7 cara untuk meningkatkan produktiviti anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Kita semua sering kekurangan motivasi untuk menyelesaikan tugas penting. Selalunya kita sendiri sengaja melambatkan penyelesaian tugas ini atau itu semata-mata kerana tidak mahu melakukannya. Akibatnya, kecekapan dan produktiviti kami berkurangan. Kami akan memberitahu anda bagaimana untuk menangani perkara ini dalam artikel ini.

Pada tahun 1915, Albert Einstein membentangkan teori relativitinya yang cemerlang dan revolusioner. Selama tiga tahun sebelum ini, dia mengabdikan dirinya sepenuhnya kepada penciptaan teori ini, tanpa terganggu oleh apa-apa lagi.

Saya tidak menggalakkan anda menghabiskan masa tiga tahun untuk mencipta satu projek, tetapi kaedah pemfokusan ini benar-benar berkesan.

Ia adalah lawatan kecil ke masa lalu, dan sekarang mari kita beralih kepada realiti moden: hari ini kecenderungan untuk "berbuat kurang" telah menjadi agak popular. Seperti namanya, bidang ini merangkumi teknik yang boleh digunakan untuk mencapai hasil yang lebih besar dengan sedikit usaha.

Hari ini saya ingin berkongsi dengan anda beberapa teknik ini. Harap mereka membantu anda mencapai hasil yang terbaik dalam masa yang sesingkat mungkin.

1. Undang-undang Pareto, atau prinsip 20/80

Secara umum, prinsip ini dirumuskan seperti berikut: 20% daripada usaha memberikan 80% daripada hasil, dan baki 80% daripada usaha - hanya 20% daripada hasil. Undang-undang 20/80 terpakai dalam hampir semua bidang kehidupan. Sebagai contoh, mengikut undang-undang ini, 20% penjenayah melakukan 80% jenayah.

Mengetahui cara menggunakan Undang-undang Pareto dengan betul akan membantu anda bukan sahaja dalam kehidupan profesional anda, tetapi juga dalam kehidupan seharian anda. Ini adalah helah kecil yang berguna yang boleh membantu anda meramalkan hasilnya. Contohnya, jika anda seorang yang suka bergaul, kemungkinan besar anda mempunyai ramai kawan. Fikirkan siapa di antara mereka yang akan datang membantu anda dalam situasi yang sukar. Mungkin, akan ada sedikit daripada mereka, hanya sekitar 20% yang terkenal. Adalah wajar untuk mengambil perhatian tentang perkara ini dan cuba untuk terus berhubung dengan 20% ini, daripada membuang masa dengan rakan maya.

Bagaimana ia berfungsi

Mengikut undang-undang Pareto, anda harus melakukan semua tugas yang tidak penting apabila produktiviti anda rendah. Sebagai contoh, ramai orang, sebaik sahaja mereka datang ke tempat kerja pada waktu pagi, tidak boleh segera melibatkan diri dalam proses kerja. Mereka perlu berbual dengan rakan sekerja, minum secawan kopi atau melakukan perkara lain yang akan membantu mereka mendapatkan mood untuk bekerja.

Hanya dengan itu mereka akan dapat bekerja secara produktif. Adalah penting untuk mengutamakan tugas kerja. Cuba selesaikan tugasan penting pada masa hari apabila prestasi anda berada pada tahap yang tinggi.

2. Tiga tugas penting

Ramai orang membuat senarai tugasan untuk membantu memastikan aliran kerja mereka teratur. Sudah tentu, pada abad ke-21 kita telah beralih daripada menulis hal ehwal yang akan datang di atas kertas, untuk ini kita mempunyai telefon pintar dan komputer.

Saya cadangkan anda mengikuti satu peraturan mudah: setiap pagi, luangkan masa lima minit untuk menulis tiga tugas paling penting anda untuk hari itu. Kemudian tumpukan semua usaha anda untuk melengkapkan senarai pendek ini.

Ia merupakan alternatif yang bagus untuk senarai tugasan yang tidak berkesudahan yang kami suka tulis. Siapa kita main-main, kerana seminggu pun tidak akan cukup untuk mereka, apatah lagi satu hari. Fokus pada tiga tugas utama ini, dan jika anda menyelesaikannya lebih awal, anda boleh mula melakukan sesuatu yang lain.

Tabiat yang mudah tetapi berkuasa ini sebenarnya boleh meningkatkan produktiviti anda.

3. Kurangkan falsafah

Falsafah Do Less sangat popular dalam kehidupan moden. Pengarang yang berbeza mencadangkan pendekatan yang berbeza. Contohnya, Mark Lesser menulis Achieve More With Less, berdasarkan Zen Buddhism.

Manifesto "buat kurang" beliau bermula dengan menyangkal dakwaan bahawa mengurangkan beban kerja menjadikan pekerja malas dan memberi kesan negatif kepada produktiviti mereka. Apabila kita melakukan lebih sedikit tugasan, kita boleh menikmati pencapaian kita.

Mark Lesser mengesyorkan mengambil beberapa minit semasa hari kerja anda untuk bermeditasi. Ini meratakan pernafasan anda, anda akan sedar, melegakan tekanan dan dapat menumpukan perhatian dengan lebih baik pada tugas yang sedang dijalankan.

Jangan lupa utamakan. Laksanakan tugas penting dahulu, dan kemudian teruskan kepada tugasan keutamaan rendah. Jangan membebankan diri anda dengan banyak tugas: lebih baik melakukan lebih sedikit, tetapi dengan kualiti yang tinggi dan dengan keseronokan, daripada lebih banyak, tetapi tanpa semangat.

4. Teknik tomato

Teknik tomato telah dicadangkan oleh Francesco Cirillo. Teknik ini dipanggil tomato kerana pengarangnya pada asalnya menggunakan pemasa dapur berbentuk tomato untuk mengukur masa.

Teknik ini berdasarkan prinsip bekerja selama 25 minit pada tugas tertentu tanpa gangguan, tetapi selepas itu adalah penting untuk berehat.

Bagaimana ia berfungsi

1. Lihat senarai tugas anda dan pilih tugas keutamaan tertinggi daripadanya.
2. Kemudian tetapkan pemasa selama 25 minit dan mula bekerja tanpa gangguan sehingga anda mendengar bip pemasa. Setiap 25 minit tempoh masa dipanggil "tomato".
3. Kemudian berehat lima minit dan hidupkan pemasa sekali lagi.
4. Selepas empat "tomato" (iaitu, setiap dua jam) berehat lebih lama 15-20 minit.
5. Jika tugas anda mengambil lebih daripada lima "tomato", ia boleh dibahagikan kepada beberapa bahagian.

Teknik ini membantu anda mengerjakan tugasan yang mempunyai keutamaan yang lebih tinggi, meningkatkan fokus dan membantu anda menumpukan perhatian dengan lebih baik.

5. Mitos multitasking

Berbilang tugas tidak menjadikan kita lebih produktif sama sekali, ia adalah mitos. Malah, apabila kita menumpukan pada banyak tugas pada masa yang sama, ia memberi kesan negatif kepada produktiviti dan tumpuan kita.

Tidak kira seberapa baik anda membiasakan diri dengan berbilang tugas, produktiviti anda akan menjadi lebih kurang berbanding jika anda memilih untuk fokus dari awal hingga akhir pada satu tugasan.

David Meyer, profesor di Universiti Michigan

Ia hanya mungkin untuk cekap melaksanakan pelbagai tugas serentak dalam beberapa kes khas. Katakan apabila anda melakukan sesuatu secara automatik, contohnya, anda berjalan dan bercakap pada masa yang sama. Berjalan adalah aktiviti automatik dan tidak memerlukan anda menumpukan padanya. Perumpamaan yang terkenal menggambarkan ini dengan baik:

Pernah seekor semut bertemu dengan lipan di laluan hutan, yang dengan riang dan tenang berlari ke arahnya. Semut bertanya kepada lipan: “Bagaimanakah anda menggerakkan kesemua 40 kaki anda dengan begitu cekap? Bagaimanakah anda dapat bergerak dengan mudah dan cepat? Lipan itu berfikir sejenak dan … tidak dapat berganjak lagi!

Jika anda ingin menyelesaikan tugasan dengan lebih produktif, lebih baik fokus pada satu tugasan, selesaikan dari awal hingga akhir, dan kemudian beralih kepada yang lain.

6. Diet bermaklumat

Kini, membebankan otak anda dengan maklumat semudah terkena strok haba di Gurun Sahara. Malah simptomnya adalah serupa: gangguan tidur, perhatian terganggu dan reaksi tertunda. Otak kita sarat dengan bunyi maklumat. Dalam dunia moden, orang sentiasa mencari berita, walaupun mereka sudah mengelilingi kita di mana-mana.

Dalam kes ini, Timothy Ferris, pengarang buku How to Work Four Hours a Week dan Pada masa yang sama tidak berkeliaran di pejabat "dari panggilan ke panggilan", untuk tinggal di mana-mana dan menjadi kaya "menasihatkan orang untuk" pergi ke diet maklumat." Fikirkan semua e-mel, blog, akhbar dan majalah yang anda baca benar-benar penting untuk anda? Adakah anda benar-benar perlu menghabiskan begitu banyak masa di media sosial dan TV?

Cuba dapatkan sedikit maklumat yang tidak diperlukan sama sekali untuk anda sekurang-kurangnya selama seminggu dan lihat bagaimana ini mempengaruhi produktiviti anda.

7. Hidup mengikut jadual

Tanya mana-mana orang yang berjaya apabila dia bangun, dan kemungkinan besar anda akan mendengar orang itu bangun awal. Ia agak mudah: tiada banyak gangguan pada waktu pagi, jadi kami boleh menumpukan pada keutamaan kami.

Ingat ada masa untuk berehat dan ada masa untuk bekerja. Lukiskan sempadan yang jelas antara yang satu dengan yang lain. Mulakan dengan berhenti berniaga sebaik sahaja anda rasa anda perlu berehat.

Lebih baik hidup dengan rancangan daripada tanpanya

Undang-undang Parkinson menyatakan bahawa "kerja mengisi masa yang diperuntukkan untuknya." Ini bermakna jika anda, sebagai contoh, memutuskan bahawa anda akan menulis laporan dalam seminggu, anda akan menulisnya sepanjang minggu. Undang-undang Parkinson sangat terpakai kepada perkara yang kita tidak suka dan tidak mahu lakukan. Ramai di antara kita cenderung untuk meregangkan kes sebanyak mungkin. Tetapi jika anda meletakkan setiap tugas dalam kotak yang tegar, ia akan membolehkan anda menangani kes dengan lebih cekap. Apabila anda mempunyai tarikh akhir, anda cuba menyelesaikan semuanya tepat pada masanya, jadi ini adalah motivasi yang hebat.