Bagaimana untuk melepaskan diri dari "rutin" dan akhirnya menangani tugas strategik

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

"Siapa kalau bukan saya?" - pemikiran biasa yang menarik anda ke dalam rutin. Persediaan yang betul akan membantu anda mencari masa untuk perkara yang benar-benar penting.

Pengurusan acara semasa organisasi, atau pengurusan operasi, adalah bahagian penting dalam kerja projek. Ini termasuk, sebagai contoh, interaksi harian dengan orang bawahan atau tindak balas segera kepada semua tugas yang masuk. Tetapi ini membawa faedah sebenar hanya jika kerja itu dibina berdasarkan strategi yang difikirkan dengan baik dan diluluskan, yang sepatutnya dilakukan oleh pemilik perusahaan. Jika tidak, ia adalah proses yang tidak berkesudahan dan huru-hara yang menggunakan semua sumber.

Dalam mana-mana buku teks mengenai aktiviti pengurusan, ia ditulis cara mengatur kerja dengan betul: mereka bentuk, melaksanakan, dan kemudian mewakilkan sistem pengurusan operasi syarikat kepada pengurusan atasan. Tetapi dalam praktiknya, semuanya ternyata menjadi lebih rumit. Sebelum memperkenalkan sistem pengurusan baharu, adalah penting untuk mewujudkan syarat yang diperlukan.

Melatih kakitangan

Untuk lari daripada "rutin", tugas mesti diwakilkan. Dan untuk melakukannya supaya tidak sentiasa terganggu oleh kawalan.

Untuk syarikat berkembang maju dan pemilik dapat terlibat dalam tugas strategik, pasukan mesti mempunyai pemimpin yang proaktif dan penghibur yang teliti.

Terdapat banyak sistem tipologi pekerja, tetapi semuanya, satu cara atau yang lain, bermuara pada fakta bahawa orang yang bermotivasi dan berminat harus bekerja di syarikat itu. Oleh itu, pada peringkat ini, adalah sangat penting untuk menjalankan penilaian kakitangan yang berkualiti tinggi. Cara terbaik untuk menyelesaikan masalah ini ialah cara di mana kriteria utama adalah prestasi, bukan kecekapan. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan kaedah "360 darjah" - ini adalah penilaian pekerja oleh rakan sekerja, bawahan, pengurusan, pelanggan dan dirinya sendiri.

Apa yang perlu dilakukan dengan mereka yang telah terbukti sebagai pekerja yang tidak berkesan? Sebagai permulaan, kami akan cuba "memperbaiki" mereka, iaitu, untuk memotivasi mereka. Di sini anda perlu mengenal pasti mereka yang diilhamkan oleh pencapaian: mereka akan bekerja lebih seronok jika mereka dijanjikan hadiah. Tetapi mereka yang didorong oleh hukuman, dan mereka yang tidak bertindak balas sama sekali terhadap rangsangan (ini lebih teruk lagi), perlu disingkirkan. Adalah penting untuk membuat proses ini langkah demi langkah dan tidak jelas kepada pasukan. Jika tidak, anda mempunyai setiap peluang untuk merosakkan syarikat.

Kepada yang lain, anda perlu menyampaikan dengan jelas idea tentang apa yang anda harapkan daripada mereka, atau sebaliknya, untuk apa anda memberikan gaji anda. Seorang pekerja mesti memahami bahawa tindakannya membawa keuntungan sedemikian kepada syarikat, sebab itu dia menerima gaji dan bonus sedemikian. Dengan kata lain, laksanakan sistem motivasi material yang telus berdasarkan petunjuk prestasi - KPI (Key Performance Indicator).

Berurusan dengan kewangan

Jadi, pasukan itu diselesaikan. Mari kita beralih kepada topik yang paling hangat untuk mana-mana ahli perniagaan - kewangan syarikat.

Kadang-kadang, terutamanya semasa pertumbuhan pesat, pemilik dan pengurusan atasan melupakan perkara yang paling penting - ekonomi projek. Untuk anda memahami dengan jelas bagaimana wang datang dan pergi, anda perlu menjalankan beberapa prosedur.

• Kira unit ekonomi projek - keuntungan atau kerugian satu unit barangan atau perkhidmatan bagi setiap pelanggan. Ini akan membolehkan anda memahami produk mana yang perlu diperkukuh, dan produk mana yang harus ditinggalkan sama sekali, supaya perniagaan secara keseluruhannya kekal menguntungkan.
• Kenal pasti dan promosikan produk yang paling marginal. Berpandukan prinsip: untuk menguatkan yang kuat untuk membangunkan yang lemah. Jika tiada keuntungan, anda tidak akan mempunyai sumber untuk arah baharu.
• Semak senarai gaji (payroll) untuk kesesuaian. Anda akan terkejut, tetapi dengan pengiraan ekonomi projek yang betul, mungkin "dua setengah jengkaut" akan mencukupi untuk anda. Kadang-kadang, daripada mengekalkan tiga pekerja, lebih baik untuk mengagihkan (untuk bayaran tambahan) bahagian tambahan tugas antara dua pekerja - ini akan menjimatkan gaji dengan ketara.

Semua ini mesti dilakukan untuk menyediakan persekitaran untuk pemindahan proses terbina kepada pengurusan tertinggi syarikat.

Seragamkan proses

Mari kita beralih kepada tindakan taktikal. Pernah terfikir mengapa pekerja di restoran makanan segera begitu pantas? Kerana mereka mempunyai proses yang jelas: mereka tahu dalam susunan apa untuk meletakkan burger, bagaimana untuk bergerak di sekitar dapur supaya tidak menyakiti rakan sekerja, berapa gram sos untuk ditambah kepada hidangan tertentu. Perkara yang sama harus dilakukan dengan mana-mana proses dalam syarikat anda.

Anda boleh bermula dengan kakitangan yang sama: tulis huraian kerja. Cuma jangan muat turun dari Internet, tetapi tulis dengan tepat apa yang perlu dilakukan oleh pekerja tertentu dalam syarikat anda. Juga mengira sistem KPI - kita telah pun bercakap tentang keperluan untuk menggunakan teknik ini. Adalah lebih baik jika ia diluluskan untuk semua pekerja.

Dalam jualan, pastikan anda melaksanakan sistem CRM (Pengurusan Perhubungan Pelanggan) supaya tidak terlepas satu pelanggan dan tidak bertindak melangkau piawaian dan senarai semak.

Ia adalah perlu untuk mengawal selia semua proses: daripada tugas yang paling mudah kepada keputusan pengurusan yang kompleks. Sudah tentu, kadang-kadang peraturan boleh dilanggar, tetapi terima kasih kepada sistem koordinat yang jelas, anda tidak boleh bimbang tentang apa yang berlaku di peringkat ini atau itu syarikat.

Laksanakan automasi

Semasa proses penyeragaman, anda akan mengenal pasti zon yang boleh dan harus diautomasikan, iaitu, menghapuskan keperluan untuk mengulangi jenis tindakan yang sama. Contohnya, apabila menerima permintaan masuk, pengurus memasukkan data pelanggan ke dalam sistem CRM, kemudian menyalin maklumat untuk pakar perkhidmatan pelanggan ke Excel dan untuk pemasaran memindahkan maklumat ke Helaian Google. Semua manipulasi ini boleh dielakkan dan dengan itu meningkatkan kecekapan pekerja dan proses pengeluaran secara keseluruhan dengan ketara.

Anda akan terkejut berapa banyak masa dan usaha yang anda boleh jimatkan jika anda tidak menggunakan tenaga pengurus untuk pengiraan standard, tetapi menghabiskan sekali untuk penyelesaian operasi pintar. Sistem sedemikian kini wujud untuk CRM dalam jualan, dan untuk tugas perakaunan, dan juga untuk merekrut.

Automasi apa sahaja yang anda boleh. Oleh itu, anda akan mengelakkan kesilapan yang tidak berkesudahan kerana faktor manusia, mengoptimumkan proses dan, mungkin, menjimatkan gaji.

Wujudkan pengurusan operasi

Jadi, anda dikelilingi oleh pekerja yang bermotivasi yang tahu apa yang perlu mereka lakukan untuk mendapatkan hasil yang baik. Anda mempunyai model kewangan yang jelas, dan anda mempunyai idea tentang tempat untuk bergerak untuk sentiasa meningkatkan keuntungan. Proses dalam syarikat adalah diseragamkan dan automatik.

Kini anda perlu mewakilkan kawalan operasi. Penting: jangan mengikat proses kepada satu orang, supaya tidak meletakkan diri anda pada kedudukan di mana perniagaan anda bergantung sepenuhnya kepada pengurus yang diupah. Setelah mengalih keluar pengurusan operasi daripada diri anda, jangan buat tiang lain, tetapi cuba bahagikan tugas kepada beberapa bidang yang berbeza: contohnya, amanahkan semua isu kewangan kepada jabatan kewangan, dan bekerjasama dengan pelanggan - kepada jabatan perkhidmatan.

Kini anda boleh melibatkan diri dalam pengurusan strategik dengan ketenangan fikiran. Tetapi pastikan anda menyemak sekurang-kurangnya sekali setiap suku tahun sama ada bahagian taktikal pengurusan projek bertepatan dengan strategi yang anda laksanakan. Lagipun, kawalan yang munasabah adalah kunci kepada kerja yang stabil dan jangka panjang syarikat.