Bagaimana untuk menghabiskan lebih sedikit masa dalam e-mel

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Semakan e-mel telah menjadi ketagihan bagi ramai orang. Tetapi anda boleh menyingkirkannya dan meningkatkan produktiviti anda.

Semakan e-mel adalah seperti kebergantungan. Terdapat beberapa sebab untuk ini.

• Sama seperti semasa hubungan seks, berjudi atau mengambil dadah, hormon keseronokan dopamin dikeluarkan di dalam otak semasa menyemak e-mel.
• Kami sentiasa menyemak peti masuk kami kerana kami ingin mengikuti perkembangan terkini dan kami takut kami terlepas sesuatu.
• Kami menghuraikan e-mel supaya kami boleh berehat dan tidak melakukan perkara yang lebih sukar.

Tetapi kali ini boleh dibelanjakan dengan lebih baik. Kevin Cruz, pengarang 15 Rahsia Pengurusan Masa: Bagaimana Orang Berjaya Melakukan Segala-galanya, menawarkan lima petua untuk membantu anda mengurangkan masa e-mel anda kepada separuh.

1. Tambahkan penghuraian pada jadual anda

Jangan semak e-mel anda, tetapi proseskannya. Layan menghuraikan mesej sama seperti anda melakukan kerja lain. Rancangnya, tambahkannya pada kalendar anda, dan kemudian mulakan. Cruz menasihatkan untuk mengisih mel anda tiga kali sehari: pagi, petang dan petang.

Bukan jumlah masa yang dibelanjakan untuk bekerja dengan mel yang penting. Seseorang akan mengambil masa tiga jam sehari untuk menghuraikan mesej, manakala yang lain akan mengambil masa 30 minit. Perkara utama adalah mendekati perniagaan ini secara sedar, seperti pekerjaan biasa.

Kevin Cruz

2. Jangan hantar salinan surat kepada semua orang

Semakin sedikit e-mel yang anda hantar, semakin sedikit yang anda terima sebagai balasan. Jadi cuba untuk tidak meletakkan begitu ramai orang dalam salinan surat itu. Termasuk, jangan tandai kotak "Balas kepada semua".

Ada yang dapat mengurangkan trafik e-mel sebanyak 50% apabila mereka melatih diri mereka untuk berfikir dua kali sebelum menghantar e-mel baharu.

3. Tapis mesej

Sediakan penapis untuk meletakkan jenis huruf yang berbeza dalam folder yang berbeza. Dengan cara ini, anda hanya boleh membuang masa anda pada mesej yang benar-benar penting dan tidak terharu dengan yang lain.

4. Berhenti menggunakan peti masuk anda sebagai senarai tugasan

Ramai orang menghantar sendiri mesej dengan tugasan yang berbeza untuk kemudian, menukar peti mel menjadi senarai tugasan yang lain. Tetapi ini hanya menjejaskan produktiviti.

Cruz mencadangkan pendekatan ini. Apabila anda membuka e-mel baharu, tanya diri anda dahulu sama ada anda boleh memadamkannya. Jika tidak, pertimbangkan sama ada anda boleh mewakilkannya kepada seseorang. Jika itu tidak mungkin, fikirkan sama ada anda boleh menanganinya dalam masa kurang daripada lima minit. Jika ya, hebat. Jika tidak, letakkan surat itu untuk kemudian. Tetapi jangan biarkan ia dalam peti masuk anda, tetapi pindahkannya ke kalendar anda dan pilih tarikh dan masa tertentu apabila anda boleh melakukannya.

5. Sampaikan niat anda kepada orang lain

Bincangkan perkara ini dengan rakan sekerja anda, supaya lebih mudah untuk anda mematuhi rancangan itu. Beritahu bos anda bahawa untuk meningkatkan produktiviti anda, anda akan mematikan makluman e-mel baharu dan hanya menghuraikan e-mel pada masa tertentu.

Juga bersetuju tentang cara anda boleh dihubungi sekiranya ada perkara yang mendesak.

Cuba untuk mengurangkan masa yang diperlukan untuk bekerja dengan e-mel, anda perlu mengubah tabiat anda, dan ini sentiasa sukar untuk dicapai dengan segera. Harap bersabar dan bersedia untuk menyedari bahawa tidak perlu menghabiskan banyak masa untuk mel.