Bagaimana untuk tidak menakutkan pelanggan dan rakan kongsi: tabiat buruk semasa menulis e-mel

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2023-12-17 04:06

Beberapa kesilapan yang kami lakukan semasa menulis e-mel tidak disedari oleh penerima. Untuk tidak menunjukkan diri anda sebagai orang awam, lihat yang paling kasar daripada mereka.

Di tempat kerja, ramai orang benar-benar diserang oleh sejumlah besar e-mel yang mesti dijawab. Sememangnya, sangat sukar untuk mengatasi jumlah tugas sedemikian dan melakukannya dengan cekap. Walau bagaimanapun, terdapat kesilapan yang harus dielakkan.

Menguasai peraturan asas etika e-mel tidak perlu untuk mengubah surat anda menjadi karya fiksyen. Ini sama sekali tidak berguna. Tetapi jika anda boleh membuang tabiat yang menunjukkan tidak profesionalisme, perniagaan anda akan menjadi lebih baik.

Apakah kesilapan yang paling biasa semasa menulis mesej e-mel?

1. Penyalahgunaan tanda "Urgent"

Jika anda bertindak seperti budak dalam perumpamaan yang menjerit “Serigala! Serigala!”, Dan letakkan tanda“Mendesak”pada semua huruf berturut-turut, maka tidak lama lagi penerima akan berhenti menganggap anda serius. Apabila anda benar-benar memerlukan respons segera, tiada siapa yang akan memberi perhatian kepada nota ini.

2. Tidak formal yang berlebihan

Pilihan gaya komunikasi bergantung pada kualiti hubungan antara anda dan lawan bicara. Tidak formal yang berlebihan menunjukkan kekurangan profesionalisme.

Cuba berhati-hati dengan tanda seru, emotikon, teks berwarna, fon mewah, jargon internet dan akronim. Mereka pasti tidak akan membantu anda membentuk imej pekerja yang berpengalaman.

Juga, perhatikan fakta bahawa sesetengah orang tidak memahami akronim dengan baik. Pilih nada komunikasi dengan orang asing dan generasi lain terutamanya dengan berhati-hati.

Ingat, surat perniagaan mestilah mudah dibaca. Untuk melakukan ini, gunakan fon Arial, Calibri atau Times New Roman, tetapkan saiz kepada 10 atau 12 unit. Dalam soal warna, hitam adalah pilihan terbaik.

3. Nada komunikasi yang terlalu dingin

Pada masa yang sama, penerima tidak sepatutnya merasakan bahawa dia sedang berkomunikasi dengan robot. Sesetengah e-mel daripada orang sebenar kelihatan seperti mereka sebenarnya menjawab mesej mesin.

Jika anda dapat melihat keperibadian anda dan semangat anda daripada surat anda, ia akan membantu untuk membentuk imej positif anda sebagai rakan kongsi perniagaan dalam penerima. Perkara utama adalah jangan keterlaluan.

4. Penyalahgunaan "Balas Semua"

Mesej e-mel tidak dimaksudkan untuk menjadi sembang yang selesa. Jika anda membalas mesej yang telah anda kirim semula kepada sekumpulan orang, sebelum mengklik butang "Hantar kepada semua", pastikan jawapan anda benar-benar menarik dan semua orang dalam kumpulan ini perlukan.

5. Mengirim semula mesej tanpa kelulusan pengirim

Ia menjengkelkan untuk mengatakan sekurang-kurangnya. Atau ia boleh menjejaskan kredibiliti anda dengan ketara.

Tidak kira apa yang anda siarkan. Anda mungkin ingin menghantar mesej daripada bos anda kepada pelanggan yang menyebut pelanggan tersebut. Atau anda tidak boleh menahan godaan untuk memasukkan rakan sekerja anda dalam rantaian penerima e-mel yang mengandungi beberapa maklumat peribadi. Walau apa pun, anda tidak sepatutnya melakukan ini tanpa kebenaran pengirim.

6. Menghantar salinan karbon buta surat

Apabila anda menghantar salinan surat buta kepada seseorang, lawan bicara mendapat pemikiran: "Dan kepada siapa lagi anda menghantar salinan sedemikian?" Ini menimbulkan ketidakpercayaan dan menimbulkan perasaan bahawa anda menyembunyikan sesuatu.

Jika anda ingin memajukan e-mel kepada seseorang yang tidak sepatutnya berada dalam pemaju, cuma salin dan tampal teks yang anda mahu ke dalam mesej baharu yang berasingan.

7. Perkataan topik yang tidak tepat

Jika anda memasukkan sesuatu seperti "Ini saya", "Hello" atau "Untuk makluman anda" dalam medan "Subjek", ini tidak memberi sebarang idea kepada penerima tentang kandungan surat itu. Akibatnya, kemungkinan besar mesej anda tidak akan dibaca.

Jika anda menjalankan surat-menyurat perniagaan, maka subjek surat anda hendaklah pendek, padat dan tepat. Jika penerima segera memahami apa yang anda tulis kepadanya, maka, kemungkinan besar, dia akan membaca surat anda dan menjawabnya dengan lebih cepat.

8. Penyalahgunaan mesej peribadi

Jenaka, cerita menyentuh hati dan petikan motivasi kadangkala sangat sesuai. Tetapi dalam jumlah yang banyak, mereka cepat memenatkan penerima. Jangan hebohkan peti masuk rakan sekerja anda dengan mesej yang tidak bermakna, walaupun anda melakukannya dengan niat yang terbaik. Lambat laun, penerima hanya akan mula memadamkan surat tersebut tanpa membacanya.

9. Jawapan kasar

Tolak godaan untuk menyatakan kemarahan yang benar terhadap penerima dalam surat anda, walaupun mereka berhak mendapat reaksi sedemikian. Walaupun anda telah menunggu pakej anda selama beberapa bulan. Cuma jangan buat. Orang sentiasa ingat bersikap kurang ajar, dan ini akan menjejaskan imej perniagaan anda dengan teruk.

Sebaliknya, tulis mesej yang ingin anda hantar kepada penerima yang membuat anda marah dan biarkannya dalam folder Draf anda selama beberapa hari. Kemudian edit dan alih keluar sebarang ungkapan kasar. Dengan cara ini anda boleh menunjukkan profesionalisme anda.

10. Keakraban

Jika anda mengenali penerima mesej dengan sangat baik, kadangkala anda mampu memberikan beberapa pujian yang baik. Tetapi jika ini adalah rakan kongsi perniagaan atau pelanggan anda, kekalkan nada komunikasi yang sopan dan berhati-hati. Melengkapkan surat seperti "Jumpa lagi!" dalam kes ini ia akan menjadi tidak sesuai.

11. Menggunakan alamat e-mel yang tidak masuk akal

Alamat yang berlagak, kasar atau tidak masuk akal akan menarik perhatian negatif daripada penerima mesej anda. Jika anda tidak boleh berpisah dengan peti mel [email protected] anda, kemudian buat akaun berasingan untuk surat-menyurat perniagaan.

12. Sebilangan besar kesilapan menaip

Menghantar mesej daripada telefon anda tidak melepaskan anda daripada kewajipan anda untuk menyemak e-mel anda untuk mengesan ralat. Jika anda membuat lebih daripada satu kesilapan menaip setiap huruf, anda akan menunjukkan diri anda tidak berada di pihak terbaik anda. Jika anda perlu menghantar mesej semasa dalam perjalanan, adalah sangat penting untuk menyemaknya dengan teliti sebelum menghantarnya.

13. Menghantar mesej pada awal pagi

Kadang-kadang, apabila anda bangun awal dan berasa cukup produktif, anda tergoda untuk menyingkirkan surat-menyurat perniagaan anda secepat mungkin. Walau bagaimanapun, kebanyakan penerima memberi perhatian kepada masa penghantaran surat. Jika anda menghantar mesej pada pukul tiga pagi, maka paling baik anda akan dianggap gila kerja, dan paling teruk - orang yang tidak sihat sepenuhnya.

Jika anda menjumpai ilham di tengah malam, simpan sahaja surat itu dalam draf dan hantarkannya pada waktu perniagaan.

14. Mengarang surat yang terlalu panjang

Kebanyakan orang hanya mengimbas mesej tanpa membaca teks. Pertimbangkan ini semasa menulis surat anda. Blok teks yang besar menjadikannya sukar dibaca, jadi bahagikan mesej anda kepada perenggan kecil.

Gunakan senarai. Mereka akan menjadikan surat anda lebih mudah dibaca. Selain itu, anda boleh menyerlahkan bahagian terpenting mesej anda dalam huruf condong atau tebal.

Elakkan kesilapan ini, dan kemudian anda boleh membentuk kesan yang baik tentang diri anda, yang sudah pasti akan menyumbang kepada kerjaya anda.