9 petua untuk membantu anda bekerja lebih pantas dalam Word

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Walaupun anda telah bekerja dalam MS Word untuk masa yang lama dan menganggap diri anda pakar, anda sentiasa boleh menjadi lebih produktif.

Anda mungkin sudah biasa dengan beberapa teknik. Tetapi ia sering ternyata bahawa walaupun profesional sejati pergi jauh dan tidak mengetahui banyak helah yang berguna.

1. Autoteks

Anda boleh menggunakan ciri ini untuk memasukkan perkataan dan frasa yang kerap digunakan dengan cepat, menjimatkan banyak masa anda. Anda boleh berkongsi nasihat ini dengan rakan sekerja dan menjadikan kehidupan lebih mudah untuk mereka juga.

Anda hanya perlu menulis teks (atau membuat grafik) yang sering anda gunakan dalam dokumen, dan formatkannya jika perlu. Kemudian pilih teks dan tekan Alt + F3. Berikan nama pendek (contohnya, singkatan) dan simpan. Pada masa hadapan, bukannya keseluruhan frasa, taip nama yang telah anda pilih dan tekan F3. Teks atau imej yang disimpan akan muncul secara automatik dalam dokumen.

2. AutoCorrect

Autoteks akan mengurangkan masa yang dihabiskan untuk menulis teks berulang, tetapi tidak akan menyelesaikan masalah kesilapan menaip dan kesilapan. AutoCorrect membetulkan beberapa pepijat biasa. Word melakukan ini dengan sendirinya semasa anda menaip. Dan lebih baik lagi, jika anda sendiri menambah perkataan yang sering terdapat kesilapan menaip.

Sebagai contoh, anda tahu bahawa anda sentiasa kehilangan "t" dalam perkataan "agensi". Buka pilihan (Fail → Pilihan → Ejaan → Pilihan AutoCorrect dalam versi 2010, 2013, 2016) dan isikan apa yang anda mahu gantikan. Kali seterusnya anda menulis "agensi" tanpa "t" Word akan membetulkan ralat itu sendiri. Di tempat yang sama, anda boleh menambah atau mengalih keluar penggantian tanda petikan-kaki dengan tanda petikan-pokok Krismas, tanda sempang dengan sempang em dan sebagainya.

3. Tampal pilihan

Apabila menampal teks daripada Internet atau fail lain, anda perlu memformatkannya agar sepadan dengan gaya dokumen anda. Sudah tentu, anda boleh memilih pilihan "teks sahaja" setiap kali, tetapi anda mungkin akan sering melupakan perkara ini. Dalam kes sedemikian, anda boleh menjadikan tampalan tidak berformat sebagai pilihan lalai.

Pergi ke "Fail" → "Pilihan" → "Lanjutan" → "Salin, potong dan tampal" dan pilih pilihan "Simpan teks sahaja" dalam item "Tampal daripada program lain". Kini, dalam mana-mana dokumen yang anda kerjakan, menyalin kandungan daripada fail atau halaman web akan memformatkannya agar sepadan dengan teks anda.

4. Memadam gaya

Cara lain untuk mengalih keluar pemformatan teks ialah dengan pengurusan gaya. Pilih kandungan yang anda mahu dan tekan Ctrl + Space, atau pilih Normal pada tab Laman Utama dalam kumpulan Gaya.

5. Kerjasama dalam masa nyata

Office Online telah diperkenalkan dalam Office 365 2013. Versi 2016 menawarkan lebih banyak ciri seperti kerjasama masa nyata. Mungkin kebanyakan pengguna sudah biasa dengan prinsip ini daripada Google Docs.

Simpan dokumen ke OneDrive atau SharePoint Online. Klik Kongsi dan pilih dengan siapa anda ingin bekerjasama pada fail ini. Hantar jemputan kepada pengarang bersama supaya orang yang dipilih boleh menyertai anda. Setiap orang yang mempunyai akses kepada dokumen akan melihat siapa yang membuat perubahan. Jadi kerja pada projek akan menjadi lebih cekap: tiada siapa yang perlu menunggu balasan dengan suntingan dan maklumat baharu melalui mel.

6. Templat

Anda boleh mencari dan memuat turun sejumlah besar templat di web. Anda boleh bermula dengan mereka dan mengedit seperti yang diperlukan - lebih cepat daripada membina semula projek.

7. Lampiran

Dalam aplikasi mudah alih untuk Android dan iOS, anda boleh membuat dan mengedit dokumen daripada telefon pintar atau tablet anda dan melihat fail daripada storan awan. Lebih baik menggunakan aplikasi Word daripada editor mudah alih lain: dengan cara ini anda boleh memastikan pemformatan yang sama dan sentiasa mempunyai akses kepada versi terkini dokumen - dalam program desktop, dalam versi pelayar Word, pada telefon pintar atau tablet.

Untuk bekerja, anda mesti log masuk ke akaun anda. Jika anda atau organisasi anda mempunyai langganan Office 365, anda tidak perlu membayar apa-apa dalam apl.

8. Format jadual tersuai

Jika anda sering memformat jadual mengikut keinginan anda, anda boleh mengurangkan jumlah kerja. Cipta gaya dan tambahkannya pada kumpulan Gaya Jadual. Kemudian, dalam kumpulan ini, klik kanan pada gaya yang diingini dan jadikannya sebagai format lalai.

9. Cetak di mana-mana sahaja

Ini mungkin kelihatan pelik bagi sesetengah orang, tetapi kebanyakan pengguna Word menggunakan anak panah pada papan kekunci apabila mereka perlu menggerakkan kursor dan mula menulis di tempat baharu dalam dokumen. Tetapi ini boleh dilakukan dengan lebih pantas - dengan klik dua kali. Buka helaian kosong dan klik dua kali di mana-mana untuk mula menaip di sana.

Anda kini bersedia untuk menjadi seproduktif mungkin dalam Word!