20 teknik pengurusan masa yang berkesan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Atur hidup anda supaya anda tidak membuang masa.

1. Peraturan 1-3-5

Waktu kerja anda pada siang hari adalah terhad, dan peraturan 1-3-5 membolehkan anda menghabiskannya dengan paling bijak. Intipatinya adalah seperti berikut: dalam sehari anda boleh melakukan hanya satu tugas besar, tiga sederhana dan lima kecil. Terdapat sembilan kes kesemuanya, tidak lebih dan tidak kurang. Peraturan ini akan membantu membersihkan runtuhan secara beransur-ansur, tepat pada masanya dan tidak terlalu banyak bekerja.

2. Peraturan tiga

Bagi mereka yang tidak selaras dengan nombor atau tidak dapat melakukan sembilan perkara sehari, Chris Bailey, pengarang Tahun Produktif Saya, mengemukakan peraturan tiga. Ia mengatakan bahawa melakukan tiga perkara paling penting setiap hari sudah cukup untuk menjadi produktif.

Daripada menyebarkan tenaga dan perhatian anda pada beberapa dozen item pada senarai semak, cuma pilih tiga tugas paling penting untuk hari itu dan fokus padanya. Pilih tiga lagi pada hari berikutnya, dan seterusnya. Ini akan membuatkan anda fokus. Peraturan yang sama boleh digunakan untuk menetapkan matlamat untuk minggu, bulan atau tahun.

3. Kaedah 10 minit

Adakah anda mempunyai tugas yang anda tidak mahu mulakan? Beritahu diri anda, "Saya hanya akan melakukan ini selama 10 minit dan kemudian saya akan berehat." Kemungkinan besar, pada masa ini anda akan ditarik ke dalam kerja dan tidak akan dapat berhenti lagi.

4. Pomodoro

Sistem ini dicipta oleh Francesco Cirillo untuk memudahkan dirinya membuat persediaan menghadapi peperiksaan. Ia membantu memfokuskan orang yang mudah terganggu. Ia juga merupakan cara yang baik untuk mengawal jumlah masa yang anda luangkan untuk kerja tertentu.

Beginilah cara Pomodoro berfungsi: anda mengambil pemasa dan menetapkannya kepada 25 minit. Selepas itu, fokus pada kerja anda. Apabila 25 minit tamat, anda berehat selama 5 minit dan kemudian melakukannya sekali lagi. Selepas empat kitaran, anda akan berehat selama setengah jam.

5. Kaedah 90/30

Kaedah 90/30 digunakan oleh penulis dan blogger Tony Schwartz, pengasas bersama Buffer Leo Widrich, pengkritik sastera Benjamin Che Kai Wai, dan usahawan Thomas Oppong.

Intipatinya adalah seperti berikut: anda bekerja keras selama 90 minit, kemudian berehat selama setengah jam, dan kemudian ulangi kitaran. Dalam kes ini, 90 minit pertama anda menumpukan kepada tugas paling penting yang perlu anda lakukan pada hari itu, dan segmen seterusnya anda menumpukan kepada perkara yang kurang penting.

Menurut penyelidikan oleh The Enchanted World of Sleep oleh pakar Yale Peretz Lafee, 90 minit adalah masa yang optimum untuk seseorang memberi tumpuan secara berkesan pada satu tugas. Dan setengah jam sudah cukup untuk berehat sepenuhnya, yang disahkan oleh penyelidikan Sleep and Wakefulness oleh ahli neurofisiologi Nathan Kleitman.

6. Kaedah 52/17

Ini adalah versi peribadi kaedah sebelumnya. Ia tidak berbeza kecuali dalam nombor: anda bekerja 52 minit, dan kemudian berehat selama 17 minit. Menurut percubaan The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, yang dikendalikan oleh perkhidmatan pekerjaan The Muse menggunakan aplikasi DeskTime, tempoh masa ini membantu anda kekal produktif dan mengelakkan kerja berlebihan. Oleh itu, gunakan kaedah 52/17 jika anda merasakan anda tidak mempunyai kekuatan untuk bekerja selama 90 minit berturut-turut.

7. Makan katak

Kaedah ini dicipta oleh Eat That Frog: Brian Tracy Menjelaskan Kebenaran Tentang Frogs penceramah motivasi dan pengarang bantu diri Brian Tracy. Dia memanggil "katak" tugas yang tidak menyenangkan dan sukar yang mesti anda selesaikan, walaupun keengganan anda. Lakukan satu perkara dari awal hari - makan katak. Dan kemudian ia akan menjadi lebih mudah untuk anda: anda akan membuang batu ini dari jiwa anda dan memastikan diri anda mood yang baik untuk sepanjang hari.

8. Sekatan masa

Satu perkara yang tidak menyenangkan tentang senarai tugasan ialah ia tidak memberi anda gambaran tentang berapa lama tugasan diambil. "Beli roti" dan "Laporan selesai" menduduki satu baris dalam senarai, tetapi tugas-tugas ini tidak dapat ditandingi dalam kerumitan dan kepentingan.

Kalendar jauh lebih baik daripada senarai tugasan: ia membolehkan anda mengawal masa secara visual. Anda melihat blok besar dan menyedari bahawa tugas itu tidak mudah. Oleh itu, cuba teknik "blok masa": letakkannya pada kalendar dan peruntukkan masa untuk setiap satu mengikut kerumitan tugas. Dan semasa melakukan tugas ini atau itu, jangan terganggu oleh orang lain.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) ialah sistem produktiviti yang dicipta oleh jurulatih perniagaan David Allen. Prinsip utamanya adalah seperti berikut:

1. Tulis semua perbuatan dan idea anda di satu tempat, yang dipanggil Peti Masuk.
2. Isih kandungan Peti Masuk anda secara berkala dengan memberi keutamaan dan menetapkan masa tugas. Letakkan nota dalam folder mengikut kandungannya - "Kerja", "Rumah", "Membeli-belah" dan sebagainya.
3. Jalankan semakan - buang nota yang tidak perlu, potong kes yang telah siap, alihkan bahan yang telah hilang kaitannya dengan arkib.
4. Apabila semuanya telah dirancang, teruskan dengan pelaksanaan. Tugasan yang boleh diselesaikan dalam beberapa minit, selesaikan segera. Yang lain boleh diwakilkan atau diletakkan pada kalendar.

Anda boleh mengetahui semua selok-belok GTD dalam panduan kami.

10. ZTD

Leo Babauta, pengarang blog produktiviti Zenhabits, percaya sistem GTD David Allen adalah sangat kompleks dan memerlukan terlalu banyak usaha. Dia menawarkan sistem Zen hingga Selesai. Untuk mengikutinya, anda perlu membangunkan 10 tabiat mudah.

1. Kumpul semua maklumat dalam Peti Masuk.
2. Proses semua rekod tanpa meninggalkannya pada penunu belakang.
3. Rancang matlamat utama anda untuk setiap hari dan matlamat terbesar anda untuk minggu ini.
4. Fokus pada satu perkara sahaja pada satu masa, tanpa menyelerakan perhatian anda.
5. Buat senarai tugasan ringkas dan ringkas.
6. Susun nota anda ke dalam kategori berdasarkan kandungannya, sama seperti dalam GTD asal.
7. Semak nota anda dengan kerap dan buang perkara yang tidak perlu.
8. Permudahkan. Kurangkan senarai tugas dan matlamat anda, tulis pendek dan jelas.
9. Untuk mengikuti kerja, kekalkan rutin harian tertentu pada setiap masa.
10. Lakukan apa yang anda mahu lakukan.

11. Kanban

Kaedah produktiviti Jepun yang membantu anda menjejaki apa yang anda lakukan, perkara yang telah anda lakukan dan perkara yang perlu dilakukan pada masa hadapan. Kanban menggambarkan aliran kerja secara visual.

Anda mengambil papan pelekat (atau mendaftar untuk pengurus tugasan seperti Trello) dan lukis tiga lajur di atasnya: To do, Doing, Done. Kemudian tulis urusan anda pada nota melekit dan letakkannya di lajur yang sesuai bergantung pada apa yang anda lakukan dan apa yang telah anda lakukan.

12. Peraturan dua minit

Peraturan ini merupakan bahagian penting GTD, tetapi ia boleh digunakan walaupun anda bukan peminat teknik Allen. Jika tugasan mengambil masa kurang daripada dua minit, lakukan dengan segera. Jadi anda offload otak anda, kerana anda tidak perlu ingat tentang kes ini lagi.

13. Peti Masuk Sifar

Zero Inbox telah dicipta oleh penulis dan pakar prestasi Merlin Mann, dan ia berfungsi dengan baik dengan GTD. Mann menggunakannya pada e-mel, tetapi anda boleh mengendalikan kes, dokumen, nota dan maklumat lain dengan cara yang sama. Seperti namanya, matlamat teknik ini adalah untuk memastikan Peti Masuk anda kosong.

Dalam sistem GTD asal, Peti Masuk terus mengumpul sekumpulan entri. Anda perlu mengambil masa untuk menyelesaikannya dan mudah untuk mengabaikan sesuatu yang penting dalam Peti Masuk yang penuh. Mann mengesyorkan agar kandungan dibuka sebaik sahaja kandungan itu sampai. Anda membuka Peti Masuk dan memutuskan perkara yang perlu dilakukan dengan setiap item: padam, wakilkan, balas, tangguh atau lengkapkan. Jangan tutupnya sehingga anda telah melakukan salah satu tindakan yang ditentukan dengan semua elemen.

Selain itu, penapis automatik dalam mel, folder pintar dan program untuk menyusun dokumen akan membantu anda menjimatkan masa.

14. Segar atau Goreng

Segar atau Goreng diterjemahkan kepada "Segar atau Goreng." Falsafah ini dicipta oleh Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System oleh blogger Stephanie Lee. Menurutnya, apabila anda bangun pada waktu pagi, otak anda "segar", tetapi semakin hari, ia "goreng". Ini bermakna anda mesti menentukan masa puncak produktiviti anda dan mempunyai masa untuk melakukan semua perkara yang paling penting dalam sehari dalam tempoh ini. Ini adalah cara ia berfungsi.

1. Pada penghujung hari, apabila anda sudah letih, luangkan masa 15 minit untuk membuat senarai tugasan untuk esok.
2. Alihkan tugas yang paling penting ke permulaan hari, ke bahagian Baru. Perkara yang anda tidak suka dihantar ke sana - "katak". Mereka perlu dilakukan semasa anda masih mempunyai kekuatan.
3. Perkara yang kurang mendesak, kurang sukar dan lebih menyenangkan pergi ke bahagian Goreng - iaitu, pada sebelah petang, bergantung pada jadual anda. Mereka akan kurang memuatkan otak anda.
4. Ikuti senarai anda pada keesokan harinya. Kemudian mengarang yang baru pada waktu petang.

Stephanie mengesyorkan FoF kepada orang yang mengetahui setiap malam bahawa mereka benar-benar keletihan, tetapi tidak mempunyai masa, walaupun mereka bekerja sepanjang hari.

15. Kaedah Iceberg

Ramita Sethi, pengarang I Will Teach You to Be Rich, menggunakan kaedah ini untuk menyimpan maklumat untuk kemudian. Ia berfungsi seperti ini: anda menyimpan semua e-mel, nota, artikel, senarai di satu tempat - contohnya, dalam perkhidmatan mengambil nota seperti Evernote atau Notion, atau sebagai dokumen. Kemudian edarkan bahan ini menggunakan tag, folder dan kategori - mengikut kesukaan anda.

Semak maklumat ini setiap 4-6 minggu dan pertimbangkan sama ada ia boleh digunakan dalam amalan. Jika ada yang tidak berguna, buang atau arkibkannya. Ini membolehkan anda mencipta pangkalan pengetahuan anda sendiri.

16. Autofokus

Autofokus telah dicipta oleh Sistem Pengurusan Masa Autofokus oleh pakar prestasi Mark Forster. Sistem perancangan ini sesuai untuk mereka yang kreatif yang sukar mengikuti GTD.

Tulis semua aktiviti anda dalam buku nota tanpa sebarang perintah. Kemudian pergi ke senarai, pilih yang perlu dilakukan secepat mungkin, dan selesaikannya. Apabila tugasan mendesak diselesaikan, teruskan dengan tugas yang paling anda sukai sekarang. Jika anda belum menyelesaikan sesuatu - alihkannya ke penghujung senarai, anda akan kembali ke perkara ini kemudian. Dan ulangi langkah ini hari demi hari.

17. Matriks Eisenhower

Skim ini dicipta oleh Presiden Amerika Dwight D. Eisenhower. Matriks ini mempunyai empat bahagian untuk tugasan: Tidak Mendesak dan Tidak Penting, Mendesak Tetapi Tidak Penting, Penting dan Tidak Mendesak, dan Mendesak dan Penting. Bahagikan tugasan anda kepada bahagian dan anda boleh mengetahui perkara yang paling banyak anda luangkan dan tugasan yang perlu diberi perhatian lebih.

18. Kaedah 4D

4D telah dicipta oleh Edward Ray, seorang penulis motivasi dan perunding. Kaedah ini bertujuan untuk membantu orang yang takut melihat senarai tugasan mereka dan tidak tahu bagaimana untuk mendekati semua item terkumpul.

Ray berpendapat bahawa anda hanya perlu menghafal empat perkataan untuk huruf D, dan kemudian anda tidak akan kehilangan semangat di hadapan pergunungan kerja. Di sini mereka:

• Lakukan - Jika anda telah diberikan tugasan, sebaiknya lakukannya sekarang dan potong daripada senarai.
• Perwakilan - apabila anda tidak boleh atau tidak mempunyai masa untuk melaksanakan sesuatu, tetapi anda mempunyai pembantu yang agak bebas, pindahkan tugas itu kepadanya.
• Padam - Beberapa perkara tidak begitu penting. Buangnya dengan mengalih keluarnya secara kekal daripada senarai tugasan. Jika mereka cuba untuk mengenakan tanggungjawab yang tidak perlu kepada anda, belajar untuk mengatakan "tidak" dengan sopan.
• Kelewatan - Apabila tugas terlalu besar atau tidak memerlukan pelaksanaan segera, ia boleh ditangguhkan. Tetapi anda mesti menetapkan tarikh akhir yang jelas untuknya, jika tidak, dia akan kekal mati.

Pilih tugas, lakukan satu tindakan 4D dengannya, dan kemudian teruskan ke seterusnya.

19. Masa

Biasanya, orang yang cuba menjadi produktif menjejaki masa yang mereka habiskan untuk perkara penting, dan lupa sepenuhnya untuk mempertimbangkan tempoh di mana mereka melakukan perkara karut. Masalah ini diselesaikan dengan teknik "Masa", yang dicipta oleh pakar dalam bidang pengurusan masa Gleb Arkhangelsky. Ia membolehkan anda memahami di mana masa anda dihabiskan, mengajar anda untuk menjadi lebih prihatin terhadap apa yang anda lakukan dan kurang gangguan.

Ambil buku nota dan tulis semua tindakan anda dan berapa banyak yang anda lakukan, dengan ketepatan 5-10 minit. Rakam detik bekerja, rundingan, mesyuarat dan juga masa yang dihabiskan di YouTube dan dalam permainan. Ambil masa beberapa minggu untuk ini. Kemudian selak buku nota, kenali "chronophages" anda dengan melihat dan buat kesimpulan. Mungkin anda perlu menonton video yang kurang lucu, atau menghabiskan lebih sedikit masa untuk minum kopi, atau musuh anda ialah panggilan telefon.

20. Kaedah Tim Ferriss

Timothy Ferriss ialah seorang guru produktiviti yang menghasilkan kaedah dua peraturannya sendiri untuk mengatur kerja. Yang pertama ialah Peraturan 80/20, atau Prinsip Pareto, yang menyatakan bahawa 80% daripada kerja kita boleh dilakukan dalam 20% masa. Baki 20% akan mengambil 80% masa. Yang kedua ialah undang-undang Parkinson: kerja mengisi sepanjang masa yang diperuntukkan kepadanya.

Implikasi perkara ini, kata Ferriss, ialah anda tidak perlu bekerja lebih keras untuk melakukan segala-galanya - anda perlu fokus dengan lebih baik. Biarkan anda bekerja dengan penuh dedikasi hanya 20% daripada masa bekerja, tetapi anda boleh membuat semula semua perkara yang benar-benar penting. Dan baki 80% boleh ditumpukan kepada rutin mudah supaya anda boleh memberi tumpuan kepada tugas keutamaan dan mengelakkan kerja berlebihan.