Kawal "pili", atau Bagaimana untuk tidak tenggelam dalam aliran maklumat dan tugas

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Mitch Kapor, pengasas Lotus Corporation, pernah berkata bahawa mendapatkan maklumat daripada Internet adalah seperti minum dari pili bomba. Matthew Lowry, pakar dalam komunikasi dalam talian, membawa topik ini lebih jauh dan memanggil aliran maklumat berterusan yang dihantar ke PC dan telefon 24 jam sehari, 7 hari seminggu, dan tidak pernah berakhir, "firehose". Bagaimana untuk tidak tenggelam dalam arus dan menggunakan masa anda secara rasional - baca dalam terjemahan yang disesuaikan yang disediakan oleh Lifehacker.

Dengan pili bomba, senarai tugasan anda tidak pernah kosong. Kerana "hydrant" bukan sekadar maklumat, ia adalah kilang tugas baru. Sesetengah item dalam senarai tugasan adalah eksplisit, seperti e-mel daripada bos anda atau pelanggan yang memerlukan perhatian. Tetapi banyak yang tidak dinyatakan dengan jelas.

Ini adalah artikel yang patut dibaca dan difikirkan. Siaran untuk mengulas. Kongsi apa yang anda suka dengan rakan dan rakan sekerja.

Tidak kira berapa jam sehari anda terlibat dalam perniagaan kecil-kecilan. Perkara utama ialah mereka tidak melihat hujung dan tepi. Ini adalah "hydrant".

Dan konsep ini jauh lebih luas daripada sekadar senarai tugas. Dan, malangnya, masih ada 24 jam dalam sehari.

Lark

Jika anda seperti saya, semua kerja kreatif dan mencabar berjalan dengan baik pada awal pagi. Terdapat banyak sebab - psikologi dan fisiologi - mengapa ini berlaku. Tetapi "hydrant" sangat tidak peduli dengan irama dalaman anda. Kerana semasa anda tidur, jumlah maklumat terus meningkat.

Selepas sarapan pagi, anda membuka peti masuk anda, dan aliran daripada "hydrant" memecahkan skrin, yang berada di bawah tekanan surat dalam mel, akaun dalam Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello dan seumpamanya. Kalendar anda mengandungi mesyuarat, permintaan dan arahan daripada bos, rakan kongsi, pelanggan, subkontraktor, rakan sekerja anda. Dan apa yang tidak ada dalam senarai tugas semalam sedang terbakar hari ini dan memerlukan pelaksanaan segera.

Hydrant tidak akan menunggu anda. Ia sangat memerlukan masa dan perhatian anda.

Tiba-tiba, jam 11 pagi dan anda sudah kehilangan bahagian terbaik hari anda.

Bagaimana untuk bertindak balas terhadap keadaan ini? Biasanya dua pilihan ditawarkan: sama ada menukar tingkah laku atau menggunakan teknologi. Tetapi mengapa tidak menggunakan teknologi untuk mencipta asas untuk perubahan tingkah laku?

Bagaimanakah anda mengurus maklumat, tugas dan idea dengan berkesan? Anda perlu memahami bahawa aliran maklumat adalah berterusan, dan secara amnya, ia adalah beberapa aliran: maklumat datang daripada e-mel, rangkaian sosial dan media, laman web, akhbar, semasa mesyuarat, daripada rakan dan juga dari kepala anda. Tidak mustahil untuk menutup segala-galanya.

Adakah anda perlu memproses mesej, memutuskan perkara yang perlu dilakukan dengannya: bertindak balas, gunakan, kongsi, simpan untuk kegunaan kemudian atau padam? Bila nak buat? Dan bagaimana anda mencari masa untuk menangani semua ini?

Malangnya, mod multitasking, apabila anda cuba melakukan semuanya sekaligus, tidak berfungsi. Anda tidak mengawal jadual anda, sukar untuk anda mencari masa lapang, mengalih perhatian daripada mel dan fokus pada sesuatu selama lebih daripada 5 minit. Jika ya, lihat kaedah saya mengatur masa untuk menjadi paling produktif sepanjang hari - ini mungkin cara yang perlu dilakukan.

Tiga teknik dan alat tambahan

Ritual harian. Pada masa ini, kami mengatur dan merancang, memberi tumpuan kepada tugas-tugas penting dan kecil.

Pembelajaran - Beratur - Maklumat stok - Pengagihan. Kami memindahkan aliran dari "hydrant" ke bahan yang anda boleh bekerja. Kami membentuk senarai tugas, perpustakaan peribadi sumber berguna, suapan maklumat yang stabil daripada rangkaian sosial dan media.

Menyelesaikan sesuatu hingga ke akhirnya. Kami menguruskan senarai tugas dan masa kami sendiri.

Bekerja mengikut irama dalaman anda

Hanya anda yang boleh memikirkan set peningkatan produktiviti anda sendiri - yang boleh saya lakukan ialah berkongsi sendiri.

Saya memperuntukkan masa terbaik untuk menyelesaikan tugas yang paling penting

Pada waktu pagi, apabila otak saya berada pada tahap terbaik, saya memperuntukkan 2-3 jam untuk mengerjakan Tugas Paling Penting, dan saya tidak terganggu oleh perkara lain. Penyelidikan menunjukkan bahawa pekerja yang terganggu - atau terganggu oleh diri mereka sendiri - sekurang-kurangnya sekali setiap 3 minit, mengambil masa sekurang-kurangnya 20 minit untuk kembali ke tugasan yang sedang dijalankan.

Berbaloi untuk memulakan hari dengan tugas yang sukar, walaupun sudah menjadi fitrah manusia untuk memulakan dengan sesuatu yang lebih mudah. Pada siang hari, keadaan yang tidak dijangka pasti akan timbul, mesyuarat tambahan - dan tugas yang paling penting tidak akan diselesaikan.

Saya menunjukkan jeda

Walau apa pun, biasanya selepas 60-90 minit kepekatan berkurangan, jadi saya membahagikan waktu pagi bekerja kepada dua bahagian, berehat sebentar, di mana saya mesti meninggalkan tempat kerja.

Para saintis mendakwa bahawa gaya hidup yang tidak aktif membawa kepada masalah jantung, postur yang lemah, dan beberapa jenis kanser.

Walaupun anda duduk di satu tempat selama 30 minit sahaja, metabolisme anda akan melambatkan sebanyak 90%.

Pada waktu petang

Tahap tenaga menurun secara mendadak selepas makan tengah hari, itulah sebabnya ramai orang lebih suka tidur pada waktu ini. Selepas makan tengah hari, saya cuba:

• bertemu dengan orang ramai: Saya yakin bahawa saya hampir tidak dapat melakukan tugas saya dengan baik pada saat sebegitu, dan komunikasi memberikan rangsangan tenaga tambahan;
• menangani tugas-tugas kecil, mudah dan organisasi.

Ritual pagi dan petang

Anda perlu memutuskan apa sebenarnya yang perlu dilakukan pada waktu ini. Ini bermakna anda perlu membuka mel, menterjemah beberapa mesej ke dalam senarai tugasan dan mencari masa untuknya di antara projek lain.

Masalahnya ialah mesej yang membanjiri mel anda adalah pontianak sebenar yang memakan masa anda. Membahagikan mereka mengambil lebih banyak masa dan usaha daripada yang anda fikirkan. Dan perkara yang paling teruk ialah, tidak kira betapa menjengkelkannya, sebahagian daripada anda sentiasa mahu menyemak peti masuk anda.

Penyelesaiannya ialah mereka yang masuk harus dianggap sebagai haiwan berbahaya, yang kebanyakan masanya perlu disimpan dalam sangkar, tetapi masih, dari semasa ke semasa, supaya mereka tidak melarikan diri sendiri.

Saya berurusan dengan kerja masuk dua kali sehari - semasa ritual pagi dan petang. Saya menjadi sangat terbiasa dengan perintah sedemikian sehingga bekerja dengan yang masuk menjadi untuk minda tugas automatik yang sama seperti keperluan untuk makan dan minum badan.

Di antara kedua-dua tempoh ini, saya tidak bimbang sama ada sesuatu telah tiba dalam mel dan sama ada saya telah melupakan sesuatu yang penting - Saya mempercayai sistem saya. Oleh itu, setelah menutup peti mel, saya pergi bekerja dengan kepala yang segar.

Dan oleh kerana ritual pagi biasanya tidak lama (kebanyakan isu organisasi ditinggalkan untuk upacara petang), saya memberi lebih perhatian kepada Tugas Paling Penting.

Senarai tugas

Untuk mengatur hari anda dan menghentikan aliran peti masuk yang menghisap semua jus dari hidup anda, anda perlu menggunakan teknik dan alatan.

Salah satu teknik yang berkesan ini ialah "Pembelajaran - Beratur - Stok Maklumat - Pengedaran", yang menterjemahkan aliran seram menjadi:

• senarai tugas yang mudah digunakan,
• perpustakaan peribadi bahan berguna yang disimpan untuk kerja kemudian dengan mereka,
• koleksi bahan untuk dikongsi dengan rakan sekerja.

Sebaik-baiknya, ini perlu dilakukan semasa ritual pagi dan petang. Mari kita lihat lebih dekat proses ini.

Kajian masuk

Peti masuk anda ialah segala-galanya daripada e-mel dan mesej Twitter kepada rakaman anda.

Pertama, ingat, tiada panggilan masuk memerlukan respons segera. Kita semua telah belajar untuk menghantar dan menerima respons pantas kepada e-mel, tetapi ini salah: sesiapa yang menjangkakan ini meletakkan kewajipan tambahan kepada anda.

Kedua, ia sama sekali tidak berkesan untuk membuka setiap e-mel dan membalasnya. Anda akan menjadi lebih produktif jika anda melakukan satu perkara. Sebagai contoh, lihat sahaja peti masuk anda. Otak kita tidak begitu baik untuk mengikat pelbagai tugas bersama-sama. Apabila orang berfikir bahawa mereka boleh melakukan pelbagai tugas dengan mudah, mereka benar-benar cepat bertukar dari satu tugas ke tugas yang lain. Tetapi ini memberi kesan negatif kepada persepsi dan tumpuan.

Jadi apabila anda membuka peti masuk anda, lihat sahaja. Ini ialah model "Selesaikan" tugas tunggal klasik:

• jika anda boleh melihat peti masuk anda dalam masa kurang daripada dua minit, berbuat demikian;
• jika anda tidak boleh, tambahkannya pada senarai tugasan yang perlu anda kembalikan kemudian;
• anda boleh mengabaikan fail tersebut.

Walaupun anda membuka peti masuk beratur sejurus selepas anda melihat mesej anda, anda masih mempunyai masa untuk membina semula.

Lihat peti masuk anda pada waktu pagi hanya apabila benar-benar perlu.

Apabila anda melihat mesej pada waktu pagi, tanya diri anda soalan: adakah ia segera? Mesej mendesak sebenar adalah musuh nombor satu anda, kerana ia mengambil masa berharga yang anda ingin luangkan untuk Tugas Paling Penting.

Jika tidak, anda hanya perlu memasukkan item "Semak mesej pada waktu petang" dalam senarai tugasan.

Beratur

Letakkan tugasan tidak mendesak yang mengambil masa lebih daripada 2 minit untuk diselesaikan dalam salah satu daripada dua bahagian baris gilir:

1. Perkara untuk Dibaca: Sumber dalam talian untuk dibaca dan difikirkan boleh ditambah. Anda boleh kembali kepada bahan ini kemudian dan dari mana-mana peranti.
2. Perkara yang perlu dilakukan: mesej masuk dialihkan terus ke senarai tugas menggunakan bantuan.

Sudah tentu, anda juga boleh membuat senarai tugasan secara manual, tetapi saya mendapati aplikasi lebih mudah.

Membaca dan mengedar bahan di perpustakaan peribadi

Semasa upacara petang, saya kembali ke senarai tugas dan menyemak bahan dalam barisan untuk dibaca. Memandangkan saya menggunakan Pocket, saya boleh melihatnya semasa dalam perjalanan di kereta bawah tanah, sambil menunggu mesyuarat, atau pada sebarang masa lapang yang lain. Oleh itu, saya biasanya cepat berurusan dengan senarai ini.

Jika bahan itu benar-benar berbaloi, tambahkannya ke - perpustakaan bahan berguna dalam talian saya. Ia boleh ditag, jadi nota mudah dicari pada hari berikutnya, sebulan, atau setahun kemudian. Dan terima kasih khas kepada Diiogo atas peluang itu.

Teg l8r (iaitu, kemudian - daripada bahasa Inggeris. "Kemudian") meletakkan sumber dalam baris gilir lain, yang saya panggil semasa menyemak senarai tugas setiap malam.

Selain itu, Diigo secara automatik menyimpan salinan mana-mana teks yang saya tambahkan pada kotak nota. Saya boleh mengedit nota ini, menyelitkan ucapan, idea yang berguna apabila saya ingin berkongsi bahan dengan seseorang.

Berkongsi ini

Sesetengah teg dalam Diigo membolehkan anda menerbitkan aset anda di mana-mana sahaja. Untuk itu terima kasih kepada sihir:

• dengan tag Suka, bahan tersebut dihantar ke Tumblr saya sebagai siaran yang dipetik,
• jika anda memilih tag tajuk Tweet dan pautan siaran dihantar ke Twitter,
• anda boleh menyesuaikan tag untuk akaun lain: LinkedIn, Facebook …

Terima kasih kepada kaedah ini, keseluruhan aliran dari "pili" dihantar ke senarai tugas dan perpustakaan peribadi, dan sumber yang dipilih, seterusnya, boleh dikongsi. Dan semua ini tanpa kehilangan perhatian.

Ritual petang

Memandangkan saya ingin memberi tumpuan kepada kerja kreatif saya pada waktu pagi, ritual petang adalah asas perancangan untuk hari itu.

Bagaimana saya memulakan upacara petang

Mengikut masa selepas makan tengah hari:

• Saya telah pun menyelesaikan Tugasan Paling Penting saya pada waktu pagi;
• mesej yang belum dibaca terkumpul dalam peti masuk saya, yang saya terima semasa saya sibuk mengerjakan Tugas Paling Penting;
• baris gilir dalam senarai tugas mengandungi tugasan yang saya letakkan di sana pada waktu pagi, dan tugasan standard yang saya lakukan semasa upacara petang setiap hari.

Tugasan harian semasa

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, upacara petang termasuk tugas-tugas seperti:

1. Lihat. Ini adalah pemeriksaan lengkap untuk segala-galanya: Saya berurusan dengan semua yang mungkin, walaupun dengan bahan-bahan yang akan mengambil masa lebih daripada 2 minit untuk digunakan.
2. Baca, sebarkan, kongsi. Bekerja dengan semua bahan hebat yang saya tambahkan dalam 24 jam yang lalu.
3. Pantau senarai tugas. Saya membuka giliran tugas saya dan, berdasarkan kemajuan yang dibuat dalam mengerjakan Tugasan Paling Penting, saya:

• Saya memutuskan apa yang akan saya lakukan petang ini dan apa yang akan saya tangguhkan esok,
• tentukan tugas mana yang akan menjadi Tugas Paling Penting pada pagi esok, dan tentukan berapa banyak masa yang perlu ditumpukan kepadanya,
• Saya memasukkan masa untuk berehat dalam jadual (atau menangguhkannya untuk kemudian atau suatu masa).

Terdapat beberapa lagi perkara yang berterusan untuk dilakukan, seperti menjawab e-mel yang diterima semalam, atau menjejaki kewangan, dan lain-lain. Sebahagian daripada mereka hanya muncul pada hari istimewa. Sebagai contoh, saya menyemak Diigo yang disebutkan di atas setiap hari Rabu dan Sabtu.

Cek mingguan

Setiap hari Isnin anda perlu memasukkan item "Buat senarai matlamat untuk minggu ini" dalam senarai tugasan. Oleh itu, setiap malam sepanjang minggu, saya mengingati matlamat ini: ia akan berguna apabila saya perlu memutuskan perkara yang perlu dilakukan hari ini dan perkara yang perlu ditinggalkan kemudian.

Setiap malam Jumaat, saya menyemak semula matlamat ini secara mental dan menilai secara kritikal.

Dan barulah tiba masa rehat

Oleh kerana lebih mudah untuk menguruskan jadual saya pada waktu petang dan lebih sukar untuk mengerjakan tugas yang sukar, maka pada siang hari saya mungkin akan terlibat dalam menyemak dan menambah tugasan dan bahan pada baris gilir. Walaupun begitu, peti masuk anda akan ditutup sekurang-kurangnya setengah hari.

Hari saya berakhir dengan tugas "Kajian - Beratur - Stok Maklumat - Pengedaran", jadi saya boleh memulakan hari baru tanpa beban urusan yang belum selesai.