Cara yang tidak jelas tetapi berkesan untuk mengurangkan masa mel anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Untuk mengoptimumkan masa yang anda luangkan untuk bekerja dengan mel anda, jangan cuba menyusun e-mel anda dalam susunan yang sempurna. Semuanya lebih mudah, kata seorang pekerja MailChimp. Beberapa langkah mudah - dan anda hanya memerlukan satu setengah jam sehari untuk menangani semua surat.

Jon Smith daripada pasukan sokongan MailChimp telah memikirkan formula e-mel yang sempurna melalui percubaan dan kesilapan. Mula-mula, dia mencipta banyak folder, kemudian memadamkan setiap satu, tetapi tiada satu pun daripada pendekatan ini berjaya. Dan kemudian dia datang ke sistem yang sama sekali berbeza.

Walaupun hakikat bahawa balasan kepada surat hampir menjadi pusat kerjanya, dia dapat mengurangkan masa yang dihabiskan untuk pelbagai tindakan dengan mel kepada satu setengah jam sehari. Dia mendapati bahawa walaupun peti mel penuh dengan huruf, beberapa tindakan mudah boleh mengubah keadaan.

Perkara yang anda tidak sepatutnya membuang masa anda

Seperti yang dikatakan John, pada mulanya dia cuba mengklasifikasikan surat dan mencipta pelbagai jenis folder: untuk mesej daripada bos, untuk maklumat tentang pelbagai projek, mesej yang perlu diambil tindakan, dan sebagainya. Dia percaya bahawa ini akan membantunya menjimatkan masa. Tetapi sebenarnya, dia mula menghabiskan lebih banyak masa untuk menghafal sistem klasifikasinya dan kurang masa untuk kerja itu sendiri.

Contohnya, saya menerima mesej daripada bos saya tentang projek yang sedang saya kerjakan, dan mesej ini juga memerlukan saya mengambil tindakan tertentu. Dalam folder manakah ia harus diletakkan? Dan apakah kemungkinan saya masih ingat di mana untuk mencari surat ini nanti?

John Smith

Oleh itu, John memutuskan untuk membuang semua folder, dan huru-hara sepenuhnya berlaku dalam suratnya. Kekurangan sistem tidak lebih baik daripada sistem yang terlalu kompleks. Kemudian John memutuskan untuk mempertimbangkan semula pendekatannya untuk bekerja dengan mel. Dia memutuskan untuk mengisih huruf bukan mengikut subjek, tetapi mengikut jenis tindakan yang perlu mereka ambil. Begini cara melakukannya.

Jangan terlalu merumitkan

Hanya tinggalkan dalam Peti Masuk anda hanya mesej yang perlu anda balas. Yang paling penting, jika anda tidak dapat memahaminya dengan segera, tandai sebagai belum dibaca.

Mungkin ini kelihatan tidak logik kepada anda, kerana perkara yang paling membakar harus dilakukan secepat mungkin. Ia adalah, dan kadang-kadang terdapat keperluan untuk segera membalas mesej sedemikian. Tetapi dengan menandakan mesej penting belum dibaca, anda pasti tidak akan kehilangannya dalam jisim umum. Selain itu, dengan cara ini anda tidak perlu mengalihkan e-mel ini: ia kekal dalam Peti Masuk anda dan terus mendapat perhatian sehingga anda mencapainya.

Saya cuba memastikan bahawa lebih daripada 60–70 mesej tidak terkumpul dalam peti mel saya pada satu masa. Ini betul-betul bilangan surat yang boleh saya kendalikan dengan mudah dalam satu sesi.

John Smith

Buat jadual mel biasa untuk diri sendiri

John memperuntukkan satu jam setiap pagi untuk membersihkan peti mel. Seperti yang telah disebutkan, dia sering meninggalkan mesej mendesak "belum dibaca". John cepat-cepat membaca surat berita dan komunikasi dalaman syarikat dan membalas seberapa banyak mesej tidak mendesak yang dia boleh kendalikan dalam masa itu.

Apabila waktu untuk mel berakhir, John Smith tidak menutup peti mel, tetapi kurang memberi perhatian kepadanya. Apabila mesej baharu tiba, dia segera mengimbas kandungannya dan nama penghantar untuk mengutamakan mereka. Jika mesej boleh dijawab tanpa mengganggu aktiviti lain untuk masa yang lama, John melakukannya. Tetapi dia tidak mula menghantar surat lagi.

Menjelang penghujung hari bekerja, John memperuntukkan 30 minit lagi untuk menumpukan mereka secara eksklusif untuk bekerja dengan mel. Pada masa ini, dia terlibat dalam surat yang memerlukannya untuk mengambil sebarang tindakan: memberi kelulusan, menulis jawapan terperinci, atau membuat sebarang keputusan. Pada masa itu dia memberi perhatian kepada mesej yang dia tandai belum dibaca.

Saya boleh menghabiskan lebih banyak masa bekerja dengan mel, tetapi kekangan masa seperti itu membantu saya untuk menumpukan perhatian dengan lebih baik dan menjadi lebih produktif.

John Smith

Kelaskan e-mel mengikut jenis respons

Untuk beberapa mesej, John masih mencipta folder berasingan. Surat-surat tertentu yang dia tidak tandakan belum dibaca, dia edarkan hanya dalam dua arah. Mesej yang memerlukan sebarang tindakan atau respons daripada rakan sekerja (tidak semestinya mendesak), John letakkan dalam folder "To Do". Ia adalah untuk e-mel yang boleh diuruskan pada hari berikutnya atau kemudian dalam minggu.

Malah surat yang kurang mendesak John berpindah ke folder "Baca". Selain itu, ia menggunakan penapis khas yang secara automatik meletakkan surat berita dalam folder ini. Ia hanya mengambil masa beberapa minit untuk memasang penapis, tetapi langkah mudah ini akan menjimatkan banyak masa dan usaha anda kemudian hari.

Jika anda menggunakan kaedah ini, anda akan mendapat tiga folder aktif, berbeza dalam kesegeraan membalas mesej: Peti masuk dengan mesej belum dibaca, Untuk dilakukan dan Baca.

Arkibkan mesej

Untuk segala-galanya, John Smith menggunakan ciri pengarkiban mesej. Ini membantu dia mengosongkan peti mel dan mengepalai tugas yang tidak perlu.

Sebaik sahaja saya membaca mesej itu dan mengambil tindakan yang perlu, sama ada berita syarikat atau surat berita yang saya langgan, saya mengarkibkannya.

John Smith

Jika mesej mengandungi maklumat penting yang John ingin simpan untuk rujukan masa hadapan, dia menandakan mesej yang diarkibkan dengan asterisk supaya ia boleh ditemui dengan lebih cepat.

Berhati-hati terutamanya apabila membuat keputusan untuk memadamkan siaran

John jarang menggunakan ciri padam mesej. Ini adalah pengajaran yang dia pelajari daripada amalan sebenar. Pada suatu hari, John memadamkan mesej daripada rakan sekerja yang mengandungi maklumat yang tidak dianggap penting pada masa itu. Selepas pekerja ini meninggalkan syarikat, John memerlukan maklumat daripada surat itu. Kemudian dia menyedari bahawa dia dalam kesusahan.

Selepas itu, saya mula memadam hanya surat-surat itu yang pasti tidak berguna untuk saya pada masa hadapan. Jangan tersinggung, rakan sekerja yang dikasihi, yang menghantar saya-g.webp

John Smith

Untuk mencapai sistem ini, John Smith mencuba pelbagai pendekatan yang tidak cukup berkesan untuknya. Dia menguji kaedah yang digunakan orang lain, tetapi tidak lama kemudian dia menyedari bahawa dia perlu mencuba sesuatu yang berbeza. John membuat kesimpulan bahawa mana-mana sistem hanya berfungsi apabila ia sesuai dengan keadaan kerja tertentu anda.

Cuba kaedah ini atau cari sesuatu yang anda sendiri. Anda mungkin boleh mencari cara untuk menghabiskan lebih sedikit masa untuk mel.