Leo Babauta: 10 tabiat e-mel saya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

© foto

E-mel boleh menjadi alat yang hebat, atau ia boleh bertukar menjadi sumber penangguhan yang menjengkelkan, dan ini adalah cara anda menggunakannya sendiri. Ada masanya saya memfailkan kebankrapan sepenuhnya e-mel saya, dan kini saya menyemaknya 2-3 kali sehari setiap hari, tetapi ia berjalan dengan cepat dan cekap.

Saya telah membangunkan beberapa tabiat yang membantu saya bekerja dengan sangat berkesan dengan mel saya dan lebih fokus pada kerja penting lain. Dan sejujurnya, peti masuk saya akhirnya kosong dan rasanya hebat. Saya akan memberikan 10 tabiat saya dalam artikel ini. Ia sama sekali tidak bermakna anda perlu mengikuti mereka secara membuta tuli, saya hanya mahu menunjukkan jalan saya, dan atas dasar itu anda boleh membuka jalan anda sendiri. Jadi, berikut adalah tabiat yang sesuai untuk saya:

Kurang kerap melihat dalam mel

Saya tidak memastikan peti mel saya terbuka sepanjang hari. Dan saya jarang melihatnya. Saya sampai pada kesimpulan bahawa jika 20-30 huruf terkumpul dalam peti masuk saya, maka dunia tidak akan runtuh, pada masa yang sama, mudah bagi saya untuk memproses jumlah ini dengan cepat. Perhatian! Saya katakan proses, bukan baca. Saya membuka peti masuk saya untuk menyebarkan mesej dalam folder lain, bukan untuk membacanya dan meninggalkannya di sana.

Tabur ke dalam folder

Saya membuka mel saya dan mula membuat keputusan pantas: padam atau arkibkan, baca dan balas dengan segera (jika ia mengambil masa kurang daripada 2 minit) atau arkib, hantar balasan pantas dan kemudian arkibkan, tambahkan pada senarai tugasan saya untuk melakukan ini kemudian (tandakan dengan asterisk dan kemudian arkib). Walau apa pun, TIADA apa yang harus ditinggalkan dalam peti masuk.

Tambahkan segala-galanya pada kalendar dengan segera

Sekiranya surat datang kepada saya dengan tarikh yang mesti saya ingat, saya segera memasukkannya ke dalam kalendar. Pertemuan bersemuka atau perbualan Skype, senaman atau sesuatu yang saya perlu ingat hanya selepas seminggu - semuanya segera dihantar ke kalendar. Sekarang ini adalah tabiat terbaik saya, ia telah dibawa ke automatisme, dan terima kasih kepadanya, saya jarang melupakan sesuatu.

Gunakan "kunci panas"

Saya menggunakan Gmail, yang menyediakan pelbagai pintasan papan kekunci untuk mel saya. Sebenarnya, saya hanya mengambil masa beberapa minit untuk mempelajarinya, dan kemudian ingatan otot mengingati kuncinya.

Berikut adalah pintasan yang saya gunakan:

"Gi" - kembali ke peti masuk;

"E" - arkib;

"#" - padam;

"C" - buat mesej baharu;

"R" - jawapan;

"F" - ke hadapan;

"A" - jawab semua orang;

"Gs" - pergi ke bertanda;

"Tab + Return" - apabila saya mencipta mesej, kemudian segera hantar dan arkib.

Saya juga menggunakan tetapan apabila, selepas memadam atau mengarkibkan mesej, saya secara automatik pergi ke yang seterusnya tanpa kembali ke peti masuk, ini membolehkan anda bergerak melalui mesej dengan cepat.

Tulis surat pendek

Balasan saya kepada sepucuk surat biasanya 1-3 ayat. Jarang sekali saya menulis surat lebih daripada 5 ayat. Dan mesti ada sebab yang kukuh untuk itu. Jika saya benar-benar perlu menulis banyak, saya lebih suka melakukannya dalam Dokumen Google dan berkongsi dengan orang yang betul. Surat pendek bermaksud tindak balas yang cepat daripada penerima, kerana seseorang tidak perlu mengharungi hutan kefasihan anda untuk menangkap dan mengasimilasikan maklumat penting.

Tambah tugasan dengan cepat pada senarai tugasan

Sesetengah orang menggunakan peti masuk sebagai senarai tugasan, tetapi ia tidak sesuai untuk ini, dan inilah sebabnya:

1. Tugas yang perlu dilakukan bercampur dengan surat lain, dan kemudian sukar untuk menangkapnya daripada orang ramai.

2. Cerita dalam surat itu tidak selalu mengandungi panduan khusus untuk bertindak, tetapi berdasarkan surat itu, anda boleh menetapkan sendiri tugas. Apabila anda hampir menyelesaikannya, anda perlu membaca semula surat itu sekali lagi untuk mengingati tugas khusus yang anda tetapkan sendiri selepas membacanya.

3. Setiap kali anda melihat dalam mel anda untuk menangkap tugasan lain, anda menjumpai mesej baharu yang menarik perhatian anda dan mengalih perhatian anda daripada tugas utama, mengganggu rentak kerja anda.

Senarai tugasan yang ringkas dan mudah ialah dokumen teks biasa di mana anda boleh menambah tugasan daripada e-mel dalam hanya beberapa klik. Dan semasa bekerja, helaian sedemikian akan menjadi alat yang lebih berkesan, kerana anda tidak perlu melihat peti masuk sepanjang masa.

Simpan hanya mesej yang belum dibaca dalam peti masuk

Ini adalah helah untuk pengguna lanjutan. Saya menggodam peti masuk Gmail saya dengan cara yang tidak boleh menyimpan mesej yang dibaca lagi. Ini bermakna jika saya membuka surat itu dan tidak meletakkannya ke dalam mana-mana folder lain, maka ia akan hilang begitu saja. Ini mendorong saya untuk membuat keputusan tentang perkara yang perlu dilakukan dengan surat ini, dengan segera, atau saya akan kehilangannya. Terima kasih kepada tetapan khusus ini, mesej terbuka tidak terkumpul dalam peti masuk saya, yang beransur-ansur menjadi sampah.

Ketepikan untuk bacaan

Selalunya mereka menghantar saya pautan ke artikel. Saya segera menghantarnya ke Instapaper untuk dibaca kemudian. Inilah sebabnya saya cuba menghabiskan lebih sedikit masa untuk mel, kerana saya mempunyai banyak perkara menarik untuk dibaca selain itu.

Tapis tanpa belas kasihan

Apabila surat muncul dalam peti masuk saya yang saya tidak mahu lihat, saya berurusan dengan segera. Saya tidak malas untuk berhenti melanggan daripada senarai mel atau memasang penapis pada pengirim ini. Dan ini mengurangkan aliran e-mel masuk dengan ketara. Saya kejam tentang surat yang menyumbat peti masuk saya, dan peraturan ini terpakai walaupun kepada orang yang terlalu mengganggu saya.

Tutup mel pada akhir pemprosesan surat

Mesej yang dibongkar - tutup mel dan jangan buka selama beberapa jam sehingga jumlah surat yang mencukupi lagi.

Memahami beberapa tabiat e-mel yang baik adalah perkara yang baik. Anda akan segera menyedari betapa anda menjadi lebih tenang untuk menjalankan tugas yang lebih penting, menyingkirkan semakan e-mel yang mengganggu setiap 10 minit. Kepala anda akan bebas untuk pemikiran baharu sebaik sahaja peti masuk anda bebas daripada e-mel yang tidak diperlukan. Semoga berjaya!