat kelemahan mereka dan boleh mengoptimumkan aliran kerja mereka. Penyelidikan menunjukkan bahawa maklum balas yang membina meningkatkan prestasi pekerja dan kepuasan kerja secara keseluruhan.

Tetapi ini adalah perniagaan yang berisiko. Walaupun ulasan yang betul memberi motivasi, ulasan yang salah paling menyakitkan atau memalukan. Paling teruk, mereka menyebabkan ketakutan, kebencian, atau dendam. Oleh itu, adalah penting untuk mempelajari cara memberi maklum balas dengan cekap.

1. Ketahui cara pekerja anda melihat maklum balas

Takut memberi maklum balas negatif? Anda tidak bersendirian. Ramai eksekutif mendapati proses ini memberi tekanan dan tekanan. Dan sesetengahnya secara amnya mengelak ulasan kerja seseorang, kerana mereka takut menyakiti perasaan pekerja.

Tetapi pekerja tidak merasa lebih mudah. Ramai orang menganggap maklum balas negatif sebagai ancaman pemecatan yang akan berlaku dan mengalami kebimbangan, kemarahan, ketakutan. Di samping itu, tidak semua orang melayan kritikan, walaupun secara membina, dengan betul. Sesungguhnya, dalam kes ini, dua perasaan sedang bertarung: di satu pihak, keinginan untuk belajar dari kesilapan kita dan berkembang, di sisi lain, keinginan untuk dilihat dan disayangi seperti kita.

Oleh itu, jika anda perlu memberi maklum balas kepada seseorang, ketahui terlebih dahulu bagaimana lebih mudah bagi orang itu untuk melihatnya. Sebagai contoh, jika ada pekerja baharu dalam syarikat, sebelum masalah sebenar timbul, tanya terus: “Jika saya perasan anda membuat kesilapan semasa mesyuarat, laporkan serta-merta semasa mesyuarat, lakukan selepas itu, atau tulis mengenainya dengan e-mel jadi adakah anda mempunyai masa untuk memikirkannya? Melakukannya akan melindungi diri anda daripada kritikan yang tidak berkesan, berpotensi menyinggung perasaan dan menetapkan semua orang dalam pasukan untuk berjaya.

2. Beri maklum balas tepat pada masanya

Peraturan emas bagi maklum balas yang berkesan adalah memberikannya dalam masa 24 jam. Pada masa ini, kedua-dua pengurus dan pekerja mengingati butiran kes itu. Jika anda melakukannya kemudian, ia akan menjadi sukar untuk melakukan sesuatu dan memperbaikinya.

Ia juga penting untuk tidak lupa bahawa tujuan maklum balas bukan untuk menyinggung perasaan atau memalukan, tetapi untuk menunjukkan kesilapan kepada seseorang, untuk membantu dia menjadi lebih baik. Seserius mana pun perbualan, jangan jadikan ceramah atau syarahan tentang kelemahan seseorang. Bina dialog, tanya soalan dan cari penyelesaian baharu bersama-sama. Tetapi jangan lembutkan kritikan anda dengan pujian. Eksekutif yang berpengalaman memanggil ini sandwic najis.

Terdapat teori bahawa orang menjadi lebih terbuka kepada maklum balas apabila anda bermula dengan pujian (kepingan roti pertama), kemudian menyampaikan ulasan negatif (sial) dan meringkaskan dengan perkataan tentang nilai pekerja (kepingan roti kedua). Tetapi pada hakikatnya, skim ini adalah badut, yang membuatkan pekerja itu tersipu-sipu di hadapan rakan sekerja.

Ben Horowitz pengasas Andreessen Horowitz

3. Jadikan maklum balas anda tepat dan radikal

Kebanyakan eksekutif takut dicap sebagai zalim yang marah, jadi mereka mengelakkan maklum balas negatif. Dan ini salah. Kesilapan sedemikian membawa kepada empati yang merosakkan apabila syarikat tidak berfungsi dengan baik dan hubungan dengan pekerja merosot kerana kebimbangan dalaman. Kim Scott, bekas Ketua Pegawai Eksekutif Google dan Apple, menasihatkan supaya melupakan diri sendiri, melengkapkan diri dengan fakta dan bersikap jujur, tepat dan agak radikal.

Mengkritik pekerja apabila mereka kacau bukan sahaja tugas anda, tetapi kewajipan moral yang sebenar.

Kim Scott bekas Ketua Pegawai Eksekutif Google dan Apple

Ray Dalio, pengasas dan pengerusi dana lindung nilai terbesar di dunia, juga menyukai pendekatan radikal terhadap maklum balas. Pekerja di syarikatnya, Bridgewater Associates, sentiasa menilai dia dan satu sama lain menggunakan aplikasi iPad khusus dan menyiarkannya secara terbuka. Tetapi jika anda tidak bersedia untuk keterlaluan sedemikian, maka ia masih berbaloi untuk menggunakan prinsip "ketepatan radikal".

4. Tentukan tujuan maklum balas

Douglas Stone dan Sheila Heen membezakan tiga jenis testimoni dalam "":

1. Penghargaan. Secara tidak realistik memotivasi, meningkatkan semangat dan menjejaskan kesetiaan pekerja. Tetapi kebanyakan eksekutif mengabaikannya.
2. Mentoring. Meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pekerja, membantu mereka berkembang untuk melaksanakan tugas yang lebih kompleks.
3. Gred. Bercakap tentang peranan pekerja dalam syarikat dan di kalangan rakan sekerja.

Ketiga-tiga jenis maklum balas adalah penting, tetapi orang sering mengelirukan kedua-duanya. Sebagai contoh, bimbingan yang kerap dilihat sebagai penilaian.

Anda memberitahu saya bagaimana untuk melakukannya dengan lebih baik, tetapi maksud anda pengetahuan saya tidak mencukupi untuk menyelesaikan tugas itu.

Tiga soalan untuk ditanya kepada diri sendiri sebelum bercakap dengan seseorang akan membantu mengelakkan kekeliruan:

1. Untuk tujuan apa saya memberikan maklum balas ini?
2. Adakah ini sasaran yang betul dari pandangan saya?
3. Adakah ini betul dari sudut pandangan orang lain?

5. Jangan lupa puji

Belajar untuk memberi maklum balas negatif adalah separuh daripada perjuangan. Sesungguhnya pemimpin profesional juga mempunyai pujian yang membina. Walau bagaimanapun, ramai yang tidak tergesa-gesa untuk melakukan ini.

Jangan sekali-kali memuji pekerja kerana takut mereka akan sombong - jawatan itu pelik dan salah. Maklum balas yang positif menjejaskan produktiviti pekerja bawahan. Ia membuatkan mereka berasa dihargai dan meningkatkan keyakinan dan kecekapan mereka.