Bagaimana untuk tidak menjadi hamba e-mel: 7 petua dari ketua LinkedIn

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Sebilangan besar orang menghadapi masalah yang sama setiap hari: e-mel, direka untuk menyelaras dan mengatur proses kerja dan komunikasi, sering bertukar menjadi pengawas yang ganas, memaksa anda untuk memerhatikan orang yang masuk, seolah-olah anda sedang bekerja pada tali pinggang penghantar. Sebaik sahaja anda terganggu, maklumat yang sentiasa terkumpul dengan cepat menjadikan peti mel yang kemas dan bersih menjadi tempat pembuangan, yang akan menjadi lebih sukar untuk dibersihkan semakin lama anda tidak kembali ke mel.

Hari ini kami membawakan anda beberapa petua mudah untuk mengurus interaksi e-mel anda daripada Jeff Weiner, Ketua Pegawai Eksekutif LinkedIn. Lelaki yang bertugas ini dipaksa untuk terus berhubung dengan ratusan orang setiap hari, dan dia mempunyai beberapa helah yang membolehkan dia tidak tenggelam dalam runtuhan maklumat ini.

Peti masuk saya pada asasnya telah menjadi hab pusat aliran kerja saya - Saya kerap berkomunikasi dengan lebih 4,300 pekerja di 26 bandar di seluruh dunia melalui mel. Ini bukan untuk mengatakan bahawa saya sentiasa menjadi peminat e-mel, atau saya tidak pernah mengalami situasi di mana kerja saya dengan mel menyerupai kerja Sisyphean.

Bagaimanapun, selama ini saya telah membangunkan beberapa garis panduan praktikal yang membolehkan saya beralih daripada konsep "mel mengawal saya" kepada konsep "Saya mengawal mel".

1. Ingin menerima kurang mel - kurang menghantar mel

Nasihat ini kelihatan sangat mudah, terutamanya dalam konteks masalah biasa, tetapi bagi diri saya sendiri, saya menganggapnya sebagai peraturan emas untuk pengurusan e-mel yang berjaya.

Kesimpulan ini datang kepada saya semasa saya bekerja di syarikat terdahulu, di mana dua orang yang paling rapat dengan saya meninggalkan syarikat itu. Mereka berkomunikasi dengan sangat berkesan dengan orang ramai, bekerja keras dan, ternyata, menghantar banyak mel. Semasa mereka bekerja untuk syarikat itu, jumlah surat-menyurat yang datang melalui e-mel kelihatan seperti biasa, bagaimanapun, selepas mereka pergi, saya mendapati bahawa trafik dalam mel saya berkurangan sebanyak 20-30%.

Semua aktiviti dalam mel ini bukan sahaja surat mereka: terdapat jawapan saya kepada mereka, tetapi juga terdapat surat dan jawapan daripada semua penerima yang dilampirkan pada surat-menyurat. Selalunya mesej ini tidak memerlukan penyertaan wajib saya dalam perbincangan.

Mulai saat itu, saya menetapkan diri saya syarat yang jelas - tidak menulis tanpa perlu. Hasilnya: kurang mel dan lebih banyak pesanan peti masuk tanpa menjejaskan aktiviti kerja. Sejak itu, saya cuba untuk tidak menyimpang dari peraturan ini.

2. Tandai e-mel yang belum selesai sebagai belum dibaca

Menandakan e-mel sebagai belum dibaca secara asasnya telah mengubah cara saya bekerja dengan mel. Cukup bagi saya dengan cepat membaca surat yang masuk, segera menjawab yang paling mendesak, dan memadam yang tidak perlu. Surat-surat yang sama yang perlu saya kembali kemudian, jika ada masa, saya tandakan sebagai belum dibaca. Ini menghilangkan ketakutan bahawa surat penting, dibaca dan tidak dijawab, akan dilupakan dan terkubur di dalam peti mel. Pendekatan yang sama membolehkan kami melaksanakan sejenis senarai Tugasan, yang perlu saya kembalikan kemudian.

Saya cuba menghabiskan setiap hari bekerja dengan sekurang-kurangnya surat yang belum selesai, dan sebaik-baiknya ia tidak sepatutnya sama sekali. Jika pada hari ini saya tidak mempunyai masa untuk kembali kepada mereka, maka saya akan mulakan dengan mereka pada pagi bekerja berikutnya.

3. Sediakan jadual mel yang jelas

Sejak beberapa tahun kebelakangan ini, kehidupan saya pada hari kerja berjalan mengikut jadual yang agak jelas. Bangun pada pukul 5: 00-5: 30 pagi, satu jam ke pejabat pos, membaca berita, sarapan pagi, bermain dengan anak-anak, latihan, pejabat, pulang ke rumah, menidurkan anak-anak, makan malam bersama isteri, berehat (biasanya ini menonton TV dengan pembersihan folder peti masuk semasa iklan dan saat membosankan).

Ternyata dengan mematuhi jadual sedemikian, saya boleh menguruskan mel dengan mudah, bagaimanapun, sebaik sahaja jadual diubah sedikit, huru-hara bermula di peti mel.

Dalam kes ini, anda tidak akan merasakan tekanan yang semakin meningkat daripada kesedaran bahawa kotak anda tiba-tiba akan ditinggalkan tanpa pengawasan. Mengekalkan jadual pada landasan akan membantu memastikan perkara terkawal. Ia membantu Benjamin Franklin, ia juga membantu anda.

4. Ekspresikan diri anda dengan lebih jelas

Ingat permainan telefon yang rosak? Ia agak lucu ketika itu, tetapi kini semuanya dipertimbangkan dalam konsep kerja dan perniagaan, dan tidak ada masa untuk permainan.

Perkataan adalah sangat penting dan mesti dipilih dengan teliti untuk mengelakkan kekaburan dan salah faham. Lebih jelas dan jelas untuk memahami teks anda, semakin kecil kemungkinan anda akan menerima surat kedua yang meminta untuk menjelaskan yang pertama.

5. Fikirkan tentang penerima

Selalunya nampaknya medan Kepada dan Sk dilihat oleh ramai sebagai sama. Malah, dengan bantuan mereka, anda boleh menjelaskan dengan jelas daripada penerima yang anda harapkan balasannya, dan kepada siapa salinan surat itu telah dihantar untuk memastikan dia dimaklumkan.

Malah, tidak menyerlahkan penerima yang memerlukan respons adalah cara terpantas untuk menimbulkan panik dan kekeliruan dalam surat-menyurat. 6 penerima dan bukannya 1 penerima dan 5 salinan ialah 5 respons tambahan yang mungkin, setiap satunya boleh berkembang menjadi satu rangkaian surat yang berasingan.

6. Sahkan penerimaan

Jika anda ditunjuk sebagai penerima, dan surat itu benar-benar ditujukan kepada anda, maka jangan malas untuk memaklumkan kepada pengirim bahawa anda menerima surat tersebut. Anda tidak perlu banyak perkataan, "diterima" atau "diterima" mudah sudah memadai. Ini akan menjadi tanda bahawa anda telah menerima maklumat sepenuhnya dan dalam jumlah yang sepatutnya dan bahawa pengirim tidak lagi perlu menghantar sesuatu yang lain kepada anda mengenai topik yang sama.

Jika anda belum mengesahkan penerimaan, pengirim tetap tidak mengetahui surat tersebut. Mungkin ia hilang di kedalaman kotak anda? Jika ini adalah maklumat penting, maka keraguan dan kebimbangan akan memaksa pengirim untuk menulis surat lain kepada anda dengan permintaan untuk mengesahkan penerimaan surat pertama, atau untuk bertanya kepada orang lain tentang kehadiran anda di tempat kerja. Orang tambahan terlibat, surat tambahan dihantar dan diterima.

7. Jauhkan emosi daripada mel

E-mel boleh menjadi alat yang berguna jika digunakan dengan betul. Ia juga boleh menjadi kuasa pemusnah jika digunakan secara tidak betul. Contoh yang paling biasa ialah penggunaan mel untuk membincangkan isu kontroversi, bercanggah dan sensitif.

Ia tidak pernah berhenti memukau saya bagaimana orang menggunakan perkataan dan ungkapan dalam surat-menyurat yang mereka tidak akan pernah katakan di hadapan khalayak yang sama.

Jika tiba-tiba anda mendapati diri anda dalam surat-menyurat sedemikian, maka lakukan satu perkara mudah - berhenti. Anda boleh menyelesaikan pertikaian atau konflik dengan mengangkat telefon dan menghubungi penerima, atau dengan berjumpa dengannya secara peribadi. Perkara-perkara halus sebegini tidak seharusnya ditangani dalam surat-menyurat teks. Teks itu tidak menyampaikan komponen emosi, intonasi dan perkara penting lain yang boleh menjadi penentu untuk penyelesaian yang membina kepada isu tersebut.

(melalui Jeff Weiner)