Apakah GTD dan cara ia berfungsi

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Panduan kecil untuk mereka yang pernah mendengar tentang GTD, tetapi tidak tahu cara menggunakan teknik meningkatkan produktiviti ini.

Apakah GTD?

GTD (Getting Things Done) ialah sistem kerja produktif dan buku dengan nama yang sama oleh jurulatih perniagaan David Allen. Matlamat utama adalah untuk mempunyai masa untuk melakukan apa yang perlu, tetapi menghabiskan lebih banyak masa pada apa yang memberi anda keseronokan.

Mendapatkan Perkara Selalunya diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia sebagai "mengatur perkara", walaupun lebih tepat untuk "membawa perkara ke penghujung". Setuju, adalah lebih penting untuk tidak menjejalkan tugas ke dalam senarai, tetapi menyelesaikannya. Untuk melakukan ini, anda perlu membuat senarai, menetapkan keutamaan dan membuat jadual.

Dan mengapa ia diperlukan?

Dengan menggunakan prinsip GTD, anda akan lebih mudah menguruskan hal ehwal anda. Lagipun, kelebihan utama teknik ini ialah maklumat tentang semua tugas anda tertumpu di satu tempat supaya anda boleh bergerak dari satu kes ke yang lain tanpa teragak-agak.

Apakah perbezaan antara GTD dan senarai tugasan?

Dalam senarai, kami biasanya hanya merekodkan tugas yang paling penting, dan kami tidak menulis tugasan yang kurang penting dan kecil. Dan sia-sia. Mereka menatal di kepala anda, mengalihkan perhatian anda daripada kerja anda, dan kecekapan anda menurun. Salah satu prinsip utama GTD adalah untuk menangkap segala-galanya. Jadi anda boleh memunggah otak anda dan menggunakan semua sumbernya untuk bekerja.

Adakah sistem ini betul-betul sesuai untuk saya?

GTD adalah relevan untuk orang yang berlainan profesion, umur dan status sosial. David Allen, yang merumuskan prinsip sistem, mengendalikan kursus untuk angkasawan ISS, pemuzik rock dan eksekutif syarikat besar.

Seperti yang dikatakan oleh David Allen dalam temu bual dengan Lifehacker, sistem boleh menjadi sama berkesan atau sama-sama tidak berguna untuk kedua-dua remaja dan CEO sebuah syarikat besar. Anda perlu mempunyai minda tertentu, suka melakukan sistematisasi dan perancangan.

Okay, jadi apa sebenarnya yang perlu anda lakukan?

Tiada peraturan ketat dalam sistem GTD. Tetapi terdapat prinsip asas kerja:

1. Kumpul maklumat dan rekod segala-galanya. Catatkan tugas, idea, tugasan berulang dalam buku nota atau apl. Dalam kes ini, senarai hendaklah sentiasa berada di hujung jari anda supaya anda tidak boleh berkata: "Saya akan menambah ini kemudian." Perkara yang paling kecil dan tidak penting pun perlu ditulis jika anda tidak melakukannya sekarang.
2. Tulis penerangan. Tidak sepatutnya ada tugas seperti "Bersedia untuk Bercuti". Pecahkan kes besar kepada tindakan tertentu yang boleh dilaksanakan (serahkan dokumen sedemikian dan sedemikian kepada pusat visa, beli tuala dan cermin mata hitam, muat turun peta ke telefon anda). Dengan senarai tugasan biasa, kami menghabiskan lebih banyak masa untuk menyahsulit daripada menyelesaikan. Dan ya, jika anda boleh mewakilkan, mewakilkan.
3. Utamakan. Untuk setiap item dalam senarai, nyatakan tarikh tertentu dan tarikh tamat tempoh. Tambah peringatan jika perlu. Malah, ini berfungsi dengan kedua-dua senarai dan kalendar. Pada peringkat ini, anda harus yakin bahawa anda pasti tidak akan melupakan apa-apa.
4. Kemas kini senarai anda. Senarai tugasan dengan cepat menjadi ketinggalan zaman: sesuatu kehilangan kaitannya, sesuatu dibawa ke masa hadapan. Sistem ini sepatutnya berfungsi untuk anda. Oleh itu, pastikan anda sentiasa mempunyai senarai tindakan khusus supaya anda boleh pergi bekerja tanpa berlengah-lengah.
5. Mengambil tindakan. Apabila semuanya teratur, anda boleh mula melaksanakan rancangan anda. Pilih kes daripada kategori yang anda perlukan, lihat tindakan khusus yang diperlukan daripada anda dan teruskan. Dengan cara ini anda boleh melaksanakan projek besar.

Adakah semua perkara perlu direkodkan dalam satu senarai?

Tidak, lebih baik mengarang beberapa, tetapi simpan di satu tempat. Contohnya, simpan beberapa senarai untuk setiap projek kerja, senarai tugasan, senarai tugasan, senarai tugasan, senarai idea dan kemungkinan projek pada masa hadapan - apa sahaja yang anda boleh bayangkan.

Adakah terdapat alat khas?

Daripada aplikasi dan perkhidmatan web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, sebarang buku nota atau fail biasa dalam Dokumen Google akan berfungsi. Jika anda biasa mencatat nota di atas kertas, anda boleh menggunakannya.

Terdapat peminat sistem fail. Satu folder kongsi dibuat pada desktop, beberapa folder tematik dibuat di dalamnya, dan setiap satu mengandungi senarai yang sepadan dan bahan yang diperlukan.

Secara umum, pilih yang sesuai untuk anda.

Keperluan utama: alat hendaklah sentiasa berada di hujung jari anda supaya anda boleh memindahkan tugasan dari kepala anda ke kertas atau ke aplikasi. Contohnya, apabila bos anda datang kepada anda dan memberikan tugasan baharu, dan pada masa ini anda sedang mengerjakan sesuatu yang lain.

Bagaimanakah anda boleh mendapatkan lebih nilai daripada GTD?

Sebarang sistem produktiviti tidak akan berfungsi jika digunakan secara membuta tuli. Untuk memanfaatkannya sepenuhnya, sesuaikan mengikut keinginan anda, dan kemudian semuanya akan berjaya.

Dan ya, tiada sistem boleh melakukan segala-galanya untuk anda, jadi jangan terlalu terbawa-bawa dengan membuat senarai, jangan lupa untuk bertindak. GTD ialah alat yang membantu anda menghilangkan tekanan dan tidak melupakan apa-apa. Tetapi bagaimana anda menggunakan masa anda terpulang kepada anda.

Perlu mencuba. Apa lagi yang perlu dibaca mengenai topik ini?

Sudah tentu, buku oleh David Allen: mereka membantu kedua-dua pemula dan pengguna berpengalaman untuk merasai falsafah GTD, menerapkannya dalam kerja dan kehidupan peribadi, belajar cara menggunakannya dalam amalan.

• “Bagaimana untuk menyusun sesuatu. Seni produktiviti tanpa tekanan ".
• “Bagaimana untuk memastikan keadaan teratur. Prinsip kehidupan yang memuaskan dan bebas tekanan”.
• “Bagaimana untuk menyusun sesuatu dengan cepat. 52 Prinsip Kecekapan Tanpa Tekanan”.

Dan akhirnya, untuk memetik kenyataan yang sangat tepat oleh David Allen:

Fikiran anda bertujuan untuk mencipta idea, bukan untuk menyimpannya.

Jadi gunakan GTD, cipta idea yang hebat dan pastikan untuk menghidupkannya.