Mengapa sistem GTD sering gagal?

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

© foto

Jika anda menggunakan apa yang anda fikir adalah sistem GTD terbaik, tetapi tidak melihat hasilnya, tidak mungkin masalahnya terletak pada sistem, sebaliknya masalah dengan kepercayaan bahawa senarai tugasan yang tersusun dengan sempurna akan membolehkan anda melakukan 10 kali lebih banyak kerja daripada rakan sekerja anda. Tiada kaedah meningkatkan produktiviti berkesan untuk anda sehingga anda mula berfikir secara realistik. Kami akan bercakap tentang ini dalam artikel.

Tidak mustahil untuk melakukan "segala-galanya" dalam satu hari

Setiap hari anda mempunyai banyak perkara yang perlu anda lakukan hari ini. Anda seolah-olah memahami bahawa mustahil untuk melakukan semuanya sekaligus, tetapi bagaimanapun, dengan kegigihan yang dicemburui, anda cuba membuktikan sebaliknya, yang akhirnya membawa kepada perasaan bahawa anda telah berputar seperti tupai dalam roda sepanjang hari, tetapi anda tak sempat nak buat apa-apa. Mengelakkan perasaan ini adalah mudah - anda perlu memberi keutamaan. Tentukan apa yang sebenarnya perlu dilakukan hari ini dan apa yang mungkin menunggu sehingga esok. Selepas menyelesaikan senarai kecil tugasan dalam sehari, anda akan merasakan kemajuan, yang bermaksud bahawa keesokan harinya anda akan turun ke perniagaan dengan penuh semangat.

Anda mungkin sudah terfikir bahawa sebenarnya, sukar untuk diutamakan. Tidak selalu mungkin untuk memahami perniagaan mana yang lebih penting hari ini. Dalam blog videonya, blogger terkenal Ze Frank memberikan nasihat ini: tulis senarai semua perkara yang perlu disiapkan, kemudian mula membaca senarai itu dari akhir, mendengar perasaan dalaman anda. Jika anda faham bahawa perkara ini benar-benar penting, tinggalkan ia; jika terdapat keraguan sedikit pun, hapuskannya tanpa belas kasihan. Mulakan tugasan yang tinggal dari yang pertama dalam senarai.

Ingat bahawa terdapat 24 jam dalam sehari, anda terhad pada masa ini. Setelah merancang terlalu banyak, pada waktu petang anda akan kecewa kerana sekali lagi anda tidak mempunyai masa. Sebaliknya, adalah lebih baik untuk menetapkan sendiri matlamat yang terlalu mudah, yang pasti anda akan hadapi. Dan kemudian lakukan beberapa kerja tambahan. Pada penghujung hari, anda akan berasa seperti pemenang, kerana sebagai tambahan kepada perkara yang diperlukan, anda berjaya melakukan sesuatu yang lain.

Lupakan multitasking dan fokus pada satu perkara

Amat sukar bagi seseorang untuk melakukan pelbagai tugas, namun begitu, ramai orang suka melakukannya, kerana dengan cara ini mereka berasa lebih aktif dan produktif. Setiap lima minit, kami mungkin mengganggu beberapa aktiviti untuk menjawab melalui telefon atau e-mel. Berbilang tugas sangat mengalihkan perhatian kita dan inilah sebabnya: setiap kali, menukar perhatian anda dari satu tugasan ke tugas lain, anda akan kembali ke tugas pertama dengan susah payah, mengingati tempat anda berhenti.

Dalam dunia yang ideal, kita boleh meninggalkan berbilang tugas sepenuhnya, tetapi dalam dunia nyata, situasi masih timbul apabila mustahil untuk mengelakkannya. Dalam kes ini, ia patut membuat kompromi, menggunakan, sebagai contoh, teknik "perancangan tomato", apabila anda memberi tumpuan secara eksklusif pada satu tugas selama 25 minit, tidak membenarkan diri anda terganggu.

Kerjakan satu tugas, dan selepas 25 minit, semak senarai dan pilih tugas seterusnya yang memerlukan perhatian segera anda. Ini akan membolehkan anda melakukan pelbagai tugas tetapi kekal fokus pada tugas yang sedang dijalankan.

Pilih dan gunakan petua produktiviti dengan bijak

Terdapat banyak artikel yang ditulis mengenai topik produktiviti dan kecekapan, teknik dan penggodaman baharu muncul tanpa henti, tetapi tiada satu pun daripada ini akan membantu anda melainkan anda menyelesaikan masalah yang diterangkan di atas. Dan walaupun telah menyelesaikannya, anda perlu belajar cara menggunakan sistem GTD dengan betul dan sesuai.

Seperti yang telah disebutkan dalam salah satu siaran kami, jika perkara yang anda lakukan adalah penting kepada anda, anda tidak memerlukan sistem, senarai dan peringatan. Tidak sukar bagi anda untuk mengingati apa yang perlu anda lakukan. Jika masalah yang anda selesaikan adalah global, maka anda mungkin akan memecahkannya kepada beberapa bahagian dengan menulis senarai tugasan, tetapi lakukannya tanpa berfikir: "Oh, saya menggunakan GTD!" Jadi untuk apa sistem GTD dan petua produktiviti lain? Untuk melakukan perkara rutin dan membosankan tepat pada masanya: membayar bil, membuat panggilan, melaporkan. Inilah yang anda dengan sepenuh jiwa bermimpi untuk menangguhkan untuk "esok", yang tidak akan datang.

Walau bagaimanapun, mana-mana sistem produktiviti tidak boleh digunakan secara membuta tuli, anda perlu memikirkan terlebih dahulu bagaimana anda boleh "menajamkannya" untuk diri sendiri untuk memanfaatkannya sepenuhnya. Sistem GTD bukanlah tongkat ajaib untuk digunakan dengan mematuhi arahan yang ketat, ia adalah alat yang perlu diperhalusi dengan mempelajari tentang diri anda dan cara anda bekerja untuk membuatkan anda berasa puas pada penghujung hari.