13 perkara dalam surat-menyurat perniagaan yang hanya mengganggu

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Jika anda tidak mahu marah orang lain, jangan lakukan ini.

1. Kurang memberi salam

Anda tidak menulis surat perniagaan untuk kesenangan, anda memerlukan sesuatu daripada penerima. Oleh itu, adalah betul untuk memulakannya dengan tindakan kesopanan - salam. Melakukan tanpa itu adalah seperti membuka pintu ke pejabat orang lain dengan kaki anda.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

2. Ungkapan "Selamat hari"

Jika anda tidak menulis surat perniagaan terus dari tahun 2000-an, maka pilih perkataan yang lebih moden. Tidak mengapa anda tidak boleh meramalkan dengan tepat bila orang lain akan membaca mesej itu. Pilihan "selamat tengah hari" adalah yang paling neutral, tetapi anda juga boleh menggunakan tempoh semasa anda menghantar surat. Dan biarkan "masa yang baik" kepada forum separuh mati dari masa lalu.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

3. Mengendalikan ralat

Sungguh mengagumkan betapa banyak kesilapan yang boleh dilakukan dalam sekeping teks yang begitu singkat. Pertama, ramai yang menganggap peraturan dipisahkan koma secara literal. Ini menimbulkan karya agung seperti "Dear Anton Mikhailovich". Rayuan bukan sahaja nama, tetapi juga perkataan bergantung padanya.

Kedua, semak nama penerima dengan teliti. Jangan panggil Alekseev Alexandras, Marin Marias dan tafsirkan huruf inisial.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

4. Singkatan dan jawapan bersuku kata

Penulisan perniagaan memerlukan anda berkomunikasi dalam ayat penuh. Pendekatan ini mempunyai faedah praktikal: lawan bicara tidak perlu meneka apa yang anda maksudkan, kerana anda mendedahkan semua nuansa dan tidak memberi peluang untuk salah tafsir perkataan. Dan "OK" anda boleh bermakna apa-apa. Selain itu, pemotongan tidak menjimatkan banyak masa.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

5. Humor dan metafora

Surat perniagaan tidak seharusnya memberi ruang untuk tafsiran. Semua perkataan digunakan dalam makna langsungnya dan tidak membayangkan tafsiran yang berbeza. Jika tidak, tunggu pusingan surat-menyurat tambahan, di mana anda akan mengetahui siapa yang ada dalam fikiran. Dan ia boleh mengambil banyak masa.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

6. Tanda seru

Tanda seru tidak selalu digunakan dalam teks sastera, kerana ia direka untuk menyatakan perasaan yang kuat. Surat perniagaan bukanlah platform untuk meluahkan, walaupun anda benar-benar ingin menyatakan kepada lawan bicara apa yang anda fikirkan tentangnya.

Anda mungkin tidak bermaksud sesuatu yang istimewa, tetapi bagi lawan bicara, tanda seru akan menjadi isyarat bahawa dia mungkin melakukan sesuatu yang salah. Jadi pastikan kedua-dua deria anda dan kombinasi kekunci Shift + 1 terkawal. Seruan hanya sesuai dalam edaran.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

7. Kelimpahan birokrat

Keinginan untuk mengekspresikan diri anda secara lebih formal sering menghasilkan pembinaan yang dahsyat di mana sangat sukar untuk membezakan maknanya. Jangan terlalu menggunakan frasa kompleks dan tulis dengan lebih mudah.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

8. Caps Lock

Ia tidak berbaloi untuk menyerlahkan baris dalam huruf besar. Di internet, ia masih melambangkan jeritan. Tiada siapa yang suka diherdik. Untuk membuat mesej yang jelas, hanya jelaskannya.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

9. Ungkapan "Terima kasih terlebih dahulu"

Terima kasih, sudah tentu, anda tidak boleh dimasukkan ke dalam poket anda, tetapi rasa terima kasih awal meletakkan lawan bicara dalam kedudukan yang janggal. Orang yang berbudi bahasa akan merasa bertanggungjawab untuk memenuhi permintaan anda, walaupun dia faham bahawa dia tidak sepatutnya melakukannya. Dan anda akan diingati untuk membuang masalah.

Jika lawan bicara masih perlu didorong, lebih baik untuk menerangkan bagaimana ia berfaedah baginya untuk menjawab permintaan anda.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

10. Baris subjek yang pelik atau tiada subjek langsung

Adalah tidak selamat untuk membuka surat yang tidak dapat difahami, jadi mesej tanpa subjek berisiko untuk dihantar ke spam. Sememangnya, seseorang akan menjadi sangat marah apabila dia mendapati bahawa di bawah perkataan "Zina, getah" terdapat dokumen penting yang disembunyikan daripada pengurus kilang tayar, Zinaida.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

11. Keakraban

Anda tidak seharusnya menyimpang daripada gaya perniagaan anda, walaupun penerima adalah kawan baik anda. Pertama, dia mungkin perlu memajukan surat kepada bos atau kontraktornya. Kedua, surat itu boleh jatuh ke tangan ketiga secara tidak sengaja dan menjejaskannya, dan pada masa yang sama anda.

Ketiga, anda perlu membezakan antara peribadi dan kerja. Kepentingan korporat tidak selalunya bertepatan dengan kepentingan peribadi. Adalah berbaloi untuk meninggalkan ruang untuk bergerak untuk mengekalkan hubungan mesra tanpa membuat konsesi dalam rundingan.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

12. Kekurangan sejarah surat-menyurat

Jika anda sedang berbual secara aktif dengan seseorang, penerima tahu tentang perbualan itu dan boleh kembali ke permulaan dialog dengan mudah dengan memutar roda tetikus. Tetapi apabila anda sekali-sekala bertukar-tukar surat melalui e-mel, lawan bicara mungkin lupa siapa anda dan apa yang anda perlukan daripadanya.

Permudahkan orang itu melakukannya: Dalam satu perenggan, ingatkan orang itu tentang perkara yang mereka bincangkan.

Bagaimana tidak

Lebih baik begini

13. Pengendalian urutan mesej yang tidak sesuai

Perkhidmatan mel dan ejen membenarkan anda bekerja dengan urutan mesej. Ia adalah alat yang sangat berguna jika dikendalikan dengan betul. Tetapi tidak semua orang berjaya.

Mungkin anda telah menjadi mangsa penghantaran surat beramai-ramai, peserta yang tidak bertindak balas secara langsung kepada pengarang, tetapi kepada semua orang. Akibatnya, perbualan yang tidak menarik memenuhi peti masuk anda, dan anda datang dengan hukuman bagi mereka yang tidak dapat mencari butang yang betul. Pada masa yang sama, maklumat yang tidak bertujuan untuk mengintip sering masuk ke dalam medan maklumat umum.

Pingat itu juga mempunyai kelemahan: apabila, dalam perbualan penting, salah seorang peserta tidak menjawab kepada semua orang, tetapi kepada satu orang. Dan penerima perlu menghabiskan banyak masa menghantar surat daripada melakukan tugas mereka.