Cara mengurus mel: 10 petua daripada kakitangan TED

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Pekerja TED Michael McWaters berkongsi 10 petua di blognya untuk memastikan peti masuknya kemas.

Siapa, jika bukan editor dan pengurus TED, boleh anda bercakap tentang kaedah menangani mel yang sesak. Menurut mereka, ratusan surat datang kepada syarikat setiap hari, dan kaunter e-mel masuk untuk beberapa pekerja sudah melebihi seribu lama dahulu.

Michael McWaters, Arkitek TED UX, menawarkan 10 penyelesaian kepada masalah ini.

Anda tidak akan mempunyai lebih banyak masa pada masa hadapan berbanding sekarang

Michael menyedari bahawa ramai orang menangguhkan pengeposan untuk kemudian kerana mereka percaya bahawa pada satu ketika pada masa hadapan mereka akan mempunyai lebih banyak masa untuk melakukan ini. Tidak akan. Tahap pekerjaan anda berkemungkinan kekal dalam minggu, bulan, tahun depan. Anda mungkin gembira mengenainya. Tetapi akan ada jumlah masa yang sama untuk mel. Jadi mula bekerja dengannya sekarang.

Cuba mulakan dari awal

Terdapat dua cara untuk melakukannya:

1. Ambil sedikit masa dan pergi untuk membersihkan mel anda dalam beberapa langkah. Bergantung pada bilangan e-mel yang anda ada, anda memerlukan sehingga sepuluh pas untuk mengosongkannya. Jika ini sukar, pecahkan kerja kepada beberapa bahagian selama 15 minit.
2. Pergi untuk bangkrut. Luangkan masa tiga atau empat jam dan jadikan Peti Masuk anda ideal untuk kebersihan dan ketertiban.

Luangkan sedikit masa setiap hari

Bagi Michael, ini adalah bahagian paling sukar dalam rancangan itu. Anda perlu bekerja dengan mel anda beberapa kali setiap hari. Dia menasihatkan mengetepikan 15 minit setiap empat jam dan hanya menumpukan pada peti masuk anda.

Jika surat itu tidak begitu penting - padam

Terdapat godaan untuk menghantar setiap surat yang lebih atau kurang penting ke folder berasingan untuk menanganinya kemudian. Tetapi jika surat itu tidak layak mendapat perhatian anda sekarang, padamkannya.

Nyahlanggan setiap mel yang tidak perlu

Saya sering berdosa dengan hanya memadamkan e-mel dari mel yang tidak menarik minat saya. Michael lebih kategorikal:

Jika surat berita itu tidak menarik kepada anda, bukan sahaja padamkan surat itu, tetapi juga berhenti melanggannya.

Di bahagian bawah setiap huruf terdapat butang "Nyahlanggan" atau Nyahlanggan. Gunakannya seperti yang diarahkan. Dan lebih kerap lebih baik. Anda juga boleh menggunakan perkhidmatan Unroll.me, yang kami bincangkan di sini. Ia akan menyahlanggan anda daripada mel yang tidak perlu secara automatik.

Jika mesej itu masih dalam peti masuk anda, bacalah ia

Jika surat itu telah disahkan, dan anda tidak berhenti melanggan dan tidak memadamkannya serta-merta, kemudian bacalah. Jika pendek, baca terus. Jika panjang, hantar e-mel ke folder Baca yang dibuat sebelum ini dan kembali kepadanya apabila anda mempunyai lebih banyak masa lapang. Michael percaya bahawa jika anda jujur dengan diri sendiri, maka peratusan minimum semua huruf akan jatuh ke dalam folder ini.

Adalah lebih baik untuk menjawab e-mel pendek dengan segera

Jika e-mel yang anda hantar memerlukan respons pantas, sila balas … segera. Jangan tunggu. Selepas menghantar balasan anda, padamkan e-mel tersebut. Jika surat itu mengandungi salinan yang dihantar kepada penerima lain, dan dia tidak perlu mengetahui jawapan anda, alih keluarnya daripada penerima.

Majukan e-mel kepada rakan sekerja jika mereka boleh membalas dengan lebih cekap

Ubah hala e-mel dengan sedikit penjelasan dan padamkannya daripada peti masuk anda.

Sibuk menyusun

Sebarang perkhidmatan mel memberi pengguna keupayaan untuk mencipta folder. Ia adalah alat terbaik untuk menangani mel yang sesak. Saya mencipta folder untuk kerja, foto, belajar dan lain-lain. Michael mencadangkan membuat folder "Projek", "Lain", "Balas Kemudian". Perkara utama ialah anda berasa selesa.

Pilih aplikasi yang betul

Bagi saya, Peti Mel telah menjadi aplikasi sedemikian. Michael juga memilihnya. Tetapi terdapat banyak pilihan. Anda boleh memasukkan perkataan "mel" dan nama OS yang anda cari pelanggan dalam carian untuk Lifehacker. Saya berjanji anda akan mencari sesuatu yang sesuai.

Hasil

Jika anda tidak dapat membaca artikel tersebut (beritahu kami sebabnya), maka berikut ialah senarai pendek semua langkah:

1. Buka Peti Masuk anda dalam beberapa pusingan.
2. Tentukan apa yang perlu dilakukan dengan surat itu sebaik sahaja ia sampai.
3. Bersihkan mel anda dari semasa ke semasa.
4. Nyahlanggan mel yang tidak perlu.