Cara mengatur hari anda: teknik jenius produktiviti

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Masa adalah sumber yang terhad dan tidak boleh ditukar ganti. Belajar menggunakannya dengan bijak.

Kaedah Benjamin Franklin

Benjamin Franklin adalah anak kepada pembuat sabun, tetapi terima kasih kepada organisasi dan disiplin diri, dia berjaya dalam banyak bidang: dalam politik, diplomasi, sains, kewartawanan. Beliau adalah salah seorang bapa pengasas Amerika Syarikat - beliau mengambil bahagian dalam penciptaan Deklarasi Kemerdekaan dan Perlembagaan negara.

Potret Franklin dipaparkan pada wang kertas $100, walaupun dia tidak pernah menjadi presiden Amerika Syarikat. Dia dikreditkan dengan pengarang frasa tangkapan seperti "Masa adalah wang" dan "Jangan menangguhkan sehingga esok apa yang boleh anda lakukan hari ini."

Masa sangat penting bagi Franklin.

Adakah anda suka kehidupan? Maka jangan buang masa, kerana masa adalah kain yang membentuk kehidupan. Benjamin Franklin

Pada usia 20 tahun, Franklin membangunkan sistem pengurusan masa untuk dirinya sendiri, yang digunakan sepanjang hidupnya. Orang sezaman memanggilnya "piramid Franklin" (kadangkala juga dipanggil "piramid produktiviti" - piramid produktiviti).

Piramid adalah berdasarkan nilai kehidupan. Ini adalah garis panduan moral dalam menyelesaikan sebarang masalah. Franklin memanggil mereka kebajikan.

Bagi dirinya sendiri, dia mengenal pasti 13 kebaikan: pantang, diam, cintakan ketertiban, tegas, berjimat cermat, kerja keras, ikhlas, keadilan, kesederhanaan, kebersihan, ketenangan, kesucian dan lemah lembut.

Untuk bekerja pada dirinya setiap hari, Franklin memulakan buku nota khas di mana dia mengambil halaman untuk setiap prinsip kehidupan. Dia membariskan setiap halaman menjadi tujuh lajur (hari dalam seminggu). Kemudian dia melukis 13 garisan melintang mengikut bilangan kebaikan.

Oleh itu, setiap hari dia memberi tumpuan kepada salah satu kebaikan, dan pada waktu petang di dataran dia mencatat kesilapan yang dibuat dalam perjalanan ke "kesempurnaan moral."

Anak tangga seterusnya bagi piramid Franklin adalah matlamat global. Ia berdasarkan prinsip hidup dan menjawab soalan: "Apa yang saya mahu capai pada usia N?" Matlamat global untuk doktor, sebagai contoh, mungkin keinginan untuk menjadi ketua jabatan sehingga umur 35 tahun, dan untuk pengurus - untuk melancarkan permulaannya sendiri.

Benjamin Franklin benar-benar nenek moyang perancangan tugasan. Dia sentiasa mematuhi rutin dan menulis secara literal setiap langkah yang dia ambil. Oleh itu, lebih jauh dalam piramidnya ialah:

• pelan induk - arahan langkah demi langkah untuk mencapai matlamat global;
• rancangan jangka panjang - matlamat untuk 3-5 tahun akan datang;
• rancangan jangka pendek - tugas untuk tahun dan bulan berikutnya;
• perancangan untuk minggu dan hari.

Semua langkah piramid terletak secara berurutan - setiap langkah seterusnya adalah berdasarkan yang sebelumnya.

Pengeluaran

Untuk mengatur hari anda mengikut kaedah Franklin, anda perlu menentukan prinsip kehidupan asas, menetapkan matlamat global dan membuat rancangan untuk mencapainya.

Untuk perancangan jangka panjang dan jangka pendek, anda boleh menggunakan salah satu alat elektronik atau mencipta buku nota kertas dan melaksanakan sistem "Nota Pantas".

Kaedah Stephen Covey

Stephen Covey dianggap sebagai salah seorang pengikut sistem Franklin. Beliau adalah pakar dan jurulatih terkenal di peringkat antarabangsa dalam bidang pengurusan. Covey ialah penceramah profesional dan pengarang banyak buku. Salah satunya termasuk dalam senarai kesusasteraan perniagaan majalah Time yang paling berpengaruh.

Ini adalah buku, Tujuh Tabiat Orang yang Sangat Berkesan, mendahului zamannya. Covey menulisnya pada tahun 1989, tetapi ia tidak menjadi buku terlaris sehingga ia diterbitkan semula pada tahun 2004.

Konsep Covey adalah berdasarkan urutan tujuh kemahiran.

1. Tajamkan gergaji, iaitu sentiasa memperbaiki diri.
2. Mencapai sinergi, iaitu, berusaha untuk interaksi yang saling menguntungkan.
3. Jadilah proaktif.
4. Cuba dengar dahulu, dan barulah - untuk didengari.
5. Mulakan dengan membayangkan matlamat akhir.
6. Fikirkan Menang-Menang.
7. Buat dahulu apa yang perlu dibuat dahulu.

Matriks peruntukan tugas dan keutamaan akan membantu untuk melaksanakan kemahiran yang terakhir. Covey meminjamnya daripada Presiden ke-34 Amerika Syarikat, Dwight David Eisenhower.

Semua tugas dibahagikan kepada empat kumpulan:

1. Mendesak dan penting (untuk dilakukan secepat mungkin);
2. Penting tidak mendesak (tugas strategik dengan tarikh akhir yang jauh);
3. Tidak penting yang mendesak (anda perlu melakukannya dengan cepat, tetapi anda boleh menangguhkan atau tidak melakukannya sendiri);
4. Tidak mendesak dan tidak penting (sebagai peraturan, kes sedemikian boleh dipadamkan atau diamanahkan kepada pihak ketiga).

Menurut Covey, orang yang berjaya jarang mendapati diri mereka dalam masalah masa, kerana mereka cepat menangani tugas dari kategori 1 dan 3 dan mengorbankan perkara dari petak 4 tanpa belas kasihan. Pada masa yang sama, mereka menumpukan 60-80% masa dan tenaga mereka untuk menyelesaikan masalah dari segi empat sama 2, kerana ia adalah lokomotif kemajuan.

Pengeluaran

Untuk menjadi lebih berkesan, pada penghujung atau awal hari, tulis dan utamakan tugas anda menggunakan Matriks Eisenhower (atau Matriks Covey, yang mana anda suka). Untuk melakukan ini, anda boleh menggunakan aplikasi Eisenhower (iOS) atau MyEffectivenessHabits (Android). Cuba kekalkan perkadaran: 40% - perkara penting yang mendesak, 60% - penting tidak mendesak.

Kaedah Tim Ferriss

Timothy Ferriss ialah guru produktiviti yang popular. Rakaman penampilan awamnya mengumpul berjuta-juta tontonan, dan buku-buku itu dijual dalam edaran besar yang sama.

Tidak hairanlah - siapa yang tidak mahu "bekerja 4 jam seminggu, tidak melepak di pejabat" dari panggilan ke panggilan ", dan pada masa yang sama tinggal di mana-mana dan menjadi kaya"? Buku Ferriss dengan nama yang sama telah menjadi nombor satu dalam senarai terlaris The New York Times dan The Wall Street Journal.

Kaedah beliau berdasarkan dua rukun:

1. Undang-undang Pareto: 20% daripada usaha memberikan 80% daripada hasil, dan baki 80% daripada usaha - hanya 20% daripada hasil. Ini bermakna memberi tumpuan kepada aktiviti yang benar-benar penting.
2. Undang-undang Parkinson: Kerja mengisi sepanjang masa yang diperuntukkan kepadanya. Ini bermakna bahawa tugas mesti diperuntukkan tepat sebanyak yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Anda tidak perlu memanjangkan hari bekerja anda untuk melakukan lebih banyak perkara. Sebaliknya, pendekkan, fokus hanya pada apa yang benar-benar penting. Buang semua yang lain, penyumberan luar atau wakilkan.

Pendekatan Ferriss mengikut teknik perancangan 1-3-5. Intipatinya mudah: satu perkara penting ditambahkan pada senarai tugasan, tiga perkara sederhana dan lima perkara kecil. Sembilan kesemuanya. Mereka adalah priori yang diedarkan secara mendesak, yang membantu menghilangkan perasaan kecemasan.

Ferriss adalah penentang multitasking dan maklumat yang berlebihan. Apabila beberapa perkara dilakukan pada masa yang sama, perhatian tidak fokus. Akibatnya, produktiviti tidak meningkat, tetapi berkurangan. Begitu juga halnya dengan penyerapan maklumat yang berterusan. Sentiasa menyemak mel, utusan segera dan rangkaian sosial hanya menimbulkan perasaan palsu, tetapi tidak membawanya lebih dekat kepada matlamat.

Tetapi tekanan, sebaliknya, Ferriss menganggap pembantu kami.

Ketakutan adalah penunjuk. Ketakutan adalah kawan kita. Kadang-kadang dia menunjukkan apa yang tidak boleh dilakukan, tetapi lebih kerap dia menunjukkan apa sebenarnya yang patut dilakukan. Tim Ferriss

Perlu diingatkan bahawa Tim Ferriss tidak bersendirian dalam memperjuangkan produktiviti dengan bekerja kurang. Stever Robbins, pengarang The 9 Steps to Working Less and Getting More, mencadangkan kaedah "hari aktif", di mana anda menetapkan diri anda sebagai "anjing pemerhati" pada hari tertentu untuk menjejaki kemajuan anda.

Pengeluaran

Kaedah ini adalah untuk anda jika anda tidak dapat mengikut jadual yang ketat dan senarai tugasan tidak sesuai untuk anda. Atur hari anda supaya 20% masa diduduki oleh perkara yang paling sukar dan penting. Biarkan yang lain mengambil haluan. Dalam erti kata lain, jika anda perlu mengadakan mesyuarat perniagaan, maka anda perlu memilih hari, masa, tempoh dan mengikut jadual dengan ketat. Selebihnya hari itu boleh ditumpukan kepada sebarang kerja yang sedang dijalankan.

Kaedah Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky adalah pakar dalam bidang pengurusan masa, pengasas dan ketua syarikat dengan nama yang sama. Keanehannya bukan pada penciptaan perkembangan asal, tetapi pada hakikatnya ia menetapkan kaedah pengurusan masa dengan cara yang mudah dan mudah diakses, menyesuaikannya dengan realiti domestik.

Arkhangelsky ialah pengarang beberapa buku perniagaan popular: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive dan lain-lain.

Yang terakhir adalah yang paling popular. Time Drive meneroka kepentingan perancangan, penetapan matlamat dan motivasi, serta pengurusan masa yang berkuasa dan teknik anti-penangguhan.

• "Katak". Setiap orang mempunyai tugas yang membosankan yang sentiasa ditangguhkan untuk kemudian. Perbuatan yang tidak menyenangkan ini berkumpul dan menghancurkan secara psikologi. Tetapi jika anda memulakan setiap pagi dengan "memakan katak," iaitu, pertama sekali, melakukan beberapa tugas yang tidak menarik, dan kemudian beralih ke yang lain, maka secara beransur-ansur perkara akan diatur.
• "Sauh". Ini adalah lampiran material (muzik, warna, pergerakan) yang dikaitkan dengan keadaan emosi tertentu. "Sauh" diperlukan untuk menyesuaikan diri dengan penyelesaian masalah tertentu. Sebagai contoh, anda boleh membiasakan diri anda untuk bekerja dengan mel kepada muzik klasik, dan apabila anda terlalu malas untuk memunggah peti masuk, anda hanya perlu menghidupkan Mozart atau Beethoven untuk menangkap gelombang psikologi yang diingini.
• Steak gajah. Semakin besar tugasan (untuk menulis disertasi, mempelajari bahasa asing, dan sebagainya) dan semakin ketat tarikh akhir, semakin sukar untuk bermula. Ia adalah skala yang menakutkan anda: tidak jelas di mana untuk bermula, sama ada anda mempunyai kekuatan yang mencukupi. Tugas sedemikian dipanggil "gajah". Satu-satunya cara untuk "makan gajah" adalah dengan memasak "stik" daripadanya, iaitu, memecahkan perniagaan besar kepada beberapa perniagaan kecil.

Perlu diperhatikan bahawa Gleb Arkhangelsky memberi perhatian yang besar bukan sahaja kepada rasionalisasi proses kerja, tetapi juga untuk berehat (nama penuh buku terlarisnya ialah "Pemandu Masa: Bagaimana Menguruskan Hidup dan Bekerja"). Dia yakin bahawa tanpa rehat yang baik, termasuk tidur yang sihat dan aktiviti fizikal, adalah mustahil untuk menjadi produktif.

Pengeluaran

Rancang setiap hari anda. Todoist, Wunderlist, TickTick dan program dan perkhidmatan lain yang serupa akan membantu anda dengan ini. Bahagikan tugasan berskala besar yang kompleks kepada tugasan kecil yang mudah. Pada waktu pagi, lakukan kerja yang paling tidak menyenangkan, supaya dalam masa yang tinggal anda boleh melakukan hanya apa yang anda suka. Kembangkan pencetus untuk membantu anda menangani kemalasan, dan ingat untuk memasukkan rehat dalam jadual anda.

Kaedah Francesco Cirillo

Anda mungkin tidak biasa dengan nama Francesco Cirillo, tetapi anda mungkin pernah mendengar tentang Pomodoro. Cirillo adalah pengarang teknik pengurusan masa yang terkenal ini. Pada satu masa, Francesco mempunyai masalah dengan pelajarannya: lelaki muda itu tidak dapat menumpukan perhatian dalam apa cara sekalipun, dia terganggu sepanjang masa. Pemasa dapur ringkas dalam bentuk tomato datang untuk menyelamatkan.

Intipati kaedah Pomodoro ialah tempoh masa yang diperuntukkan untuk bekerja adalah "pomodoro". Satu tomato = 30 minit (25 minit untuk kerja dan 5 minit untuk berehat). Kami memulakan pemasa dan bekerja dengan kecekapan maksimum dan gangguan minimum selama 25 minit. Isyarat berbunyi - sudah tiba masanya untuk berehat selama lima minit. Kemudian kita mulakan pemasa semula.

Oleh itu, produktiviti diukur dengan bilangan "tomato" yang dilakukan setiap hari. Lebih besar lebih bagus.

Untuk tidak menghabiskan 25 minit memikirkan sesuatu untuk diri sendiri, anda perlu membuat senarai tugasan terlebih dahulu. Di dalamnya, anda juga boleh menandakan bilangan keseluruhan "tomato" (salib diletakkan di hadapan tugas) dan gangguan (tanda apostrof diletakkan). Ini membolehkan anda menentukan berapa lama masa yang diambil untuk menyelesaikan tugas dan betapa sukarnya tugas itu.

Kaedah Pomodoro adalah berpatutan dan fleksibel. Jika anda mahu - simpan senarai tugasan di atas kertas dan ukur segmen 25 minit dengan pemasa dapur, atau jika anda mahu - gunakan perkhidmatan dan aplikasi khas.

Windows	OS X dan iOS	Android

Menurut Cirillo, tempoh optimum "tomato" adalah 20-35 minit. Tetapi, setelah menguasai teknik ini, anda boleh mencuba dan menukar selang untuk diri sendiri.

Anda boleh berkenalan dengan kaedah Francesco Cirillo secara terperinci.

Pengeluaran

Pada permulaan hari, buat senarai tugasan dan ikuti dengan pomodoros. Jika dalam masa 25 minit anda terganggu, letakkan simbol 'sebelah tugas. Jika masa telah tamat, tetapi tugas itu belum selesai, letakkan + dan dedikasikan "tomato" seterusnya kepadanya. Semasa rehat lima minit, beralih sepenuhnya dari kerja ke rehat: berjalan, mendengar muzik, minum kopi.

Jadi, berikut ialah lima sistem pengurusan masa asas yang boleh anda gunakan untuk mengatur hari anda. Anda boleh mengkajinya dengan lebih terperinci dan menjadi seorang apologis untuk salah satu teknik, atau anda boleh membangunkan sendiri dengan menggabungkan pelbagai teknik dan teknik.

GTD - alternatif kepada pengurusan masa

David Allen, pencipta metodologi GTD, adalah salah seorang ahli teori keberkesanan peribadi yang paling terkenal. Bukunya, Getting Things Done: The Art of Stres-Free Productivity, telah dipilih sebagai Buku Perniagaan Terbaik Dekad ini oleh majalah Time.

Istilah Mendapatkan Perkara adalah kata kunci, dan ramai orang tersilap menyamakannya dengan pengurusan masa. Tetapi Allen sendiri memanggil GTD "satu teknik untuk meningkatkan keberkesanan peribadi."

Beginilah cara Vyacheslav Sukhomlinov, pakar dalam perkara ini, menjelaskan perbezaan antara pengurusan masa dan GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Pengarah Eksekutif pegangan restoran. Pakar Aplikasi Praktikal GTD bukan pengurusan masa. Pengurusan masa adalah mustahil. Setiap orang mempunyai bilangan jam yang sama dalam sehari. Bukan jumlah masa yang penting, tetapi apa yang anda isi dengannya. Anda perlu dapat memproses aliran besar maklumat masuk, menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai matlamat, dan, sudah tentu, bertindak. GTD betul-betul tentang itu. Ini adalah cara berfikir dan hidup tertentu. Dan GTD juga mengenai keadaan aliran dan pengurangan tekanan psikologi.

Adakah anda bersedia untuk berdebat? Selamat datang ke komen. Pada pendapat anda, apakah lebih lanjut tentang GTD - pengurusan masa atau kecekapan peribadi? Juga, beritahu kami teknik yang membantu anda mengatur hari anda.