5 petua untuk membantu mengatur hari kerja anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Helah mudah yang akan menjimatkan anda jika anda sentiasa tidak mempunyai masa yang cukup untuk apa-apa.

1. Utamakan

Terdapat cara yang sangat mudah tetapi berkesan untuk mengkategorikan urusan anda mengikut segera dan kepentingan. Ini adalah litar yang dipanggil Matriks Eisenhower. Ia telah dicipta oleh Dwight D. Eisenhower, Presiden Amerika, Jeneral Tentera AS dan hanya seorang yang sangat produktif.

Saya mempunyai dua jenis perkara: mendesak dan penting. Perkara penting jarang mendesak, dan perkara mendesak jarang penting.

Dwight D. Eisenhower

Matriks Eisenhower mempunyai empat bahagian. Paksi mendatar menunjukkan kesegeraan kes, dan paksi menegak menunjukkan kepentingan. Matriks membolehkan anda dengan mudah menyusun semua tugas anda ke dalam kategori: "Tidak mendesak dan tidak penting", "Mendesak tetapi tidak penting", "Penting dan tidak mendesak", atau "Mendesak dan penting".

Cuba utamakan Matriks Eisenhower dan anda akan kagum dengan berapa banyak masa yang anda habiskan untuk perkara yang mendesak tetapi tidak begitu penting. Contohnya, mesej tidak berkesudahan daripada rakan sekerja atau panggilan telefon yang hanya mengalih perhatian anda daripada tugasan yang mendesak.

Luangkan masa untuk perkara yang betul. Jika ada perkara penting dan mendesak, lakukan segera. Rancang tugas yang penting, tetapi bukan mendesak, anggarkan anggaran masa untuk menyelesaikannya, dan tentukan bila anda akan melakukannya. Perkara yang tidak penting tetapi mendesak boleh diserahkan kepada orang lain. Menangguhkan tugas yang tidak penting dan tidak penting untuk kemudian atau menolaknya sama sekali.

2. Luangkan Masa untuk Kerja Mendalam

Pemodal teroka Sam Altman pernah berkata, "Gangguan Digital adalah salah satu masalah psikologi terbesar pada zaman kita." Fikirkan: kami menyemak telefon pintar kami secara purata 50 kali sehari. Dan, menurut saintis dan penulis Cal Newport, ini menjejaskan keupayaan kita untuk berfikir dengan jelas dan kreatif.

Dalam karyanya Untuk bekerja dengan kepala. Corak Kejayaan daripada Pakar IT”beliau memperkenalkan konsep“Deep Work”. Jenis kerja ini membayangkan penumpuan dan rendaman yang lengkap dalam tugas tertentu. Tiada gangguan - usaha dan tumpuan maksimum. Ini adalah satu-satunya cara anda boleh melaksanakan tugas yang sangat sukar dengan tahap kualiti yang betul.

Newport memetik taktik yang digunakan oleh rakan sekerjanya, profesor Universiti Pennsylvania Adam Grant. Dia menumpukan semester musim gugur untuk mengajar, dan musim bunga dan musim panas untuk penyelidikan, dan tidak pernah mencampurkan keduanya. Semasa penyelidikan intensif, profesor mendedahkan dirinya kepada pengasingan lengkap supaya pelajar tidak mengganggunya.

Kemungkinan anda tidak mempunyai peluang untuk pergi dengan cara yang sama dan bersembunyi dari sumber kerengsaan selama beberapa bulan. Jangan berkecil hati: anda tidak perlu melibatkan diri dalam "kerja mendalam" sepanjang semester. Newport mencipta jadual anda sendiri berdasarkan keutamaan peribadi anda.

Tentukan pada masa yang anda rasa paling bertenaga dan berwaspada, dan lakukan kerja yang paling sukar tepat pada masa itu, matikan telefon pintar anda dan enggan menyemak e-mel. Sebagai contoh, Newport sendiri mula bekerja awal pagi, tetapi tidak pernah melakukannya selepas 5:30 petang.

3. Anggarkan masa mesyuarat

Paul Graham, pengasas bersama inkubator permulaan Y Combinator, bahawa terdapat dua jenis jadual kerja: jadual "pengurus" dan jadual "pencipta".

Pilihan pertama adalah untuk penganjur dan bos. Pada pendapat mereka, masa bekerja senang diurus. Anda perlu membahagikan hari kepada selang setiap jam. Dan apabila tugasan baharu muncul, anda hanya memperuntukkan beberapa jam untuk tugas itu, menandakannya dalam penganjur. Oleh itu, jika "pengurus" perlu menjadualkan masa untuk mesyuarat perniagaan atau sesi percambahan fikiran, dia melihat kalendarnya, mencari waktu yang tidak sibuk dan mengumpulkan rakan sekerjanya.

Tetapi bagi "pencipta" mesyuarat sedemikian, walaupun yang dirancang lebih awal, adalah bencana. Lagipun, orang kreatif, pengaturcara, penulis atau artis, tidak membahagikan jadual mereka sebagai "pengurus." Mereka biasanya perlu menggunakan sekurang-kurangnya setengah hari untuk menyelesaikan tugas, dan dalam satu jam mereka hanya memanaskan badan pada tahap terbaik. Dan apabila, di tengah-tengah aktiviti buruh mereka, "pencipta" terpaksa berpisah dan pergi ke pertemuan dengan rakan sekerja, mereka gagal dalam rentak mereka dan kemudian sangat sukar bagi mereka untuk kembali ke tugas itu.

Jadual pengurus dan jadual pencipta berfungsi dengan baik sendiri. Tetapi apabila mereka bersilang, masalah bermula.

Paul Graham

Oleh itu, jika anda seorang pengurus, ketahui lebih awal daripada orang bawahan anda apabila lebih baik untuk menganjurkan mesyuarat bersama supaya tidak mengganggu orang dari kerja pada saat yang paling tidak sesuai.

4. Kawal penggunaan tenaga anda

Tony Schwartz dan Jim Loer dalam Kehidupan Berkuasa Penuh! berpendapat bahawa sumber utama untuk pekerja yang produktif bukanlah masa, tetapi tenaga. Anda boleh menghabiskan sepanjang hari untuk tugas yang sukar, tetapi jika anda kekurangan kekuatan fizikal dan mental, anda akan terbantut dan tidak melakukan apa-apa yang berguna. Tetapi apabila anda mempunyai tenaga dalaman yang mencukupi, anda boleh menangani perkara yang sukar dalam beberapa jam, dan menumpukan sepanjang hari untuk sesuatu yang lebih mudah.

Schwartz dan Loer membezakan empat jenis tenaga: fizikal, emosi, mental dan rohani. Dan jika anda terlepas mana-mana daripadanya, produktiviti anda akan menurun.

• Tenaga fizikal secara langsung mempengaruhi keupayaan anda untuk bertindak balas terhadap persekitaran dan membuat keputusan yang betul. Kekurangan sumber ini dikaitkan dengan pemakanan yang buruk, kurang tidur dan keletihan.
• Tenaga emosi menjejaskan keupayaan untuk menguruskan emosi anda dengan betul dalam situasi yang tertekan.
• Tenaga mental membolehkan anda memberi tumpuan kepada satu tugas dan tidak terganggu. Seseorang yang mempunyai bekalan yang banyak boleh menumpukan perhatian walaupun dalam keadaan yang tertekan, apabila semua orang di sekelilingnya cuba mengalih perhatiannya.
• Tenaga rohani membolehkan anda melihat matlamat dalam aktiviti anda untuk mengekalkan motivasi. Dia menyemarakkan semangat, ketabahan dan komitmen.

Untuk mengekalkan keempat-empat penunjuk pada tahap yang betul, makan dengan betul, dapatkan tidur yang cukup dan senaman (senaman merangsang aktiviti otak). Dan gunakan teknik mudah untuk menambah tenaga.

Hidup bukan maraton. Hidup adalah siri pecut.

Tony Schwartz

Kaedah yang baik untuk bergantian antara kerja rendaman penuh dan rehat pendek ialah teknik Pomodoro, yang sangat sesuai dengan konsep Kerja Dalam Cal Newport. Prinsipnya mudah: kami mengukur 25 minit dengan pemasa dan melakukan satu tugas penting selama ini tanpa gangguan. Kemudian - rehat selama 5 minit. Pada masa ini, kita menambah tenaga. Kemudian kami mengulangi kitaran empat kali lagi dan berehat panjang selama 20 minit.

5. Makan katak untuk sarapan pagi

Ia pernah berlaku kepada semua orang seperti ini: anda menemui beberapa tugasan yang perlu anda selesaikan, tetapi anda benar-benar tidak mahu melakukannya. Anda mula menangguhkannya, dan apabila tarikh akhir semakin hampir, ia semakin mengganggu anda, mengalihkan perhatian daripada perkara lain dan membuat anda bimbang sekali lagi.

Penulis popular Brian Tracy memanggil masalah ini "katak." Dan dia mengesyorkan agar tidak menangguhkannya sehingga kemudian, tetapi melakukannya seawal mungkin.

Jika anda makan katak pada waktu pagi, sepanjang hari itu menjanjikan sesuatu yang indah, kerana yang paling teruk untuk hari ini telah berakhir.

Mark Twain

Selepas menyingkirkan tugas yang sukar, anda akan berasa kepuasan, mendapat rangsangan tenaga positif untuk sepanjang hari, dan anda boleh meneruskan ke item seterusnya dalam senarai anda dengan hati nurani yang bersih.