Mengapa senarai tugasan tidak berfungsi dan perkara yang perlu dilakukan mengenainya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Berikut ialah beberapa petua tentang cara menukar "badan" anda daripada buku nota ringkas kepada alat yang berkuasa untuk membuat keputusan, merancang dan menganalisis kemajuan tugasan yang diberikan.

Mengurus senarai tugasan bukan perkara mudah. Saya menulis hal ehwal saya dalam lajur, dan kemudian anda hanya mengambilnya dan memotongnya semasa anda melakukannya. Apa lagi yang boleh anda fikirkan?

Walau bagaimanapun, jika anda melihat bilangan aplikasi desktop, mudah alih dan web berbeza yang melaksanakan konsep ini, menjadi jelas bahawa semuanya tidak begitu mudah sama sekali. Walaupun pelbagai alat dan fungsi, senarai tugas masih tidak berfungsi! Mungkin anda tidak tahu cara menggunakannya?

Semua orang mula menggunakan pengurus tugas apabila mereka merasakan rutin harian mereka berubah menjadi huru-hara. Mereka mula melupakan perkara-perkara penting, mengelirukan susunan tugas dan tugasan, mengecewakan rakan sekerja mereka dan terlambat untuk tarikh. Pada saat sedemikian, seseorang memilih "tudushka" mengikut citarasanya dan cuba membawa organisasi ke dalam hidupnya. Dan, sebagai peraturan, pada mulanya dia berjaya. Tetapi beberapa masa berlalu, dan senarai tugas berhenti berfungsi, dan kekacauan asal kembali hidup.

Mengapa ia berlaku?

Maksudnya, pengurus tugas hanyalah alat. Yang perlu disediakan dengan betul untuk berfungsi dengan baik. Dan berikut adalah beberapa petua tentang cara melakukannya.

1. Kongsi

Jangan sekali-kali anda membuang semua perkara besar dan kecil anda ke dalam satu senarai yang besar dan panjang. Tiada yang lebih menyedihkan daripada memikirkan senarai tugasan anda dengan berpuluh-puluh penyertaan. Dalam kes ini, kebarangkalian untuk sampai ke hujung senarai cenderung kepada sifar. Pelbagai kajian produktiviti umumnya mencadangkan bahawa bilangan tugasan anda pada satu helaian tidak boleh melebihi 7-8 keping. Oleh itu, asingkan senarai tugas mengikut kategori, projek, topik, segera dan kriteria lain.

2. Tambah tarikh akhir

Menurut Undang-undang Parkinson, kerja sentiasa mengambil masa sebanyak yang anda berikan. Oleh itu, mengekalkan senarai tugas hanya masuk akal jika anda menulis anggaran masa pelaksanaan di sebelah setiap item. Ya, pada hakikatnya, mungkin terdapat penyelewengan; ya, pada beberapa hari keadaan menjadi serba salah, tetapi kebanyakan masa pendekatan ini berkesan. Setelah meletakkan anggaran masa untuk menyelesaikan tugas tertentu, anda secara tidak sedar akan berusaha untuk menyesuaikannya, dan ini secara radikal mengubah peraturan permainan. Cubalah dan anda akan kagum melihat betapa hebatnya senarai tugasan anda.

3. Utamakan

Perkara ini mudah dan mudah. Kami menjalankan perkara penting pertama sekali, perkara kecil dan tidak mendesak - jika kami mempunyai masa. Apa yang tinggal ialah mengutamakan senarai anda, dan lakukan dengan betul. Lagipun, terdapat perkara yang sangat mendesak, tetapi sama sekali tidak penting untuk anda. Dan ia berlaku sebaliknya. Oleh itu, kami menawarkan kepada anda keutamaan berikut:

• perkara penting dan mendesak;
• penting tetapi tidak mendesak;
• mendesak, tetapi tidak terlalu penting;
• tidak mendesak dan tidak penting.

4. Menilai

Dan peraturan terakhir dalam senarai ini, tetapi bukan yang paling penting, adalah keperluan untuk menganalisis dan menilai pemenuhan senarai anda. Jangan berusaha untuk segera menyembunyikan dan melupakan tugas yang telah selesai selama-lamanya. Cuba peruntukkan beberapa jam pada akhir setiap minggu, dan mungkin juga sehari penuh pada akhir bulan, untuk mengambil stok. Ambil elemen yang dipalang daripada arkib dan nilaikan perkara yang memberi anda pelaksanaannya.

• Seberapa baik dan cepat anda melakukan kerja anda?
• Mungkinkah ia telah dibuat lebih baik, atau mungkin ia tidak sepatutnya bernilai sama sekali?
• Sejauh mana anda telah maju ke arah matlamat anda?
• Apa yang perlu dilakukan untuk bergerak selangkah lebih jauh?

Selepas anda menjawab soalan ini dan soalan yang serupa, senarai anda akan membawa maksud yang sama sekali berbeza kepada anda. Ia akan berubah daripada buku nota ringkas "supaya tidak melupakan sesuatu" menjadi alat yang berkuasa untuk membuat keputusan, perancangan dan analisis pencapaian.