Bagaimana kami membenarkan e-mel mengawal kami dan perkara yang perlu dilakukan mengenainya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Ini adalah petikan daripada buku oleh wartawan dan penceramah Amerika Phil Simon. Ia mengenai cara orang menyerang kehidupan satu sama lain melalui e-mel dan cara mengatasinya.

Jika, apabila bekerja dengan e-mel, nampaknya anda sedang bermain permainan di mana anda perlu "mengejar" dengan tukul seekor tahi lalat tiba-tiba merangkak keluar dalam satu atau lubang lain, anda tidak bersendirian. E-mel secara lalai adalah saluran utama untuk komunikasi perniagaan. Menurut Kumpulan Radicati, purata kerani pejabat menerima kira-kira 100 e-mel sehari. Jumlah ini meningkat setiap tahun sebanyak 15%. Pada Julai 2012, perundingan McKinsey Global Institute menerbitkan laporan bertajuk The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Ia mengatakan bahawa pekerja barisan hadapan menghabiskan 28% masa mereka menguruskan e-mel.

Fikirkan tentangnya. Jika anda mempunyai 50 jam seminggu bekerja, maka 14 jam minggu itu akan dihabiskan untuk membaca dan menulis e-mel. Anda hampir tidak menghabiskan banyak masa dalam Word, Excel atau program kerja lain.

Nombor ini mungkin tidak menjadi masalah jika e-mel benar-benar saluran komunikasi yang berkesan. Sebaliknya, ia berlaku untuk sesetengah syarikat. Tetapi dalam kebanyakan kes, ini tidak berlaku. Sudah tentu, e-mel mempunyai hak untuk wujud, tetapi jangan terbawa-bawa. Penyelidikan telah menunjukkan bahawa pemeriksaan berterusan peti masuk anda menurunkan tahap IQ anda.

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, e-mel telah menjadi momok sebenar komunikasi perniagaan. Walau bagaimanapun, anda tidak sepatutnya menyalahkan dia untuk semua masalah. Teknologi menyalahkan adalah mudah: ia adalah alasan yang baik untuk tidak melihat cermin. Lagipun, jika kita melihat ke dalam, kita akan faham bahawa masalahnya bukan dalam e-mel seperti itu, tetapi dalam cara kita menggunakannya.

Perkara utama adalah untuk tidak memilih keluar daripada e-mel (walaupun ada yang melakukannya). Intinya adalah menggunakannya secara rasional.

Di mana untuk bermula?

Fahami e-mel ≠ perbualan

Anda tidak boleh menjalankan dialog melalui e-mel dengan cara yang sama seperti dalam kehidupan sebenar. Sentiasa terdapat jurang masa antara surat, dan mesej teks tidak membayangkan manifestasi mesra yang rapat kepada lawan bicara. Justin Kruger dari Universiti New York dan Nicholas Epley dari Universiti Chicago bahawa kekurangan isyarat bukan lisan orang menyalahtafsir e-mel.

Pakar psikologi telah mendapati bahawa hanya mungkin untuk mentafsirkan mood dengan betul dalam mesej teks dalam separuh daripada kes. Smilies, sayangnya, tidak akan membantu, sebagai contoh, membezakan humor dari sindiran. Ini sering menyebabkan salah faham. Adakah anda bersedia untuk membelek syiling setiap kali cuba meneka sama ada teman bicara anda memahami mesej anda?

Ikuti peraturan tiga huruf

Setelah anda menerima hakikat bahawa e-mel bukanlah tempat terbaik untuk perbualan dari hati ke hati, teruskan tindakan.

Gunakan peraturan tiga huruf: jika isu itu tidak diselesaikan dalam tiga e-mel, mesyuarat peribadi diperlukan.

Ia boleh digunakan untuk kedua-dua tugas pentadbiran (seperti menjadualkan mesyuarat) dan peribadi. Ia akan menjimatkan banyak masa dan banyak kekecewaan. Walau bagaimanapun, tidak semua orang menyukainya, bersedia untuk ketidakpuasan hati beberapa rakan seperjuangan. Dengan jumlah andaian yang munasabah, tetapi sudah tiba masanya untuk membuang sikap "mel untuk semua soalan".

Jangan selesaikan perkara mendesak melalui e-mel

Jika masalah itu benar-benar penting dan memerlukan tindakan segera, jangan atasinya dalam e-mel. Terdapat telefon untuk ini. Jadikan ini peraturan dalam syarikat anda.

Jangan gunakan e-mel untuk mengurus tugasan

E-mel bukan pengurus tugas. Tetapi ramai orang menggunakan e-mel seperti itu. Tidak mengejutkan, mereka sentiasa terganggu. Saya membuka peti masuk saya untuk menyemak tugas saya, dan aliran kerja dan mesej peribadi jatuh kepada anda. Sangat mudah untuk beralih kepada mereka, melupakan sebab anda membuka klien mel.

Terdapat aplikasi kendiri untuk pengurusan tugas: DropTask, dan lain-lain. Mereka bukan pengganti untuk e-mel, mereka menjurus ke arah matlamat yang anda cuba capai.

Begitu juga dengan pengurusan projek., atau Basecamp - alatan yang mudah dan berpatutan yang akan menyelamatkan anda daripada rantaian mesej berkilometer.

Jangan layan komunikasi seperti melombong arang batu di lombong

Sebilangan kecil yang bebas dalam hubungan kerja mereka. Ramai, termasuk kerana mereka tidak boleh memilih rakan sekerja, pelanggan dan rakan kongsi mereka. Sesetengah daripada mereka terlalu "sibuk" untuk bercakap di telefon - mereka lebih suka menulis sedozen mesej daripada membincangkan segala-galanya secara lisan dalam masa dua minit.

Dalam kes ini, anda perlu memberi perhatian kepada cara komunikasi mereka (perkataan, frasa, dan sebagainya). Tanya diri anda sama ada anda benar-benar mahu berinteraksi dengan orang yang menjauhkan diri daripada telefon dan bercakap. Lihat lebih dekat pencari kerja untuk jawatan kosong di syarikat anda, bakal pelanggan atau bakal pembekal masa depan. Jika pada mulanya mereka berkomunikasi seolah-olah mereka sedang melombong bijih di lombong, maka apakah kemungkinan mereka akan berubah?

Ingat kehidupan di luar e-mel

Dia! Jangan takut untuk menutup peti mel anda. Dunia tidak akan runtuh. Ini jelas, tetapi bagi kebanyakan orang ia boleh menjadi pendedahan. Contohnya, di Klick Health, pekerja menggunakan e-mel. Menurut Ketua Pegawai Eksekutifnya, e-mel ialah alat yang memberikan kawalan ke atas dirinya kepada orang lain.

Apa pendapat kamu: adakah e-mel benar-benar memerintah orangdengan mengenakan tugas dan susunan pelaksanaannya ke atasnya?