David Allen: Cara Mengatur Kehidupan Anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

David bercakap tentang aliran maklumat di sekeliling kita dan cara menangani lebihan maklumat, jika ia benar-benar wujud.

Saya yakin, David, kebanyakan orang yang membaca artikel ini kini berasa buntu dalam perniagaan - mel, teks, panggilan telefon - 24 jam sehari. Adakah tekanan telah mengambil bentuk lain hari ini?

Orang ramai kini berasa terharu kerana mereka tidak mengalami tekanan sebenar yang dialami oleh nenek moyang kita dalam tempoh sejarah yang agak panjang. Matlamat utama adalah untuk terus hidup. Dan apa yang menarik, ia adalah situasi krisis yang menjadikan seseorang berkelakuan lebih tenang: cepat mengumpul dan memproses maklumat, cepat membuat keputusan dan mendengar gerak hati mereka. Mereka hanya menumpukan pada satu perkara - untuk terus hidup dalam apa jua kos!

Tetapi apabila anda dilucutkan daripada krisis ini, dunia di sekeliling anda mula membanjiri anda dengan perkara-perkara kecil, anda berada di tengah-tengah banjir: cukai telah meningkat, kesejukan telah menyeksa, pencetak mengunyah kertas … Dan semua sampah ini daripada peranti elektronik kami 24 jam sehari, 7 hari seminggu!

Untuk menghadapi aliran ini, kita perlu mendapatkan semula keupayaan kita untuk membuat keputusan pantas dan memperuntukkan sumber yang terhad. Secara umum, tiada apa yang berubah sejak zaman purba. Satu-satunya perbezaan ialah berapa banyak lagi keputusan yang perlu dibuat orang sekarang.

Jika anda tidak dapat memberi tumpuan kepada sesuatu, anda perlu belajar untuk membezakan perkara yang penting kepada anda sekarang dalam dunia anda. Bagaimanakah kita mengutamakan semua sampah yang mengelilingi kita? Anda memerlukan peta minda untuk membimbing anda. Perlu ada peta yang memberitahu anda apa yang perlu anda lakukan dalam tiga tahun akan datang dan apa dalam tiga minit akan datang. Dan ini adalah kad yang berbeza. Pada asasnya, kalendar anda juga boleh melakukan kerja yang hebat. Perkara utama ialah dia menjawab soalan: apa yang perlu saya perhatikan sekarang?

Apakah alatan yang anda gunakan secara peribadi untuk menjadi lebih produktif?

Saya menggunakan Lotus Notes kerana kami menggunakannya sebagai aplikasi perusahaan. Rakan saya Eric Mack telah membangunkan sambungan yang membolehkan saya menggunakan kalendar, mel dan senarai tugasan saya dengan mudah di sini. Semua ini disegerakkan dengan BlackBerry saya, kerana kami masih belum mengkonfigurasi ciri ini untuk iPhone, tetapi kami cuba membetulkan salah faham ini secepat mungkin.

Saya menggunakan TheBrain dan MindManager. Mereka berbeza dalam fungsi dan berfungsi untuk menyelesaikan isu yang pada asasnya berbeza.

Apa lagi? Saya juga mempunyai buku nota kecil. Idea kadangkala mengejar di tempat yang paling tidak dijangka, dan anda perlu menuliskannya dengan segera. Oleh itu, kertas kekal dalam hidup saya sebagai cara paling mudah untuk membetulkan sesuatu dengan cepat.

Tetapi saya terus mencari alat baharu untuk membantu saya menguruskan masa dan sumber otak saya. Sebagai contoh, iPad saya mula berubah secara beransur-ansur daripada mainan menjadi alat yang agak berfungsi. Tetapi ia masih sangat kekok, saya hanya suka satu aplikasi daripada Adobe di mana anda boleh melukis bentuk yang paling mudah. Anda boleh bermain dengannya, tetapi ia belum boleh menggantikan papan putih biasa lagi. Jadi saya jauh dari teknologi tinggi dalam hal ini. Saya juga menggunakan Microsoft Office. Saya bekerja pada Mac, tetapi saya mempunyai Parallels.

Dan bagaimana pula dengan instrumen sebenar, bukan elektronik?

Oh, saya mempunyai bakul sebenar tempat saya meletakkan semua nota saya. Ini adalah penyelamat saya, ini adalah bakul yang dipanggil "Saya tidak mahu memikirkan semua ini sekarang." Perkara utama adalah jangan lupa untuk kembali ke bakul ini, sehingga semuanya berkulat di sana. Dan walaupun saya hanya membuang 80% daripada nota saya, ia membebaskan kepala saya dengan baik: Saya melemparkannya ke dalam bakul dan terlupa, kemudian saya kembali dan memutuskan sama ada perlu atau tidak.

Sudah tentu bagus untuk melakukan semua ini secara elektronik. Tetapi ada masalah yang boleh dicirikan seperti berikut: di luar penglihatan - di luar fikiran! Bakul sebenar fizikal sentiasa muncul di depan mata anda, dan mudah untuk melupakan sampah elektronik. Saya tahu ramai orang yang biasa dengan teknologi tinggi, namun mereka kembali ke kertas, kerana ia lebih jelas. Anda perlu mempunyai kemahuan yang kuat dan disiplin diri untuk kembali kepada apa yang ada di dalam komputer.

Banyak yang kini diperkatakan tentang fakta bahawa kita tertakluk kepada lebihan maklumat. Apa yang anda boleh katakan tentang ini?

Apakah maklumat yang berlebihan? Jika benar, anda boleh masuk ke perpustakaan dan mati. Atau pergi ke Internet dan meletup, berselerak kepada kepingan kecil.

Malah, tempat yang paling tepu dengan maklumat pada masa yang sama adalah yang paling santai - ia adalah alam semula jadi. Begitu banyak gambar, bunyi dan bau yang berbeza mengelilingi kita. By the way, pernahkah anda mendengar tentang kekurangan deria? Anda boleh menjadi gila jika anda tidak merasakan semua ini untuk masa yang lama.

Di sini maksudnya berbeza. Terdapat banyak perkara dalam alam semula jadi yang membawa maklumat, tetapi hanya beberapa daripadanya yang benar-benar bermakna kepada kita, contohnya: haiwan, beri atau jelatang. Masalah dengan e-mel bukanlah kerana ia mengandungi banyak maklumat, tetapi berdasarkan maklumat ini kita mesti mengambil beberapa tindakan atau membuat beberapa keputusan. Dan apabila anda menerima surat, tidak kira dari siapa: dari sepupu atau dari bos, anda, sebelum membukanya, sedang bersiap sedia untuk fakta bahawa tindakan akan diperlukan daripada anda. Anda sudah menatal melalui pilihan kandungan surat ini: "ini boleh menjadi penting, sangat penting, ia akan membuatkan saya mengubah rancangan saya …" Sekarang darabkan pemikiran ini dengan bilangan surat yang anda terima setiap hari.

Di samping itu, pemikiran yang berselerak dan ketidakupayaan untuk menumpukan perhatian adalah faktor tekanan dan brek yang kuat pada prestasi. Di tempat kerja, anda berfikir tentang kerja rumah, dan di rumah anda berfikir tentang kerja. Anda berada di mana-mana dan anda tiada di mana-mana. Dan sepanjang hari, perasaan cemas yang membosankan menemani anda.

Sekali lagi, tiada apa yang berubah, kecuali kekerapan ia berlaku. Dalam masa 72 jam, anda dan saya boleh menerima begitu banyak maklumat yang akan mengubah fokus dan keutamaan kita, yang ibu bapa kita tidak terima dalam sebulan. Pada tahun 1912, seseorang bercakap tentang telefon dengan cara yang sama seperti yang mereka katakan tentang e-mel: "oh, ia akan merosakkan kualiti hidup", "perbualan akan menjadi cetek dan tidak penting", "semua orang hanya akan terganggu olehnya"! Kedengaran biasa, ya?

Dan pada tahun 1983, seorang lelaki dengan diari kecil di dalam poketnya dianggap sebagai geek produktiviti.

Majalah kami telah menerbitkan banyak artikel mengenai kemungkinan kesan teknologi terhadap pengetahuan manusia dan keupayaan untuk berfikir. Contohnya: "Adakah Google menjadikan kita bodoh?" Pada pendapat anda, bagaimanakah kebijaksanaan dan keupayaan berfikir manusia berubah menjadi lebih baik atau lebih buruk?

Nah, anda mungkin mempunyai ensiklopedia pada zaman kanak-kanak. Dan anda juga membacanya dengan harapan untuk mengetahui lebih lanjut tentang dunia. Apa yang telah berubah, kecuali akses kepada pengetahuan telah menjadi beberapa kali lebih mudah? Kita hidup dalam masa yang hebat, saya rasa sangat mengagumkan kita boleh berkomunikasi dengan mudah seperti ini, semasa berada di bahagian dunia yang berbeza.

Fikirkan sahaja kejayaan yang boleh dicapai oleh seseorang dengan pemproses di kepala mereka! Dengan syarat bahawa dia akan menjadi seorang sahaja, sudah tentu. Tetapi jika anda kekal sebagai orang terakhir di Bumi, anda tidak lagi memerlukan perancang atau GTD sama sekali.

Sila jawab soalan utama, apakah perkara paling penting yang perlu diingati oleh seseorang supaya dia dapat merasakan kawalan sepenuhnya ke atas hidupnya?

Semuanya harus dimuat naik dari otak anda ke media luar. Saya tidak tahu apa yang lebih mudah! Catat perkara yang penting (walaupun berpotensi), jelaskan maksud perkara itu kepada anda dan simpan hasilnya supaya anda sentiasa boleh berundur selangkah dan melihat perkara itu dengan lebih meluas.

Pada asasnya, semuanya bergantung kepada satu perkara: berhenti menggunakan otak anda sebagai tempat untuk mengumpul dan mengatur semua maklumat yang anda sayangi. Jika anda cuba menyimpan semua ini dalam kepala anda, anda akan menemui pasir asap, di mana segala-galanya akan tenggelam serta-merta. Saya mengimpikan masa depan yang gemilang apabila kita dapat membebaskan sepenuhnya kepala kita daripada sampah dan menumpukan fikiran kita secara eksklusif kepada pemikiran yang bijak.