Mengapa senarai tugasan tidak berfungsi dan cara membetulkannya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Untuk menjadi produktif, fokus pada masa, bukan tugas.

Pengurusan masa yang baik bermakna mendapat lebih banyak hasil dalam masa yang singkat. Blogger dan usahawan popular Thomas Oppong menerangkan cara membuat rancangan yang baik untuk mencapai matlamat anda dan sebab senarai tugasan mudah hanya boleh menghalang produktiviti.

Mengapa senarai tugasan biasa tidak berfungsi

Dalam senarai tugasan yang mudah, anda tidak menggambarkan berapa lama masa yang diperlukan untuk menyelesaikan sebarang tugas. Dan kemungkinan besar, anda bermula dengan yang kecil dan tidak rumit yang mengambil masa tidak lebih daripada lima minit.

Secara beransur-ansur, anda membuat kesimpulan bahawa berulang kali anda hanya mengambil perkara yang mudah, dan anda sentiasa menangguhkan perkara yang penting dan memakan masa untuk kemudian. Akibatnya, projek besar tidak berganjak. Dan kebanyakan perkara dalam rancangan itu tetap tidak dipenuhi, kerana anda terus menambah yang baharu kepada mereka, tanpa mempunyai sebarang sistem kawalan.

Di sini kesan Zeigarnik dicetuskan, mengikut mana orang mengingati tindakan yang tidak lengkap atau terganggu lebih baik daripada yang dilakukan. Ini bermakna bahawa pemikiran tentang tugasan yang belum selesai daripada senarai tugasan akan terus berputar di kepala anda sehingga anda menyelesaikannya. Anda akan dihantui oleh perasaan obsesif yang menyukarkan untuk memberi tumpuan untuk menyelesaikan kerja. Ini akhirnya boleh menyebabkan tekanan dan insomnia.

Bagaimana merancang dengan berkesan

Terangkan hari ideal anda

Jason Womack, jurulatih eksekutif, penceramah dan pengarang tentang produktiviti, mengesyorkan pendekatannya untuk mengatur proses untuk mencapai matlamat. Dia mencadangkan menulis skrip untuk hari yang sesuai untuk diberi tumpuan. Kesedaran bahawa yang ideal adalah untuk anda mendorong anda untuk bekerja.

Untuk membuat skrip, jawab soalan berikut.

• Bagaimana anda mahu menghabiskan hari anda?
• Apakah tugasan yang perlu diselesaikan hari ini?
• Bilakah anda paling produktif?

Berdasarkan jawapan, anda boleh membahagikan masa bekerja ke dalam segmen, setiap satunya akan mengandungi tugasan tertentu daripada senarai tugasan anda.

Kaedah ini akan membantu anda bekerja dengan lebih berkesan dengan senarai tugasan anda dan menangani tugasan yang mendesak dan penting tepat pada masanya.

Rancang segala-galanya pada kalendar

Untuk menjadikan senarai tugasan anda seefektif mungkin untuk anda, jangan buat rancangan mudah tanpa tarikh akhir dan tarikh akhir, tetapi belajar menggunakan kalendar dengan bijak.

Terangkan secara terperinci hari yang akan datang atau sepanjang minggu. Tandai semua perkara anda pada kalendar dan hidup mengikut jadual yang dibuat. Ini akan membantu anda memutuskan projek mana yang perlu ditangani dahulu dan sama ada anda boleh menambah lebih banyak tugasan.

Daripada keutamaan biasa anda, bentuk item pelan dengan tarikh dan masa yang tepat - terutamanya pada tugas yang paling penting. Ini akan memberikan rasa mendesak, dan anda akan dapat menyelesaikannya pada titik tertentu.

Nilai setiap tugas

Jika anda tidak menganalisis cara anda berbelanja setiap hari, kemungkinan besar anda akan membazirkan sebahagian besar daripadanya.

Salah satu peraturan produktiviti yang penting ialah jangan biarkan tugasan mengambil masa lebih lama daripada yang diperlukan.

Untuk pengurusan masa yang berkesan, tidak cukup sekadar mengetahui apa yang perlu dilakukan. Anda perlu mempertimbangkan berapa lama masa yang diperlukan. Adalah lebih baik untuk mengatakan, "Hari ini saya hanya mempunyai 40 minit untuk melakukan ini," daripada merancang perkara dalam urutan kepentingan yang mudah tanpa tarikh akhir tertentu.

Tambahkan pada senarai tugasan anda anggaran tempoh masa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap item. Cuba jadualkan setiap minit dari 8 pagi hingga 5 petang. Tentukan terlebih dahulu bila akan ada rehat. Jadual untuk menyemak pemberitahuan, e-mel dan media sosial.

Nampaknya aktiviti ini hanya membuang masa. Tetapi pada hakikatnya, ia menetapkan bar yang anda cuba temui. Hasilnya, anda akan melihat bahawa tumpuan anda telah bertambah baik.

Menjejaki berapa banyak masa yang anda luangkan untuk tugasan boleh menjadi penemuan sebenar untuk anda. Ini akan menentukan gaya kerja anda dan boleh memperbaikinya. Ia juga membantu anda memahami pada masa hari anda lebih atau kurang berkesan.

Pengukuran adalah langkah pertama yang diperlukan untuk memantau dan akhirnya meningkatkan prestasi. Jika anda tidak dapat mengukur sesuatu, anda tidak dapat memahaminya. Jika anda tidak memahami sesuatu, anda tidak boleh mengawalnya. Dan jika anda tidak dapat mengawalnya, anda pasti tidak dapat memperbaikinya.

James Harrington Usahawan, Pakar Pengurusan Proses

Analisis masa anda, dan kemudian anda boleh memperuntukkannya dengan betul.

Garis masa

Buka perancang hari atau apl penjadualan anda dan tambahkan tarikh akhir pada senarai tugasan anda. Tetapkan tahap keutamaan untuk setiap satu.

Dan untuk memahami apa yang patut diluangkan lebih banyak masa, jawab sendiri beberapa soalan:

• Apakah tugasan yang akan mengambil masa kurang daripada 20 minit?
• Apakah tugasan yang akan mengambil masa lebih daripada satu jam?
• Apakah perkara terbaik untuk dilakukan pada waktu pagi apabila anda mempunyai tenaga yang paling banyak?

Sekarang bukannya "Selesaikan projek reka bentuk" tulis "Selesaikan projek reka bentuk dalam masa dua jam". Walaupun anda tidak mempunyai masa untuk menyelesaikannya, anda sekurang-kurangnya akan turun dari tanah tanpa menghabiskan sepanjang hari di atasnya.

Jika anda tidak mempunyai matlamat untuk menyelesaikan tugas pada tarikh tertentu, rancang untuk meluangkan masa tertentu padanya setiap hari. Dan kemudian beralih kepada perkara lain yang sama penting. Dengan cara ini anda boleh menyingkirkan tugas besar secara beransur-ansur.

Pecahkan tugas yang besar kepada yang lebih kecil

Sesetengah tugas boleh mengambil masa berjam-jam atau bahkan berhari-hari. Jika anda mempunyai projek besar di hadapan anda, luangkan masa beberapa minit untuk memikirkannya. Apakah bahagian yang terdiri daripada? Berapa banyak usaha yang diperlukan dan berapa lama masa yang diperlukan? Tuliskannya.

Seterusnya, bahagikan projek kepada beberapa tugasan dengan tarikh akhir yang jelas dan selesaikan satu demi satu sehingga ia selesai. Lebih banyak tindakan kecil yang anda dapat, lebih mudah dilakukan.

Apabila jumlah kerja yang tidak dapat dihampiri menjadi sesuatu yang kecil, otak memberi tumpuan kepada perkara yang perlu dilakukan sekarang - pada tugas tertentu dan matlamat kecil. Oleh itu, adalah lebih baik untuk mengatur larian pecut selama 40-60 minit dengan rehat pendek.

Bekerja pada satu tugas pada satu masa

Beri perhatian penuh anda, dan kemudian anda akan dapat menjadi seefektif mungkin.

Mark Murphy dari Forbes menjelaskan: Apabila orang boleh mengelakkan gangguan kerja, terdapat 67% peluang mereka mendapat tanggapan bahawa 'hari ini adalah hari yang sangat produktif.'

Ia benar-benar masuk akal untuk bekerja selama sejam pada satu tugas tanpa gangguan. Tetapi ia boleh menjadi sukar, terutamanya jika anda sentiasa menerima pemberitahuan atau perlu menjawab soalan daripada rakan sekerja.

Sebagai contoh, teknik Pomodoro membantu memberi tumpuan kepada kerja. Ia melibatkan 25 minit kerja pecut dengan rehat 5 minit yang singkat. Selepas beberapa pendekatan sedemikian, anda boleh berehat sepenuhnya.

Kaedah ini tidak universal: tempoh tumpuan dan gaya kerja adalah berbeza untuk semua orang. Jadi cuba teknik pengurusan masa yang berbeza dan berpegang pada teknik yang sesuai untuk anda secara peribadi.

Sebagai contoh, jika anda lebih produktif pada waktu pagi, maka tangguhkan tugasan yang memerlukan lebih banyak masa. Ini akan membantu anda menjadi lebih teratur dan mencapai lebih banyak pencapaian.