Kaedah Ivy Lee: Cara Membina Senarai Tugasan untuk Memuncak Produktiviti

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Pada abad yang lalu, Ivy Lee mempunyai reputasi sebagai pakar produktiviti. Kaedah penjadualan tugas yang dibangunkan olehnya telah menunjukkan dirinya dengan baik dalam amalan dan membawa pengarang sekali gus.

Menjelang 1918, Charles Michael Schwab telah menjadi salah seorang lelaki terkaya di dunia. Beliau mengetuai Bethlehem Steel, ketika itu pembinaan kapal terbesar dan syarikat keluli kedua terbesar di Amerika Syarikat. Pencipta terkenal Thomas Edison pernah memanggilnya "ahli perniagaan utama." Schwab sentiasa berusaha untuk mendahului pesaingnya.

Pada suatu hari dalam tahun itu, seorang ahli perniagaan berpaling kepada perunding Ivy Ledbetter Lee untuk meningkatkan kecekapan pasukannya dan mencari cara terbaik untuk menjalankan perniagaan. Lee sendiri adalah seorang usahawan yang berjaya dan perintis perhubungan awam.

Schwab membawa perunding ke pejabatnya dan bertanya apa yang akan membantu meningkatkan hasil kerja. Sebagai tindak balas, Lee meminta kebenaran untuk bercakap dengan setiap pengurus Schwab selama 15 minit. Dan mengenai pembayaran, tetamu itu enggan mengambil wang itu dengan segera: "Dalam tiga bulan, anda boleh menghantar saya cek untuk sebarang jumlah yang anda layak."

Pendekatan Ivy Lee terhadap Pengurusan Kes

Semasa perbualan selama 15 minit dengan pengurus, perunding berkongsi cara paling mudah untuk memaksimumkan produktiviti:

1. Pada penghujung setiap hari bekerja, tulis enam perkara paling penting yang perlu dilakukan untuk hari berikutnya. Jangan melebihi jumlah ini.
2. Susun nota anda mengikut kepentingan.
3. Pada permulaan setiap hari bekerja, tumpukan perhatian pada item pertama dalam senarai. Selesaikan apa yang anda mulakan, kemudian teruskan ke item seterusnya.
4. Lakukan perkara yang sama untuk senarai tugasan yang tinggal. Pada penghujung hari, alihkan tugasan anda yang belum selesai ke senarai enam tugasan baharu untuk hari berikutnya.
5. Ulangi proses ini setiap hari.

Strategi itu kelihatan sangat mudah, tetapi Schwab dan pasukannya memutuskan untuk mencubanya. Tiga bulan kemudian, ahli perniagaan itu sangat kagum dengan keputusan itu sehingga dia menelefon Ivy Lee kembali ke pejabat dan menulis kepadanya cek bernilai $ 25,000. Setara moden dengan jumlah ini ialah $ 400,000.

Mengapa kaedah mudah sedemikian berkesan

Ia memudahkan pengurusan kes sebaik mungkin

Pengkritik memanggil strategi sedemikian terlalu dangkal dan tidak mengambil kira semua kehalusan kehidupan. Bagaimana jika sesuatu yang tidak dirancang berlaku? Bukankah lebih baik untuk memanfaatkan alat berteknologi tinggi? Tetapi kerumitan keputusan itulah yang sering merumitkan aliran kerja. Sudah tentu, kejutan tidak dapat dielakkan. Abaikan sahaja jika boleh, dan jika tidak, atasinya dan kembali ke senarai keutamaan anda seawal mungkin. Gunakan peraturan mudah untuk menyelesaikan masalah yang kompleks.

Dia membuat anda membuat keputusan yang betul

Hampir tidak ada sihir dalam nombor 6. Anda mungkin juga menumpukan pada lima tugas setiap hari. Setiap orang mesti menentukan had keupayaan mereka dan mengambil kiranya. Apabila seseorang ditimpa banyak idea, perkara terbaik yang boleh dia lakukan ialah memilih perkara utama dan mengetepikan segala-galanya. Kekangan diri boleh memberi manfaat. Jika anda tidak fokus pada satu perkara, anda akan terganggu dengan segala-galanya sekaligus.

Dia membantu untuk bermula

Halangan terbesar kepada matlamat anda adalah permulaan. Mungkin sukar untuk anda menarik diri dari sofa. Tetapi jika anda mula berlari, ia akan menjadi lebih mudah untuk menyelesaikan senaman. Kaedah Lee memaksa anda untuk mengenal pasti dengan tugasan pada malam sebelum tugas itu selesai, yang membantu untuk menyediakan diri anda untuk permulaan hari bekerja lebih awal. Hasil kerja bergantung kepada keupayaan untuk memulakan.

Dia mengajar anda untuk konsisten

Masyarakat moden suka melakukan pelbagai tugas. Bertentangan dengan mitos popular, menjadi lebih sibuk tidak bermakna menjadi lebih baik. Sebaliknya, keutamaan yang lebih sedikit meningkatkan produktiviti. Jika anda mengikuti pakar dalam mana-mana bidang: atlet, artis, saintis, pendidik atau pengurus, anda akan melihat ciri umum mereka - fokus pada yang penting. Ini mudah untuk dijelaskan. Anda tidak boleh berjaya dalam satu perkara jika anda sentiasa terganggu oleh 10 perkara lain. Penguasaan memerlukan konsistensi dan penumpuan terhadap perkara yang penting.

Jadi, untuk menjadi produktif, anda hanya perlu melakukan perkara yang benar-benar penting dan mengikut susunan yang betul.