Rahsia produktiviti daripada pencipta perkhidmatan pengurusan tugas Todoist yang popular

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Pengarang Todoist Amir Salihefendic telah membangunkan sistem produktiviti sendiri yang telah membantunya mencapai matlamatnya tanpa tekanan selama 9 tahun. Hari ini Amir akan bercakap tentang sistemnya dan integrasinya dengan Todoist.

Kebanyakan orang tidak berusaha untuk menyelaraskan aliran kerja mereka, membiarkan perkara itu berlalu dengan sendirinya dan mengharapkan yang terbaik. Tetapi jika anda mempunyai sistem, anda boleh bergerak di antara banyak tugas, memberi keutamaan dan tidak merasa terbeban.

Saya menamakan sistem produktiviti saya Systemist. Saya menciptanya - dan Todoist berdasarkannya - pada tahun 2007. Ketika itu saya tinggal di asrama di Aarhus (Denmark) dan belajar sains komputer. Saya mempunyai dua kerja sambilan dan banyak projek peribadi. Saya berasa terharu dan tidak teratur. Itu semua berubah apabila idea Sistemis muncul di fikiran.

Apakah yang sistem ini telah membantu saya capai?

1. Menubuhkan Doist Ltd. dan membangunkan produk yang membolehkan orang ramai mencapai hasil yang menakjubkan.
2. Untuk berjaya menggabungkan tugas pengasas dan CEO. Saya mempunyai masa untuk segala-galanya dan tidak berasa terlalu tertekan. Syarikat itu menggaji 50 orang, dan hampir tidak ada di antara mereka yang melihat saya keletihan.
3. Kenal pasti aspek keutamaan aliran kerja setiap hari dan sentiasa ingat e-mel, janji temu dan projek penting.
4. Nikmati kehidupan di luar pekerjaan: menghabiskan masa bersama isteri, melancong, pendidikan diri dan sukan, penjagaan kesihatan.

Keseimbangan antara kerja dan kehidupan peribadi adalah kunci kepada keberkesanan peribadi.

Systemist berfungsi paling baik bersama-sama dengan Todoist. Tetapi anda boleh menggunakan mana-mana program dan perkhidmatan pengurusan tugas lain. Prinsip asas sistem adalah lebih penting daripada alat khusus.

6 Prinsip sistemis

1. Sapukan di mana-mana sahaja

Sistem adalah sistem, untuk menggunakannya di mana-mana dan di mana-mana. Anda mesti mempunyai akses kepada penjadual dari mana-mana peranti, di mana-mana sahaja.

Kami telah bekerja keras untuk menyediakan Todoist di seluruh dunia. Saya mengesyorkan memasangnya (atau aplikasi lain yang serupa) dengan segera pada semua peranti dan platform yang anda miliki: telefon, tablet, komputer riba, penyemak imbas dan sebagainya.

2. Terapkan dalam segala-galanya

Sistem ini berfungsi jika ia merangkumi semua aspek kehidupan peribadi dan profesional. Ini akan memberi anda kebebasan. Anda akan mengawal segala-galanya yang penting dan anda tidak akan lupa lagi tentang perkara seperti bertemu dengan pelanggan atau membeli hadiah untuk orang tersayang.

Hampir semua aktiviti saya diperkemaskan. Secara khusus, saya telah sistematik:

1. Acara akan datang (mesyuarat di dalam dan di luar syarikat).
2. Projek yang kompleks, berpecah kepada banyak peringkat kecil.
3. Tugas berulang untuk mengawal projek jangka panjang.
4. E-mel (jika saya tidak dapat menjawab surat itu dengan segera, saya menterjemahkannya ke dalam tugasan dengan bantuan).
5. Laporan pepijat, jika membetulkannya terikat kepada saya.
6. Senarai keluaran (dikongsi dengan rakan sekerja).
7. Senarai beli-belah (dikongsi dengan isteri saya).
8. Halaman web yang saya tidak dapat mengambil tindakan segera. Contohnya, halaman produk daripada Amazon.com (belum memutuskan sama ada hendak membeli atau tidak), halaman filem dalam IMDb yang saya ingin tonton atau artikel yang ingin saya baca kemudian. Untuk semua ini, saya gunakan.
9. Tugas kesihatan (gim mingguan dan senaman berjoging).

3. Pecahkan tugasan besar kepada tugasan kecil yang boleh dilaksanakan

Tugas kecil lebih mudah untuk diselesaikan. Oleh itu, sentiasa pecahkan projek besar kepada subtugas kecil yang boleh disiapkan dalam masa sejam (atau kurang). Pertama, ia akan membantu anda memahami berapa banyak masa yang anda perlukan untuk melakukan ini atau itu. Dan kedua, anda akan melihat kemajuan.

Adalah penting bahawa tugas itu boleh dilaksanakan. Anda mesti boleh melaksanakan perkara yang anda masukkan dalam senarai tugasan anda.

4. Utamakan

Saya melakukan 15 hingga 25 tugasan setiap hari. Mereka adalah yang paling penting pada masa ini.

Sangat mudah untuk memberi keutamaan dalam Todoist. Ini adalah cara saya lakukan:

1. Pastikan anda menetapkan tarikh akhir di mana kes itu mesti diselesaikan. Saya menetapkan tugas penting untuk hari ini atau esok, saya menulis yang tidak penting untuk masa depan.
2. Saya menunjukkan tahap keutamaan. Terdapat empat daripada mereka dalam Todoist. Perkhidmatan secara automatik menyusun tugas berdasarkan kepentingan.
3. Untuk lebih menekankan kepentingan tugasan, saya menggunakan tag seperti @high_impact. Dengan mereka adalah mudah untuk menjejaki berapa banyak tugas penting yang dilakukan dalam sehari.

5. Kosongkan senarai tugasan anda setiap hari

Sebelum saya mula menggunakan peraturan peti masuk 0, e-mel saya huru-hara. Saya berasa teruk setiap kali saya perlu membersihkan runtuhan.

Untuk mengurus tugasan, saya menggunakan peraturan yang serupa - "0 tugasan dalam senarai tugasan".

Jika anda tidak mempunyai masa untuk melakukan semua yang anda rancang untuk hari itu, jangan tangguhkan tugas yang tinggal ke hari berikutnya. Sebaliknya, tetapkan semula senarai tugasan anda dan buat rancangan baharu. Ini akan membolehkan anda mengambil kira, memahami di mana anda berada, dan mengutamakan semula.

6. Sentiasa dapatkan maklum balas

Kebanyakan sistem pengurusan masa memberi tumpuan kepada perkara yang perlu dilakukan dan bukannya apa yang telah dilakukan. Tetapi apa gunanya jika anda tidak melihat kemajuan anda dan tidak memahami betapa produktifnya anda?

Oleh itu, kami mencipta. Ia membolehkan anda menjejak, memvisualisasikan dan meningkatkan prestasi peribadi.

Todoist Karma adalah seperti permainan mini: anda menyelesaikan tugasan, menjaringkan mata dan melihat carta warna berkembang. Ia sangat mengujakan, terutamanya untuk pemula pengurusan masa. Untuk menjadikannya lebih menarik, anda boleh menetapkan bukan sahaja matlamat harian, tetapi juga mingguan, serta berkongsi hasil di rangkaian sosial, dengan itu meningkatkan tahap tanggungjawab.

Petua Tambahan

Bekerja dengan e-mel

1. Semak e-mel anda dua kali sehari. Contohnya pada waktu pagi dan petang.
2. Sasarkan peti masuk kosong.
3. Jika boleh, jawab surat itu dengan segera. Jika tidak, terjemahkannya ke dalam tugasan, pastikan anda menunjukkan tarikh akhir dan keutamaan.
4. Matikan pemberitahuan pada semua peranti. Ini akan membantu anda mengelakkan gangguan.

Bekerja dengan utusan

Utusan adalah pembunuh produktiviti, mereka berkedut dan mengganggu. Penyelidikan menunjukkan bahawa purata pekerja pejabat menghabiskan secara purata selama dua jam sehari untuk gangguan dan rehat. Ini bermakna minggu bekerja meningkat lebih daripada 10 jam, kerana jumlah kerja tidak berkurangan.

1. Gabungkan surat-menyurat dalam messenger dengan melayari Internet. Apabila anda hanya perlu bekerja (tulis laporan, lukis reka letak dan sebagainya), tutup aplikasi sembang.
2. Proses mesej dalam kelompok: buka messenger, baca semuanya, jawab semua orang dan tutupnya semula.
3. Lumpuhkan pemberitahuan pemesejan pada telefon mudah alih anda.

Menurut Salihefendik, sistem ini membantunya untuk fokus, waras dan sihat.

Tulis dalam komen pendapat anda tentang Systemist, dan kongsi juga rahsia produktiviti anda.