Bagaimana untuk melakukan apa yang anda fikir mustahil

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Rahsia Produktiviti Scott Hanselman, salah seorang pengaturcara Microsoft yang paling terkenal.

Scott Hanselman bukan sahaja salah seorang pakar web Microsoft yang paling dihormati di dunia. Dia seorang penceramah yang hebat. Di blog, podcast dan videonya, dia bercakap tentang alat, IT dan keberkesanan peribadi. Inilah pendapat Scott Hanselman tentang produktiviti.

Jangan takut untuk melakukan kesilapan

“Kadang-kadang ia berguna untuk membuat kesilapan. Jangan takut untuk memecahkan hutan,”malah pelik mendengar nasihat ini daripada orang yang sangat berkesan seperti Hanselman. Pada kemuncak kerjayanya, dia nampaknya tepat pada masanya untuk segala-galanya: blog dan Twitter, merakam podcast, kerap bercakap di persidangan. Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, beliau telah mengarang bersama lebih daripada setengah dozen buku. Walaupun hakikatnya dia mempunyai seorang isteri dan dua orang anak.

Bagaimana dia melakukannya? Jawapannya bukan sahaja menarik minat anda. Ramai yang bingung: “Scott, kenapa aktiviti yang begitu sibuk? Awak tidur sama sekali?" Hanselman menjawab: "Kerana saya perlu menari! Setiap kali saya mula berfikir bahawa saya harus berhenti, saya ingat meme ini dan budak lelaki yang diilhamkan ini."

"Semakin kurang anda lakukan, semakin banyak yang anda boleh lakukan. Ini adalah undang-undang skala biasa, "kata Hanselman. Penskalaan mengubah had anda dengan mengubah pendekatan anda terhadap produktiviti.

Hanselman mendedahkan rahsia produktivitinya dalam ceramah selama 42 minit. Semua nasihatnya, dari peraturan satu huruf hingga mencari Robert Scoble anda sendiri, boleh dilakukan.

Menurutnya, dia hanya mengadaptasi teknik produktiviti David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (Pomodoro technique) dan Katie Sierra.

Berikut ialah ringkasan ucapan GOTO 2012 Hanselman dan ringkasan pembentangannya di Webstock 2014.

Cari tanda amaran bahaya

Ia tidak selalu sukar untuk kekal fokus. Internet tidak selalunya penuh dengan beratus-ratus halaman kandungan yang segar dan belum dibaca. Aliran maklumat yang mengganggu anda tidak selalunya berterusan. Hanselman mengimbas kembali bahawa ketika dia baru belajar memprogram, semua pengetahuan yang diperlukannya terkandung dalam dua buku.

Scott Hanselman

Exabait maklumat dicipta di Internet, separuh daripadanya adalah sampah. Gangguan memakan sepertiga hari. Kami terharu, tetapi kami memberitahu diri kami bahawa kami boleh mengendalikan segala-galanya, kami hanya perlu bekerja lewat.

Berhenti! Ini adalah tanda amaran bahaya. Jika anda mendapati diri anda berfikir bahawa anda perlu berjaga lewat untuk mengejar jadual anda, anda menghadapi masalah. Masalah besar, dan penyelesaiannya tidak semudah "Saya harap saya membersihkan semua tugas dalam senarai tugasan saya."

"Harapan bukan rancangan," kata Hanselman. "Harapan sedang menunggu apabila anda hanya mengikuti arus."

Fahami perbezaan antara produktiviti dan kecekapan

Jadi apa yang anda lakukan apabila anda melihat tanda amaran bahaya? Hanselman ada penyelesaiannya. Tetapi sebelum mendedahkannya, Scott mentakrifkan dan membezakan produktiviti dan kecekapan.

• Produktiviti adalah tentang mencapai matlamat. Adalah penting untuk memutuskan apa yang perlu dilakukan. Produktiviti adalah tentang memilih matlamat dan objektif yang betul, dan kemudian mencapainya.
• Kecekapan adalah mengenai menyelesaikan tugasan dengan cara yang paling ergonomik dan berorientasikan proses.

Scott Hanselman

Produktiviti adalah tentang melakukan perkara yang betul. Kecekapan adalah melakukan sesuatu dengan betul. Dalam erti kata lain, produktiviti bermaksud memilih arah, dan kecekapan bermakna berlari pantas ke arah itu.

Apabila anda memahami bahawa ia adalah dua perkara yang berbeza, anda akan memahami betapa hebatnya alat tersebut.

Tentukan maksud kerja

Hanselman juga memberi tumpuan kepada triniti konsep "kerja" yang diterangkan.

1. Pekerjaan yang telah ditetapkan adalah pekerjaan yang dirancang lebih awal.
2. Kerja yang timbul adalah kerja yang mengalihkan perhatian anda daripada rancangan itu.
3. Kerja yang ditentukan ialah apabila anda duduk dan berfikir tentang perkara yang perlu anda lakukan.

Menurut Hanselman, adalah perlu untuk menumpukan lebih banyak masa kepada mata ketiga. Berapa kerap anda memperuntukkan satu jam dalam jadual anda untuk berfikir dengan teliti tentang perkara yang perlu dilakukan seterusnya? Sebaliknya, melihat senarai tugasan, kami panik, membentuk semula senarai tugasan, dengan harapan dapat menampal lubang. Tetapi sebenarnya, senarai itu hanya berkembang daripada ini.

Luangkan masa untuk memikirkan kerja seterusnya. Bagi profesional, ini mengambil masa purata tidak lebih daripada satu jam sehari.

Lakukan, Lempar, Wakilkan, Tangguh

Hanselman menyerlahkan satu lagi teknik Allen daripada Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, atau Procrastinate.

Ini adalah penyelesaian e-mel yang hebat. Lakukan tugasan daripada e-mel jika ia mengambil masa seminit dan telah dijadualkan. Jika tidak, lepaskan, wakilkan atau tangguhkannya - lakukan kemudian atau wakilkan kepada orang lain.

"Jangan takut untuk memecahkan hutan" kedengaran tidak wajar. Malah, pendekatan ini membolehkan anda memberi tumpuan yang lebih baik pada kerja daripada situasi di mana beban tanggungjawab secara kekal memberi tekanan pada jiwa.

Berkata tidak sukar. Tetapi perasaan bersalah yang dikaitkan dengan perkataan "ya" adalah lebih teruk daripada ketidakselesaan berputus asa. Di mana-mana sahaja, termasuk Internet, anda boleh mengawal dan mengisih aliran data anda.

Untuk menapis maklumat dan merancang perkara yang perlu dilakukan, Hanselman mengesyorkan matriks pengurusan masa.

	mendesak	Tidak mendesak
penting	saya Situasi kritikal. Masalah mendesak. Projek dan tugasan dengan tarikh akhir.	II Mewujudkan perhubungan. Cari peluang baharu. Perancangan. Pemulihan kuasa.
tak penting	III Perbualan luar dan panggilan telefon. Beberapa jenis surat-menyurat. Beberapa mesyuarat. Urusan rutin.	IV Perkara kecil yang membuang masa. Surat-menyurat. Panggilan telefon. Hobi terbiar.

Apabila ada sesuatu yang mendesak dan penting pada masa yang sama, contohnya, isteri bersalin atau serangan apendisitis berlaku, anda harus bertindak dengan sepantas kilat. Sekiranya perkara itu tidak mendesak dan tidak penting, lebih baik tidak dilakukan sama sekali. Dan, sayangnya, kita sering membuang masa untuk perkara yang mendesak tetapi tidak penting. Bertindak segera adalah tabiat buruk bagi kebanyakan kita.

Fahami e-mel

Scott Hanselman menerima ratusan e-mel setiap hari dan berkongsi pendekatannya terhadap Peti Masuk.

Gunakan peraturan satu huruf

Menukar tetapan untuk surat masuk secara radikal mengubah pendekatan untuk bekerja dengan e-mel. Buat folder untuk huruf di mana anda berada dalam salinan, dan folder berasingan untuk mesej, di mana anda adalah satu-satunya penerima. Huruf yang masuk ke dalam folder pertama adalah priori yang tidak penting.

Tetapi bagaimana jika bos menghantar salinan tugas kepada anda dan kemudian bertanya, "Mengapa anda tidak menyiapkan tugasan saya?" Jawapannya mudah: "Saya ada dalam salinan, saya fikir anda hanya memaklumkan saya." Bos tidak akan melakukannya lagi.

Sebagai arkitek komuniti di Microsoft, Hanselman menggunakan folder lain dalam peti melnya, External. “Mereka ini adalah orang yang tidak bekerja untuk syarikat, tetapi penting bagi saya. Saya menjawab semua e-mel mereka, jelas Scott.

Jangan semak mel anda pada waktu pagi atau malam

Mudah sahaja: anda menjawab surat itu pada waktu pagi, menerima jawapan segera, menjawab lagi … Akibatnya, surat-menyurat yang anda rancang untuk menghabiskan masa kurang dari satu jam mungkin mengambil masa setengah hari.

Scott Hanselman

Menyemak mel anda pada waktu pagi adalah seperti perjalanan dalam masa. 9:00 - bangun, semak surat anda. Kami bangun - sudah makan malam, sudah tiba masanya untuk pergi untuk snek. Dan sekarang jam sudah menunjukkan pukul 14:30, sudah tiba masanya untuk bekerja … Bagaimana ini berlaku? Anda baru sahaja membuka klien e-mel anda pada waktu pagi.

Lebih-lebih lagi, membalas e-mel pada waktu pagi (atau pada waktu malam), anda membiasakan orang ramai dengan masa ini. Dengan membalas e-mel pada pukul 2 pagi sekali, anda telah membina reputasi untuk menulis e-mel pada pukul 2 pagi dan menandakan tabiat mendesak anda.

Semak mel anda pada waktu tengah hari mengikut rutin harian anda dan kagum dengan berapa banyak yang anda boleh selesaikan dalam sehari.

Cari Robert Scoble anda

Anda tidak sepatutnya menyemak mel anda dari semasa ke semasa kerana takut kehilangan sesuatu. "Saya biasanya mempunyai peti masuk kosong, tetapi apabila saya bercuti, mungkin terdapat 500 e-mel," jelas Hanselman.

Selalunya di persidangan anda boleh melihat penceramah yang, setelah hampir tidak menghabiskan ucapan mereka, lebih cenderung untuk berlari ke komputer riba mereka untuk melihat ke dalam akaun e-mel mereka. Seseorang mendapat tanggapan bahawa tugas mereka adalah memadam surat tepat pada masanya.

Untuk menghapuskan tabiat ini, Hanselman menasihati menggunakan agregator yang dipercayai. Ini adalah rakan sekerja yang sentiasa peka dengan keadaan semasa. Di Microsoft, itu ialah Robert Scoble.

Scott Hanselman

Saya telah melanggan beribu-ribu blog. Tapi kenapa? Siapa pembaca blog terbaik dunia? Robert Scoble! Untuk diri saya sendiri, saya memutuskan: Saya bukan Scoble, membaca begitu banyak blog adalah tidak wajar. Dan adakah anda tahu apa yang saya lakukan? Saya mula membaca blog beliau. Daripada beribu-ribu blog yang saya ikuti, saya telah meninggalkan lima, yang berfungsi sebagai pengumpul berita untuk saya. Ini sama seperti menonton semua siaran berita pada waktu siang atau hanya menonton program akhir pada waktu petang.

Cari "pengumpul yang dipercayai" anda dalam syarikat. Untuk melakukan ini, tanya diri anda sendiri, siapakah orang yang sentiasa menyedari apa yang berlaku dan dengan rela hati akan berkongsi dengan anda?

Kekal dalam arus

Apa sahaja perkara penting yang berlaku di dunia dan dalam hidup anda, anda pasti akan mengetahuinya. Jika 11 September akan datang, anda akan dimaklumkan.

Oleh itu, cuba seperti dalam kepompong. Jangan biarkan perhatian anda melayang dengan menekan Alt + Tab dalam Gmail sepanjang masa.

Simpan ketukan kekunci

Mengikuti contoh wartawan dan penginjil Microsoft John Adella, Hanselman menyeru untuk "menyelamatkan pukulan papan kekunci." Contoh berikut akan menerangkan maksudnya.

Scott Hanselman

Jika Brian menghantar surat kepada saya dengan soalan yang sangat menarik tentang ASP. NET, dan saya menjawab panjang dan terinspirasi (lima perenggan dengan contoh kod, dan seterusnya), maka saya tidak hanya memberinya jawapan bertulis terperinci yang menyelesaikan masalahnya., saya beri dia 10 ribu ketukan kekunci mereka. Tetapi hidup ini singkat, bilangan klik sedemikian adalah terhad - Saya tidak akan mendapatkannya kembali, saya hanya memberikannya kepada Brian. Pada masa yang sama, saya tidak tahu sama ada dia akan membaca mesej saya. Bagaimana kemudiannya? Bagaimana untuk tidak berbelanja, tetapi untuk melipatgandakan ketukan kekunci anda? Saya sedang menulis catatan blog dan menghantar pautan kepada Brian. Kemudian klik saya akan berganda walaupun selepas saya mati - setiap kali seseorang melihat halaman blog saya.

Tulis surat pendek: tiga hingga empat ayat. Apa-apa yang lebih panjang hendaklah berada di blog, Wikipedia, Soalan Lazim, pangkalan pengetahuan atau mana-mana dokumen lain. E-mel bukan tempat untuk menyimpan pengetahuan; ketukan kekunci anda akan mati di sana.

Fahami peti masuk dalam hidup anda

Menyusun bermaksud memisahkan, menapis, atau memusnahkan sesuatu.

Aliran maklumat yang berterusan bukan sahaja dihantar ke e-mel anda, tetapi juga ke peti masuk bersyarat dalam hidup anda. Pemberitahuan tentang mesej di media sosial, tentang keluaran episod baharu siri TV kegemaran anda, dan seumpamanya - kami menumpukan masa untuk semua acara kecil ini. Ini bermakna mereka juga perlu diisih.

Hanselman menawarkan analogi yang agak menakutkan: berlaku kecemasan di tempat letak kereta, ramai orang cedera. Kita perlu bertindak! Tugas anda ialah meletakkan label pada jari setiap orang: mati atau hidup dan cara mereka harus dirawat. Dengan Peti Masuk, kami sentiasa berperikemanusiaan dalam hidup kami: kami meletakkan pembalut pada pesakit kanser, manakala orang lain akan kehilangan lengan. Kami melakukan perkara yang membuang masa tetapi tidak mempunyai nilai.

Isih aliran bunyi maklumat (Twitter, Facebook, e-mel, SMS, pemesej segera, dll.) bergantung pada nilai. Jika sesuatu boleh dibuang dengan selamat, lakukannya.

Hilangkan tekanan mental yang tidak perlu

Bayangkan melanggan Netflix, gembira kerana dapat menonton musim kedua House of Cards pada bila-bila masa anda mahu. Contohnya, malam ini, selepas menidurkan anak-anak.

Sebenarnya, apabila anda mendaftar, anda telah meninggalkan tingkah laku proaktif. Anda tidak lagi memutuskan apa dan bila untuk dilakukan. Tolakan dan pelbagai langganan tertakluk kepada keadaan luaran dan memaksa anda melaksanakan tugas dari luar. Ada episod baru ke? Anda perlu menonton - jangan hilangkan langganan yang sama!

Semua ini memberi tekanan kepada jiwa. Anda membawa beban mental yang tidak perlu yang menyumbat fikiran anda dan mengganggu produktiviti.

Tinggalkan hari Jumaat untuk berfikir

Semasa anda berfikir tentang perkara yang akan datang, selalu tanya diri anda soalan: Apakah tiga perkara yang boleh saya lakukan hari ini, yang mana minggu ini, dan yang mana tahun ini? Ini adalah apa yang dipanggil peraturan tiga. Hanselman mendapatnya daripada pengurus program Microsoft yang lain, Jay Dee Meier.

Tulis tiga tugasan untuk hari ini, untuk minggu ini, dan untuk tahun ini.

Pada hari Isnin, pada permulaan minggu baru, anda akan mempunyai idea yang jelas tentang hari-hari yang akan datang. Pada hari Jumaat, anda harus berhenti, melihat kembali minggu kerja yang lalu, dan berfikir. Tanya diri anda, "Adakah minggu ini berjaya? Bolehkah saya melakukan sesuatu secara berbeza? Apa yang boleh saya ubah?" Adalah penting untuk menamatkan setiap hari tanpa rasa bersalah tentang masa yang terbuang.

Cuba Teknik Pomodoro

Teknik pengurusan masa ini telah dicadangkan oleh Francesco Cirillo pada akhir 1980-an. Intinya ialah fokus pada tugas selama 25 minit dan kemudian berehat sebentar.

Hanselman mengesyorkan teknik ini. Pada masa yang sama, dia menasihatkan untuk mengesan semua gangguan yang timbul untuk anda dalam masa 25 minit. Tandakan dalam buku nota anda apabila anda memikirkan orang luar (gangguan dalaman) atau seseorang, seperti rakan sekerja, mengalih perhatian anda (faktor luaran).

Mula-mula anda akan mempunyai kira-kira enam gangguan, kemudian satu, dan kemudian ia hilang. Akibatnya, anda akan mengukur produktiviti anda dengan bilangan "tomato" yang dilakukan setiap hari.

Sedar bahawa sibuk adalah satu bentuk kemalasan

Timothy Ferriss

Sibuk adalah satu bentuk kemalasan, pemikiran malas, dan tindakan rambang.

Sibuk, produktif. Sesetengah orang yang sibuk gila akan terkejut, tetapi menjadi kreatif dan mencipta sesuatu adalah bertentangan dengan hanya melepak.

Hanselman memberikan contoh berikut: seseorang secara aktif "tweet" - nampaknya sangat sibuk, dan kemudian hilang selama sebulan apabila projek yang sangat penting muncul. Apabila anda sibuk, tiada masa untuk Twitter dan perkara karut lain.

Ambil mudah: berbilang tugas adalah mitos

Menurut Hanselman, bilangan tugasan yang optimum pada satu masa adalah satu. Jika anda fikir anda boleh mengendalikan banyak tugas pada masa yang sama, anda silap.

- ia hanya bertukar antara tugas, memerlukan perubahan konteks. Mari kita jelaskan dengan contoh. Pernahkah anda mengalami ini: anda sedang mengerjakan sesuatu dan tiba-tiba telefon berdering? Anda marah. Ini ayah kamu, tetapi kamu masih marah, kerana dia menelefon kamu di tempat kerja pada pukul tiga petang, apabila kamu fokus sepenuhnya. Anda mengangkat telefon dan berkata seperti "Maaf, tetapi saya nampaknya bekerja di sini …" Kemudian anda bersedih selama 10-15 minit lagi. Kemudian anda perlu kembali bekerja: "Jadi apa yang saya fikirkan di sana?"

Penukaran konteks tidak berfungsi. Walau bagaimanapun, terdapat multitasking yang boleh diterima. Perkara yang boleh anda lakukan pada masa yang sama:

1. Berjalan dan kunyah gula-gula getah.
2. Latih dan dengar podcast.
3. Pandu dan dengar mel suara.
4. Memandu ke tempat kerja dan membaca (dalam pengangkutan awam).
5. Memandu untuk bekerja dan berfikir.
6. Gunakan masa henti dengan sebaiknya.

Buang bising mental

Christopher Hawkins

Jika sesuatu tidak membantu saya membuat wang, tidak meningkatkan kehidupan saya dalam beberapa cara, ia adalah bunyi mental yang perlu dibuang.

Hanselman menasihatkan menukar bahagian pertama petikan ini oleh Christopher Hawkins."Jika ia tidak membantu saya mengembangkan perniagaan saya (membayar gadai janji saya, menghabiskan masa bersama keluarga saya - gantikan apa matlamat utama anda), itu bunyi mental."

Bagi Scott, keutamaan ini adalah keluarga: "Semua yang saya lakukan, setiap keputusan yang saya buat, adalah untuk segera pulang ke rumah kepada anak-anak."

Kerja rumah

Ucapan Hanselman berakhir dengan kerja rumah berikut:

1. Isih aliran maklumat anda.
2. Rancang kerja pecut.
3. Hilangkan gangguan.
4. Pertimbangkan: bekerja dengan peti masuk hidup anda, adakah anda cekap atau produktif?
5. Pertimbangkan senarai alat peribadi anda.

Ambil perhatian bahawa Hanselman tidak berkata apa-apa tentang Evernote atau sistem lain. "Anda boleh menghabiskan lebih banyak masa membaca buku produktiviti dan membina sistem, walaupun mungkin semua yang anda perlukan ialah senarai tugasan." Mungkin anda hanya perlu memahami perbezaan antara ketika anda "sibuk" dan apabila anda melakukan kerja yang diingini.