6 helah yang meningkatkan produktiviti lebih baik daripada senarai tugasan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kenyataan misi peribadi, satu jam penumpuan dan audit perhatian akan membantu anda.

Senarai tugasan ialah cara yang baik untuk memastikan perkara itu berada di landasan yang betul dan tidak melupakannya. Walau bagaimanapun, dia sendiri boleh menjadi gangguan, kerana anda boleh mengisinya tanpa henti dengan butiran kecil dan tidak pernah sampai ke perkara yang benar-benar penting.

"Jika anda hidup dalam senarai tugasan semata-mata, anda hanya akan berhadapan dengan krisis, tidak melakukan perkara yang paling penting bagi anda," kata Stephen Covey, pengarang buku terkenal The Seven Habits of Highly Effective People. Tidak perlu menyingkirkan senarai sepenuhnya - lebih baik menggabungkannya dengan betul dengan salah satu teknik berikut (atau semuanya).

1. Misi peribadi

Misi peribadi ialah matlamat jangka panjang anda. Ia adalah piagam yang anda akan dapat mengemudi dalam kehidupan. Masukkan nilai dan aspirasi anda ke dalam misi. "Ia tidak perlu panjang atau bertimbang rasa," kata Covey. "Ia hanya beberapa ayat yang mencerminkan intipati dan nilai anda." Sebagai contoh, misi anda mungkin untuk membantu orang lain atau untuk mencapai matlamat tertentu dalam beberapa kawasan.

Setiap kali anda perlu membuat keputusan, misi peribadi anda akan menjadi panduan anda. Ia juga boleh digunakan dalam perancangan. Cuba peruntukkan masa anda bukan sehari ke hadapan, tetapi seminggu. Pilih keutamaan anda untuk tempoh ini berdasarkan misi peribadi anda. Kemudian aktiviti harian anda akan membawa anda lebih dekat kepada matlamat penting.

2. Audit perhatian

Kelemahan senarai tugasan ialah ia menggabungkan tugas yang sama sekali berbeza. Nampaknya kita boleh bergerak dari satu sama lain dengan teratur tanpa masalah, tetapi menurut pengarang buku "Pengurusan Perhatian" Maura Thomas (Maura Thomas), perhatian kita tidak diatur sedemikian.

Dia menasihatkan untuk membahagikan semua tugas kepada dua kategori: perhatian rendah dan tinggi. Dan lakukannya sepanjang hari, bergantung kepada berapa banyak tenaga yang anda ada. Sebagai contoh, kategori pertama mungkin menghuraikan mel, dan yang kedua mungkin menulis artikel atau membuat ramalan belanjawan. Dengan melaraskan tahap tumpuan dan tenaga anda, anda akan dapat melakukan lebih banyak perkara dalam masa yang singkat.

3. Rakan untuk melaporkan kepada

Ini memberi anda motivasi untuk melengkapkan apa yang telah anda rancangkan hari ini. Jika anda tidak mempunyai rakan untuk membantu anda, Hillary Rettig, jurulatih perniagaan dan penulis produktiviti, mencadangkan Focusmate. Ia akan memilih rakan kongsi untuk anda bekerjasama, supaya anda pasti tidak terganggu.

"Focusmate membantu menyelesaikan salah satu masalah terbesar (dan paradoks) produktiviti," kata Rettig. "Banyak tugas memerlukan kesunyian untuk menumpukan perhatian dan berfikir, tetapi pada masa yang sama, kita adalah makhluk sosial yang luar biasa dan tidak melakukannya dengan baik dengan kesepian." Program ini mengautomasikan proses carian dan memberi anda akses kepada komuniti global orang yang juga ingin melakukan kerja yang baik.

4. Soalan petang

Jones Loflin, perunding dan penulis pengurusan masa, menasihatkan agar anda sentiasa bermotivasi dengan menilai diri anda. Kemukakan beberapa soalan untuk dijawab pada penghujung setiap hari untuk memastikan anda memberi tumpuan kepada perkara yang perlu dilakukan. Dan kemudian menilai sejauh mana anda melakukannya. Sebagai contoh, salah satu soalan Loughlin ialah: "Adakah saya cuba meluangkan sekurang-kurangnya 15 minit membina hubungan dengan seseorang?"

"Saya mempunyai soalan untuk tiga bidang utama kehidupan: kerja, pembangunan diri dan perhubungan," kata Jones. - Saya menukarnya mengikut keperluan. Saya suka semua jenis pertandingan dan ingin mendapatkan markah tertinggi pada waktu petang, jadi soalan saya sentiasa bermain di fikiran saya sepanjang hari."

Senaraikan soalan anda berdasarkan bidang kehidupan anda yang ingin anda perbaiki. Sebagai contoh, "Adakah saya memberi perhatian kepada orang yang saya sayangi hari ini?", "Adakah saya menghabiskan sekurang-kurangnya satu jam untuk bergerak ke hadapan dalam laluan ke impian saya?", "Adakah saya telah melakukan sesuatu untuk meningkatkan kesihatan saya?".

5. Satu jam penumpuan

Tambahkan sekurang-kurangnya satu jam sehari pada kalendar anda dan pada masa ini fokus pada kerja yang paling penting. Tiada gangguan atau hiburan. Tetapkan pemasa supaya anda tahu bila masanya sudah tamat dan mulakan.

Satu jam selalunya cukup untuk menyelesaikan banyak perkara. Dan menjadualkan masa ini tanpa gangguan adalah lebih mudah daripada cuba bekerja pada produktiviti puncak sepanjang hari. Jika boleh, ketepikan dua atau tiga jam jumlah kepekatan.

6. Matlamat yang jelas

Menjadi produktif bermakna menghabiskan sebahagian besar masa anda melakukan perkara yang berkaitan dengan matlamat terpenting anda. Perunding strategi perniagaan Hamish Mackenzie mengesyorkan mempunyai tidak lebih daripada tiga matlamat tahunan utama. Pecahkan setiap satu kepada tiga submatlamat suku tahunan dan tiga bulanan, dan kemudian kepada langkah-langkah yang mengambil masa tidak lebih daripada dua jam untuk diselesaikan.

"Pada awal setiap minggu, utamakan langkah ini mengikut hari - tetapi tidak lebih daripada tiga setiap hari," kata Mackenzie. - Setiap petang, sediakan semua bahan yang anda perlukan untuk mengerjakan tugas penting untuk hari berikutnya. Lakukan tugas yang paling penting ini setiap pagi sebelum melakukan apa-apa lagi.”