7 kesilapan senarai tugasan yang menghalang produktiviti anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Menurut pakar, aktiviti ini harus dielakkan untuk mendapatkan yang terbaik daripada senarai tugasan.

1. Buat senarai pada waktu pagi

Nampaknya wajar untuk menulis rancangan untuk hari itu perkara pertama pada waktu pagi. Walau bagaimanapun, ia sudah terlambat. Demikian kata Eileen Roth, pengarang Organization for Dummies. "Jika anda membuat senarai tugas pada waktu pagi, dan pada pukul 8:00 anda mempunyai janji temu di seberang bandar, maka anda tidak mungkin mempunyai masa untuk itu," katanya.

Buat senarai pada penghujung hari. Ini akan membolehkan anda meninggalkan urusan kerja anda dan berehat dengan tenang. “Anda pulang dari kerja dan tidak lagi memikirkan senarai tugasan, kerana anda telah merangkanya dan tahu apa yang perlu anda capai esok. Fikiran anda akhirnya boleh berehat, kata Eileen.

2. Terlalu banyak tugas untuk disenaraikan

Jika senarai tugasan anda boleh mengambil masa berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk disiapkan, anda sudah bersedia untuk kegagalan lebih awal. Ini akan membuatkan anda berasa terharu.

Menurut Kyra Bobinet, pengarang Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Concious, Healthy, and Meaningful Life, tiga tugasan adalah nombor yang ideal untuk senarai. "Otak kita melihat maklumat yang dikumpulkan dalam tiga bahagian, " katanya. "Jadi mulakan dengan menyenaraikan tiga perkara teratas yang perlu dilakukan."

Kebanyakan orang tidak menyedari betapa sedikit masa yang benar-benar produktif dalam satu hari.

“Kekuatan mental kita adalah sumber yang lebih terhad berbanding masa. Kami hanya mempunyai 3-6 jam setiap hari apabila kami boleh bekerja keras, kata Christina Willner, pencipta senarai tugasan Amazing Marvin, aplikasi produktiviti.

Di samping itu, ramai yang tidak menyedari berapa lama masa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Inilah sebab mengapa senarai tugasan yang terlalu panjang tidak berkesan. Vilner menasihatkan menulis anggaran masa untuk menyelesaikannya di sebelah setiap tugasan. Jejak masa ini untuk membuat pengiraan yang lebih tepat pada masa hadapan.

3. Sertakan impian atau matlamat yang sangat besar dalam senarai tugasan anda

Matlamat bercita-cita tinggi seperti menulis buku atau mendaki Gunung Everest tidak sepatutnya berada dalam senarai tugasan anda. Sebaliknya, letakkan mereka pada senarai hajat yang berasingan.

Senarai tugasan harus mengandungi rancangan yang jelas.

Jika anda perlu menyelesaikan projek yang besar, anda perlu membahagikannya kepada beberapa tugasan kecil dan boleh dicapai dan kemudian tuliskannya pada senarai. Ini dinasihatkan oleh Paula Rizzo, pengarang Pemikiran Senarai: Cara Menggunakan Senarai untuk Menjadi Lebih Produktif, Berjaya dan Kurang Cemas.

Melihat senarai luas semua matlamat anda akan membuatkan anda berasa terharu. Di samping itu, anda akan tidak berpuas hati dengan fakta bahawa anda tidak dapat menyelesaikan semua rancangan bertulis. Malah, sesetengah daripada mereka memerlukan banyak masa dan usaha.

4. Menilai setiap tugasan secara sama rata

Jurulatih produktiviti Nancy Gaines berpendapat bahawa senarai tugasan harus menjadi senarai keutamaan. "Hanya bawa masuk perkara yang menggerakkan kerjaya atau perniagaan anda ke hadapan," kata Gaines. - Jika ini bukan keutamaan, maka ia tidak sepatutnya berada dalam senarai. Ia hanya akan mengalih perhatian anda."

Dia mengesyorkan supaya mengikuti sistem "3-3-3" semasa membuat senarai: Potong tiga tugasan yang paling tidak penting daripada senarai, wakilkan tiga tugasan yang tidak berbaloi dengan masa anda dan selesaikan tiga tugasan teratas.

5. Tetapkan matlamat yang tidak jelas

Sekiranya tugas-tugas dalam senarai dirumuskan secara samar-samar, maka pada masa akan datang anda perlu memikirkan cara melaksanakannya, dan juga mengingati maksudnya. Jadi membuat senarai perlu diberi perhatian sewajarnya.

"Luangkan sedikit masa merancang dan buat senarai tugasan anda sespesifik mungkin," nasihat Maura Thomas, pengarang Rahsia Produktiviti Peribadi. Sebagai contoh, daripada menulis "laporan perbelanjaan", tulis "masukkan data ke dalam hamparan."

Elakkan perkataan yang tidak jelas seperti "rancang", "melaksanakan" atau "membangunkan". "Jika anda kekurangan masa, melihat perkataan" berkembang "pada senarai, anda mungkin mahu melangkau perkara ini," kata Mora. "Simpan perkataan itu untuk senarai projek besar anda."

6. Gunakan senarai yang sama sehingga semua tugasan selesai

“Masalahnya ialah setiap hari membawa sesuatu yang baharu. Oleh itu, apa yang anda lakukan hari ini tidak semestinya perlu dilakukan esok. Dan rancangan anda untuk esok mungkin berubah walaupun sebelum ini berakhir, kata Eileen Roth. Jadi anda perlu membuat senarai tugasan baharu setiap hari.

7. Jangan ikat senarai pada kalendar anda

Jika senarai dan kalendar tidak terikat antara satu sama lain dan ia mengandungi tugasan yang berbeza, maka anda tidak akan dapat menyelesaikan semuanya. “Dalam kes ini, anda tidak akan mempunyai masa untuk menyelesaikan tugasan daripada senarai. Melainkan anda perlu mengorbankan tidur, hujung minggu, percutian atau masa yang anda ingin luangkan bersama keluarga anda, amaran Katie Mazzocco, pengarang Produktiviti Revolusi: Cara Memaksimumkan Masa, Kesan Dan Pendapatan Apabila Menjalankan Perniagaan Kecil.

Cuba untuk sentiasa mengetepikan masa pada kalendar anda untuk menyelesaikan tugasan daripada senarai.