Apakah ralat penjadualan dan cara menganggar tarikh akhir dengan betul

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Enam cara anda boleh melakukannya di tempat kerja dan dalam kehidupan seharian anda.

Apakah kesilapan perancangan

Sepanjang tiga tahun yang lalu, saya telah mengecat lima bilik di rumah saya. Saya bermula dengan bilik tidur dan merancang untuk mengendalikannya dalam masa seminggu. Bagaimanapun, sentuhan terakhir dibuat hanya sebulan kemudian.

Adakah anda fikir, setelah memulakan bilik kedua, saya telah meramalkan sebulan untuk mengecatnya? Tetapi tidak. Saya pasti: kerana saya telah mengisi tangan saya, maka saya pasti akan selesai pada hujung minggu, maksimum - pada seterusnya. Tetapi saya mengambil masa sebulan lagi. Seperti bilik yang lain. Selain dapur, ia mengambil masa yang lebih lama.

Setiap kali, bersiap untuk mengecat bilik lain, saya menjangkakan dalam seminggu atau dua minggu semuanya akan siap. Pengalaman memberitahu saya bahawa saya tidak akan melakukannya dalam masa kurang daripada sebulan. Bagaimanapun, sukar untuk melepaskan keyakinan bahawa perkara kali ini pasti akan berjalan lebih pantas.

Keyakinan yang berlebihan ini yang membuatkan kita memandang rendah masa yang kita perlukan untuk menyelesaikan masalah mempunyai nama: kesilapan perancangan. Konsep ini diperkenalkan pada akhir 70-an oleh ahli psikologi Daniel Kahneman dan Amos Tversky.

Para saintis menjelaskan bahawa apabila merancang, orang sering mengabaikan pengalaman masa lalu mereka. Dalam kes saya, ia adalah hakikat bahawa saya mengambil masa sebulan untuk mengecat bilik setiap kali. Biasanya kami hanya menumpukan pada tugas yang akan datang: bilik ini kecil, yang bermaksud bahawa ia tidak akan mengambil masa yang lama untuk mengecatnya.

Daniel Kahneman bercakap tentang perkara ini secara terperinci dalam buku Think Slow … Decide Fast. Beliau berpendapat bahawa kesilapan perancangan biasanya berkaitan dengan dua perkara:

1. Kami tidak mengambil kira berapa lama masa yang diambil untuk menyelesaikan tugasan yang serupa pada masa lalu.
2. Kami menganggap bahawa kami tidak akan menghadapi komplikasi yang menyebabkan kelewatan.

Apakah akibat salah menilai masa?

Menurut Institut Pengurusan Projek, lebih separuh daripada semua projek disiapkan mengikut jadual.

Tetapi adalah satu perkara untuk meremehkan jumlah masa yang diperlukan untuk mengecat bilik (ia hanya akan memberi anda sedikit kesulitan). Ia agak lain untuk membuat kesilapan yang sama dalam menilai tugas dan projek kerja. Di sini akibatnya boleh menjadi lebih serius.

Paling baik, ini akan menyebabkan anda atau pasukan anda terpaksa bekerja lebih masa. Paling teruk - kekurangan bajet, keuntungan kecil, rasa tidak puas hati dengan bos dan pelanggan.

Cara menilai tugasan dengan betul

Anda perlu berhenti merancang, mempercayai satu intuisi. Lebih baik menggunakan teknik khas.

1. Bina berdasarkan pengalaman terdahulu

Pakar psikologi Kahneman dan Tversky mengesyorkan: sebelum memulakan kerja, anda bukan sahaja perlu menilai apa yang perlu dilakukan, tetapi juga untuk menganggarkan berapa banyak masa yang biasanya dibelanjakan untuk tugas tersebut.

Sebagai contoh, anda perlu mencipta ciri baharu untuk apl mudah alih - ketahui berapa banyak masa yang dihabiskan oleh pasukan anda untuk tugasan yang serupa. Jika anda ingin menulis catatan blog 4,000 perkataan, cari data tentang berapa jam atau hari yang anda ambil kali terakhir.

Jika anda bekerja bersendirian, cara paling mudah untuk mengumpulkan maklumat ini ialah menggunakan apl penjejakan masa. Gunakannya dengan pelbagai jenis tugasan, dan kemudian gunakan laporan siap sedia.

Untuk aktiviti pasukan, perisian pengurusan projek amat berguna. Kebanyakan mereka menggunakan beberapa kaedah mengumpul data, contohnya, mengambil kira masa kerja sebenar dan membina carta Gantt.

2. Minta orang lain menilai tugas anda

Pada tahun 1994, jurnal Persatuan Psikologi Amerika "Personaliti dan Psikologi Sosial" menerbitkan hasil lima kajian yang dijalankan oleh Roger Buhler, Dale Griffin dan Michael Ross.

Mereka mengesahkan bahawa orang sering membuat kesilapan perancangan yang diterangkan oleh Kahneman dan Tversky. Tetapi sesuatu yang lain terbongkar: kita sering salah menilai kos tugas kita sendiri, tetapi kita boleh meramalkan dengan baik berapa lama masa yang diambil oleh orang lain.

Para penyelidik meminta peserta kajian meneka berapa lama masa yang diperlukan untuk orang lain menyelesaikan tugas tertentu. Apabila menjawab, mereka lebih kerap merujuk kepada pengalaman sedia ada. Dan walaupun dia tidak berada di sana, penilaian mereka jauh lebih rasional daripada kesimpulan mereka yang sepatutnya menjalankan tugas itu.

Ini kerana kita biasanya sangat optimis tentang kebolehan kita. Dan lebih objektif apabila ia berkaitan dengan orang lain. Jadi daripada cuba menilai sendiri tugasan, minta rakan atau rakan sekerja melakukannya untuk anda.

3. Buat julat masa dan ambil kira kemungkinan kelewatan

Terdapat terkenal yang diketahui - perkara yang kita tahu bahawa kita tahu mereka. Terdapat juga yang tidak diketahui - perkara yang kita tahu kita tidak tahu. Tetapi masih ada yang tidak diketahui - ini adalah perkara yang kita tidak tahu, yang kita tidak tahu.

Donald Rumsfeld ahli politik Amerika

Petikan ini sering dirujuk dalam pengurusan projek. Untuk mengambil kira perkara yang tidak diketahui yang dibincangkan oleh Rumsfeld, eksekutif menggunakan apa yang mereka panggil kon ketidakpastian. Ia direka untuk memaparkan julat masa yang mungkin diperlukan oleh tugas.

Apabila anda mula bekerja pada projek, anda masih mengetahui sedikit tentangnya. Oleh itu, masa sebenar yang diperlukan untuk menyelesaikannya boleh berbeza-beza daripada ramalan. Anda fikir kerja itu akan mengambil masa dua hari, tetapi sebenarnya ia mungkin mengambil masa lapan hari. Atau hanya beberapa jam.

Tetapi apabila proses berjalan, julat ini mengecut. Walau bagaimanapun, anda hanya boleh menyatakan dengan tepat berapa banyak masa yang anda perlukan pada penghujung - apabila projek selesai.

Namun, kon ketidakpastian membolehkan anggaran yang lebih tepat. Jika anda tidak tahu banyak tentang projek yang akan datang, bahagikan anggaran masa jalan dengan empat untuk mencari hujung bawah julat dan darab dengan yang sama untuk menentukan had atas. Hasilnya adalah, sebagai contoh, dari 1 hingga 16 hari.

Jika julat besar itu tidak sesuai dengan anda, gunakan hanya had atas untuk perakaunan - maka, mungkin, kerja akan mengambil masa 16 hari. Ini bukan nombor yang paling tepat, tetapi kemungkinan besar lebih hampir kepada realiti daripada ramalan asal anda.

4. Nilaikan masalah pada tiga mata

Kaedah ini akan membantu anda menjadi lebih objektif. Untuk setiap tugas, anda perlu memberikan penilaian:

• skrip terbaik;
• senario kes terburuk;
• kemungkinan besar senario.

Nombor pertama berkemungkinan besar sepadan dengan ramalan asal anda. Penilaian senario yang paling berkemungkinan boleh berdasarkan data empirikal yang anda miliki. Dan apabila menilai yang terburuk, anda perlu mempertimbangkan berapa lama masa yang akan diambil jika berlaku kesilapan.

Dengan tiga nombor, hitung purata. Sebagai contoh, jika senario terbaik ialah tiga hari, kemungkinannya ialah lima hari, dan yang paling teruk ialah sembilan, tambah sahaja: 3 + 5 + 9 = 17. Kemudian bahagikan nombor itu dengan tiga. Ternyata secara purata 5, 67 hari - ini adalah ramalan anda tentang masa yang diperlukan.

5. Kira kadar ralat

Steve Pavlina, pengarang Kursus Pembangunan Peribadi untuk Orang Pintar, mengesyorkan pengiraan pekali tentang kesilapan anda dalam perancangan anda. Pada masa hadapan, nombor ini boleh digunakan untuk semua tugas anda.

Berikan anggaran masa untuk beberapa tugasan yang perlu anda selesaikan dalam masa terdekat. Tuliskan andaian anda. Selepas selesai kerja, perhatikan berapa banyak yang anda belanjakan pada akhirnya.

Tambahkan semua masa yang dijadualkan bersama-sama. Lakukan perkara yang sama dengan yang sebenarnya. Sekarang bahagikan semua masa sebenar dengan anggaran asal - anda mendapat nisbah yang anda inginkan.

Sebagai contoh, anda menganggarkan bahawa ia akan mengambil masa 12 jam untuk menyelesaikan beberapa tugasan. Akhirnya, kami membelanjakan 15. Kadar ralat: 15/12 = 1.25. Ini bermakna tugasan itu membawa anda 25% lebih lama daripada yang anda rancang.

Sekarang, sentiasa darabkan anggaran awal anda dengan faktor ralat yang terhasil - dan ia akan menjadi lebih tepat.

6. Menjalankan penilaian pada masa yang paling tidak produktif dalam sehari

Penganalisis Amerika dan pengarang kesusasteraan perniagaan Daniel Pink dalam bukunya Timehacking. Bagaimana sains membantu kita melakukan segala-galanya tepat pada masanya”menceburkan diri ke dalam penyelidikan mengenai kronotaip kita - jam dalaman.

Dia mengkaji bagaimana ia mempengaruhi perasaan kita sepanjang hari. Dan saya mendapati bahawa kronotaip bukan sahaja mengawal aktiviti fizikal dan mental kita, tetapi juga menentukan masa hari kita paling kreatif dan bila kita terdedah kepada pemikiran positif dan negatif.

Pink memetik penyelidikan oleh Scott Golder dan Michael Macy, yang menganalisis perasaan orang di Twitter. Mereka mendapati bahawa siaran pengguna biasanya tidak begitu positif semasa tempoh produktiviti yang rendah.

Bagi kebanyakan orang, penurunan ini berlaku pada tengah hari, selepas makan tengah hari. Menurut Golder dan Macy, tidak mungkin anda akan berada dalam mood yang baik pada masa ini. Ini boleh membantu anda mengelakkan terlalu yakin dan optimis dan, akibatnya, merancang dengan lebih berkesan.

Oleh itu, intipati kaedah yang terakhir adalah untuk menilai tugasan semasa penurunan produktiviti. Ini adalah kira-kira enam jam selepas bangun. Tetapi anda hanya boleh menunggu sehingga rasa serakan dan keletihan datang.

Berdasarkan hasil kerja, semak sama ada anda telah mendekati realiti dengan merancang masa anda dengan cara ini.

Pemahaman tentang kesilapan perancangan akan membantu anda menilai tugas dengan betul. Anda mungkin tidak dapat mengawal kecenderungan anda untuk melebih-lebihkan kebolehan anda sendiri. Tetapi jika anda menyedari bagaimana keyakinan yang berlebihan mempengaruhi, dan cuba mengurangkan pengaruh ini, maka anda akan menjadi lebih baik dalam menguruskan masa anda.