12 petua pakar untuk membantu anda kekal di landasan yang betul

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kerja berlebihan adalah gejala perancangan yang tidak baik.

Reputasi seseorang yang sentiasa menyiapkan kerja tepat pada masanya amat bernilai. Tetapi ia tidak timbul dengan sendirinya, hanya kerana anda berusaha keras, tidak cukup tidur, dan secara amnya bekerja seperti kuda. Semua perkara di atas adalah langkah melampau bagi seseorang yang tidak tahu merancang.

Berikut ialah beberapa prinsip utama untuk membantu anda mengurus beban kerja dan menyiapkan projek anda tepat pada masanya.

1. Sedar bahawa tidak memenuhi tarikh akhir sentiasa menjadi pilihan peribadi

Terdapat kawasan di mana hampir satu-satunya cara untuk mendapatkan projek yang baik adalah dengan berbohong kepada pelanggan bahawa anda akan mengatasi tugas itu lebih cepat daripada pesaing anda. Tetapi ingat bahawa bekerja dalam industri sedemikian adalah pilihan anda semata-mata. Dan jika ia dilakukan, maka ia patut menerima bahawa tarikh akhir pasti akan terlepas, dan anda perlu mengatasi kebimbangan dan emosi yang tidak menyenangkan yang lain.

2. Pertimbangkan kemungkinan perubahan

Memandangkan semuanya bergantung kepada pilihan peribadi, pertimbangkan industri yang berbeza - industri di mana tarikh akhir dijangka dan dihargai. Di dalamnya, anda boleh mendapat kepuasan bahawa anda menepati janji dan memberi manfaat kepada orang ramai.

3. Jangan membuat tarikh akhir palsu

Godaannya hebat, kerana tarikh akhir awal kelihatan seperti insentif yang baik: semua ahli pasukan akan menyelesaikan tugas mereka dengan tepat sebelum tarikh akhir sebenar tiba. Tetapi orang berbeza. Seseorang akan mendengar kata-kata anda dan benar-benar melakukan segala-galanya tepat pada masanya. Dan yang lain akan menganggap tarikh yang anda tentukan sebagai hanya cadangan.

Langkah yang lebih berkesan adalah untuk menerangkan kepada pekerja dari awal lagi apa sebenarnya yang dimaksudkan dengan tarikh akhir dan apakah akibatnya jika anda semua bersama-sama melanggarnya. Dan tarikh akhir palsu adalah seperti kisah terkenal tentang seorang budak lelaki yang membazir menjerit: "Serigala!" Apabila dia benar-benar diserang, tiada siapa yang datang membantu.

4. Biarkan sedikit masa

Jangan membuat janji kepada rakan kongsi dan pelanggan berdasarkan tarikh akhir dalaman. Projek yang tidak mempunyai masa terluang mungkin akan tertangguh. Tidak mungkin, tetapi pasti. Semakin lama tempoh antara penyiapan projek dan penghantaran kepada pelanggan, semakin tinggi kemungkinan anda akan sesuai dengan tarikh akhir.

5. Hargai usaha yang anda lakukan

Melakukan sesuatu tepat pada masanya adalah lebih mahal daripada melakukan perkara yang sama dalam format "apabila ia berjaya". Dan jika anda tidak melanggar tarikh akhir, anggap ia sebagai nilai yang harus disertakan dalam gaji anda. Kemudian gunakan wang yang anda perolehi untuk memastikan anda tidak terlepas tarikh akhir seterusnya.

6. Beritahu diri anda masalah utama

Untuk memenuhi tarikh akhir, anda memerlukan pendekatan sistematik untuk merancang dan bergerak ke hadapan langkah demi langkah. Jika anda sentiasa memotong sudut atau terbakar menjelang tarikh akhir projek, kemungkinan besar anda mempunyai masalah perancangan sistemik. Dan ia perlu ditangani.

7. Semak semula tugasan jika perlu

Melaksanakan kerja yang dipersetujui hanya sebahagiannya, hanya untuk memenuhi tarikh akhir, jelas merupakan satu langkah yang kalah. Adalah lebih cekap untuk sentiasa berhubung dengan pelanggan dan, jika perlu, semak terma rujukan bersama-sama dengan memadam atau menambah blok berasingan. "Sekarang kami akan melakukan ini, tetapi ini akan berada dalam versi seterusnya" adalah mesej yang boleh diterima dengan sempurna. Terutama apabila orang ramai mengharapkan untuk menerima produk tepat pada masanya.

8. Pecahkan tarikh akhir global kepada beberapa yang tempatan

Jika anda mempunyai projek yang besar dan bercabang, maka menetapkan tarikh akhir tunggal adalah tidak diingini: anda pasti tidak akan sampai pada masanya. Lebih baik pecahkan jumlah tarikh akhir kepada 10-15 yang pertengahan. Ini akan membolehkan anda memahami perkembangan perniagaan dan bertindak balas terhadap kelewatan setempat sebelum terlambat.

9. Jangan harap nak ambil kuantiti

Konsep mitos "bulan-manusia" adalah perangkap yang serius. Sembilan orang, walaupun dengan usaha yang sangat besar, tidak akan dapat melahirkan dan melahirkan anak dalam satu bulan. Tidak semestinya dapat mempercepatkan projek dengan mengambil lebih ramai pekerja.

Jika anda menyelesaikan masalah tarikh akhir dengan cara ini, kemungkinan besar anda tidak akan sampai pada masanya. Pertimbangkan alternatif: mempunyai bilangan orang yang mencukupi pada mana-mana peringkat projek, dan peringkat ini bergerak selari, jika boleh.

10. Jika sesuatu boleh diputuskan lebih awal, buatlah

Apabila anda hanya memerlukan satu orang untuk meluluskan setiap peringkat projek, tidak mungkin anda akan dapat menjalankan berbilang proses secara selari. Tetapi jika spesifikasi yang ketat disediakan terlebih dahulu, banyak perkara akan diluluskan sebelum permulaan projek.

11. Asingkan perniagaan daripada emosi

Apabila anda membincangkan menghampiri tarikh akhir, perbincangan selalunya bermuara kepada isu kepercayaan, rasa malu dan penghargaan atas usaha setiap orang. Untuk perbincangan sedemikian berkesan, adalah lebih baik untuk memahami kerumitan sistemik dan bergantung pada data sebenar, bukannya emosi.

12. Jangan diam tentang masalah

Kesukaran sedemikian tidak akan diselesaikan sendiri. Dalam dunia hari ini yang penuh dengan mesej segera dan pilihan ketersambungan lain, tidak ada sebab teknikal tunggal mengapa pengurus tidak dapat mengetahui tentang kemajuan projek dan masalah yang timbul serta pasukan.