7 kaedah perancangan yang berkesan untuk membantu anda kekal di landasan yang betul

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Senarai Tenaga, GTD, Bullet Journal dan pilihan lain, di antaranya pasti ada pilihan yang sesuai untuk anda.

1. Kaedah kad

Kaedah perancangan ini dicadangkan oleh pakar pengurusan masa terkenal Rusia Gleb Arkhangelsky. Dia menyediakan bimbingan perniagaan, menulis buku, dan juga menjalankan syarikat perunding pengurusan masanya sendiri. Bersama-sama dengan beberapa prinsip, Gleb juga membangunkan kaedah untuk perancangan pantas menggunakan kad.

Bagaimana ia berfungsi

Anda tidak memerlukan diari tebal dalam kes ini: hanya beberapa helai kertas sudah memadai. Dapatkan tiga kad untuk tujuan yang berbeza. Mereka boleh berbilang warna, dengan nota atau dengan pelekat. Perkara utama ialah mereka berbeza antara satu sama lain dan, tentu saja, anda menyukainya.

Kad pertama adalah strategik. Ia akan mengandungi matlamat utama anda, untuk mencapai yang anda perlukan untuk membuat setiap usaha yang mungkin. Dalam yang kedua, menumpukan kepada matlamat jangka panjang, anda menulis semua aktiviti dan rancangan untuk tahun atau beberapa tahun lebih awal. Kad ketiga akan mengandungi acara paling penting pada hari yang akan datang. Dan, sudah tentu, ia akan berubah paling kerap.

• Tahap: newbie.
• Tambahan: tidak perlu memahami seni perancangan. Semuanya secepat dan semudah mungkin.
• Tolak: perkara yang kurang penting masih kekal tidak dirancang. Jadi anda boleh melupakan mereka sepenuhnya.

2. Kaedah Ivy Lee

Keindahan metodologi wartawan Amerika Ivy Lee ialah kesederhanaan dan konsistensinya. Kebanyakan percubaan untuk bermula gagal kerana kekurangan rancangan, kekurangan fokus dan keutamaan yang salah. Untuk menyelesaikan masalah ini, Lee mencadangkan menghadkan diri kita kepada enam tugasan sehari dan melakukannya satu demi satu.

Bagaimana ia berfungsi

Pada penghujung hari, kenal pasti enam perkara utama yang perlu dilakukan dan utamakan mereka, bermula dengan yang paling penting. Keesokan harinya, pada waktu pagi, segera mulakan tugasan pertama dalam senarai, dan apabila anda menyelesaikannya, lakukan tugasan seterusnya. Dan seterusnya sehingga menang.

• Tahap: newbie.
• Tambahan: Ia menjadikan perancangan lebih mudah, memudahkan untuk bermula dan kekal konsisten sambil berpegang pada matlamat anda.
• Tolak: kaedah tersebut tidak berkesan sekiranya anda sering melakukan aktiviti yang tidak dirancang pada waktu siang.

3. Kaedah anggaran

Selalunya dalam proses perancangan, tugas penting hilang di kalangan tugas kecil. Ini kerana kita tidak menandakan keutamaan mereka. Walaupun anda memahami keperluan untuk menyelesaikan tugas, adalah penting untuk menyatakannya secara bertulis. Sesungguhnya, semasa hari bekerja, tidak selalu ada masa untuk menilai dengan secukupnya kepentingan setiap kes.

Bagaimana ia berfungsi

Berikan mata tugas yang dirancang dari sifar hingga dua, bergantung pada tahap kepentingan. Keutamaan utama ialah dua mata. Tugasan satu mata boleh diselesaikan kemudian. Dan tanggungjawab kecil dan tugas harian mendapat mata sifar.

Ingatlah untuk menilai kerja pada penghujung hari, contohnya pada skala lima mata. Kes yang tidak diselesaikan, yang menerima 1 atau 2, akan menjejaskan kerja yang akan datang dan menyebabkan kesulitan. Seperti gred buruk di sekolah. Ini penting untuk memahami prestasi anda sendiri dan mengurus jadual anda.

• Tahap: newbie.
• Tambahan: kaedah ini akan mengajar anda untuk menilai kepentingan tugas dan menguruskan keberkesanan anda.
• Tolak: tidak sesuai untuk semua orang. Tugasan boleh diutamakan dan nombor boleh mengelirukan apabila anda sampai ke tempat kerja.

4. Senarai tenaga

Setiap tugas memerlukan jumlah usaha mental atau fizikal yang berbeza. Pada masa yang sama, aktiviti jangka pendek boleh mengambil lebih banyak tenaga daripada yang lebih lama. Intipati kaedah ini adalah untuk mengagihkan semua tugas mengikut usaha yang diperlukan dan mengambilnya bergantung pada perasaan anda.

Bagaimana ia berfungsi

Apabila membuat senarai tugasan anda, bahagikan semua tugasan kepada tiga kategori: keras, sederhana dan ringan. Yang pertama adalah segala-galanya yang memerlukan tumpuan dan tekanan maksimum, yang kedua adalah perniagaan biasa, yang terakhir adalah rutin mudah yang dilakukan hampir secara automatik. Sebelum memulakan kerja, nilai tahap kekuatan dan pilih tugas yang sesuai.

• Tahap: amatur.
• Tambahan: alasan tidak berkesan, kerana tidak kira jumlah masa dan tenaga, sentiasa ada sesuatu untuk dilakukan.
• Tolak: disiplin diri diperlukan. Apabila anda penuh tenaga, anda perlu mengambil perkara yang sukar, dan tidak meninggalkannya demi rutin yang mudah.

5. Kaedah 1-3-5

Sebilangan besar kes tidak menggalakkan keinginan untuk mengambilnya. Oleh itu, ramai pakar pengurusan masa menasihatkan untuk memilih sehingga sembilan tugasan dan melaksanakannya bergantung pada tahap kepentingan.

Jadi, matlamat kecil boleh dipindahkan ke hari lain, sambil menyelesaikan tugas paling penting yang dirancang. Kaedah 1–3–5 agak mudah digunakan, walaupun memerlukan sedikit masa dan usaha untuk mengasingkan tugas.

Bagaimana ia berfungsi

Rancang sembilan perkara untuk diri sendiri setiap hari: 1 - tugas yang paling penting, akan sentiasa menjadi keutamaan; 3 - kes yang memerlukan penyelesaian pada hari bekerja; 5 - tugas kecil yang dilakukan apabila boleh.

Jangan lupa bahawa anda perlu mengekalkan bilangan kes dan tidak melebihinya. Jika tidak, kaedah itu akan menjadi tidak berkesan.

• Tahap: amatur.
• Tambahan: sudah dalam proses perancangan, tugas yang tidak perlu dibuang dan hanya yang benar-benar perlu kekal dalam senarai.
• Tolak: teknik ini tidak berfungsi pada hari apabila bilangan tugas penting melebihi yang disyorkan.

6. GTD - Menyelesaikan Perkara

Dalam bahasa Rusia, nama teknik itu berbunyi seperti "Membawa perkara untuk disiapkan" atau "Cara menyusun sesuatu." Ia dibangunkan oleh pakar pengurusan masa Amerika David Allen.

Dalam buku dengan nama yang sama, beliau mencadangkan bahawa penting bagi orang yang sibuk untuk membebaskan otak daripada tugas semasa. Ini adalah satu-satunya cara untuk menumpukan perhatian kepada pelaksanaan kualiti mereka. Kaedah ini bagus untuk menyimpan perancang meja.

Bagaimana ia berfungsi

Untuk menggunakan kaedah GTD dengan yakin, anda perlu membiasakannya. Terdapat keseluruhan sistem untuk menilai tugasan, dan tidak mudah untuk mengatasinya dengan segera. Tulis perkara dan tandakannya dengan simbol khas:

1. Bulatan kosong adalah tugas yang perlu diselesaikan.
2. Bulatan dengan jalur berpalang adalah tugas yang sedang dilakukan sekarang.
3. Bulatan separuh penuh - tugas tidak selesai sepenuhnya.
4. Bulatan terisi - tugas selesai.
5. Bulatan dengan tugas silang dibatalkan.
6. Bulatan penuh dengan anak panah - Orang lain sedang melakukan tugas itu.
7. Tanda seru adalah tugas keutamaan tertinggi.
8. Bulatan dengan titik - anda perlu sentiasa mengingati tugas ini.

• Tahap: amatur.
• Tambahan: pilihan lanjutan perancangan segera. Anda tidak perlu menjejaki keutamaan tugas. Jika anda mempunyai pekerjaan - lakukannya.
• Tolak: kaedah ini kurang disesuaikan untuk perancangan jangka panjang. Agak sesuai sebagai tambahan kepada yang utama.

7. Peluru Jornaling

Pilihan perancang yang paling fleksibel ialah perancang dan diari peribadi pada masa yang sama. Ia telah dicipta oleh pereka Amerika Ryder Carroll dan dijelaskan dalam tutorial video di atas.

Kaedah ini membolehkan anda menulis sebarang pemikiran rawak dalam diari anda, serta tugas atau rancangan perniagaan yang penting untuk masa yang lama. Ini tidak mudah untuk ditangani, tetapi apabila anda sudah terbiasa dengannya, jangan sekali-kali berhenti merancang.

Bagaimana ia berfungsi

Pada halaman pertama, buat jadual kandungan dengan tajuk bahagian dan isikannya semasa anda pergi. Seterusnya ialah pembalikan tahunan dengan matlamat besar dan tarikh penting. Ia membantu anda menilai rancangan anda secara keseluruhan. Pembalikan bulanan terdapat pada halaman berikut. Di sebelah kiri, tuliskan hari dalam bulan dan hari dalam seminggu. Bertentangan dengan mereka, tandai peristiwa, yang tarikhnya pasti tidak akan berubah. Di sebelah kanan adalah tugas biasa untuk bulan itu.

Secara pilihan, anda boleh menambah tugasan untuk setiap minggu, atau menjadualkan hari demi jam. Gunakan aksara khas untuk menyerlahkan tugas yang berbeza. Pada mulanya, adalah lebih baik untuk menulis nota sedemikian pada helaian kertas yang berasingan sehingga anda terbiasa menggunakannya. Paling penting, jangan lupa untuk memasukkan dalam jadual kandungan halaman bulan atau, sebagai contoh, senarai.

• Tahap: profesional.
• Kelebihan: tidak seperti pilihan biasa, diari ini boleh dimulakan dari mana-mana tarikh dan juga dalam buku nota biasa. Ia juga mudah untuk membuat senarai semak dan senarai di sini.
• Kekurangan: ia akan mengambil masa untuk menyelesaikan semua butiran dan membiasakan diri dengan kaedah ini.